Законодательство не требует при работе с самозанятыми составлять акты выполненных работ. Но есть случаи, когда это делать необходимо. Расскажем, какие документы составлять при работе с самозанятым и в каких случаях акт выполненных работ будет полезен для заказчика.
Документы при взаимодействии с самозанятым
При работе с самозанятым, как и с любым другим контрагентом, важно составлять документы о сотрудничестве. Они помогут не только избежать недопонимания между заказчиком и исполнителем, но и защитят интересы в суде или перед налоговой.
Чек
При работе с самозанятыми это главный документ.
Всегда после получения оплаты плательщик НПД должен зайти в приложение «Мой налог», сформировать чек и предоставить его заказчику (покупателю) в бумажном или электронном виде.
Выданный чек — обязательное условие при работе с самозанятым. Только благодаря чеку заказчик может подтвердить расходы и не платить дополнительные налоги.
Остальные документы составляются по желанию и для подстраховки. Но обычно сотрудничество не обходится без договора и актов выполненных работ.
Договор
При работе с самозанятым составляется гражданско-правовой договор (подряда или оказания услуг).
В договоре важно обозначить, какую работу выполняет самозанятый и её сроки, порядок, размер оплаты, ответственность, сроки предоставления чека и другое.
Главное в договоре — избегать признаков трудового договора и не писать: «оклад», «локальный нормативный акт», «трудовая функция» и всё, что связано с трудовыми отношениями. Иначе у налоговой могут появиться вопросы, а у заказчика — обязанность по уплате НДФЛ и страховых взносов.
Читать подробнее — «Риски работы с самозанятыми».
При работе с самозанятым необязательно заключать договор, но рекомендуем это делать, потому что при необходимости он поможет как в судебных разбирательствах, так и при взаимодействии с налоговой, если будут подозрения в подмене трудовых отношений.
Акт выполненных работ
Если при сотрудничестве с самозанятым составляется договор, то в нём прописывается, что заказчик проверяет и принимает работу путём подписания акта выполнения работ.
Данный документ фиксирует факт выполнения работ. Если при приёмке работ заказчик обнаружит недостатки, то он вправе зафиксировать это в акте, а впоследствии на этом основании защищать интересы в суде.
Когда ещё составлять акт выполненных работ
| Заказчик заплатил исполнителю аванс В день завершения работ выплату самозанятому можно включить в расходы (при методе начисления) — акт подтвердит эту дату. |
Акт конкретизирует выполненные работы Оказанные работы исполнителем должны быть чётко прописаны. Бывают случаи, когда в договоре работы прописаны обобщённо, без конкретики. Это избавит от подозрений налоговиков о подмене трудовых отношений |
| Исполнитель аннулировал чек Акт выполненных работ при отсутствии (аннулировании) чека поможет подтвердить сотрудничество с самозанятым |
Принятие работы в несколько этапов Вознаграждение самозанятых зависит от количества выполненных работ. В акте можно зафиксировать их количество, указать стоимость и сроки выполнения |
Как составлять акт выполненных работ
Акт, как и договор, важно правильно составлять. Хоть и единых норм для составления этого документа нет, в нём важно указать:
- Наименование и дату составления.
- Реквизиты договора.
- Наименование работ, их объём, стоимость и сроки проведения
- Упомянуть, что исполнитель является плательщиком НПД.
- Отметить об отсутствии/наличии претензий.
Подписывать документ должны заказчик и исполнитель.
