Летняя веранда, ярмарка, pop-up: какие расходы можно учесть в расходах бизнеса

С наступлением лета многие компании открывают сезонные точки продаж: летние веранды, павильоны на ярмарках, pop-up-магазины и временные торговые пространства. Почти все такие проекты требуют дополнительных затрат — аренды, оборудования, оформления, рекламы и зарплаты сотрудников.

Разобрались, какие расходы можно учесть при расчёте налогов и какие документы понадобятся, чтобы избежать претензий налоговой.

Что считается сезонной торговой точкой

Неважно, открывает компания летнюю веранду у ресторана, арендует место на городской ярмарке или запускает pop-up-магазин в торговом центре — с точки зрения налогового учёта это обычная предпринимательская деятельность.

Главное — чтобы расходы были:

экономически обоснованными;
документально подтверждёнными;
направленными на получение дохода.

Именно эти условия позволяют учитывать затраты при расчёте налога на прибыль или УСН «Доходы минус расходы».

Какие расходы можно учесть

Аренда площадки

Чаще всего бизнес оплачивает:

аренду места на ярмарке;
аренду земельного участка;
аренду помещения или части торгового центра;
размещение летней веранды.

Если договор оформлен правильно, арендные платежи можно учесть в расходах.

Оборудование

Для сезонной торговли обычно приобретают или арендуют:

шатры;
палатки;
торговые павильоны;
мебель;
холодильники;
витрины;
кассовую технику;
терминалы эквайринга.

Порядок учёта зависит от стоимости имущества: часть расходов можно списать сразу, дорогостоящее оборудование учитывают как основные средства и списывают через амортизацию.

Монтаж и оформление

Дополнительно можно учитывать расходы на:

сборку конструкций;
подключение электричества;
оформление витрин;
вывески;
декоративное оформление;
освещение;
демонтаж после окончания сезона.

Если оформление связано с деятельностью компании и подтверждено документами, такие расходы также можно признать.

Зарплата сотрудников

В расходы включают:

заработную плату;
страховые взносы;
отпускные;
больничные (в части, оплачиваемой работодателем);
выплаты по гражданско-правовым договорам.

Это касается как постоянных работников, так и сезонного персонала. Зарплата работников учитывается в обычном порядке на стандартных затратных счетах (в торговле — счёт 44). При необходимости открываются аналитические счета по затратам, чтобы контролировать расходы каждой точки.

реклама через СМИ и интернет;
световая и наружная реклама;
расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов;
изготовление брошюр и каталогов о товарах, работах, услугах, товарных знаках, знаках обслуживания и самой организации;
сумма уценки товаров, потерявших свои свойства.

Логистика

Если для работы временной точки нужно перевозить оборудование или товары, можно учитывать:

доставку;
услуги транспортных компаний;
погрузочно-разгрузочные работы;
хранение товара.

Какие расходы вызывают вопросы у налоговой

На практике инспекторы чаще интересуются расходами на оформление и мероприятия.

Например:

праздничное открытие;
концерт;
выступление артистов;
фотозона;
подарки посетителям;
фуршет.

Если компания не сможет подтвердить связь таких расходов с получением дохода, налоговая может исключить их из расходов.

Поэтому желательно заранее подготовить документы, показывающие коммерческую цель мероприятия:

маркетинговый план;
смету;
договоры;
отчёты о рекламной кампании;
данные о продажах.

Важно: чем очевиднее связь расходов с привлечением покупателей, тем проще обосновать их при проверке.

Какие документы понадобятся

Для подтверждения расходов обычно используют:

договор;
счёт;
акт выполненных работ;
товарную накладную;
кассовый чек;
платёжное поручение;
универсальный передаточный документ (УПД).

Для рекламных расходов желательно сохранить дополнительные подтверждения:

фотографии размещения;
скриншоты рекламы;
медиапланы;
отчёты рекламных площадок.

Особенности для разных налоговых режимов

Налоговый режим	Можно ли учитывать расходы
ОСНО	Да, если выполнены требования статьи 252 НК РФ.
УСН «Доходы минус расходы»	Да, если расходы входят в перечень статьи 346.16 НК РФ, а не входящие в перечень — соответствуют условиям признания расходов как для налога на прибыль.
УСН «Доходы»	Нет, расходы налог не уменьшают.
ПСН	Нет, расходы не влияют на стоимость патента.

Пример

Кафе «Солнышко» открыло летнюю веранду на четыре месяца.

Компания потратила:

280 000 рублей — аренда;
180 000 рублей — мебель;
95 000 рублей — оформление;
140 000 рублей — реклама открытия;
520 000 рублей — зарплата сотрудников.

Если расходы подтверждены документами и связаны с деятельностью кафе, их можно учитывать при расчёте налога в зависимости от применяемого режима налогообложения.

Какие ошибки допускает бизнес

Чаще всего проблемы возникают, когда компания:

оплачивает расходы без договора;
не оформляет акты выполненных работ;
оплачивает оформление наличными без подтверждающих документов;
относит личные расходы руководителя к расходам бизнеса;
не может объяснить экономическую цель затрат.

В результате налоговая может снять часть расходов, доначислить налог, пени и штраф.

Главное

Летняя веранда, ярмарка или pop-up-магазин сами по себе не создают особенностей налогового учёта. Для признания расходов действуют общие правила: затраты должны быть экономически оправданными, подтверждёнными документами и связанными с предпринимательской деятельностью.

Перед запуском сезонной точки стоит заранее определить, какие документы будут оформляться по каждому виду расходов. Это поможет без проблем подтвердить затраты и снизить риск споров с налоговой.