Эпоха стремительной цифровизации и электронной автоматизации подарила возможность сделать процессы, связанные так или иначе с обработкой документов, удобными, логичными и максимально простыми. Это стало возможно благодаря внедрению передовых технологий в области документооборота. Одно из последних нововведений — МЧД, что расшифровывается как «машиночитаемая доверенность».
Доверенность машиночитаемого типа была разработана для удостоверения уполномоченности делегированного сотрудника действовать от имени юридического лица в различных взаимодействиях с госструктурами, представлять интересы компании в электронных тендерах и торгах, подписывать те или иные документы в цифровом виде. Базовый набор атрибутов данного инструмента был разработан ещё в 2021 году. И в том же году были составлены и закреплены юридически первые проекты и своды правил использования МЧД.
Далее в статье подробно рассказано о том, что из себя представляет машиночитаемая доверенность, каков её функционал в современных условиях, как её правильно оформить, как ей управлять и как передать МЧД контрагенту.
Важно знать
- Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная доверенность, которая заменяет бумажный документ и не требует нотариального заверения.
- МЧД должны отвечать требованиям, указанным в приказе от 18 августа 2021 года №857.
- МЧД упрощает процесс передачи полномочий и обеспечивает защиту данных и снижает вероятность ошибок.
- МЧД обязательна для ряда коммерческих операций, таких как подача налоговой отчетности в электронном виде (с 1 марта 2024 года).
- МЧД обязательно использовать для компаний с численностью сотрудников более 100 человек и с годовым оборотом более 10 млрд рублей.
- Только руководитель имеет право создать, отменить или передоверить доверенность.
- Проверить документ можно на сайте ФНС.
Что такое МЧД и зачем она нужна
МЧД – это электронный вариант бумажной доверенности. Она подписывается квалифицированной электронной подписью директора организации или ИП.
Электронный документ в формате XML не нуждается в нотариальном заверении (ст. 187 ГК РФ) — достаточно сформировать его, зарегистрировать и провести в государственном контролирующем органе. Этого удобно при отправке отчётности в налоговые органы, в оформлении взаимоотношений с контрагентами — больше не нужно ничего дублировать в бумажном формате.
Машиночитаемая доверенность используется для упрощения процесса передачи полномочий, что особенно актуально в условиях быстрого обмена данными и необходимости весьма часто и оперативно предоставлять отчёты в контролирующие органы. К тому же МЧД помогает избежать ошибок, связанных с ручным вводом данных, и обеспечивает высокую степень защиты информации.
Условия использования доверенности машиночитаемого вида регулируются № 63-ФЗ. Правила применения такого вида документов неоднократно изменялись. До сентября 2024 года организацией или ИП могли оформить на своих сотрудников электронную подпись, заверив ее бумажной доверенностью. Там образом сотрудники могли подписывать документы от имени юридического лица или ИП.
С сентября 2024 года, сотрудники не могут использовать электронную подпись организации. Ее вправе проставлять на документах только руководитель или сам индивидуальный предприниматель. Для того чтобы документы мог подписывать сотрудник, нужно оформить электронную подпись физического лица и МЧД.
Когда машиночитаемая доверенность обязательна
С введением новых стандартов и требований в сфере документооборота, с 1 марта 2024 года машиночитаемая доверенность стала обязательной в ряде коммерческих операций. К ним относятся все те, кто обязан подавать отчетность в налоговые органы в электронном виде (п.3 ст.80 НК РФНК РФ №80). Это организации:
- С численностью сотрудников более 100 человек;
- Крупнейшие налогоплательщики с годовым оборотом более 10 млрд рублей.
По отдельным видам отчётности установлена обязательная сдача только в электронном виде:
- 6-НДФЛ при численности более 10 человек;
- Декларация по НДС и журналы счетов-фактур — для всех без исключения.
Также МЧД понадобится для отдельных операций. Например, если компания ведет бизнес с зарубежными партнерами и контрагентами, то без МЧД международные сделки будет провести нельзя. Это будет нарушением законодательных норм РФ. Отказ от использования МЧД в таких ситуациях может привести к конфликтам правового характера и, как следствие, к нежелательным задержкам в функционировании бизнеса.
Форматы и как оформить МЧД
Формат оформления машиночитаемой доверенности целесообразно выбирать, ориентируясь на то, во взаимоотношениях с кем и на каких площадках планируется её использовать. Всего выделяют три основных формата:
- Формат 002. Поможет проводить сделки с контрагентами. Этот формат постепенно устаревает, так как всё больше компаний начинают использовать единую форму 003.
- Формат 003. Считается универсальной формой, так как помогает проводить сделки с контрагентами и работать с государтственныи органами. Например, именно формат 003 можно использовать в системе Честный знак и Росреестре.
- Формат 5.02. Это уникальная форма, которая применяется при сдаче налоговой отчетности. Среди ее особенностей — возможность быстрого и удобного передоверия и оформление сразу на нескольких сотрудников.
Когда нужный формат определён, подбирается один из следующих подходов, как создать МЧД:
- Сделать через один из специализированных онлайн-сервисов. Удобнее всего оформлять доверенность в сервисе, в котором работает организация, если у него есть такая функция.
- Руководитель организации может сформировать машиночитаемую доверенность через специализированные сервисы ФНС, ЦБ, ФНП и портал «Госуслуги».
Сам процесс оформления выглядит следующим образом:
- Установить специализированное программное обеспечение или воспользоваться любым удобным онлайн-сервисом.
- Заполнить все необходимые поля: ввести данные доверителя, информацию о представителе и о том, какими конкретными полномочиями его наделяют посредством МЧД.
- Подписать сформированную машиночитаемую доверенность с использованием ЭП.
- Сохранить документ в машиночитаемом формате (XML).
Подробнейшим образом данный процесс описан на портале «Госуслуги».
Требования к машиночитаемым доверенностям
МЧД должны отвечать ряду установленных законом требований (приказ от 18 августа 2021 года №857). А именно:
- Создаются в электронном формате XML.
- Подписываются КЭП руководителя (для юр.лиц) и индивидуального предпринимателя (для ИП).
- Информация должна быть представлена в стандартизированном и понятном формате.
- Полномочия должны быть чётко обозначены, чтобы избежать непонимания.
- Документ должен быть подписан электронной подписью.
Как проверить МЧД
Проверить действует ли доверенность можно на сайте ФНС. Можно выделить два способа проверки:
- Быстрый. С ее помощью можно узнать сокращенную информацию о доверенности: дату начала и конца её действия, а также активность. Для этого на сайте ФНС нужно ввести номер доверенности из 36 цифр. Его можно узнать из XML-файла самой доверенности.
- Расширенный. Чтобы узнать более подробную информацию, например, какие полномочия прописаны в документе, нужно знать номер доверенности, а также ИНН доверителя и представителя. Данные нужно ввести на портале ФНС.
Как отменить или передоверить МЧД
Отмена или передача полномочий по машиночитаемой доверенности осуществляется по тому же принципу, что и аналогичный процесс с обычной доверенностью. Нужно сначала оформить документ, который будет четко указывать, что предыдущая МЧД теряет силу, а затем сформировать новую МЧД.
Важно! Только руководитель имеет право провести отмену МЧД. Для этого нужно подписать распоряжение с использованием своей ЭП в системе, где документ был создан.
Если МЧД зарегистрирована в реестре ФНС России, достаточно загрузить туда распоряжение об отмене. На следующий день доверенность должны быть уже отменена.
Для передачи полномочий необходимо создать новую МЧД с данными нового представителя и указать, что она выдана на основе ранее оформленного документа, который утратил силу.
Где хранить и как управлять МЧД
Хранение машиночитаемой доверенности должно проводиться на безопасных электронных площадках со строго регламентированным, ограниченным доступом. Рекомендуются надёжные облачные хранилища с шифрованием и иные меры безопасности для защиты данных.
Решить вопрос с тем, где хранить МЧД, помогают следующие сервисы:
- Удостоверяющий центр Минцифры.
- Удостоверяющие центры ФНС, ЦБ, Федерального казначейства.
- Аккредитованные коммерческие удостоверяющие центры.
- Операторы электронного документооборота.
Важно помнить о регулярных обновлениях и проверках актуальности документов и данных, чтобы обеспечить достоверность.
МЧД в налоговой отчетности и ЭДО
Использование машиночитаемых доверенностей упрощает подготовку налоговых отчетов и работу в системах электронного обмена документами. Это позволяет сократить объем бумажной работы и ускоряет обработку данных, давая возможность компаниям сконцентрироваться на более важных задачах, таких как развитие бизнеса.
Процедура предоставления МЧД в ФНС является разовой и должна осуществляться до подачи отчетных данных. Оформить доверенность можно на уполномоченного сотрудника или бухгалтерскую службу, аналогично обычной бумажной процедуре, но с преимуществами дистанционного формата.
Аналогичная система взаимодействия посредством МЧД внедрена и в сферу отношений юридических лиц с СФР. Прежде чем сдать отчетность, организации обязаны направить машиночитаемую доверенность в СФР, после чего фонд присваивает ей номер, который указывается при отправке отчетов.
Машиночитаемая доверенность служит важным инструментом для бизнеса в современных условиях. Правильное оформление, освоение и грамотное управление МЧД помогают обеспечить правомерность коммерческих операций и оптимизировать процедуры взаимодействия как с контрагентами, так и с государственными учреждениями.