Отпуск за свой счёт — удобный инструмент, но только если применять его правильно. Когда работодатель обязан согласовать отсутствие, а когда может отказать? И чем грозит подмена простоя неоплачиваемым отпуском — разберём по нормам ТК РФ.
Важно знать
- Отпуск за свой счёт — это отпуск без сохранения зарплаты по заявлению сотрудника (ст. 128 ТК РФ). Отправить работника в такой отпуск по инициативе работодателя нельзя.
- Если работы нет, оформляют простой с оплатой не ниже 2/3 среднего заработка (ст. 157 ТК РФ), а не отпуск без содержания.
- В стаж для ежегодного отпуска засчитывают только 14 календарных дней неоплачиваемого отпуска за рабочий год. Всё, что больше, сдвигает рабочий год (ст. 121 ТК РФ).
- Есть случаи, когда отказать нельзя: льготные категории, семейные события, совместители, студенты и другие основания, прямо указанные в ТК РФ.
- Если оснований нет, отпуск дают по соглашению сторон. Работодатель вправе отказать, если отсутствие сотрудника нарушит производственный процесс.
- Предельной продолжительности по соглашению сторон нет.
- Для оформления нужны заявление сотрудника, резолюция руководителя и приказ. В табеле используют коды ДО (16) или ОЗ (17).
Что такое отпуск за свой счёт
В законе это называется «отпуск без сохранения заработной платы» (ст. 128 ТК РФ) — сотрудник временно не работает и не получает зарплату. В деловом поле такой отпуск называют «за свой счёт», «неоплачиваемым» или «административным».
Оформляют его только по заявлению работника. Отправить человека в неоплачиваемый отпуск из-за отсутствия заказов или денег работодатель не вправе. В такой ситуации оформляют простой по вине работодателя и оплачивают его не ниже 2/3 среднего заработка (ст. 157 ТК РФ). Заменять простой отпуском без содержания нельзя.
За дни отпуска за свой счёт зарплату и большинство премий не начисляют, страховые взносы тоже не платят. Эти дни влияют на стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска. В стаж засчитывают только 14 календарных дней неоплачиваемого отпуска за рабочий год (ст. 121 ТК РФ). Если сотрудник отдыхал дольше, рабочий год сдвигается. Например, при 40 днях без содержания он продлится ещё на 26 дней.
Кому положен отпуск за свой счёт
Подать заявление может любой сотрудник. Если человек относится к льготной категории или у него есть основание, отказать нельзя. В остальных случаях всё решается по договорённости. Сотрудник пишет заявление, работодатель оценивает, можно ли отпустить его без вреда для работы, и принимает решение.
Обязательный отпуск без оплаты
В ст. 128 ТК РФ перечислены случаи, когда работодатель обязан дать отпуск без сохранения зарплаты.
Льготные категории с лимитом на год. Сотрудник может использовать такие дни частями или сразу, главное — не выйти за пределы установленного лимита:
- инвалиды — до 60 календарных дней в год;
- пенсионеры по старости — до 14 календарных дней в год;
- участники Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в год.
Если работник относится к одной из этих категорий и подал заявление, отпуск предоставляют в пределах лимита.
Семейные события. При рождении ребёнка, регистрации брака или смерти близкого родственника сотруднику дают до 5 календарных дней. Пять дней — это максимум, который гарантирован законом. Меньший срок возможен, но только если сам сотрудник указал его в заявлении. По договорённости срок может быть больше.
Отпуск для родственников участников СВО. С 2026 г. в закреплены дополнительные основания:
- до 14 календарных дней в году — родителям, супругам и совершеннолетним детям погибших военнослужащих, добровольцев и сотрудников силовых органов;
- до 35 календарных дней в году — тем же родственникам для ухода за раненым при наличии медицинского заключения.
Другие обязательные случаи. Некоторые основания указаны в других статьях ТК РФ:
- Совместители. Если на основной работе отпуск длиннее, разницу сотрудник берёт у второго работодателя за свой счёт. Такой отпуск предоставляют обязательно (ст. 286 ТК РФ).
- Студенты очной формы. На время сессии — до 15 календарных дней, на госэкзамены и защиту диплома — до 4 месяцев при наличии справки-вызова (ст. 173 ТК РФ).
- Многодетные родители. Если в коллективном договоре прописано право на отпуск без сохранения зарплаты (например, 14 дней в году для родителей двух и более детей до 14 лет, одиноких родителей или родителей ребёнка-инвалида), его предоставляют в обязательном порядке (ст. 263 ТК РФ). Если такого условия нет, обязанности тоже нет.
По соглашению сторон
Если сотрудник не относится к льготным категориям, отпуск без сохранения зарплаты оформляют по договорённости. Работник пишет заявление, работодатель решает — согласовать даты или отказать.
В законе нет перечня «уважительных причин». Работодатель оценивает ситуацию сам. Это могут быть личные дела, визит к врачу, семейные обстоятельства. Если отсутствие сотрудника нарушит работу — например, в период аврала или при отсутствии замены — заявление могут не согласовать.
Фраза «по соглашению сторон» означает обсуждение условий. Сотрудник указывает срок, работодатель подтверждает его, предлагает другие даты или отказывает.
Предельной продолжительности у такого отпуска нет. Кодекс не устанавливает ограничений по сроку — можно согласовать и несколько дней, и более длительный период.
Длительный отпуск влияет на выплаты. Дни без сохранения зарплаты исключают из расчёта среднего заработка. Если после длительного отпуска сотрудник уйдёт на больничный или в командировку, выплаты будут рассчитаны из уменьшенного среднего заработка.
Ещё одно последствие — сдвиг рабочего года. В стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска включают только 14 календарных дней отпуска без содержания за рабочий год. Всё, что превышает этот срок, переносит дату следующего оплачиваемого отпуска.
Как оформить отпуск за свой счёт
Чтобы оформить отпуск без сохранения зарплаты, нужны три документа: заявление сотрудника, резолюция руководителя и приказ.
Шаг 1. Заявление сотрудника
Отпуск начинается только после письменного заявления. Устная договорённость значения не имеет. Если сотрудник не вышел на работу и заявления нет, отсутствие могут признать прогулом. В заявлении указывают:
- кому адресовано (должность, ФИО руководителя, название компании);
- от кого (должность, ФИО);
- слово «Заявление»;
- текст: «Прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы с по »;
- причину;
- дату и подпись.
Причину лучше зафиксировать хотя бы формулировкой «по семейным обстоятельствам». Заявление передают до начала отпуска. Если документ не согласован, день отсутствия могут посчитать прогулом.
Шаг 2. Резолюция руководителя
Пока на заявлении нет отметки «Согласовано» или «В приказ», это просто просьба сотрудника. Резолюция подтверждает решение работодателя. Если компания работает через электронный документооборот, отметку ставят в системе. При бумажном порядке — на самом заявлении.
Шаг 3. Приказ
Отпуск оформляют приказом. Можно использовать форму Т-6 или Т-6а. В приказе указывают «отпуск без сохранения заработной платы», период и количество дней. В строке «Основание» прописывают реквизиты заявления. Руководитель подписывает приказ, сотрудник знакомится с ним под подпись.
Коммерческие организации могут применять собственные формы документов. В таком случае вместо формы Т-6 используют утверждённый внутри компании бланк.
Шаг 4. Личная карточка
Если ведёте личные карточки по форме Т-2, сведения об отпуске вносят в раздел VIII «Отпуск». Указывают вид отпуска, даты, количество дней и основание — приказ или заявление. Эти данные используют при расчёте стажа для ежегодного оплачиваемого отпуска и при проверках.
Оформление в документах
В табеле учёта рабочего времени указывают причину отсутствия сотрудника.
Код ДО (16) ставят, если отпуск дали по договорённости. Сотрудник попросил — работодатель согласовал. Основание может быть любым: личные или семейные дела.
Код ОЗ (17) используют, если отпуск обязаны предоставить по закону: льготные категории, рождение ребёнка, регистрация брака, смерть близкого родственника и другие случаи.
Коды ДО (16) и ОЗ (17) указаны в унифицированных формах Т-12 и Т-13. С 2013 года компании могут применять собственные формы табеля. В этом случае свои обозначения утверждают приказом.
Отпуск за свой счёт в график отпусков не включают. Форма Т-7 предназначена только для ежегодных оплачиваемых отпусков. Неоплачиваемый отпуск оформляют по заявлению сотрудника, поэтому заранее его не планируют.
Часто задаваемые вопросы
До 14 календарных дней в году обязаны предоставить работающим пенсионерам по старости. Еще 14 дней могут получить родители двух и более детей до 14 лет, одинокие родители и родители ребёнка-инвалида, если такое право закреплено в коллективном договоре.
Также до 14 дней в году предоставляют родителям, супругам и совершеннолетним детям погибших военнослужащих и добровольцев. При наличии заявления и подтверждающих документов отказывать нельзя.
Если сотрудник просит отпуск по соглашению сторон и не относится к льготной категории, работодатель вправе отказать. Если основание прямо указано в законе — например, рождение ребёнка, регистрация брака или смерть близкого родственника — отпуск предоставляют обязательно. В такой ситуации отказ будет незаконным.
Сотрудник подаёт письменное заявление на имя руководителя. В тексте указывают даты («с по »), причину, ставят подпись и дату. Устной договорённости недостаточно. После согласования издают приказ на основании заявления.
В стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска засчитывают только 14 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты за рабочий год. Если дней больше, лишний период в стаж не включают. Рабочий год сдвигается, и следующий оплачиваемый отпуск наступает позже.
