Современный бизнес не привязан к офису. Руководитель может управлять компанией из любой точки мира, если все процессы отлажены. Но что делать, если штатный бухгалтер не готов работать удалённо и брать на себя дополнительную ответственность?
Наш клиент — ООО «РОМАВИTA»: компания, которая торгует детскими игрушками на маркетплейсах. Бизнес активно рос, и руководитель планировал длительную рабочую поездку в Китай: найти новых поставщиков, договориться о производстве своих моделей игрушек и понять, что ему может предложить такой рынок.
Ему нужно было заранее решить вопрос с бухгалтерией. Руководитель должен сам подписывать каждый документ в отчётности, но отправлять их почтой было бы дорого, долго и неудобно.
У руководителя уже была идея — но она была труднореализуемой
План у руководителя был простой: оставить свою электронную подпись (ЭЦП) и доверенность, чтобы она могла подписать отчётность и вести дела во время его отсутствия.
Но бухгалтер наотрез отказалась от такого подхода. Применять чужую ЭЦП незаконно, даже с доверенностью. При её применении, по закону, подтверждать применение должен сам владелец. Ситуация стала критической. Командировка была на грани срыва, потому что бизнес нельзя было оставить без финансового контроля. Директор понял, что ему нужен не просто исполнитель, а партнёр, который готов к современным, гибким решениям. Так он обратился к нам.
У нас уже было готовое решение — и мы сразу его предложили
На самом деле такая задача абсолютно решаема, просто требует другого подхода. Нам не нужна была чужая ЭЦП, чтобы выполнять свою работу — вместо этого мы выстроили прозрачную и технологичную систему.
Шаг 1. Провели глубокий аудит и настроили интеграции. Мы не просто приняли дела, а полностью проанализировали учёт клиента. Сразу же настроили интеграции с его банками и личными кабинетами на маркетплейсах. Теперь все данные о продажах и платежах поступали в нашу систему автоматически, исключая ошибки ручного ввода.
Шаг 2. Подключили электронный документооборот (ЭДО). Это помогло обмениваться документами с контрагентами онлайн, а не оформлять бумажные акты и накладные.
Шаг 3. Оформили безопасные электронную подпись и машиночитаемую доверенность. Мы объяснили руководителю, что передавать свою электронную подпись никому не нужно и даже опасно. Вместо этого мы помогли ему оформить личную ЭЦП в ФНС и выпустить на нас машиночитаемую доверенность (МЧД).
Это современный и безопасный стандарт, который позволяет нам подписывать отчётность от его имени, но в рамках чётко определённых полномочий. При этом система «видит», что подпись ставим мы, а не сам директор, прямо как при оформлении документов с «бумажной» доверенностью. Такой подход абсолютно легален.
Для клиента работа через машиночитаемую доверенность тоже безопасна. В случае нашей ошибки вина будет очевидна, и мы в соответствии с договором компенсируем возникший ущерб.
Вся подготовка заняла всего несколько дней. Мы создали систему, в которой 90% рутинных операций выполнялись автоматически, а ключевые решения оставались за руководителем.
Результат: полный контроль над бизнесом с другого континента
Руководитель спокойно уехал в командировку. Вся бухгалтерия оказалась у него в ноутбуке.
- Он видел все финансовые потоки в реальном времени.
- Документы с поставщиками и маркетплейсами подписывались в пару кликов через ЭДО.
- Мы вовремя готовили и сдавали всю отчётность, используя МЧД.
Если у него возникали вопросы, он просто писал своему бухгалтеру в WhatsApp и оперативно получал консультацию. Бизнес не просто не остановился — он стал более прозрачным и управляемым. Что дальше
Руководитель оценил удобство и безопасность — и сейчас «РОМАВИТА» продолжает пользоваться нашими сервисами и МЧД. Работа бухгалтера стала немного проще — система собирает большую часть данных в отчёты и сама напоминает о дедлайнах.
Помогаем разным компаниям с бухгалтерией: берём на аутсорсинг отдельные участки или всю работу сразу, предоставляем автоматизированную интернет-бухгалтерию и другие технологические решения. С нами безопасно — 16 лет работы и 70 тысяч клиентов это подтвердят. Для скептиков у нас есть страховка на 100 млн ₽ — если из-за нашей ошибки бизнес оштрафуют, мы возместим эти деньги.
