С 1 сентября 2026 года российский бизнес вступает в новую эру логистического документооборота. В соответствии с Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательной для большинства грузоперевозок автомобильным транспортом. Однако у многих компаний, работающих по схеме самовывоза, возникает закономерный вопрос: распространяется ли это требование на них? Ответ на этот вопрос не так однозначен, как может показаться на первый взгляд, и зависит от ряда ключевых нюансов.
Разберём этот вопрос по пунктам, опираясь на самые популярные запросы бизнеса, и выясним, в каких случаях электронная накладная нужна, а в каких — нет.
Самовывоз товара: когда ЭТрН не нужна
Популярный вопрос: «Мы отгружаем товар со склада, покупатель забирает его своим транспортом. Нужна ли нам транспортная накладная?»
Ответ: Если покупатель приезжает за товаром на собственном или арендованном транспорте, но не заключает договор перевозки с третьей стороной (транспортной компанией или частным перевозчиком), то оформлять ЭТрН не требуется.
Электронная транспортная накладная подтверждает наличие договора перевозки груза между грузоотправителем и перевозчиком. Когда покупатель вывозит товар своими силами, договора перевозки не возникает — есть лишь факт передачи товара от продавца к покупателю. Этот факт фиксируется другими документами:
- Товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД — подтверждает передачу права собственности на товар.
- Доверенность на водителя или представителя покупателя — подтверждает его полномочия на получение груза.
- Отметка о выезде со склада (если предусмотрена внутренним регламентом).
Таким образом, при классическом самовывозе («забрали и увезли на собственном транспорте») никаких перевозочных документов, в том числе ЭТрН, оформлять не нужно. Продавец в этой цепочке не является стороной перевозки и не несет обязанностей по оформлению ЭТрН.
Самовывоз с привлечением перевозчика: кто становится грузоотправителем?
Популярный вопрос: «Мы (покупатель) нанимаем транспортную компанию, чтобы забрать товар со склада поставщика. Кто должен оформлять ЭТрН?»
Ответ: В этом случае ЭТрН оформлять необходимо, но делает это покупатель, а не продавец. Покупатель в данной ситуации выступает в роли грузоотправителя.
Рассмотрим логику законодательства. Согласно статье 2 Федерального закона № 259-ФЗ, грузоотправитель — это лицо, которое по договору перевозки выступает от своего имени и указывается в транспортной накладной. В сценарии с наемным перевозчиком именно покупатель заключает договор с транспортной компанией, оплачивает ее услуги и, следовательно, становится грузоотправителем.
Схема заполнения ЭТрН при этом выглядит следующим образом:
- Грузоотправитель — покупатель (ООО «Магазин»).
- Грузополучатель — также покупатель (ООО «Магазин»). В системе ставится отметка, что грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо.
- Перевозчик — транспортная компания, которую нанял покупатель.
- Лицо, осуществляющее погрузку — продавец (поставщик), так как погрузка происходит на его складе.
Продавец в этой цепочке не является грузоотправителем и не отвечает за организацию перевозки. Однако он должен поставить отметку (КЭП) в разделе 8 ЭТрН, подтверждая, что груз был погружен на транспортное средство. Это один из ключевых нюансов, с которым многие продавцы не хотят мириться, но с 1 сентября 2026 года, по мнению экспертов, отказ от выполнения этой функции станет проблематичным.
Роль продавца и подписание ЭТрН
Популярный вопрос: «Мы продавцы. Покупатель нанимает перевозчика, но мы не хотим подписывать его электронную накладную и вообще участвовать в этом процессе. Имеем ли мы право отказаться?»
Ответ: Теоретически отказ возможен, но на практике с введением обязательного ЭДО он создает серьезные риски. По правилам заполнения ЭТрН, лицо, осуществляющее погрузку, должно зафиксировать этот факт в разделе 8 накладной. Если продавец отказывается ставить подпись, перевозчик не сможет завершить оформление документа и начать перевозку легально.
Ситуация осложняется тем, что до 1 сентября 2026 года продавцы часто отказывались от подписания бумажных ТН, ссылаясь на то, что перевозка — это проблема покупателя. Однако эксперты предупреждают: переход на обязательную ЭТрН меняет расклад. Водителю перевозчика запрещено действовать от имени двух сторон договора (например, быть и перевозчиком, и грузоотправителем, и грузополучателем одновременно). Поэтому участие продавца как лица, осуществляющего погрузку, становится юридически необходимым для подтверждения того, что груз действительно передан перевозчику на складе.
В конечном счете, отказ продавца от подписания ЭТрН может привести к тому, что покупатели просто перестанут работать с таким поставщиком, предпочитая тех, кто интегрирован в систему электронного документооборота (ЭДО) и готов оперативно подписывать документы.
Важное исключение: когда покупатель одновременно грузоотправитель и грузополучатель
Популярный вопрос: «Мы покупаем товар, нанимаем перевозчика и везем его на свой склад. Выходит, мы и грузоотправитель, и грузополучатель. Можно ли тогда оформить ЭТрН на бумаге?»
Ответ: Этот вопрос вызван недавними разъяснениями Минтранса, в которых указано, что в отдельных случаях допускается оформление на бумаге. Согласно Приказу Минтранса № 262, одним из таких случаев является ситуация, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом.
Действительно, в описанной ситуации (покупатель забирает товар для себя через наемного перевозчика) юридически он является одновременно грузоотправителем и грузополучателем. Это дает ему право не оформлять электронную накладную, а использовать бумажный вариант.
Однако здесь есть важный нюанс: это правило действует в отношении обязательности электронного формата. Если покупатель хочет ускорить документооборот и обмен данными с перевозчиком, он все равно может добровольно использовать ЭТрН.
Подготовка к переходу: что нужно сделать уже сейчас
Независимо от того, кто в вашей цепочке выступает грузоотправителем, подготовка к 1 сентября 2026 года требует действий от всех участников рынка. Эксперты рекомендуют не откладывать внедрение на последний месяц, а начать подготовку заранее:
- Подключитесь к оператору ИС ЭПД (информационная система электронных перевозочных документов). Перечень аккредитованных операторов опубликован на сайте Минтранса.
- Оформите квалифицированные электронные подписи (КЭП) для ответственных сотрудников и машиночитаемые доверенности (МЧД), если подписывать документы будут не руководители.
- Настройте интеграцию с вашей учетной системой или используйте готовое решение оператора.
- Обучите сотрудников — диспетчеров, логистов, кладовщиков — работе с новыми форматами и ролями.
Переходный период продлится до 1 марта 2027 года — в это время за отсутствие ЭПД не будут штрафовать, а ограничатся устными предупреждениями. Но после этой даты требования ужесточатся, поэтому лучше войти в новый порядок заранее.
FAQ
Нужна ли ЭТрН при самовывозе собственным транспортом покупателя?
Нет, не нужна. Договора перевозки нет, поэтому оформляется только товаросопроводительная документация (ТОРГ-12, УПД).
Кто должен оформлять ЭТрН, если для самовывоза нанята транспортная компания?
Покупатель. Он выступает в роли грузоотправителя, так как именно он заключил договор перевозки. По договорённости с перевозчиком заполнять ЭТрН может делать перевозчик.
Обязан ли продавец подписывать ЭТрН при самовывозе силами перевозчика?
Да, он должен подписать раздел 8 как «Лицо, осуществляющее погрузку», подтверждая факт отгрузки товара перевозчику.
Можно ли оформить бумажную транспортную накладную, если покупатель является одновременно грузоотправителем и грузополучателем?
Да, Минтранс предусмотрел такое исключение. Но электронный формат все равно можно и даже рекомендуется использовать для ускорения процессов и прозрачности.
Что будет, если продавец откажется подписывать ЭТрН как лицо, осуществляющее погрузку?
Перевозчик не сможет оформить перевозку легально. Это может привести к отказу покупателей от работы с таким продавцом в пользу более технологичных контрагентов.
