Табель учёта рабочего времени обязателен для работодателя. Без него нельзя корректно начислить зарплату, отпускные и оплату сверхурочных. В статье — формы Т-12 и Т-13, коды, способы заполнения и работа в 1С.
Важно запомнить
- Табель учёта рабочего времени — это документ, по которому фиксируют явки, отпуска, больничные, командировки и переработки. На его основе рассчитывают зарплату.
- Работодатель обязан вести табель (ст. 91 ТК РФ). За отсутствие учёта возможен штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — до 5000 руб. для ИП и должностных лиц и до 50 000 руб. для организаций.
- Можно использовать типовые формы Т-12 и Т-13 или разработать собственную форму с обязательными реквизитами (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Табель ведут сплошным методом (отметки каждый день) или методом отклонений (фиксируют только отклонения от графика).
- В табеле применяют буквенные или цифровые коды: «Я» — работа, «ОТ» — отпуск, «Б» — больничный, «К» — командировка и другие. При необходимости компания вправе ввести свои обозначения приказом. В ячейке указывают код события и фактически отработанные часы. При гибком графике и суммированном учёте важно точно отражать часы.
- В «1С:Зарплата и управление персоналом» табель участвует в расчёте зарплаты, а в «1С:Бухгалтерия» обычно выгружают сводные данные. Для сложных режимов работы используют ЗУП или внешние системы учёта времени.
Что такое табель учёта рабочего времени
Табель учёта рабочего времени — это документ, в котором по дням фиксируют, сколько сотрудник реально работал. В нём отмечают выходы на работу, отпуска, больничные, командировки, прогулы и переработки. По этим данным считают зарплату и проверяют, правильно ли её начислили.
Табель используют в первую очередь для расчёта зарплаты. Если в документе нет отметок о рабочих днях или часах, бухгалтер не сможет начислить оклад, оплату сверхурочных или работу в выходные.
Вести табель работодатель обязан. Об этом прямо сказано в ст. 91 ТК РФ: нужно учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником. Если табель не ведут, возможен штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Должностному лицу или ИП грозит штраф до 5000 руб., организации — до 50 000 руб.
Кто заполняет табель, закон не уточняет. Это может быть кадровик, бухгалтер, руководитель подразделения или другой сотрудник. Обязанность нужно закрепить в трудовом договоре или должностной инструкции.
Формы табеля
Когда компания начинает вести табель, возникает вопрос: какой бланк использовать. Закон разрешает выбрать готовую форму или сделать свою, но с соблюдением обязательных требований.
Самый простой вариант — формы Т-12 и Т-13. Их утвердили ещё в 2004 г. и ими до сих пор пользуются. Т-12 — универсальный бланк. Его можно заполнять вручную, вести в Excel или распечатывать. В нём есть раздел для расчёта зарплаты.
Т-13 больше подходит для автоматизированного учёта. Если сотрудники проходят через турникеты или отмечаются по электронным пропускам, данные о времени прихода и ухода можно выгружать в эту форму автоматически.
С 2013 г. компании вправе разрабатывать свои формы первичных документов. Это разрешает ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В табеле должны быть обязательные реквизиты: название и дата документа, наименование компании, содержание учёта рабочего времени, единицы измерения и подписи ответственных лиц с расшифровкой.
На практике часто берут Т-13 за основу и дорабатывают под себя: убирают лишние графы и добавляют нужные — например, отдельную колонку для дистанционной работы.
Коды в табеле
Каждый код обозначает конкретную ситуацию — сотрудник работал, был в отпуске, болел или отсутствовал. По этим отметкам бухгалтер считает зарплату.
Если компания использует формы Т-12 или Т-13, все обозначения уже есть в самой форме на титульном листе Т-12. Можно ставить буквенные коды («Я») или цифровые («01»). Формат выбирают один и закрепляют его во внутреннем документе компании — например, в положении о табельном учёте.
Основные коды, которые нужны каждый месяц:
- Я (01) — сотрудник отработал день полностью.
- В (26) — выходной или праздничный день по графику.
- ОТ (09) — ежегодный оплачиваемый отпуск.
- ДО (16) — отпуск без сохранения зарплаты.
- Б (19) — больничный.
- К (06) — командировка.
- НН (30) — отсутствует, причина пока неизвестна. Когда сотрудник приносит документы, код меняют.
- ПР (24) — прогул, если причина отсутствия признана неуважительной.
Бывает, что за день случается сразу две ситуации. Например, сотрудник в командировке работал в выходной. Тогда ставят двойной код через дробь:
- К/В — командировка в выходной без работы;
- К/РВ — командировка с работой в выходной.
В нижней строке указывают фактически отработанные часы.
Если человек часть дня работал в офисе, а часть — из дома, можно использовать собственные обозначения. Например, «СРМ» — работа на стационарном месте, «ДРМ» — дистанционная. В табеле это отражают как «СРМ/ДРМ» с разбивкой по часам.
В типовых формах нет отдельных обозначений для дистанционной работы, донорских дней или диспансеризации. Компания вправе ввести дополнительные коды самостоятельно. Для этого издают приказ, где перечисляют новые обозначения и правила их применения. После этого их используют в табеле наравне со стандартными.
Как заполнить табель
После того как выбрали форму и коды, нужно решить, как вести учёт. Есть два способа:
- Сплошной метод. По каждому сотруднику делают отметки каждый день. Отработал — ставят «Я», выходной — «В», больничный — «Б». Все клетки заполняются подряд.
- Метод отклонений. Отмечают только отклонения от графика. Если сотрудник работал как обычно, ячейку оставляют пустой. Отпуск, больничный, прогул или переработку фиксируют кодом.
Выбранный способ закрепляют во внутреннем документе компании — например, в учётной политике или положении о табельном учёте. При суммированном учёте рабочего времени применяют сплошной метод, потому что нужно точно считать часы за расчётный период.
В каждой ячейке табеля две строки. Верхняя — для кода, нижняя — для часов. Если сотрудник отработал день полностью, сверху ставят «Я», снизу — количество часов по графику, например, «8». Если он в отпуске или в командировке, указывают «ОТ» или «К», а часы не проставляют — такие периоды считают в днях.
При гибком графике или неполном рабочем времени в нижней строке каждый день указывают фактические часы. По этим данным рассчитывают оплату.
Если за день произошло несколько событий, используют код через дробь. Например, 4 часа сотрудник работал в офисе и 4 часа — удаленно. В ячейке пишут «СРМ/ДРМ», а ниже — часы по каждому режиму. Если такие ситуации встречаются регулярно, дополнительные обозначения утверждают приказом.
Ведение табеля в 1С
Когда компания переходит на 1С, ожидают, что программа сама решит вопрос с табелем. На практике всё зависит от версии. Полноценный учёт рабочего времени есть в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). Здесь табель, обычно по форме Т-13, напрямую участвует в расчёте зарплаты. Кадровик вносит явки и отклонения, расчётчик проводит документ — программа считает начисления на основе табеля.
В типовой «1С:Бухгалтерия» документа «Табель», который влияет на расчёт зарплаты, нет. Есть одноименный отчёт, но он только показывает данные.
Начисления формируются по графикам работы и документам-отклонениям: отпуск, больничный, командировка. Если сотрудников много, работать так неудобно. В этом случае устанавливают ЗУП и настраивают обмен данными между программами.
В компаниях с вахтой, суммированным учётом или удалёнными объектами табель часто формируют через внешние системы — например, TARGControl или Anviz. На входе ставят терминалы или биометрию. Сотрудники отмечают приход и уход, система фиксирует время и формирует табель Т-13. Затем данные выгружают в 1С для расчёта зарплаты.
Часто задаваемые вопросы
Табель Т-13 ведут по каждому сотруднику за месяц. В верхней строке ячейки ставят код («Я» — работал, «ОТ» — отпуск, «Б» — больничный), в нижней — количество фактически отработанных часов. Если сотрудник отсутствовал по уважительной причине, указывают только код без часов. В конце месяца табель подписывают ответственные лица и передают в бухгалтерию для расчёта зарплаты.
В табеле применяют буквенные или цифровые обозначения: «Я» (01) — работа, «В» (26) — выходной, «ОТ» (09) — отпуск, «Б» (19) — больничный, «К» (06) — командировка, «ПР» (24) — прогул. Полный список кодов есть в формах Т-12 и Т-13. Компания выбирает один формат и закрепляет его во внутреннем документе. При необходимости вводят дополнительные коды — например, для дистанционной работы — отдельным приказом.
ИП без работников табель не ведёт. Обязанность учитывать фактически отработанное время установлена для работодателей (ст. 91 ТК РФ). Если сотрудников нет, учитывать рабочее время не требуется.
Ошибку исправляют по правилам для первичных документов. Неверную запись зачеркивают одной линией, рядом пишут правильные данные, ставят дату исправления и подпись ответственного лица (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Замазывать или стирать записи нельзя. Если табель ведут в программе, корректировку оформляют отдельным исправлением с указанием причины.
