Товар получили, услуги оказаны, деньги пришли, а закрывающих документов — нет. Для бизнеса это не просто вопрос порядка в папках: без правильно оформленной первички могут возникнуть сложности с подтверждением расходов и вычетом НДС.
Разберём, какие документы запросить, чем можно временно подтвердить операцию и как закрыть квартал, если контрагент так и не вышел на связь.
Какие закрывающие документы нужно получить
Набор документов зависит от сделки.
| Сделка | Какие документы обычно нужны |
|---|---|
| Купили товары | накладная или УПД |
| Получили работы или услуги | акт, УПД или другой первичный документ, предусмотренный договором |
| Купили товары, работы или услуги с НДС | накладная, счёт-фактура либо УПД, который одновременно выполняет функцию первичного документа и счёта-фактуры |
| Работаете через ЭДО | электронный УПД или другой допустимый электронный первичный документ |
Унифицированная форма первички нужна не всегда. Компания может использовать самостоятельно разработанный документ, если он содержит обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.11. Каждый факт хозяйственной жизни должен подтверждаться первичным учётным документом.
С 01.01.26 изменились правила электронного документооборота. Через операторов ЭДО больше нельзя обмениваться формализованными электронными актами и товарными накладными старых форматов. Основным формализованным электронным документом для передачи товаров, работ и услуг стал УПД. При этом бумажные акты и накладные не отменены, как и неформализованные электронные документы.
Неформализованные электронные форматы (PDF, jpeg и др.) допустимы к обмену по ЭДО, но для проверки ФНС дополнительно заверяются.
Чем грозит отсутствие документов
Главный риск — компания не сможет подтвердить расходы.
Для налога на прибыль затраты должны быть обоснованными и документально подтверждёнными. ФНС указывает, что каждый хозяйственный факт оформляют первичным документом, а требования к подтверждению расходов установлены ст. 252 НК РФ и ст. 9 закона № 402-ФЗ.
С НДС есть дополнительное условие. По общему правилу входной налог можно принять к вычету, когда одновременно выполнены необходимые условия: покупка совершена для операций, облагаемых НДС, принята к учёту, есть соответствующая первичка и правильно оформленный счёт-фактура.
Пример. Компания получила услуги в августе на 122 000 ₽, в том числе НДС 22 000 ₽. Исполнитель прислал только счёт на оплату, а акт и счёт-фактуру обещал после отпуска.
Сам по себе счёт на оплату не заменяет документы, подтверждающие оказание услуги. Поэтому принимать 22 000 ₽ НДС к вычету только на основании счёта нельзя.
Сначала официально запросите документы
Если менеджер контрагента написал в мессенджере «вернусь через 2 недели», ждать молча не стоит.
Направьте официальный запрос. В нём укажите:
- договор и период, к которому относятся документы;
- какие документы нужны;
- сумму и содержание операции;
- срок, в который просите их направить;
- способ передачи — через ЭДО, электронную почту или на бумаге;
- контакт сотрудника, который сможет принять документы.
Если договор предусматривает ЭДО, запрос лучше отправить через него. Если официальный канал — электронная почта, используйте адрес из договора. При необходимости продублируйте запрос заказным письмом или через курьера.
Сохраните подтверждение отправки: статус документа в ЭДО, письмо, уведомление о доставке или почтовую квитанцию. Эти материалы не заменят первичку, но подтвердят, что компания пыталась получить документы.
Можно ли использовать скан документа
Скан акта или накладной и полноценный электронный документ — не одно и то же.
Электронный первичный документ должен быть подписан электронной подписью. Документ, сформированный через ЭДО и подписанный электронной подписью, может иметь такую же юридическую силу, как бумажный.
Обычный PDF или фотография подписанного акта, присланные по электронной почте, не становятся автоматически электронным оригиналом. Возможность использовать такой обмен зависит в том числе от условий договора и порядка применения электронной подписи.
Для бухгалтерского учёта в порядке исключения допустимо проводить операции на основе фотографии или скана документа, но только при условии дальнейшего получения оригинала документа.
В налоговом учёте проводить операции можно только при условии наличия оригиналов во избежание рисков претензий со стороны ФНС.
Поэтому скан можно сохранить для текущей работы и сверки данных, но не стоит автоматически считать его полноценной заменой первичного документа.
Если контрагент может выйти на связь хотя бы на несколько минут, проще попросить его отправить правильно подписанный документ через ЭДО.
Можно ли заменить акт или накладную на УПД
Можно, если УПД подходит для конкретной операции и стороны используют его для оформления передачи товаров, работ или услуг.
УПД со статусом 1 может совмещать сразу 2 функции:
- первичного учётного документа;
- счёта-фактуры.
ФНС подтверждает, что УПД можно использовать для подтверждения расходов и, при выполнении требований НК РФ, для вычета НДС.
В 2026 году это особенно удобно при электронном документообороте: УПД стал единственным формализованным электронным документом для подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг.
Если контрагент раньше оформлял отдельный акт и счёт-фактуру, стороны могут договориться об использовании УПД. Но документ нужно оформить по фактической хозяйственной операции — просто создать его вместо недостающей первички без участия второй стороны нельзя.
Можно ли оформить документы после возвращения контрагента
Да, получить документы позже можно. Главное — чтобы в них были отражены реальные обстоятельства операции: содержание, сумма, дата хозяйственного факта и подписи сторон.
Закон № 402-ФЗ требует составлять первичный документ при совершении хозяйственного факта, а если это невозможно — непосредственно после его окончания. Поэтому специально менять дату оказания услуг или поставки на дату возвращения сотрудника контрагента из отпуска не стоит.
Например, услуги оказали 20 августа, а бухгалтер поставщика вышел из отпуска 5 сентября. Не нужно оформлять сентябрьскую реализацию только потому, что документ физически подготовили позже. В первичке должны быть корректно отражены данные о фактически совершённой операции.
Что делать, если квартал заканчивается, а документов нет
Не пытайтесь закрыть пробел документом, который не подтверждает реальную операцию.
Сначала соберите всё, что уже есть:
- договор и приложения;
- счёт и платёжные документы;
- переписку;
- заявку или заказ;
- отчёт исполнителя;
- документы о приёмке товара;
- подтверждение фактического выполнения работ;
- официальный запрос закрывающих документов.
Дальнейшие действия зависят от налога и вида документа.
Если не хватает документов для вычета НДС. Не заявляйте вычет, пока не выполнены необходимые условия.
Есть полезное исключение: если товары, работы или услуги уже приняты на учёт, а счёт-фактуру компания получила после окончания квартала, но до срока подачи декларации по НДС, вычет можно заявить за завершившийся квартал. Такое правило предусмотрено п. 1.1 ст. 172 НК РФ.
Например, поставка состоялась 30 сентября, а счёт-фактура пришёл 15 октября. Если остальные условия для вычета выполнены, ждать IV кв. только из-за даты получения счёта-фактуры не требуется.
Если документы пришли позже, вычет по многим приобретениям можно перенести на один из следующих налоговых периодов в пределах установленного 3-летнего срока.
Если документов не хватает для подтверждения расходов. Для налогового учёта нельзя автоматически включать неподтверждённую сумму в расходы только потому, что компания заплатила деньги.
Когда первичка придёт, бухгалтеру нужно определить, к какому периоду относится расход и требуется ли корректировать уже сданную отчётность. Правила зависят от налогового режима и метода признания расходов. Например, при методе начисления расходы по налогу на прибыль относятся к тому периоду, к которому они относятся экономически, а не к дате оплаты.
Поэтому универсального правила «пришёл акт в октябре — ставим расход в октябрь» нет.
Что предусмотреть в договоре на будущее
Самый простой способ не искать закрывающие документы в последний день квартала — заранее договориться о порядке их передачи.
Добавьте в договор:
- конкретный срок отправки первички, например 3 рабочих дня после оказания услуги;
- перечень документов по сделке;
- способ обмена — ЭДО, бумага или другой согласованный канал;
- адреса электронной почты и ответственных сотрудников;
- обязанность исправить ошибки в документах в установленный срок;
- порядок подписания УПД;
- требования к счёту-фактуре, если покупателю нужен вычет НДС;
- контакт для обмена документами на время отпуска основного сотрудника;
- ответственность за нарушение сроков, если стороны хотят её установить.
Полезно также не привязывать обмен первичкой к одному бухгалтеру или менеджеру. Если сотрудник контрагента уходит в отпуск, компания должна иметь возможность передать документы через другого ответственного.
Чек-лист: что делать, если закрывающие документы не пришли
Если до закрытия периода контрагент не прислал документы:
- Проверьте, какой документ нужен именно по вашей сделке.
- Отправьте официальный запрос и сохраните подтверждение.
- Уточните, может ли контрагент подписать УПД или другой документ через ЭДО.
- Не принимайте обычный скан автоматически за полноценный электронный оригинал.
- Не заявляйте вычет НДС без документов, необходимых для его подтверждения.
- Соберите договор, платежи и другие доказательства совершённой операции.
- После получения первички определите вместе с бухгалтером, в каком периоде отразить расходы и НДС.
Отпуск сотрудника контрагента не должен превращаться в проблему при закрытии квартала. Чем раньше компания контролирует первичку и фиксирует сроки её получения в договоре, тем меньше документов придётся догонять перед отчётностью.
