График отпусков позволяет распланировать законное время отдыха сотрудников и не нарушить производственные процессы. Это локальный нормативный акт, и за нарушения в работе с документом можно получить штраф. Рассказываем, как не ошибиться при составлении графика.
Что такое график отпусков: определение простыми словами
График отпусков — внутренний документ, который определяет очерёдность оплачиваемых отпусков сотрудников в течение года (статья 123 ТК РФ). Каждый официальный сотрудник имеет право на 28 оплачиваемых календарных дней отпуска в году. По согласованию с руководством его можно разбить на несколько частей, главное, чтобы одна из них состояла из двух недель подряд. По мнению Роструда, график — это локальный нормативный акт. Такую позицию ведомство выражает в письме от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1. Поэтому документ разрабатывают и утверждают в стандартном для внутренних актов порядке.
Зачем нужен график отпусков: цели и функции
У графика три основных цели: 1. Следование нормам закона. Он гарантирует соблюдение прав сотрудников, и его разработка — обязательное требование для большинства работодателей в соответствии со статьёй 123 ГК РФ. 2. Планирование работы бизнеса. В этом смысле график защищает интересы работодателя. Позволяет реализовать права сотрудников на отдых и распределить их так, чтобы производственные процессы не прерывались. 3. Финансовое планирование. Ориентируясь на график, работодатель заранее выделяет средства на выплату отпускных и вовремя их перечисляет — в соответствии со статьёй 136 ТК РФ не позже, чем за 3 рабочих дня до начала отпуска.
Сроки составления и утверждения графика отпусков
График отпусков оформляют на весь календарный год. Утвердить документ необходимо минимум за 2 недели до начала нового года.
Если бизнес начал работу в течение года — например, в мае — утверждать график на остаток года не нужно. Сотрудники после 6 месяцев работы могут уйти отдыхать по заявлениям. А график на следующий период работодатели оформят в стандартном порядке.
Кого включать в график отпусков: все сотрудники и совместители
В график обязательно включают периоды отдыха всех штатных сотрудников, оформленных по трудовому договору.
В том числе, в документе учитывается отпуск совместителей, внешних и внутренних:
- для внешних даты отпуска должны совпадать с периодом отдыха на основном месте;
- отпуск внутренних сотрудников может отражаться по разным должностям отдельными строками, но в единый период.
Также в график отпусков включают:
- сотрудников, которые находятся в отпуске по БиР или уходу за ребёнком и планируют вернуться к работе в году, для которого составляется отпуск;
- людей, которые на момент составления документа пребывают на длительном больничном или отпуске за свой счёт — они могут вернуться в любой день;
- новичков, которые ещё не успели отработать 6 месяцев для права уйти в отпуск — дни отдыха устанавливают позже.
Бывает, сотрудники авансом используют свои отпуска до наступления следующего года. Их также необходимо учесть в графике. Даты отпуска в этом случае не прописывают. В графе «Примечание» отмечают, что сотрудник израсходовал дни отдыха заранее.
Отпуска сотрудников, с которыми заключили договор на срок до полугода, в графике не учитывают.
Форма графика отпусков: Т-7 и собственный бланк
При составлении графика можно взять за образец унифицированную форму №Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от от 05.01.2004 №1). Общий порядок такой:
- графы с 1 по 6 заполняются при планировании дат;
- в графе 6 отмечают начало отпусков;
- графы 7, 8 и 9 заполняют впоследствии, по мере того, как сотрудники будут уходить в отпуск.
Правила составления графика: инструкция
Общий алгоритм составления графика отпусков такой.
Утоните пожелания штата по датам
По закону работодатель не обязан спрашивать мнение сотрудников о том, когда те хотят в отпуск. Согласовать даты — это рекомендация, чтобы учесть интересы штата, проявить участие и в дальнейшем избежать споров и просьб о переносах.
Плюс, работодатель должен учитывать пожелания отдельных категорий сотрудников при планировании отпуска. Например:
- очередной отпуск женщине по её желанию может быть предоставлен до или сразу после отпуска по беременности и родам;
- совместители получают отпуск в тот же период, что и по основному месту работы;
- опекуны и родители несовершеннолетних детей-инвалидов;
- многодетные родители (трое и более несовершеннолетних детей) по достижении младшим ребёнком 14 лет;
- почётные доноры России и СССР;
- ветераны боевых действий;
- несовершеннолетние работники и некоторые другие.
Оформите проект документа
Первоначальный документ редко утверждают сразу. Нужно посмотреть, как распределены отпуска, нет ли совпадения дат. Если возникнут разрывы, которые затормозят бизнес-процессы, стоит предложить сотрудникам другие варианты.
Утвердите график отпусков
Сначала необходимо согласовать документ с профсоюзом, если он есть. На ответ у профсоюза есть 5 рабочих дней. Нюансы согласования локальных актов с профсоюзами описаны в статье 372 ТК РФ.
Перед тем, как передать график директору, его подписывает руководитель отдела кадров. Если его нет — главный бухгалтер.
Необходимость приказа зависит от формы графика:
- если составлялся по форме №Т-7, отдельный приказ не нужен — руководитель расписывается на грифе утверждения;
- графики на других формах утверждаются распоряжением.
Гриф утверждения графика в унифицированной форме №Т-7
Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков
Как мы уже заметили, удобно добавить отметки об ознакомлении в график. Понадобятся две графы — для даты ознакомления и подписи.
Если их нет, руководство составляет лист ознакомления. Сотрудники аналогично указывают дату, когда прочитали документ, и ставят подпись.
График следует разместить там, где штат всегда сможет его увидеть. Например, опубликовать в CRM-системе или повесить в помещении. Если у бизнеса есть подразделения, необходимо также отправить им документ.
Перенос отпуска: общие правила
Изменения вносят по разным причинам: незапланированные изменения в производстве, болезнь сотрудника, которую нельзя совместить с законным отпуском, текучка штата, личная просьба человека.
Чтобы поменять даты отпуска, нужно основание — соглашение сторон или заявление работника. Если инициатива исходит от работодателя, обязательно письменное согласие сотрудника.
Перенос отпуска не регламентирован законом до точного алгоритма. В большинстве случаев издают приказ о внесении изменений в документ. Если корректировки обусловлены наймов новых людей, можно выбрать одно из двух:
- оформить для них сводный график;
- составить дополнительную форму и приложить к основному документу.
В отдельных случаях добавляются отметки в графу 10 графика — они обусловлены законом:
- ч. 3 ст. 124 ТК РФ — изменения в графике могут негативно отразиться на процессах бизнеса;
- ч. 2 ст. 125 ТК РФ — сотрудника вызывают из отпуска, отдых переносится на следующий календарный период.
Перенос отпуска без согласия сотрудника недопустим. Как и изменения без уважительных причин, с которыми руководитель не согласен — в этом случае он вправе отказать.
Штраф за отсутствие графика отпусков
Роструд считает график локальным актом. А значит, его отсутствие, ошибки в составлении или утверждении могут рассматриваться как нарушение трудового законодательства.
Ответственность предусмотрена статьёй 5.27 КоАП РФ:
- руководителей, микропредприятия и предпринимателей штрафуют на сумму от тысячи до 5 тысяч рублей;
- штраф для крупных и средних организаций выше — 30-50 тыс. рублей.
За повторное нарушение штрафы будут выше, а должностных лиц могут дисквалифицировать на срок до трёх лет.
Главное про график отпусков: что важно помнить работодателям
- График отпусков определяет периоды и очерёдность отдыха сотрудников. Документ составляют на год и утверждают минимум за 2 недели до нового года.
- График обязательно составляют все, кто нанимает сотрудников. Послабление есть у микропредприятий и НКО — они могут согласовать отпуски в письменных соглашениях.
- В документе учитывают отпуска для всех официально устроенных людей: постоянных сотрудников, совместителей, работников на длительном больничном и т.д.
- Есть несколько категорий сотрудников, которые вправе уйти отдыхать вне графика. Например, родители несовершеннолетних с инвалидностью, ветераны, почётные доноры. Их мнение учитывается при составлении документа. Спрашивать остальной штат работодатель не обязан, но может это сделать, чтобы в дальнейшем избежать вопросов и конфликтов.
- Отсутствие графика могут счесть нарушением трудового законодательства. Это влечёт штрафы, а при повторных нарушениях — дисквалификацию должностных лиц.
Часто задаваемые вопросы
Да, Т-7 — это унифицированная форма, которую можно использовать целиком или взять за образец. Бизнес также вправе разработать свой шаблон, главное, предусмотреть все обязательные реквизиты для локальных нормативных актов.
В график включают всех работников, устроенных по трудовому договору. Совместителей в том числе, внешних и внутренних.
Можно. Если сотрудник хочет изменить даты отпуска, он подаёт соответствующее заявление. Но без уважительной причины руководитель вправе отказать. Если же изменения исходят от руководства, требуется письменное согласие человека.
Микропредприятия, ИП и руководителей штрафуют на 1-5 тыс. рублей. Средние и крупные компании обяжут выплатить от 30 до 50 тыс. рублей. Повторные нарушения наказываются строже, вплоть до дисквалификации ответственных лиц на три года.
