Стоимость воинского учёта зависит от размера бизнеса, количества военнообязанных сотрудников и способа организации работы. Небольшая компания может поручить его ведение кадровику или бухгалтеру. Если на воинском учёте состоит 500 и более человек, нужен отдельный освобождённый сотрудник.
Разберём, какие расходы возникают у работодателя, сколько стоят аутсорсинг, обучение сотрудников и автоматизация воинского учёта.
От чего зависит стоимость воинского учёта
Единой цены на воинский учёт нет. Даже две компании с одинаковым штатом могут тратить разные суммы.
На бюджет влияют:
- сколько работников нужно поставить на воинский учёт;
- есть ли в штате кадровик или бухгалтер, которому можно поручить эту задачу;
- нужно ли восстанавливать документы за прошлые периоды;
- оформляет ли компания специальный воинский учёт или бронирование;
- используются ли кадровые программы и электронный документооборот;
- требуется ли подготовка к проверке;
- ведёт ли работодатель учёт самостоятельно или привлекает подрядчика.
Например, в компании из 20 человек текущие задачи может выполнять кадровик. В этом случае основные расходы — обучение, доплата за дополнительные обязанности и подготовка документов.
Если на воинском учёте состоит 500 и более работников, учёт уже нельзя вести как второстепенную задачу. Компании потребуется выделенный специалист с зарплатой, рабочим местом, обучением и внутренним контролем.
Что должен делать работодатель по воинскому учёту
Воинский учёт — это постоянная работа с данными сотрудников.
При приёме сотрудника
Ответственный специалист проверяет:
- военный билет;
- временное удостоверение;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
После этого сотрудника включают в воинский учёт и оформляют карточку.
Во время работы сотрудника
Работодатель обязан:
- актуализировать сведения при изменении адреса, семейного положения, образования, должности и других данных;
- сообщать в военкомат о приёме и увольнении военнообязанных работников;
- отвечать на запросы военкомата;
- проводить сверки.
При повестках и проверках
Если в организацию поступила повестка:
- необходимо уведомить сотрудника;
- обеспечить возможность его явки.
Во время проверки могут запросить:
- приказы;
- карточки воинского учёта;
- план работы;
- документы по сверкам;
- подтверждения отправки сведений.
Главный риск — не сам воинский учёт, а устаревшие сведения и отсутствие необходимых документов.
Сколько сотрудников нужно для ведения воинского учёта
| Количество военнообязанных | Кто ведёт учёт |
|---|---|
| Менее 500 человек | Один сотрудник по совместительству |
| От 500 до 2 000 человек | Один освобождённый работник |
| От 2 000 до 4 000 человек | Два освобождённых работника |
| Более 4 000 человек | Один дополнительный работник на каждые следующие 3 000 человек |
Освобождённый работник — сотрудник, для которого ведение воинского учёта является основной должностной обязанностью.
Какие расходы возникают при ведении воинского учёта
Если учёт ведётся внутри компании, расходы обычно включают:
- доплату кадровику или бухгалтеру;
- зарплату отдельного специалиста;
- страховые взносы, отпускные и больничные;
- обучение;
- кадровую программу или сервис;
- аудит и восстановление документов.
При аутсорсинге основная статья расходов — услуги подрядчика.
Дополнительно могут оплачиваться:
- постановка воинского учёта;
- аудит;
- восстановление документов;
- сопровождение проверки.
Возможен и смешанный вариант, когда кадровик ведёт текущий учёт, а подрядчик помогает с отдельными задачами.
Оплата работы ответственного сотрудника
В небольших компаниях воинский учёт обычно поручают кадровику или бухгалтеру.
В этом случае работодателю необходимо:
- оформить дополнительные обязанности;
- установить доплату.
Если требуется отдельный специалист, ориентироваться можно на следующие суммы:
- по России — от 40 000 ₽ в месяц;
- в Москве и крупных городах — от 100 000 ₽ в месяц.
Дополнительно учитываются:
- страховые взносы;
- отпускные;
- больничные;
- рабочее место.
Обучение сотрудника
Воинский учёт регулируется большим количеством специальных требований, поэтому обучение помогает снизить риск ошибок.
Ориентировочная стоимость:
- дистанционные курсы — от 4 000 ₽;
- очные программы и расширенное обучение — от 15 000 ₽.
Автоматизация учёта
При небольшом штате воинский учёт можно вести вручную, но с ростом компании возрастает риск ошибок.
Стоимость решений:
- кадровый электронный документооборот (КЭДО) — примерно от 500 ₽ за сотрудника в год;
- кадровые системы с модулем воинского учёта — от 3 600 ₽ в год.
Аудит и восстановление документов
Если воинский учёт раньше не вёлся или велся с ошибками, перед проверкой рекомендуется провести аудит.
Обычно проверяют:
- приказ об организации воинского учёта;
- назначение ответственного;
- карточки работников;
- соответствие данных документам;
- соблюдение сроков уведомлений;
- переписку с военкоматом.
Стоимость:
- базовый аудит — от 3 000 ₽;
- для крупных компаний — от 26 000 ₽.
Восстановление документов обычно обходится дороже аудита.
Сколько может потратить бизнес
Для небольшой компании основные расходы связаны с обучением, кадровым сервисом и доплатой ответственному сотруднику.
Пример
В компании работает 30 сотрудников.
Воинский учёт поручили бухгалтеру.
Возможные расходы:
| Расход | Как рассчитан | Сумма |
|---|---|---|
| Обучение | Разовый курс | 12 000 ₽ |
| Кадровый сервис | 700 ₽ × 30 сотрудников в год | 21 000 ₽ |
| Доплата специалисту | 5 000 ₽ × 12 месяцев | 60 000 ₽ |
| Итого за первый год | Обучение + сервис + доплата | 93 000 ₽ |
Если передать воинский учёт подрядчику, при тарифе 5 000 ₽ в месяц расходы составят около 60 000 ₽ в год.
Что выгоднее: аутсорсинг или собственный специалист
Когда подходит штатный сотрудник
Штатный специалист необходим, если на воинском учёте состоит 500 и более человек.
Также он может понадобиться, если компания:
- ведёт специальный воинский учёт;
- оформляет бронирование сотрудников;
- регулярно взаимодействует с военкоматом;
- имеет несколько филиалов;
- постоянно обновляет данные сотрудников.
Недостаток — более высокая стоимость содержания.
Когда подходит аутсорсинг
Аутсорсинг подходит небольшим компаниям.
Подрядчику можно поручить:
- постановку воинского учёта;
- аудит;
- восстановление документов;
- подготовку приказов;
- подготовку к проверке;
- вопросы бронирования;
- сопровождение проверок.
Такой вариант особенно удобен для малого и среднего бизнеса.
Сколько стоит не вести воинский учёт
Экономия на воинском учёте может обойтись значительно дороже.
Типичные нарушения:
- не назначен ответственный;
- отсутствуют обязательные документы;
- сведения не обновляются;
- данные не передаются в военкомат;
- сотрудники не уведомляются о повестках;
- нарушаются сроки подачи сведений.
Кроме штрафов компания несёт расходы на восстановление документов, консультации и внеплановую работу кадровой службы.
Как сократить расходы
Назначьте ответственного
Оформите приказ и закрепите обязанности в должностной инструкции или дополнительном соглашении.
Проверяйте документы заранее
Не реже одного раза в год проверяйте:
- наличие приказов;
- заполнение карточек;
- актуальность сведений;
- своевременность уведомлений;
- подтверждения отправки документов.
Обучите кадровика или бухгалтера
Стоимость обучения значительно ниже возможных расходов на исправление ошибок после проверки.
Автоматизируйте учёт
Используйте кадровые программы и единые базы данных сотрудников.
Передавайте сложные задачи подрядчику
Необязательно полностью отдавать воинский учёт на аутсорсинг.
Можно поручить специалистам:
- аудит;
- восстановление документов;
- подготовку к проверке;
- проверку уведомлений;
- разовые консультации.
Главное
- Воинский учёт обязаны вести все работодатели, если у них есть сотрудники, подлежащие воинскому учёту.
- Стоимость зависит от количества военнообязанных работников, способа ведения учёта и уровня автоматизации.
- При числе военнообязанных менее 500 человек учёт может вести сотрудник по совместительству.
- При количестве от 500 до 2 000 человек необходим освобождённый работник.
- Основные расходы — зарплата ответственного, обучение, автоматизация, аудит и восстановление документов.
- Аутсорсинг снижает нагрузку на кадровую службу, однако ответственность перед военкоматом остаётся за работодателем.
- За нарушения предусмотрены значительные штрафы, которые могут достигать 500 000 ₽.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вести воинский учёт, если в компании работает всего несколько человек?
Да. Если среди работников есть граждане, подлежащие воинскому учёту, обязанность возникает независимо от размера штата.
Всегда ли нужен отдельный специалист?
Нет. Пока на воинском учёте менее 500 человек, обязанности можно поручить кадровику или бухгалтеру по совместительству.
Можно ли передать воинский учёт подрядчику?
Да. Подрядчик может вести текущий учёт, проводить аудит, восстанавливать документы и сопровождать проверки. Однако ответственность перед военкоматом остаётся за работодателем.
Сколько стоит аутсорсинг?
Для небольших компаний рыночные цены начинаются примерно от 3 500–6 900 ₽ в месяц.
Что выбрать: аутсорсинг или штатного специалиста?
При небольшом количестве военнообязанных обычно выгоднее совместительство или аутсорсинг.
Если на воинском учёте состоит 500 человек и более, необходим освобождённый работник.
Какие штрафы предусмотрены?
В зависимости от нарушения штрафы для организаций могут составлять от 350 000 до 500 000 ₽.
Что делать, если воинский учёт раньше не вёлся?
Необходимо определить работников, подлежащих воинскому учёту, назначить ответственного, провести аудит документов, оформить необходимые приказы, заполнить карточки и восстановить недостающие сведения до проверки.
