С 2020 года начался постепенный переход на электронные трудовые книжки и до сих пор у работодателей в связи с этим появляется много хлопот и обязанностей. Много и вопросов. Что будет с бумажными книжками? Как и когда перейти на электронные трудовые? Обязательно ли это и что именно делать работодателям? В этой статье разложим все по полочкам и ответим на частые вопросы.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой, где будет отображаться вся та же информация, что и в бумажных книжках. За исключением информации об образовании и награждениях – их в электронном аналоге нет.
Все данные о трудовой деятельности граждан собираются в информационной системе Соцфонда, которую начали формировать с 2020 года еще при ПФР. Для этого работодатели передают в СФР все сведения о кадровых изменениях.
Вся информация по электронным трудовым книжкам за 15 минут в нашем экспертном видео:
Закон об электронных трудовых книжках с 1 января 2020 года
Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019г. об электронных трудовых книжках вступил в силу с 1 января 2020 года. Закон вносит изменения в Трудовой кодекс в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Трудовой кодекс дополнили статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», где закреплены обязанности работодателей передавать сведения о кадровых изменениях в СФР.
Преимущества электронной трудовой книжки
Электронную трудовую книжку, в отличие от бумажной, нельзя потерять. Человек всегда сможет получить актуальные и достоверные сведения о своей трудовой деятельности из информационной базы ПФР. Ему не придется делать и заверять копии цифровой трудовой для различных инстанций, плюс станет проще устраиваться на дистанционную работу.
Ежемесячный отчет ЕФС-1 подраздел 1.1 раздела 1 нужен для наполнения электронной базы СФР сведениями о трудовой деятельности. Первый раз работодатели сдавали его аналог СЗВ-ТД в феврале 2020 года, но не все, а только часть из них. В 2023 году его отменили.
Дело в том, что в 2026 году отчет нужно сдавать только тем работодателям, у которых в отчетном месяце появились основания для этого.
Вот эти основания:
- Компания приняла нового сотрудника, уволила или перевела сотрудника внутри компании.
- Кто-то из сотрудников сдал заявление о выборе варианта ведения трудовой.
- Работодатель поменял название.
- Работнику установили (присвоили) вторую или последующую профессию, специальность или иную квалификацию.
- По решению суда работнику запретили занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.
Если за месяц ничего подобного не произошло, фирма не должна сдавать ЕФС-1 по итогам этого месяца. Если основание появилось – нужно до 25 числа следующего месяца сдать отчет на работника, по которому есть основание, по остальным не нужно. Отчет сдают на каждого сотрудника отдельно. По приемам и увольнениям сотрудников отчет сдают на следующий день после наступления события.
Другие вопросы по ЭТК
Ответим на самые часто задаваемые вопросы.
Нужно ли специальное ПО для перехода и ведения ЭТК?
Нет, вести электронные трудовые будет СФР. Задача работодателя только отправлять туда данные об изменениях. Если до этого у вас уже был электронный документооборот с СФР, новый отчет вы будете отправлять в том же порядке, что и раньше. Если раньше вы «общались» с СФР только на бумаге, при необходимости нужно будет обеспечить возможность отправлять отчеты в электронном виде.
Кто будет иметь доступ к сведениям по ЭТК?
Только Соцфонд и сами граждане по своей трудовой деятельности. Работодатели при приеме сотрудников будут получать сведения о предыдущих местах работы от самих сотрудников в электронном или бумажном виде.
Как получить сведения о своей трудовой деятельности?
Получить такие сведений после перехода на ЭТК можно:
- у своего работодателя (только по периоду работы у него). Для этого нужно обратиться к нему с заявлением лично или по электронной почте, где указать, в каком виде нужны сведения: в бумажном или электронном виде. Работодатель должен предоставить их по форме СТД-Р не позднее трех рабочих дней, а при увольнении – в день увольнения.
- в отделении СФР, в МФЦ;
- через личный кабинет на сайте СФР или на Едином портале предоставления государственных услуг (госуслуги).
Соответственно, при устройстве на новую работу человек будет давать работодателю уже не бумажную трудовую (если отказался от нее) а сведения из электронной базы.
Что делать тем, кто по во время перехода на ЭТК не имел трудовых отношений?
Допустим, человек имеет трудовой стаж, и бумажная трудовая у него есть, но какое-то время он не работал и по состоянию на 31.12.2020 года не был трудоустроен. За ним сохраняется право подать заявление о выборе способа ведения трудовой, когда устроится на работу.
То же самое касается тех, кто был трудоустроен, но в переходный период не работал и до конца 2020 года заявление не подал (был отстранен от работы, находился в отпуске или на больничном).
Какая ответственность (штрафы, санкции) за нарушения по электронным трудовым книжкам?
За нарушения, связанные с ЕФС-1 (подраздел 1.1), предусмотрено два вида ответственности:
За несдачу отчета в срок, неполные или недостоверные сведения штрафуют должностное лицо (обычно руководителя или кадровика) на сумму от 300 до 500 рублей за каждого застрахованного сотрудника (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Если вы нарушили сам порядок ведения трудовых (например, не выдали бумажную книжку при переходе на ЭТК или допустили ошибку в процедуре), ответственность для ИП: от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлиц: от 30 000 до 50 000 рублей. За повторное нарушение: штрафы вырастают (для юрлиц — до 70 000 руб.) (ст. 5.27 КоАП РФ).
