База знаний 03 октября’24

Что такое транспортная экспедиция и в чём её отличия от перевозок

В области грузоперевозок часто говорят об экспедиторских услугах. Многие приравнивают их к транспортировке грузов, но в реальности это более широкое понятие. Рассказываем, что такое транспортная экспедиция и чем отличается от перевозки.

Сэкономьте время и деньги!
Полный функционал онлайн-бухгалтерии в «Моё дело» — первые 3 дня бесплатно.
Попробовать бесплатно
Интернет-бухгалтерия

Что нужно запомнить?

  1. Транспортная экспедиция — это комплекс услуг по транспортировке грузов, который включает в себя планирование маршрута, подбор транспорта и подготовку сопроводительных, закрывающих документов.
  2. Экспедиция отличается от обычной перевозки комплексностью. Экспедиторы закрывают все потребности заказчиков (отправителей груза), у которых нет компетенций и ресурсов для самостоятельной организации сложных перевозок.
  3. К экспедиторам обращаются, чтобы комплексно закрыть потребность в перевозке груза. Есть организации, которые специализируются на сложных или негабаритных перевозках. Это позволяет заказчикам сэкономить на привлечении штатных специалистов.
  4. Услуги экспедиторских компаний подробно описаны в письме Минтранса РФ № СА-16/3729 от 20.05.2008.
  5. Заказчик (отправитель груза) и исполнитель (экспедиторская фирма) заключают договор транспортной экспедиции. К нему составляют поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и складскую расписку. Возможно оформление дополнительных документов, согласованных сторонами.

Что такое транспортная экспедиция?

Транспортная экспедиция — это отдел логистики на аутсорсинге. Экспедиторы предлагают комплекс услуг по перевозке грузов. В частности, занимаются подбором транспорта, планированием и сопровождением маршрута, а также подготовкой необходимых документов.

Организации и ИП обращаются к экспедиторам, когда нужно перевезти особый груз или планируется транспортировка на длительное расстояние. Это выгоднее, чем организовывать внутри компании собственный логистический отдел, особенно если речь идёт о малом бизнесе.

Чем отличается от обычной перевозки?

Перевозка — это услуга, которая не предусматривает дополнительных действий со стороны контрагента. Перевозчик принимает груз на складе отправителя, следует по определенному маршруту и передает получателю в точке назначения.

Компания-заказчик самостоятельно определяет маршрут, оптимальный вид транспорта и контрагента, который организует перевозку. При этом все документы и прочие нюансы остаются на стороне заказчика (отправителя).

Транспортная экспедиция — это комплекс услуг, при котором действия заказчика (отправителя) сводятся к поиску подходящего контрагента. Всё остальное экспедитор делает самостоятельно: выбирает транспорт, планирует маршрут, готовит необходимые сопроводительные документы.

Пример. Компании «Терабайт» необходимо перевезти каменные скульптуры из Московской области во Владивосток. Это сложная транспортная задача, которая подразумевает использование нескольких видов транспорта и перегрузочных пунктов. Сложности добавляет хрупкость груза.

У организации нет достаточных компетенций и ресурсов, чтобы организовать перевозку своими силами. Поэтому обращаются в экспедиторскую компанию, которая:

  • выбирает подходящие виды транспорта;
  • планирует маршрут с учётом передачи груза в перегрузочных пунктах;
  • контролирует соблюдение маршрута и сохранность каменных скульптур;
  • оформляет сопроводительные и первичные документы для заказчика;
  • отчитывается перед заказчиком о перевозке и затратах.
  • Иными словами, перевозка — это транспортировка груза из пункта А в пункт Б, а транспортная экспедиция — комплекс услуг, закрывающий все потребности заказчика.

    Когда обращаться к экспедиторам?

    К экспедиторам обращаются, чтобы комплексно закрыть потребность в перевозке груза. Например, если планируется длительная перевозка, а у организации нет возможностей и времени, чтобы разбираться в нюансах организации и сопровождения.

    То есть экспедиторская компания предоставляет логистический отдел на аутсорсе. Специалисты самостоятельно планируют маршрут, подбирают транспорт, контролируют перевозку и отчитываются о завершении.

    Другие распространённые примеры обращения в экспедиторскую компанию:

    1. Перевозка опасного, хрупкого или негабаритного груза, для транспортировки которого требуется оформление специальных документов и получение разрешений.
    2. Для транспортировки необходим специфический вид транспорта, с которым заказчик (отправитель) никогда не работал. Это может быть водный транспорт или ЖД-перевозка, для которых нужно выполнять специальные требования — в них разбираются только опытные специалисты.
    3. Экспорт или импорт продукции, при которых нужно оформлять таможенные документы, проходить проверки и экспертизы. Это затратный процесс, который требует отдельных специалистов в штате. Делегирование сторонней организации сокращает затраты.

    Это не исчерпывающий список ситуаций, в которых можно обращаться к экспедиторской компании. Организации занимаются другими направлениями — подробнее они описаны в письме Минтранса РФ № СА-16/3729 от 20.05.2008.

    Вот примеры распространённых услуг, которые оказывают экспедиторы:

    • Разработка маршрутов доставки грузов. Актуально в случаях сложных перевозок на большие расстояния.
    • Подписание договоров с перевозчиками, контроль оказания услуг и сохранности грузов.
    • Оформление первичной и сопроводительной документации, которая нужна заказчику для налогового учёта.
    • Страхование груза для получения компенсаций на случай повреждений или полной утраты.
    • Поиск груза, если в ходе перевозки он был утерян или украден.

    Если возникла потребность в сотрудничестве с экспедиторской компанией, сделайте запрос и опишите свою задачу. Специалисты потенциального контрагента подготовят подробное описание, какой комплекс услуг подходит для реализации логистики.

    Какие документы оформлять?

    Основной документ при сотрудничестве с экспедиторской компанией — договор транспортной экспедиции.

    Это стандартное соглашение гражданско-правового характера, в котором перечисляются задачи и оказываемые услуги. Обычно составляется потенциальным исполнителем, но перед заключением рекомендуется проверка юристом.

    Полный список основных документов транспортной экспедиции перечислен в правилах транспортно-экспедиционной деятельности — постановление Правительства РФ № 554 от 08.09.2006.

    Вместе с договором стороны оформляют:

    Поручение экспедитору. Заказчик описывает, какую задачу необходимо выполнить и какие услуги для этого понадобятся. Предоставляет информацию о грузе и его особенностях.

    Составленный документ направляют в экспедиторскую фирму на согласование. Получатель может согласовать заявку или вернуть с предложенными исправлениями — например, с предложением о дополнительных услугах для выполнения задачи.

    После утверждения окончательного варианта на основе поручения составляется договор, который делает взаимодействие сторон официальным.

    Экспедиторская расписка. Подтверждение расходов, которые экспедиторская компания понесла для выполнения задачи и перевозки груза. Как и другие первичные документы, составляется в двух экземплярах: один остаётся у заказчика (отправителя), второй — у исполнителя (экспедитора).

    Складская расписка. Составляется при условии, если заказчик (отправитель) оставляет груз на временное хранение на складе экспедиторской компании. К этому прибегают, если нет возможности согласовать перевозку между разными видами транспорта.

    Формы основных документов транспортно-экспедиционной деятельности установлены приказом Минтранса РФ № 23 от 11.02.2008.

    В п. 6 правил транспортно-экспедиционной деятельности (постановление Правительства РФ № 554 от 08.09.2006) перечислены рекомендуемые дополнительные документы, которые стороны могут оформить по собственному желанию:

    • Отчёт о затратах на организацию и контроль перевозки.
    • Первичные документы, которые подтверждают дополнительные расходы экспедитора — например, кассовые чеки или акты от сторонних ИП и ООО.
    • Акт и счёт-фактура об экспедиторских услугах. Если стороны работают с НДС, то в большинстве случаев оформляется универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет в себе акт и счёт-фактуру.
    • Договоры со сторонними перевозчиками, если заказчик запрашивает копии для дополнительного контроля.

    Заказчик должен сохранять все документы как первичные, чтобы в случае налоговой проверки подтвердить затраты на услуги экспедиторской компании.

    Нет времени заниматься бухгалтерской отчётностью?
    Команда специалистов «Моё дело» возьмут эту обязанность на себя, чтобы вы могли заняться более важными делами.
    Узнать подробнее
    Аутсорсинг

    Подпишитесь на новостную рассылку

    Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

    Спасибо! Подтвердите подписку на почте.