Летом большинство компаний оформляет отпуска сотрудникам. Именно в этот период бухгалтеры чаще всего допускают ошибки при расчёте отпускных: неверно определяют расчётный период, забывают включить отдельные выплаты в средний заработок или нарушают сроки перечисления денег.
Разобрали самые распространённые ошибки в отпускных в 2026 году, чем они грозят работодателю и как их избежать.
Когда нужно выплатить отпускные
По общему правилу отпускные нужно перечислить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
Если деньги поступят позже, даже на один день, работодатель нарушит требования трудового законодательства.
Важно: если сотрудник написал заявление на отпуск в последний момент и соблюсти трёхдневный срок невозможно, риск привлечения к ответственности сохраняется.
Как избежать ошибки
Перед утверждением отпуска проверяйте, остаётся ли достаточно времени для расчёта и выплаты отпускных.
Ошибка № 1. Неправильно определили расчётный период
Для расчёта отпускных используют 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
Иногда бухгалтеры ошибочно:
- берут календарный год;
- начинают отсчёт с января;
- включают в расчёт месяц ухода в отпуск.
Из-за этого средний заработок рассчитывают неверно.
Пример
Сотрудник уходит в отпуск 18 августа 2026 года.
Расчётный период — с августа 2025 года по июль 2026 года, а не с января по декабрь 2026 года и не с июля 2025 по август 2026 года.
Ошибка № 2. Не все выплаты включили в средний заработок
При расчёте отпускных учитываются выплаты, предусмотренные системой оплаты труда.
Например:
- оклад;
- премии;
- доплаты;
- надбавки;
- районные коэффициенты.
Не включаются:
- материальная помощь;
- социальные выплаты;
- командировочные;
- больничные;
- сами отпускные.
Неправильный состав выплат — одна из самых распространённых причин перерасчёта отпускных.
Ошибка № 3. Неверно учли премии
Больше всего вопросов возникает именно с премиями.
При расчёте среднего заработка важно учитывать:
- за какой период начислена премия;
- относится ли она к расчётному периоду;
- сколько премий допускается учитывать по правилам расчёта среднего заработка.
Если премию включить дважды или, наоборот, не включить совсем, сумма отпускных окажется неверной.
Ошибка № 4. Не исключили периоды, которые не участвуют в расчёте
Из расчётного периода исключают время, когда сотрудник:
- находился на больничном;
- был в отпуске по беременности и родам;
- получал отпускные;
- освобождался от работы с сохранением среднего заработка в случаях, предусмотренных законодательством.
Если такие дни оставить в расчёте, средний заработок будет определён неправильно.
Ошибка № 5. Неправильно рассчитали отпуск после повышения зарплаты
Если в компании произошло повышение окладов всем работникам или работникам подразделения (в расчётном периоде, до отпуска или во время отпуска), в некоторых случаях выплаты нужно индексировать: средний заработок или выплаты расчётного периода.
Эту особенность бухгалтеры нередко упускают, особенно если повышение произошло незадолго до отпуска.
В результате отпускные оказываются меньше положенной суммы. Если индексацию не учли, необходимо оперативно доплатить работнику отпускные и компенсацию за задержку зарплаты.
Ошибка № 6. Забыли пересчитать отпускные
Иногда после выплаты отпускных выясняется, что сотруднику начислили дополнительную премию или исправили ошибку в зарплате.
Если такая выплата влияет на средний заработок, отпускные необходимо пересчитать.
Игнорировать перерасчёт нельзя.
Ошибка № 7. Нарушили сроки выплаты
Даже правильно рассчитанные отпускные считаются выплаченными с нарушением, если деньги поступили сотруднику позже установленного срока.
За такое нарушение возможны:
- административный штраф;
- компенсация работнику за задержку выплаты;
- претензии со стороны трудовой инспекции.
Ошибка № 8. Неправильно удержали НДФЛ
Отпускные облагаются НДФЛ в общем порядке.
Работодатель должен:
- удержать налог при выплате;
- перечислить его в бюджет в установленный срок;
- правильно отразить сумму в налоговой отчётности.
Ошибки в исчислении НДФЛ могут привести к требованиям налоговой инспекции.
Ошибка № 9. Неверно начислили страховые взносы
Отпускные входят в базу для начисления страховых взносов.
Взносы начисляются в том месяце, когда начислены отпускные, даже если отпуск переходит с одного месяца на другой.
При расчёте важно учитывать:
- действующие тарифы;
- предельную величину базы;
- особенности применения льготных тарифов, если организация имеет на них право.
Ошибка № 10. Не оформили документы
Кроме расчёта отпускных работодателю необходимо правильно оформить кадровые документы.
Обычно потребуются:
- график отпусков (оформляется за две недели до начала года);
- заявление (не нужно, если сотрудник идёт в отпуск по графику);
- приказ о предоставлении отпуска;
- расчёт отпускных;
- документы, подтверждающие выплату.
Ошибки в оформлении могут стать основанием для претензий во время проверки.
Чек-лист перед выплатой отпускных
Перед перечислением отпускных убедитесь, что:
- правильно определён расчётный период;
- учтены все выплаты, входящие в средний заработок;
- исключены периоды, которые не участвуют в расчёте;
- корректно учтены премии;
- учтена индексация окладов по всей компании или подразделению;
- отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня;
- правильно рассчитаны НДФЛ и страховые взносы;
- оформлены все кадровые документы.
Главное
Большинство ошибок в отпускных связано не со сложностью расчёта, а с невнимательностью при определении расчётного периода, состава выплат и сроков перечисления денег.
Перед выплатой отпускных стоит использовать внутренний чек-лист и перепроверять расчёт среднего заработка. Это поможет избежать перерасчётов, трудовых споров и претензий со стороны контролирующих органов.
