Если сотрудники вовремя не сдают первичку в бухгалтерию, фирме грозят разные неприятности — от переплаты налогов до штрафов. Бухгалтеры это понимают, а вот руководители и сотрудники фирмы — далеко не всегда. Расскажем, почему лучше не опаздывать с первичкой и как не допустить таких проблем.
Почему так важны сроки сдачи первичных документов
Любой факт хозяйственной жизни нужно подтверждать документально. Получили товар или услугу, купили материалы, отгрузили готовую продукцию покупателю — на всё нужны правильно оформленные первичные документы: счета-фактуры, акты, накладные, авансовые отчёты, чеки и т. д.
Обработка первички — задача бухгалтерии. Из первичных документов информация должна попасть в специальные формы бухучёта, а из них — в отчётность. Также первичка нужна для расчёта налогов, в частности, для подтверждения расходов.
У каждого отчёта есть срок сдачи. За опоздание и ошибки будут штрафы. Причём, если у вас юрлицо, могут оштрафовать и саму организацию, и руководителя.
А теперь представьте, что срок сдачи отчёта — 25 апреля, а сотрудник принёс бухгалтеру счёт-фактуру 24 или 25 апреля. Теоретически успел и ничего не нарушил. Но не учёл, что после того, как бухгалтер получил первичный документ, ему ещё нужно:
- Внимательно проверить, правильно ли он оформлен. В первичном документе могут быть ошибки. Тогда придётся потратить ещё время, чтобы исправить или попросить контрагента переоформить документ и дождаться, пока он это сделает. Неправильно оформленные документы проводить нельзя — при проверке налоговая не примет их для подтверждения расходов и доначислит налоги.
- Внести информацию в бухгалтерскую программу.
- Заново провести закрытие месяца — списать затраты, проверить обороты и остатки по счетам, связанным с расходами, доходами и финансовым результатом, сделать итоговые бухгалтерские проводки.
- Переделать отчёт. Если документ принесли в последний день, бухгалтер скорее всего уже подготовил отчёт и посчитал налоги. С появлением ещё хотя бы одного документа все цифры «поедут», всё придётся переделывать и пересчитывать.
Всё это бухгалтеру придётся делать в авральном режиме, чтобы не нарушить сроки. Риск того, что он ошибётся и что-то сделает неправильно при этом возрастает в разы. Ещё хуже, если принесёте документы после сдачи отчётов. Бухгалтеру придётся сделать корректировки в учёте, пересчитать налоги и сдать уточнённые декларации. Если к тому времени налог уже заплатили, образуется переплата. Чтобы её вернуть на расчётный счёт, придётся подавать заявление и ждать решения налоговиков.
Как решить проблему
Постоянно ругаться с сотрудниками и жаловаться на горькую долю бухгалтера — бесполезно. Нужно дисциплинировать людей и организовать процесс так, чтобы всем было выгодно всё делать вовремя.
Есть несколько способов сделать так, чтобы документы поступали в бухгалтерию не в последний момент, а равномерно в течение отчётного квартала.
Подключите электронный документооборот (ЭДО)
Ввод первичных документов в бухгалтерскую программу можно автоматизировать. Для этого нужно заключить договор с оператором ЭДО, приобрести электронную подпись и договориться с контрагентами об обмене электронными документами.
Первичка будет приходить в виде подписанных электронных документов и автоматически загружаться в вашу учётную систему. Вводить их вручную или распечатывать необязательно. Юридически электронные документы ничем не отличаются от бумажных оригиналов.
Используйте полезные функции сервиса «Моё дело» — виджеты с информацией по НДС и налогу на прибыль. Они напомнят бухгалтеру, на какие уплаченные суммы ещё нет закрывающих документов. Расположены они на главной странице сервиса — важная информация всегда под рукой.
Составьте график документооборота и пропишите чёткие регламенты
График документооборота в бухучёте — это внутренний документ, в котором прописывают порядок и сроки передачи документов в бухгалтерию. Разрабатывает и контролирует исполнение главбух, утверждает — руководитель. Исполнять его обязаны все сотрудники компании.
В графике указывают:
- подразделения и ФИО сотрудников, через которых проходят документы;
- кто и куда передаёт первичку с момента её оформления;
- конкретные сроки передачи документов и др.
Чтобы исключить выяснения по поводу опоздавших и потерянных документов, можно завести отдельный журнал и записывать в нём даты поступления первички. Записи лучше подтвердить подписями работников.
Мотивируйте сотрудников приносить документы вовремя. Пропишите регламенты внутри фирмы, заложите соответствующий критерий в KPI. Например, сотрудник получит ежемесячную премию в полном объёме, если:
- сдал документы в бухгалтерию вовремя;
- в них нет критичных ошибок.
Штрафовать, лишать премии или урезать её в качестве наказания за опоздание со сдачей первички нельзя, но можно прописать условия премирования.
Разработайте памятки для сотрудников
Чтобы упростить работу сотрудникам, составьте и раздайте им понятные инструкции.
- Напишите список документов, которые нужно получить у контрагента и передать бухгалтеру. Для разных ситуаций — свой перечень.
- Перечислите требования к оформлению документов и их обязательные реквизиты. Можно приложить образцы оформления важных документов. Например, часто ошибки бывают при оформлении счетов-фактур.
- Укажите, чьи подписи должны стоять на документах перед сдачей в бухгалтерию.
- Пропишите, на что обратить особое внимание. Например, проверить, чтобы в первичных документах была собственноручная подпись уполномоченного лица, а не факсимильная.
