Трудовая книжка постепенно уходит в цифру, но полностью не исчезла. Работодателям приходится работать сразу с двумя форматами — бумажным и электронным. Разбираемся, как правильно вести учёт, оформлять переход на ЭТК и не получить штраф.
Что такое трудовая книжка: определение простыми словами
Трудовая книжка — официальный документ, в котором фиксируют трудовую деятельность сотрудника: приём на работу, должность, переводы, поощрения и увольнение.
Документ подтверждает стаж и используется при расчёте пенсии и пособий. Если сведения о работе не оформлены в трудовой книжке — бумажной или электронной — этот период не учитывают при начислении пенсионных баллов и выплат.
Виды трудовых книжек: бумажная и электронная
Бумажная трудовая книжка — документ, который продолжают использовать для сотрудников со стажем до 2021 г. Если человек впервые устроился на работу после 01.01.2021 г., оформлять бумажную книжку нельзя — учёт ведут только в электронном виде. Если книжка была заведена раньше, работодатель продолжает её заполнять до увольнения или до заявления сотрудника о переходе на электронный формат.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности, которые хранятся в системе СФР. Работодатель не оформляет отдельный документ, а передаёт данные через отчётность. При приёме, переводе или увольнении подают форму ЕФС-1 (раздел 1 подраздел 1.1), после чего информация автоматически отражается в системе. Сотрудник может получить выписку через Госуслуги.
На практике в компании одновременно работают сотрудники с разными форматами учёта. Для работников с бумажной книжкой заполняют документ и подают ЕФС-1. Для тех, кто начал трудовую деятельность после 2020 г. или перешел на ЭТК, достаточно сдавать ЕФС-1 без оформления бумажной версии.
При комплексном бухгалтерском обслуживании часто берут на себя и кадровый учёт, включая ведение трудовых книжек и сдачу формы ЕФС-1.
Как перейти на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция
Переход на электронную трудовую книжку — право сотрудника. Работодатель не переводит на ЭТК без заявления. После перехода учёт ведут только в электронном виде, а бумажную книжку больше не заполняют.
1. Заявление сотрудника. Сотрудник с бумажной трудовой книжкой подаёт заявление в свободной форме на имя руководителя. В тексте указывает просьбу вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и выдать бумажную книжку на руки.
2. Запись в бумажной книжке. После получения заявления работодатель вносит запись: «По заявлению работника сведения о трудовой деятельности предоставляются в электронном виде». Запись заверяют подписью ответственного лица и печатью, если она используется. С этого момента бумажную книжку больше не ведут.
3. Выдача трудовой книжки. Бумажную книжку выдают сотруднику под подпись — в журнале учёта или по акту приёма-передачи. После выдачи работодатель не отвечает за её хранение. Документ остаётся у сотрудника, но новые записи в него не вносят.
4. Отчётность в СФР. Переход отражают в форме ЕФС-1 (раздел 1 подраздел 1.1). В отчёте указывают дату подачи заявления в графе «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Срок сдачи — не позднее 25 числа следующего месяца.
Если переход оформляют в день приёма, и сотрудник ранее нигде не работал, бумажную трудовую книжку не оформляют. в отчётности сразу подают«ПРИЁМ» — не позднее следующего рабочего дня.
Обязанности работодателя по ведению трудовых книжек в 2026 году
Обязанности работодателя зависят от формата учёта: бумажная трудовая книжка или электронная. Для сотрудников со стажем до 31 декабря 2020 года продолжают вести бумажный документ. Для тех, кто начал работать позже, учёт ведут только через отчётность.
Часто компании передают кадровый учёт на аутсорсинг, чтобы снизить риск ошибок при ведении трудовых книжек и сдаче отчётности в СФР.
Для сотрудников с бумажной трудовой книжкой. Работодатель вносит записи о приёме, переводе, увольнении и награждениях. Записи делают последовательно, без пропусков, заверяют подписью ответственного лица и печатью при её использовании.
Ошибки исправляют без зачеркиваний: неверную запись признают недействительной и вносят новую. Исправления с подчистками могут привести к отказу в зачёте стажа и спорам с сотрудником.
Для сотрудников с электронной трудовой книжкой (ЭТК). Работодатель передаёт сведения о кадровых событиях в СФР через форму ЕФС-1 (раздел 1 подраздел 1.1). Отчёт подают при приёме, переводе и увольнении не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Обязанности при увольнении. Формат учёта не влияет на порядок выдачи документов. В последний рабочий день сотруднику выдают подтверждение трудовой деятельности.
Работникам с бумажной книжкой выдают сам документ. Для сотрудников на ЭТК оформляют и выдают форму СТД-Р. Документ подписывает руководитель, при выдаче в электронном виде используют усиленную квалифицированную электронную подпись.
Если сотрудник не пришёл за документами или отказался их получить, работодатель направляет их заказным письмом с уведомлением. С даты отправки ответственность за задержку прекращается.
Ответственность за нарушения. За задержку выдачи трудовой книжки или формы СТД-Р применяют штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ:
- должностные лица и ИП — от 1000 до 5000 руб.;
- малые и микропредприятия — от 1000 до 5000 руб.;
- остальные организации — от 30 000 до 50 000 руб.
Помимо штрафа, работодатель выплачивает средний заработок за каждый день задержки. Это компенсация за период, в который сотрудник не мог устроиться на новую работу без документов.
Сведения о трудовой деятельности: форма СТД-Р и выписки
СТД-Р — документ, который подтверждает трудовую деятельность сотрудника в рамках одной компании. В нём отражают приём, переводы и увольнение у конкретного работодателя. Форму утвердили приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.
Работодатель выдаёт СТД-Р в двух случаях. Первый — в день увольнения сотрудникам без бумажной трудовой книжки. Второй — по письменному заявлению сотрудника в течение 3 рабочих дней независимо от того, продолжает он работать или нет.
Право получить СТД-Р есть и у сотрудников с бумажной трудовой книжкой. Если сотрудник уже уволился, документ выдаёт СФР, а не бывший работодатель.
СТД-Р и СТД-СФР — разные документы по составу и источнику данных. СТД-Р выдаёт работодатель, и он содержит сведения только о работе в компании. СТД-СФР формирует СФР — в нём отражается вся трудовая история сотрудника у всех работодателей.
Важно знать
- Трудовая книжка — документ, который фиксирует трудовую деятельность сотрудника и подтверждает стаж для пенсии и пособий.
- Сейчас действуют два формата: бумажная и электронная (ЭТК), при этом новые сотрудники с 2021 г. учитываются только в электронном виде.
- Электронная трудовая книжка — это данные в системе СФР, которые работодатель передаёт через форму ЕФС-1.
- Перейти на ЭТК можно только по заявлению сотрудника, после чего бумажную книжку больше не ведут и выдают на руки.
- Работодатель обязан своевременно вносить записи в бумажную книжку или передавать сведения в СФР — в зависимости от формата учёта.
- При увольнении сотруднику выдают либо бумажную книжку, либо форму СТД-Р — подтверждение трудовой деятельности.
- За ошибки и задержку выдачи документов предусмотрены штрафы и компенсация сотруднику за каждый день просрочки.
- СТД-Р содержит данные о работе у конкретного работодателя, а СТД-СФР — полную трудовую историю сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
Переход не является обязательным. Сотрудники с бумажной книжкой продолжают использовать её, если не подавали заявление о переходе. Для тех, кто впервые устроился на работу после 01.01.2021 г., учёт ведут только в электронном формате.
Бумажные трудовые книжки продолжают действовать. Их ведут для сотрудников, у которых они были оформлены ранее. Новые книжки не заводят, но ранее выданные остаются действительными.
Сотрудник подаёт заявление работодателю. После этого в бумажной книжке делают запись о переходе, документ выдают на руки и прекращают его ведение. Сведения о переходе передают в Социальный фонд России через форму ЕФС-1, далее учёт ведут только в электронном виде.
СТД-Р — документ о трудовой деятельности у конкретного работодателя. Его выдают при увольнении сотрудникам без бумажной книжки или по заявлению в течение 3 рабочих дней. В документе отражают приём, переводы и увольнение. После увольнения сведения выдаёт Социальный фонд России.
Работодатель передаёт сведения о приёме, переводе и увольнении через форму ЕФС-1 (раздел 1 подраздел 1.1). Приём и увольнение отражают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, другие события — в сроки отчётности. На основе этих данных формируется электронная трудовая книжка.
Сотрудник может направить работодателю письменное требование о внесении записей или передаче сведений в СФР. При отсутствии реакции подают жалобу в Государственную инспекцию труда или обращаются в суд. Стаж также подтверждают трудовым договором, приказами и справками.
