Штатное расписание — базовый кадровый документ, формирующий структуру, кадровый состав и численность персонала. На его основе считают ФОТ, определяют потребность в персонале и защищаются при проверках. Разбираемся, как его составить, утвердить и не допустить ошибок.
Что такое штатное расписание: определение простыми словами
Штатное расписание — это локальный нормативный акт, в котором зафиксирована структура компании: какие должности есть, сколько сотрудников нужно и какие оклады установлены. По сути, это таблица с позициями и зарплатами без привязки к конкретным людям. На основе этого документа формируют наём, фонд оплаты труда и кадровые решения.
Чем штатное расписание отличается от трудового договора. Трудовой договор оформляют с конкретным сотрудником. В нём указывают фамилию, должность, условия работы и размер зарплаты.
Штатное расписание описывает структуру в целом. В нём нет фамилий — только должности, количество ставок и оклады. Например, «менеджер — 3 единицы». Кто занимает эти позиции, в документе не отражается.
Для чего нужно штатное расписание: цели и функции
Штатное расписание помогает управлять расходами, защищает в спорах и показывает реальную структуру компании. По нему видно, сколько сотрудников нужно бизнесу и во сколько обходится их содержание.
Управление деньгами (ФОТ). Штатное расписание используют для расчёта фонда оплаты труда. Складывают оклады по всем должностям с учётом количества ставок и получают ежемесячные расходы на зарплату. Это позволяет заранее оценить нагрузку на бюджет.
По документу видно, где расходы избыточны. Например, две ставки бухгалтера при небольшом штате сотрудников. Также на его основе планируют бюджет на месяц или квартал.
Безопасность при проверках и в суде. При трудовых спорах и сокращениях штатное расписание становится основным доказательством. Суд проверяет, были ли в компании другие вакансии, которые можно было предложить сотруднику. Если документ отсутствует или не отражает реальную структуру, сотрудника могут восстановить и обязать выплатить компенсацию.
В спорах о зарплате штатное расписание используют как ориентир по окладам. Если выплаты не совпадают с документом, суд оценивает дополнительные доказательства, включая документы об ознакомлении сотрудника с условиями оплаты.
Борьба с «серыми» схемами. Оклад по полной ставке в штатном расписании не может быть ниже МРОТ. С 01.01.2026 г. — 27 093 руб. Если в документе указана меньшая сумма, при проверке это фиксируют как возможное нарушение трудового законодательства.
Штатное расписание может стать дополнительным доказательством в налоговых проверках, если инспекторы имеют вопросы к обоснованности расходов на оплату труда.
Структурирование бизнеса. Штатное расписание показывает, как устроена компания: какие есть отделы, сколько сотрудников в каждом и какие функции они выполняют. По нему видно дублирование ролей и незаполненные позиции.
Документ используют при найме. Должность, указанная в трудовом договоре, должна совпадать с должностью в штатном расписании. Если позиции в документе нет, оформление сотрудника вызывает вопросы при проверке.
Форма штатного расписания: унифицированная Т-3 и собственные шаблоны
Штатное расписание оформляют по унифицированной форме Т-3 или по собственному шаблону. Форма Т-3 утверждена Госкомстатом и используется с 2004 г. За это время она стала стандартом для бухгалтеров, кадровиков и проверяющих.
Форма Т-3 уже включает основные элементы: неполные ставки, надбавки, доплаты, премии. В ней есть все реквизиты, которые проверяют инспекторы, поэтому нужные данные легко найти.
С 2013 г. применять Т-3 необязательно. Компании вправе разработать свой шаблон с учётом особенностей бизнеса. Например, добавить колонки с дополнительными требованиями к сотрудникам или убрать лишние поля.
В собственном шаблоне должны быть базовые данные:
- структурные подразделения;
- должности (с категориями и разрядами, если применяются);
- количество ставок (штатная численность);
- оклады или тарифные ставки;
- надбавки и доплаты.
Если этих сведений нет или документ оформлен с ошибками, при проверке фиксируют нарушение и применяют штраф. Поэтому при разработке своей формы обычно берут Т-3 за основу и адаптируют под задачи компании. Структура остаётся, меняются только детали.
Названия должностей — риск ошибок. Если должность связана со льготами или ограничениями, её название должно совпадать с профессиональными стандартами или квалификационными справочниками. Это касается, например, медиков, педагогов и сотрудников вредных производств.
Если указать упрощённое или неверное название, сотрудник может лишиться положенных льгот. В таких случаях споры часто доходят до суда.
Для остальных должностей строгих требований нет. Названия формулируют так, чтобы они отражали функции сотрудника и были понятны внутри компании.
Как составить штатное расписание: пошаговая инструкция
1. Определите структуру компании. Сначала фиксируют подразделения и подчинённость. В документе указывают отделы в той последовательности, в которой они работают в компании.
Обычно начинают с управленческих блоков: дирекция, бухгалтерия, административный отдел. Затем добавляют основные подразделения — продажи, производство, закупки, логистику. В конце — вспомогательные службы: АХО, IT, охрана.
Пример структуры небольшой компании:
- администрация (директор, секретарь);
- бухгалтерия (главный бухгалтер, бухгалтер);
- отдел продаж (руководитель, три менеджера);
- склад (заведующий складом, два кладовщика).
2. Укажите количество ставок. В штатном расписании для каждой должности фиксируют количество штатных единиц. Полная занятость — 1 ставка, половина — 0,5, четверть — 0,25.
Если одну позицию закрывают несколько сотрудников на неполной занятости, их указывают отдельными строками. Например, два сотрудника по 0,5 ставки.
3. Установите оклады. Оклад вносят как сумму за полную ставку независимо от занятости сотрудника. Даже если указано 0,5 или 0,25 ставки, в графе с окладом пишут полный размер.
Такой подход исключает ошибки при расчёте зарплаты и упрощает проверку расходов. Например, при ставке 0,5 фактическую выплату считают пропорционально от полного оклада.
4. Добавьте надбавки и доплаты. В штатном расписании отражают все регулярные выплаты: надбавки, доплаты и премии. Их указывают в процентах или в фиксированной сумме.
Чаще всего включают:
- районные коэффициенты и северные надбавки;
- доплаты за стаж;
- компенсации за вредные условия труда;
- надбавки за квалификацию;
- регулярные премии.
Итоговую сумму по должности рассчитывают с учётом оклада, надбавок и количества ставок. Например: оклад 50 000 руб., надбавка 10% (5 000 руб.), ставка 0,5. Итог: 27 500 руб. в месяц.
Утверждение и внесение изменений в штатное расписание
После заполнения штатное расписание вводят в действие через приказ. Документ подписывают руководитель компании, а также главный бухгалтер и руководитель кадровой службы, если такие должности есть. На форме ставят гриф «Утверждаю».
В приказе фиксируют ключевые параметры: общее количество штатных единиц, месячный фонд оплаты труда, дату вступления в силу и ответственных за исполнение. Унифицированной формы нет — документ составляют на бланке компании.
Если в организации есть профсоюз или иной представительный орган работников, при утверждении учитывают его мнение в части оплаты труда.
Штатное расписание не требует ежегодного переутверждения. Срок действия компания определяет сама: можно утвердить документ на определённый период или без ограничения срока.
Если срок не ограничен и структура или зарплаты не меняются, новый документ не оформляют. Если в расписании указан конкретный период действия, по его окончании утверждают новое, даже если ничего не изменилось.
Как правильно вносить изменения
Изменения в штатное расписание оформляют приказом руководителя. Порядок зависит от того, что именно меняется: оклады, должности или структура.
Повышение окладов. Изменение оклада затрагивает условия трудового договора, поэтому оформляют несколько документов. Сначала издают приказ о новых окладах в штатном расписании.
Затем сотрудников уведомляют за 2 месяца до запланированной даты. После этого с каждым подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору. Новые условия применяют после подписания документов.
Введение новой должности. Добавление новой позиции не требует согласования с сотрудниками. Издают приказ о внесении изменений и указывают подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки.
После этого можно оформлять сотрудника на новую должность. Информацию о вакансии размещают на портале «Работа России» в течение 5 рабочих дней.
Сокращение должности. Сокращение проходит по установленной процедуре. Сначала принимают решение и уведомляют сотрудников за 2 месяца до запланированной даты. Параллельно уведомляют центр занятости за 2 месяца, а при массовом сокращении — за 3 месяца.
После истечения срока уведомления сотрудников увольняют. Должность исключают из штатного расписания только после увольнения последнего сотрудника. Если удалить позицию раньше, увольнение могут признать незаконным.
Выписка из штатного расписания: образец и порядок оформления
Выписка — это часть штатного расписания, оформленная как отдельный документ. В неё включают только нужные данные: по сотруднику, должности или подразделению. Такой формат используют, когда не требуется показывать весь документ.
Чем выписка отличается от копии. Копия — это полный дубликат штатного расписания со всеми должностями и окладами. Выписка содержит только выбранный фрагмент.
Выписку используют, когда нужно подтвердить данные по конкретному сотруднику или отделу и не раскрывать зарплаты остальных. Копию — когда проверяют документ целиком, например, в суде или при внутреннем аудите.
Когда оформляют выписку. Сотрудники запрашивают выписку для банка, соцзащиты, посольства или подтверждения права на льготы. Документ показывает должность и условия оплаты. Если сотрудник подал письменный запрос, выписку готовят в течение 3 рабочих дней.
Компании выдают выписку по запросу суда, налоговой или трудовой инспекции. Также её используют при участии в тендерах или при вступлении в саморегулируемые организации.
Какие реквизиты включают. Выписку оформляют в свободной форме, но включают обязательные данные:
- полное наименование организации;
- название документа — «Выписка из штатного расписания»;
- номер и дату штатного расписания;
- дату выдачи выписки;
- сведения по нужной должности: ставки, оклад, надбавки;
- отметку «Верно»;
- должность и подпись лица, которое заверяет документ;
- дату заверения.
Как оформить выписку. Сначала берут актуальную версию штатного расписания и выбирают нужный фрагмент — одну должность или подразделение.
Затем переносят данные в отдельный документ. Используют форму Т-3 или фирменный бланк. Включают только сведения по запросу, без данных других сотрудников.
После этого добавляют реквизиты и заверяют документ: указывают должность, подпись, расшифровку и дату. Внизу ставят отметку «Верно».
Если выписку готовят для суда, листы прошивают и нумеруют. На обороте указывают количество страниц и заверяют подписью.
Важно знать
- Штатное расписание — это локальный нормативный акт со структурой компании: должности, количество ставок и оклады без привязки к конкретным сотрудникам.
- По нему рассчитывают фонд оплаты труда и контролируют расходы на персонал. Документ используют как доказательство при трудовых спорах и проверках — он подтверждает структуру и уровень зарплат.
- Штатное расписание можно вести по форме Т-3 или разработать свой шаблон, но с обязательными реквизитами. Должности, связанные со льготами, нужно называть строго по профстандартам, иначе возможны споры.
- Изменения (оклады, сокращения, новые должности) оформляют приказом и, при необходимости, через уведомление сотрудников.
- Выписка из штатного расписания — это часть документа, которую выдают по запросу сотрудника или для проверяющих органов.
Часто задаваемые вопросы
ТК РФ прямо не требует штатное расписание. В то же время в некоторых статьях ТК РФ оно упоминается, а значит, должно быть в компании. На практике документ используют при проверках и спорах: по нему подтверждают структуру компании, оклады и кадровые решения. При его отсутствии возникают вопросы к обоснованности расходов и оформлению сотрудников.
Ежегодное переутверждение не требуется. Срок действия компания устанавливает сама: на конкретный период или без ограничения. Если структура и оклады не меняются, продолжают использовать действующий документ. Новое расписание оформляют при изменениях или по окончании установленного срока.
Сначала издают приказ о внесении изменений. Затем сотрудников уведомляют за 2 месяца и подписывают дополнительные соглашения к трудовым договорам. Новые оклады применяют с даты, указанной в документах. Без допсоглашений изменение оплаты труда рассматривают как нарушение.
Используют форму Т-3 или собственный шаблон. Т-3 не обязательна, но в ней уже есть нужные реквизиты. В своей форме сохраняют базовые данные: подразделения, должности, количество ставок, оклады и надбавки. Без этих сведений документ не пройдёт проверку.
Документы приводят в соответствие. Добавляют должность в штатное расписание или меняют условия трудового договора. Чаще корректируют штатное расписание, чтобы сохранить текущие условия работы сотрудника.
Сотрудник подаёт письменное заявление в свободной форме. Работодатель выдаёт выписку в течение 3 рабочих дней. В документе указывают данные только по запрашиваемой должности и заверяют подписью.
