Title:
Meta description:
С 1 сентября бумажные транспортные накладные уйдут в прошлое: что изменится для бизнеса
С 1 сентября 2026 года для большинства коммерческих грузоперевозок транспортную накладную придётся оформлять только в электронном виде. Новые правила затронут не только перевозчиков, но и компании, которые отправляют или получают товары. Бумагу сохранят для 8 специальных случаях.
Что изменится с 1 сентября 2026 года
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) заменит бумажную транспортную накладную при автомобильных перевозках. Документ нужно будет оформлять по формату ФНС и передавать в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Обязательный электронный формат ввёл закон № 140-ФЗ от 07.06.25. Помимо транспортных накладных, в электронный вид переводят заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные накладные и грузовые накладные при авиаперевозках.
Важно: речь идёт не о скане бумажной накладной и не о файле, отправленном по электронной почте. ЭТрН формируют в установленном формате, подписывают электронной подписью и передают через аккредитованного оператора в ГИС ЭПД.
Кого касается переход на ЭТрН
Новые правила распространяются на всех участников логистической цепочки:
- грузоотправителей;
- перевозчиков;
- грузополучателей;
- экспедиторов, если они участвуют в организации перевозки.
Сфера деятельности компании значения не имеет. Например, розничный магазин, производственное предприятие или ресторан могут не заниматься перевозками, но получать товары от поставщиков. В этом случае им тоже понадобится доступ к электронным перевозочным документам.
Грузоотправитель
Грузоотправитель заполняет свою часть ЭТрН, указывает сведения о грузе, перевозчике, водителе и автомобиле, а затем подписывает документ.
По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель. В договоре стороны могут передать эту обязанность перевозчику.
Перевозчик
Перевозчик принимает груз, проверяет данные и подписывает свою часть документа. После подписания первых частей ЭТрН система формирует QR-код, который подтверждает оформление перевозки.
Грузополучатель
Грузополучатель проверяет груз после доставки и подписывает свою часть ЭТрН. Если при приёмке обнаружены недостача, повреждения или другие расхождения, сведения отражают в электронном документе.
Даже компания, которая только получает товары и не заказывает перевозку, должна подключиться к системе. Она подписывает титул 3 и подтверждает приём груза.
Экспедитор
Если в перевозке участвует экспедитор, ему потребуется работать не только с ЭТрН, но и с электронными экспедиторскими документами. В электронный формат переходят поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка.
Когда транспортная накладная не нужна
Обязанность оформить ЭТрН возникает только в тех перевозках, для которых нужна транспортная накладная.
Базовое правило: есть договор перевозки груза — нужна транспортная накладная.
Например, транспортную накладную оформляют, когда товар доставляет сторонняя транспортная компания. Она также потребуется, если продавец перевозит товар своим автомобилем, а стоимость доставки отдельно указана в договоре.
При самовывозе товара собственным транспортом покупателя без привлечения перевозчика договор перевозки обычно не заключается. В таком случае транспортная накладная, а значит и ЭТрН, не требуется.
Не стоит путать транспортную накладную с универсальным передаточным документом или товарной накладной. ЭТрН подтверждает перевозку. УПД или товарная накладная подтверждают передачу самого товара.
Как будет проходить обмен ЭТрН
Электронную транспортную накладную последовательно заполняют и подписывают участники перевозки:
- Грузоотправитель формирует и подписывает свою часть документа.
- Перевозчик принимает груз, проверяет сведения и подписывает свою часть.
- Грузополучатель принимает груз и подписывает свою часть.
- Перевозчик проверяет результат приёмки и завершает оформление накладной.
После выполнения всех этапов ГИС ЭПД присваивает документу статус «Перевозка завершена». Если один из обязательных участников не подписал свою часть, груз продолжит числиться в статусе «В пути».
Самостоятельно подключаться к государственной системе не нужно. Компания выбирает аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Оператор обеспечивает обмен между участниками и передаёт сведения в ГИС ЭПД.
Что потребуется бизнесу для работы с ЭТрН
Перед переходом компании нужно:
- выбрать оператора ИС ЭПД;
- определить сотрудников, которые будут создавать, проверять и подписывать документы;
- получить электронные подписи;
- оформить машиночитаемые доверенности;
- предоставить сотрудникам доступ к сервису;
- согласовать новый порядок работы с перевозчиками, поставщиками и покупателями;
- провести тестовые перевозки.
Руководитель организации или ИП подписывает документы квалифицированной электронной подписью. Сотруднику потребуется квалифицированная электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность, которая подтверждает его полномочия.
Выбирать одного оператора вместе со всеми контрагентами необязательно. Многие операторы поддерживают роуминг, поэтому участники перевозки могут пользоваться разными сервисами. Возможность обмена лучше проверить до запуска рабочих перевозок.
ФНС предупреждает, что подключение контрагентов, настройка системы и тестирование могут занять от 2 до 6 месяцев. Поэтому откладывать переход до последних дней августа рискованно.
Когда бумажная транспортная накладная останется
Приказ Минтранса № 262 от 01.06.26 установил 8 случаев, когда транспортную накладную, заказ или заявку оформляют на бумаге:
- Перевозятся грузы военного назначения, а Минобороны выступает грузоотправителем или грузополучателем.
- В перевозке участвует иностранная организация, сведения о которой не внесены в реестр аккредитованных филиалов и представительств.
- Каботажную перевозку выполняет иностранный перевозчик из государства ЕАЭС.
- Груз перевозят для личных, семейных или домашних нужд физического лица, не связанных с бизнесом.
- Передать ЭТрН невозможно из-за зафиксированного сбоя информационной инфраструктуры участника или оператора.
- В месте оформления нет доступа к интернету.
- Грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо.
- Перевозятся драгоценные металлы или драгоценные камни.
Обычная техническая ошибка на компьютере не всегда позволяет перейти на бумагу. Приказ отдельно связывает одно из исключений со сбоем, который зафиксировала государственная система обнаружения и предотвращения компьютерных атак. Отсутствие доступа к интернету указано как самостоятельное основание.
Если груз отправляют между филиалами одной компании и грузоотправитель с грузополучателем совпадают, транспортную накладную после 1 сентября можно оформлять на бумаге.
Что проверить до перехода на ЭТрН
Сначала определите, в каких операциях компании возникает транспортная накладная. Проверьте доставку поставщиками, собственную доставку покупателям, самовывоз с привлечением перевозчика и работу через экспедиторов.
Затем составьте список участников процесса. В него могут входить логисты, кладовщики, водители, бухгалтеры, менеджеры по закупкам и сотрудники, которые принимают товар.
До 1 сентября стоит провести хотя бы несколько тестовых перевозок. Проверяйте не только создание документа, но и весь маршрут: от подписи грузоотправителя до закрытия ЭТрН после приёмки.
Бесплатный план перехода на ЭТрН
Чтобы не собирать требования по разным нормативным документам, скачайте бесплатный подробный план перехода на ЭТрН с чек-листом.
Внутри:
- как определить перевозки, для которых нужна ЭТрН;
- как выбрать оператора ИС ЭПД;
- какие электронные подписи и доверенности оформить;
- кого подключить к работе с документами;
- что согласовать с перевозчиками и поставщиками;
- как провести тестовую перевозку;
- что проверить перед 1 сентября 2026 года.
Получите план перехода и проверьте готовность компании к обязательным ЭТрН до запуска новых правил.
Чтобы вам было проще разобраться, воспользуйтесь бесплатным гайдом «Электронные транспортные накладные: план перехода для бизнеса». Внутри — инструкция, чек-лист готовности и шаблон письма контрагенту.
Заберите гайд в удобном мессенджере:
