С 1 сентября 2026 года вступают в силу поправки в законодательство в российских грузоперевозках — обязательный переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Это не просто замена бумажного документа на цифровой аналог, а полная перенастройка процессов логистики, бухгалтерского и налогового учёта. В статье подробно разберём что меняется, как подготовиться и какие риски грозят за несоблюдение новых правил.
Законодательная база: что изменилось
Ключевой нормативный акт, запускающий реформу — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты Российской Федерации».
С 1 сентября 2026 года вступают в силу поправки в Устав автомобильного транспорта, согласно которым:
- Транспортная накладная (ТН) формируется в виде электронной транспортной накладной.
- Заказ и заявка на перевозку также формируются в электронном виде.
- Вводятся понятия «электронные перевозочные документы» и «Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД)» .
Формат ЭТрН утверждён Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Приказ действует до 1 сентября 2026. Вероятно, будет актуализирован или введён в действие новый формат.
Правила обмена электронными перевозочными документами утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.
Кого касаются новые правила?
Новые требования распространяются на всех участников коммерческих грузоперевозок автомобильным транспортом:
- грузоотправителей (продавцов, поставщиков);
- перевозчиков (транспортные компании, ИП);
- грузополучателей (покупателей);
- экспедиторов;
- водителей.
То есть если ваша компания хотя бы раз отправила или приняла груз с привлечением наёмного транспорта (например, заказывает офисную мебель или канцтовары), вы обязаны перейти на ЭТрН.
Исключения: когда бумажная накладная ещё допускается
Минтранс России определил восемь исключительных случаев, когда ТН можно оформлять на бумажном носителе после 1 сентября 2026 года (Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262):
- Перевозки военного назначения, когда Минобороны является грузоотправителем или грузополучателем.
- Иностранное лицо в качестве грузоотправителя или грузополучателя, не включённое в РАФП (реестр аккредитованных филиалов, представительств иностранных юрлиц).
- Каботажные перевозки иностранных перевозчиков из стран ЕАЭС.
- Перевозки для клиента — физического лица (личные, семейные, домашние нужды, не связанные с предпринимательской деятельностью).
- Отсутствие технической возможности направить электронные документы в ГИС ЭПД (сбой, зафиксированный государственной системой обнаружения компьютерных атак).
- Отсутствие доступа к сети Интернет (в том числе в населённых пунктах, где такие услуги не оказываются или ограничены).
- Перевозка грузов между своими складами, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом.
- Перевозка драгоценных металлов и камней.
Важно: перечень исключений является исчерпывающим и трактуется узко. Отсутствие интернета в пути следования не является основанием для бумажной накладной — речь идёт только о населённых пунктах, где услуги связи вообще не оказываются.
Переходный период и мораторий на штрафы
Президент РФ одобрил введение переходного периода без штрафных санкций до 1 марта 2027 года. В течение этого времени за отсутствие ЭТрН будут выносить устные предупреждения, а не штрафовать. Это нужно, чтобы дать бизнесу возможность адаптироваться к новым требованиям.
На сегодняшний день нормативный акт об адаптационном периоде не принят. Ожидаются поправки в КоАП и методические рекомендации Минтранса и ФНС.
Безопаснее исходить из того, что с 1 сентября 2026 года основная модель работы — это ЭТрН. Бумажные ТН допускаются только в строго определённых исключительных случаях.
Как работает система ЭТрН
1. ГИС ЭПД и операторы
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Это центральное хранилище, куда поступают данные о каждом этапе перевозки.
Участники не взаимодействуют напрямую с ГИС ЭПД. Они работают через операторов ИС ЭПД — коммерческие организации, зарегистрированные в реестре Минтранса. Операторы обеспечивают передачу документов между участниками и в ГИС ЭПД.
2. Титулы электронной транспортной накладной
Электронная транспортная накладная состоит из 8 файлов обмена (титулов) , которые последовательно заполняются и подписываются участниками.
| Титул | Кто подписывает | Содержание |
|---|---|---|
| Т1 | Грузоотправитель | Данные о грузе, ТС, участниках, точках погрузки/выгрузки, сопроводительных документах |
| Т2 | Перевозчик | Приём груза, замечания при погрузке, QR-код для ГИБДД |
| Т3 | Грузополучатель | Приёмка груза, замечания, частичный отказ |
| Т4 | Перевозчик | Завершение перевозки, подтверждение выгрузки |
Опциональные титулы (заполняются по ситуации) :
| Титул | Кто подписывает | Содержание |
|---|---|---|
| Т5 | Перевозчик | Стоимость перевозки |
| Т6 | Грузоотправитель | Подтверждение или отказ от изменения стоимости |
| Т7 | Перевозчик | Переадресация груза (смена адреса/получателя) |
| Т8 | Перевозчик | Замена водителя и/или транспортного средства |
3. Подписи
- Грузоотправитель — подписывает Т1 УКЭП или УНЭП.
- Водитель — подтверждает погрузку (Т2) и выгрузку (Т4) простой электронной подписью через мобильное приложение.
- Перевозчик — подписывает Т2 и Т4 УКЭП или УНЭП после водителя.
- Грузополучатель — подписывает Т3 УКЭП или УНЭП.
Сценарии оформления ЭТрН
1. Стандартная перевозка
Участвуют три стороны: грузоотправитель → перевозчик → грузополучатель.
- Грузоотправитель формирует Т1 (данные о грузе, ТС, маршруте, участниках) и подписывает.
- Перевозчик принимает груз, водитель подписывает Т2 ПЭП, перевозчик — УКЭП. Водитель получает QR-код для предъявления ГИБДД.
- Грузополучатель проверяет груз, подписывает Т3 (с замечаниями или без).
- Перевозчик подтверждает завершение, подписывает Т4.
2. С участием экспедитора
- Экспедитор не принимает груз во владение — не участвует в оформлении ЭТрН, Т1 подписывает фактический грузоотправитель.
- Экспедитор принимает груз во владение — становится грузоотправителем, подписывает Т1. Владелец груза указывается как заказчик, но титулы не подписывает.
3. Самовывоз сторонним перевозчиком
По общему правилу (п. 7 приказа Минтранса № 262), если грузоотправитель и грузополучатель совпадают, накладная оформляется на бумаге. Однако крупные перевозчики уже переходят на ЭТрН в таких случаях. Если решите оформлять ЭТрН, получатель подписывает Т1 (как грузоотправитель) и Т3 (как грузополучатель).
4. Международные перевозки
- Если перевозка начинается и заканчивается за пределами России — ЭТрН не нужна, действует CMR.
- Если груз идёт из России за границу — до границы оформляется ЭТрН, далее — CMR.
- Если груз идёт из-за границы в Россию и после таможни перевозится внутри страны — на внутрироссийский участок оформляется ЭТрН .
Внештатные ситуации
1. Замена водителя или ТС
Перевозчик формирует титул Т8, указывая новые данные. QR-код обновляется автоматически.
2. Переадресация груза
Инициатор (грузоотправитель или грузополучатель) сообщает об изменении адреса. Перевозчик формирует титул Т7, указывает новый адрес и получателя. QR-код обновляется.
3. Возврат груза
Отказ от приёмки фиксируется в Т3. Перевозчик подписывает Т4, затем формирует Т7 (переадресация обратно отправителю или новому получателю). Новый получатель подписывает Т3, перевозчик — Т4.
4. Исправление ошибок
- До подписания титула — любые ошибки можно исправить редактированием.
- После подписания — запрещено изменять отдельные реквизиты (перечень — п. 10 Правил, утв. Постановлением № 931). Если ошибка в запрещённом поле, нужно оформить новый титул. Ошибочная ЭТрН остаётся в ГИС ЭПД в незавершённом статусе.
Ответственность и риски
1. Административные штрафы
| Нарушение | Штраф |
|---|---|
| Отсутствие накладной у водителя (ч. 2 ст. 12.3 КоАП) | 500 руб. (до 01.03.2027 — мораторий) |
| Работа экспедитора без регистрации в реестре (ст. 11.14.3 КоАП) | Для юрлиц: 50 000 - 100 000 руб. (первое), 100 000 - 200 000 руб. или приостановка деятельности (повторное). Для ИП: 30 000 - 50 000 руб. (первое), 50 000 - 70 000 руб. или приостановка деятельности (повторное) |
| Отсутствие ЭТрН (после окончания моратория) | Обсуждается |
2. Налоговые риски
Отсутствие правильно оформленной ЭТрН или ошибки в ней грозят:
- отказом в вычете НДС;
- непризнанием расходов на перевозку в целях налога на прибыль (ст. 252 НК РФ);
- штрафом 20% от суммы доначислений + пени .
3. Контроль
Данные из ГИС ЭПД доступны:
- ФНС — для проверки реальности перевозок;
- ГИБДД — для проверки на трассе (QR-код);
- Ространснадзору — для проверки наличия лицензий и регистрации в реестре.
Как подготовиться к переходу: пошаговый план
- Получить усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись (УКЭП, УНЭП) на руководителя (или ИП).
- Оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для сотрудников, которые будут подписывать документы.
- Выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса и заключить с ним соглашение.
- Настроить интеграцию учётных систем (1С, ERP) с сервисом оператора через API.
- Определить роли — кто будет подписывать Т1, кто будет водителем, кто будет подписывать от имени перевозчика и грузополучателя.
- Обучить сотрудников (логистов, кладовщиков, водителей, бухгалтеров).
- Провести тестовые отгрузки с контрагентами до 1 сентября 2026 года.
Частые вопросы
Обязательно ли переходить на ЭТрН, если мы перевозим груз между своими складами?
Согласно п. 7 Приказа Минтранса № 262, если грузоотправитель и грузополучатель совпадают, транспортная накладная может оформляться на бумаге. Однако допускается оформление ЭТрН и в таких случаях. Если перевозите груз собственным транспортом, ЭТрН не нужна, оформляется только путевой лист.
Что делать, если контрагент ещё не готов к ЭТрН?
Рекомендуем заранее согласовать сценарий работы, определить роли и провести тестовый обмен. В переходный период (до 01.03.2027) штрафов не будет, но после этой даты работа без ЭТрН будет невозможна. Если контрагент категорически отказывается, возможен бумажный документооборот только в исключительных случаях, перечисленных в Приказе Минтранса № 262.
Как водитель предъявит ЭТрН сотруднику ГИБДД?
Водитель показывает QR-код из мобильного приложения оператора ИС ЭПД. QR-код содержит всю необходимую информацию о перевозке и доступен даже без интернета (кешируется). Инспектор считывает код служебным устройством.
Можно ли исправить ошибку в ЭТрН после того, как машина уже выехала?
Полностью переписать документ нельзя. Но можно оформить опциональные титулы для корректировки: Т7 (переадресация), Т8 (замена водителя/ТС). Если ошибка в запрещённых реквизитах (п. 10 Правил № 931), нужно оформлять новый титул .
Нужна ли ЭТрН при международных перевозках?
Только на территории России. Если перевозка начинается и заканчивается за границей — действует CMR. Если груз пересекает границу и после таможни перевозится внутри России — на внутрироссийский участок оформляется ЭТрН .
