Вопрос:
В компании заключены договоры аренды 3 автомобилей:
1. Договор аренды а/м без экипажа – для директора.
2. Договор аренды а/м с экипажем с ИП.
3. Договор аренды а/м с экипажем с физ.лицом.
Также заключен договор с нефтяной компанией о покупке бензина (в розницу) на АЗС при помощи предоплаченных топливных карт. Выпущено 3 карты на 3 вышеперечисленных автомобиля.
Для использования на АЗС топливных карт необходимо безналичным перечислением пополнять лицевой счет в нефтяной компании и оплачивать ГСМ на АЗС в пределах:
а) остатка на лицевом счете;
б) месячного лимита, установленного на каждой карте.
Каков порядок учета операций по покупке ГСМ при помощи топливных карт. Каков порядок налогообложения этих операций:
1. При каких условиях можно относить на расходы затраты на покупку ГСМ?
2. Начисляется ли и удерживается ли в этом случае НДФЛ с сумм, потраченных держателями топливных карт?
3. Возможно есть еще важные нюансы?
Ответ:
1. По истечении каждого месяца продавец ГСМ представляет организации следующие документы:
– первичный учетный документ, который свидетельствует о стоимости и количестве поставленного топлива. Например, это может быть товарная накладная по форме № ТОРГ-12;
– счет-фактуру (если продавец топлива платит НДС);
– отчет по топливной карте. В данном отчете должны содержаться сведения обо всех операциях по карте. А именно – о приобретении и расходовании ГСМ, а также данные на начало и конец каждого месяца.
Для документального учета топливных карт организации нужно разработать и утвердить приказом руководителя ООО - документ. В частности, это может быть журнал учета приема и выдачи топливных карт, разработанный по аналогии с журналом учета приема и выдачи талонов на ГСМ (см. Журнал учета приема и выдачи талонов на ГСМ ).
Если организация приобретает ГСМ для арендованных автомобилей (договор аренды должен быть в наличии), то дополнительно к документам от продавца ГСМ у Вас должны быть путевые листы по автомобилям. В этом случае списать затраты на ГСМ можно в полном объеме.
2. С суммы арендной платы, выплачиваемых физлицам (по договору аренды автомобиля без экипажа для директора и по договору аренды с экипажем с физ.лицом), нужно будет удержать и уплатить в бюджет НДФЛ по ставке 13%. Подробно данный вопрос рассмотрен в видео – новостях:
«Налоги при аренде имущества у физлица»
Помимо этого за услуги водителя физлица (по договору аренды с экипажем с физлицом) необходимо еще и выплачивать вознаграждение облагаемой НДФЛ и страховыми взносами.
С расходов на ГСМ, оплаченных топливной картой, НДФЛ удерживать не нужно.
Напомню, что ведение учета и расчетов с физлица предусмотрено на тарифе "С сотрудниками". По вопросу изменения тарифа Вы можете обратиться по следующим круглосуточным телефонам 8 495 134 34 56 (для звонков из Москвы и области) или 8 800 200 77 27 (для звонков из других регионов).
Актуально на дату 02.07.2015 г.