Продолжаем наш цикл, посвященный бизнес-процессу продажи. В прошлой публикации мы подробно разобрались, как правильно организовать работу по приему товара, а сейчас переходим к следующему этапу — хранению.
Цель хранения товара — обеспечение сохранности товарного вида, а также всех качеств и характеристик продукции для последующей продажи.
Основные этапы процесса:
- Перемещение внутри точки хранения и/или продажа
- Актуализация остатков
Каждый из этих этапов включает в себя варианты реализации и определенный перечень действий.
Перемещение товара
После поступления товара на склад, он может быть перемещен:
- Внутри склада, т.е. отправлен на место хранения
- На витрину (в торговый зал)
- В другую точку розничной продажи
Перемещение внутри склада
Организация складского хранения в разных компаниях выполняется по-разному: где-то кладовщик просто отправляет товар на свободный стеллаж, в других случаях применяется маркировка мест хранения или сортировка товаров с учетом необходимых условий хранения. Универсальных решений здесь нет.
Остальные варианты перемещения товара изучим подробнее.
Перемещение в торговый зал
Перемещение товара со склада или из подсобных помещений на витрину или полки магазина самообслуживания для последующей продажи.
Какие документы нужно оформить?
- Если ответственные за хранение на складе и в торговом зале разделены, создается документ «перемещение товара». На его основании кладовщик выдает определенный перечень товаров продавцам.
- Если склад и торговый зал считаются общим условным «складом хранения», никаких документов не требуется. Так обычно реализована работа небольших магазинов, в которых продавец по мере необходимости берет из подсобных помещений товар для продажи.
Суть перемещения проста, не требует особого оборудования и выполняется складскими работниками и продавцами. Иногда перемещение товаров в торговый зал может сопровождаться маркировкой (этикетки, ценники), если она не была проведена раньше, а некоторые группы товаров защищаются магнитными стикерами.
Перемещение в другую розничную точку
Товар отправляют в другой магазин, принадлежащий компании. Аналогично производится перемещение со склада на склад.
Какие документы нужно оформить?
- Расход со склада торговой точки №1
- Приход на склад торговой точки №2
Для оформления расхода и прихода используются внутренние документы, например, расход-перемещение и приход-перемещение. Названия могут быть разными, все зависит от правил компании.
В некоторых случаях, особенно, если все склады объединены в общую систему (например, 1С), пользуются встроенным документом-перемещением. Такой подход чреват возникновением проблем:
- На остатках второй торговой точки появляются товары до того, как они реально поступают.
- При отгрузке и транспортировке возможны недостача, брак или бой, пересортица.
В результате могут быть «проданы» товары, которые не поступили на склад. Либо после реальной приемки товара приходится править уже проведенный документ. Все это приводит к путанице, поэтому я рекомендую пользоваться вариантом «расход и приход».
Важно, чтобы в системе были реализованы два разных приходных документа — от поставщика и по внутреннему перемещению между складами. В остальном действия при приемке товара, поступившего с другого склада, ничем не отличаются от приема товара от поставщика.
Документальное сопровождение и правила доставки товара со склада на склад по товарообороту ничем не отличаются от доставки товаров покупателям, эти действия мы рассмотрим позже, при изучении работы доставки.
Актуализация остатков
Во время хранения товар может быть случайно поврежден, у некоторых товарных групп истекает срок годности, в процессе продаж (перемещения в торговый зал) возникает пересортица, ошибки. Также нельзя исключать хищение товаров сотрудниками — к сожалению, без этого не обходится практически ни одно торговое предприятие.
В результате реальные остатки на складе и данные в системе не совпадают, необходимые товары вовремя не заказывают, а вместо них оформляют заказ на позиции, которые уже имеются на складе. Повышается риск продажи товаров, которых нет в наличии. Потому очень важно своевременно проводить инвентаризацию и актуализировать остатки.
Инвентаризация
Пересчет реально хранящихся на складе товаров с целью актуализации товарных остатков в системе. На основании полученных реальных данных также могут проводиться дисциплинарные взыскания (вычет из зарплаты недостачи и т.д.). В небольших торговых точках, где строгий учет в процессе продаж не ведется, по итогам инвентаризации определяется реальный объем продаж, производится начисление заработной платы и т.д. Но главная цель – актуализация.
Как инвентаризация реализуется на практике
- Проводится пересчет фактического товара на складе и сравнение с остатками в системе
- При недостаче или потере товарных качеств (повреждение, окончание срока хранения) создается документ «Списание товара». Обычно списание по недостаче или в случае потери товарных качеств по объективным причинам проводят отдельно с указанием причины списания.
- При выявлении излишков создается документ «Оприходование», который позволяет отразить в остатках товар, который «появился» на складе не от поставщика или в результате перемещения, а по неизвестным причинам (пересортица, другие ошибки). Следует помнить, что товар не может появиться «ниоткуда», у него есть определенная стоимость, и это материальная ценность, которая должна грамотно отображаться в бухгалтерии. При организации работы проконсультируйтесь с бухгалтером компании о том, какие документы необходимо создавать для отчетности.
- На основе разницы между приходом и списанием (за исключением списания по объективным причинам) производится расчет результатов инвентаризации. Руководитель оценивает качество работы по хранению товаров и проводит необходимые действия, описанные выше (расчет общей недостачи без учета пересортицы, определение зарплатных вычетов и начислений и т.д.).
В автоматизированных системах итоги фактического пересчета товаров обычно вносятся в единый документ «Инвентаризация» или «Пересчет товаров». Итоги (плюсы и минусы) система генерирует автоматически. Также автоматически на основе инвентаризации создаются документы «Списания» и «Оприходования». Исключение — товары, которые при инвентаризации списываются из-за потери товарных качеств (списание по срокам хранения, бой, повреждения товарного вида). Их проводят отдельно, до заполнения документа «Инвентаризация».
В разных системах реализация инвентаризации может быть разной, это может быть единый документ или несколько.
Отдельно стоит упомянуть о документе «Пересорт товаров».
При использовании документа «Инвентаризация» пересорт будет учтен при автоматических расчетах. Если списание и оприходование проводятся отдельно, имеет смысл пользоваться и документом «Пересорт товаров». Он позволяет списать одни позиции и оприходовать другие без каких-то изменений в финансах и бухгалтерии, т.к. одни товары заменяются аналогичными, но с иной характеристикой (цвет, вкус, размер и т.д.).
Несколько полезных советов
Если вы хотите снизить количество пересортицы, грамотно продумайте систему хранения таким образом, чтобы в спешке при сборе заказа или в процессе поиска нужного товара минимизировать вероятность ошибок. Впрочем, полностью избежать пересорта почти невозможно. С этим придется смириться.
При работе с товарами, на которые распространяется понятие «усушка», обязательно учитывайте этот момент при списании. Например, ткани оптом принимают по весу, но со временем они усыхают. В результате даже при полной сохранности общий вес товара будет меньше.
Чтобы снизить процент списания просроченных товаров, обязательно приходуйте их партиями с учетом сроков хранения. На складе эти партии также должны быть размещены таким образом, чтобы в первую очередь продавать ранние поступления, и только потом — самые свежие.
Обязательно анализируйте финансовые результаты инвентаризации. Конечно, в большинстве случаев недостача «ложится на плечи» ответственных сотрудников и распределяется между ними по условиям трудового договора, но если цифры недостачи растут, имеет смысл заняться кадровым вопросом. Иначе добросовестные сотрудники начнут увольняться, что негативно скажется на бизнесе.
Храните товар бережно и грамотной вам торговли!
