С 1 сентября 2026 года российский бизнес вступил в новую эру логистического документооборота. В соответствии с Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательной для большинства грузоперевозок автомобильным транспортом. Однако у многих компаний, работающих по схеме самовывоза, возникает закономерный вопрос: распространяется ли это требование на них? Ответ на этот вопрос не так однозначен, как может показаться на первый взгляд, и зависит от ряда ключевых нюансов.
Разберём этот вопрос по пунктам, опираясь на самые популярные запросы бизнеса, и выясним, в каких случаях электронная накладная нужна, а в каких — нет.
Хотите вести бухгалтерию сами — без ошибок и стресса? Сервис «Моё дело» рассчитает налоги, напомнит о сроках и поможет отправить отчётность онлайн. Попробовать бесплатно
Самовывоз товара: когда ЭТрН не нужна
Популярный вопрос: «Мы отгружаем товар со склада, покупатель забирает его своим транспортом. Нужна ли нам транспортная накладная?»
Ответ: Если покупатель приезжает за товаром на собственном или арендованном транспорте, но не заключает договор перевозки с третьей стороной (транспортной компанией или частным перевозчиком), то оформлять ЭТрН не требуется.
Электронная транспортная накладная подтверждает наличие договора перевозки груза между грузоотправителем и перевозчиком. Когда покупатель вывозит товар своими силами, договора перевозки не возникает — есть лишь факт передачи товара от продавца к покупателю. Этот факт фиксируется другими документами:
- Товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД — подтверждает передачу права собственности на товар.
- Доверенность на водителя или представителя покупателя — подтверждает его полномочия на получение груза.
- Отметка о выезде со склада (если предусмотрена внутренним регламентом).
Таким образом, при классическом самовывозе («забрали и увезли на собственном транспорте») никаких перевозочных документов, в том числе ЭТрН, оформлять не нужно. Продавец в этой цепочке не является стороной перевозки и не несет обязанностей по оформлению ЭТрН.
Самовывоз с привлечением перевозчика: кто становится грузоотправителем?
Популярный вопрос: «Мы (покупатель) нанимаем транспортную компанию, чтобы забрать товар со склада поставщика. Кто должен оформлять ЭТрН?»
Ответ: ТН по закону оформляет грузоотправитель. Покупатель, заключивший для самовывоза договор с транспортной компанией, выступает одновременно и грузоотправителем, и грузополучателем. В таком случае именно покупатель формирует ТН. Титул 1 заполняет и подписывает покупатель как грузоотправитель. При этом он указывает себя и как грузополучателя и заполняет Титул 3. Остальные поля заполняются стандартно: перевозчик, пункты, груз, переадресовка. Титулы 2 и 4 заполняет уже сам перевозчик..
Схема заполнения ЭТрН при этом выглядит следующим образом:
- Грузоотправитель — покупатель (ООО «Магазин»).
- Грузополучатель — также покупатель (ООО «Магазин»). В системе ставится отметка, что грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо.
- Перевозчик — транспортная компания, которую нанял покупатель.
Продавец в этой цепочке не является грузоотправителем и не отвечает за организацию перевозки.
Роль продавца и подписание ЭТрН
Популярный вопрос: «Мы продавцы. Покупатель нанимает перевозчика, но мы не хотим подписывать его электронную накладную и вообще участвовать в этом процессе. Имеем ли мы право отказаться?»
Ответ: Если продавец не участвует в перевозке груза, то подписывать ЭТрН он не обязан.
Важное исключение: когда покупатель одновременно грузоотправитель и грузополучатель
Популярный вопрос: «Мы покупаем товар, нанимаем перевозчика и везем его на свой склад. Выходит, мы и грузоотправитель, и грузополучатель. Можно ли тогда оформить ЭТрН на бумаге?»
Ответ: Этот вопрос вызван разъяснениями Минтранса, в которых указано, что в отдельных случаях допускается оформление на бумаге. Согласно Приказу Минтранса № 262, одним из таких случаев является ситуация, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом.
Действительно, в описанной ситуации (покупатель забирает товар для себя через наемного перевозчика) он является одновременно грузоотправителем и грузополучателем. Это дает ему право не оформлять электронную накладную, а использовать бумажный вариант.
Однако здесь есть важный нюанс: это правило действует в отношении обязательности электронного формата. Если покупатель хочет ускорить документооборот и обмен данными с перевозчиком, он все равно может добровольно использовать ЭТрН. Это право предусмотрели поправками в Закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ (ст. 5 Закона от 04.08.2026 № 302-ФЗ).
Как подключить транспортный ЭДО
Для перехода на электронный транспортный документооборот нужно произвести несколько шагов:
- Подключитесь к оператору ИС ЭПД (информационная система электронных перевозочных документов). Перечень аккредитованных операторов опубликован на сайте Минтранса.
- Оформите квалифицированные электронные подписи (КЭП) для ответственных сотрудников и машиночитаемые доверенности (МЧД), если подписывать документы будут не руководители.
- Настройте интеграцию с вашей учетной системой или используйте готовое решение оператора.
- Обучите сотрудников — диспетчеров, логистов, кладовщиков — работе с новыми форматами и ролями.
Переходный период продлится до 1 марта 2027 года — в это время за отсутствие ЭПД не будут штрафовать, а ограничатся устными предупреждениями. Но после этой даты требования ужесточатся, поэтому лучше не игнорировать новый порядок.
Передайте бухгалтерию специалистам «Моего дела» и забудьте о сроках подачи документов, штрафах и очередях. Мы поможем оптимизировать налоги, сдадим отчётность и проконсультируем по всем вопросам. Просто занимайтесь развитием бизнеса, а всё остальное мы возьмём на себя. Оставить заявку
FAQ
Нужна ли ЭТрН при самовывозе собственным транспортом покупателя?
Нет, не нужна. Договора перевозки нет, поэтому оформляется только товаросопроводительная документация (ТОРГ-12, УПД).
Кто должен оформлять ЭТрН, если для самовывоза нанята транспортная компания?
Покупатель. Он выступает в роли грузоотправителя, так как именно он заключил договор перевозки. По договорённости с перевозчиком заполнять ЭТрН может делать перевозчик.
Обязан ли продавец подписывать ЭТрН при самовывозе силами перевозчика?
Нет, поскольку он не участвует в процессе перевозки.
Можно ли оформить бумажную транспортную накладную, если покупатель является одновременно грузоотправителем и грузополучателем?
Да, Минтранс предусмотрел такое исключение. Но электронный формат все равно можно и даже рекомендуется использовать для ускорения процессов и прозрачности.
Чтобы вам было проще разобраться, воспользуйтесь бесплатным гайдом «Электронные транспортные накладные: план перехода для бизнеса». Внутри — инструкция, чек-лист готовности и шаблон письма контрагенту.
Заберите гайд в удобном мессенджере:
- Telegram — получить гайд
- MAX — получить гайд
