С 1 сентября 2026 года российский бизнес вступил в новую эру логистического документооборота. В соответствии с Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательной для большинства грузоперевозок автомобильным транспортом. Однако у многих компаний, работающих по схеме самовывоза, возникает закономерный вопрос: распространяется ли это требование на них? Ответ на этот вопрос не так однозначен, как может показаться на первый взгляд, и зависит от ряда ключевых нюансов.
Разберём этот вопрос по пунктам, опираясь на самые популярные запросы бизнеса, и выясним, в каких случаях электронная накладная нужна, а в каких — нет.
Самовывоз товара: когда ЭТрН не нужна
Популярный вопрос: «Мы отгружаем товар со склада, покупатель забирает его своим транспортом. Нужна ли нам транспортная накладная?»
Ответ: Если покупатель приезжает за товаром на собственном или арендованном транспорте, но не заключает договор перевозки с третьей стороной (транспортной компанией или частным перевозчиком), то оформлять ЭТрН не требуется.
Электронная транспортная накладная подтверждает наличие договора перевозки груза между грузоотправителем и перевозчиком. Когда покупатель вывозит товар своими силами, договора перевозки не возникает — есть лишь факт передачи товара от продавца к покупателю. Этот факт фиксируется другими документами:
- Товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД — подтверждает передачу права собственности на товар.
- Доверенность на водителя или представителя покупателя — подтверждает его полномочия на получение груза.
- Отметка о выезде со склада (если предусмотрена внутренним регламентом).
Таким образом, при классическом самовывозе («забрали и увезли на собственном транспорте») никаких перевозочных документов, в том числе ЭТрН, оформлять не нужно. Продавец в этой цепочке не является стороной перевозки и не несет обязанностей по оформлению ЭТрН.
Самовывоз с привлечением перевозчика: кто становится грузоотправителем?
Популярный вопрос: «Мы (покупатель) нанимаем транспортную компанию, чтобы забрать товар со склада поставщика. Кто должен оформлять ЭТрН?»
Ответ: ТН по закону оформляет грузоотправитель. Покупатель, заключивший для самовывоза договор с транспортной компанией, выступает одновременно и грузоотправителем, и грузополучателем. В таком случае именно покупатель формирует ТН. Титул 1 заполняет и подписывает покупатель как грузоотправитель. При этом он указывает себя и как грузополучателя и заполняет Титул 3. Остальные поля заполняются стандартно: перевозчик, пункты, груз, переадресовка. Титулы 2 и 4 заполняет уже сам перевозчик..
Схема заполнения ЭТрН при этом выглядит следующим образом:
- Грузоотправитель — покупатель (ООО «Магазин»).
- Грузополучатель — также покупатель (ООО «Магазин»). В системе ставится отметка, что грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо.
- Перевозчик — транспортная компания, которую нанял покупатель.
Продавец в этой цепочке не является грузоотправителем и не отвечает за организацию перевозки.
Роль продавца и подписание ЭТрН
Популярный вопрос: «Мы продавцы. Покупатель нанимает перевозчика, но мы не хотим подписывать его электронную накладную и вообще участвовать в этом процессе. Имеем ли мы право отказаться?»
Ответ: Если продавец не участвует в перевозке груза, то подписывать ЭТрН он не обязан.
Важное исключение: когда покупатель одновременно грузоотправитель и грузополучатель
Популярный вопрос: «Мы покупаем товар, нанимаем перевозчика и везем его на свой склад. Выходит, мы и грузоотправитель, и грузополучатель. Можно ли тогда оформить ЭТрН на бумаге?»
Ответ: Этот вопрос вызван разъяснениями Минтранса, в которых указано, что в отдельных случаях допускается оформление на бумаге. Согласно Приказу Минтранса № 262, одним из таких случаев является ситуация, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом.
Действительно, в описанной ситуации (покупатель забирает товар для себя через наемного перевозчика) он является одновременно грузоотправителем и грузополучателем. Это дает ему право не оформлять электронную накладную, а использовать бумажный вариант.
Однако здесь есть важный нюанс: это правило действует в отношении обязательности электронного формата. Если покупатель хочет ускорить документооборот и обмен данными с перевозчиком, он все равно может добровольно использовать ЭТрН. Это право предусмотрели поправками в Закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ (ст. 5 Закона от 04.08.2026 № 302-ФЗ).
Как подключить транспортный ЭДО
Для перехода на электронный транспортный документооборот нужно произвести несколько шагов:
- Подключитесь к оператору ИС ЭПД (информационная система электронных перевозочных документов). Перечень аккредитованных операторов опубликован на сайте Минтранса.
- Оформите квалифицированные электронные подписи (КЭП) для ответственных сотрудников и машиночитаемые доверенности (МЧД), если подписывать документы будут не руководители.
- Настройте интеграцию с вашей учетной системой или используйте готовое решение оператора.
- Обучите сотрудников — диспетчеров, логистов, кладовщиков — работе с новыми форматами и ролями.
Переходный период продлится до 1 марта 2027 года — в это время за отсутствие ЭПД не будут штрафовать, а ограничатся устными предупреждениями. Но после этой даты требования ужесточатся, поэтому лучше не игнорировать новый порядок.
FAQ
Нужна ли ЭТрН при самовывозе собственным транспортом покупателя?
Нет, не нужна. Договора перевозки нет, поэтому оформляется только товаросопроводительная документация (ТОРГ-12, УПД).
Кто должен оформлять ЭТрН, если для самовывоза нанята транспортная компания?
Покупатель. Он выступает в роли грузоотправителя, так как именно он заключил договор перевозки. По договорённости с перевозчиком заполнять ЭТрН может делать перевозчик.
Обязан ли продавец подписывать ЭТрН при самовывозе силами перевозчика?
Нет, поскольку он не участвует в процессе перевозки.
Можно ли оформить бумажную транспортную накладную, если покупатель является одновременно грузоотправителем и грузополучателем?
Да, Минтранс предусмотрел такое исключение. Но электронный формат все равно можно и даже рекомендуется использовать для ускорения процессов и прозрачности.
Чтобы вам было проще разобраться, воспользуйтесь бесплатным гайдом «Электронные транспортные накладные: план перехода для бизнеса». Внутри — инструкция, чек-лист готовности и шаблон письма контрагенту.
Заберите гайд в удобном мессенджере:
- Telegram — получить гайд
- MAX — получить гайд
