13 Марта

Аутсорсинг бухгалтерского учета: взвесьте за и против


Оптимизация затрат в компаниях малого и среднего бизнеса предполагает решение трех первоочередных вопросов:

1. Как сэкономить
2. Как снять головную боль, связанную с бухучетом
3. Как при этом застраховаться от рисков

Решить эти вопросы позволяет переход от традиционной модели бухгалтерии к бухгалтерскому аутсорсингу. И если раньше основные сомнения и опасения касались передачи функций бухучета специалисту-фрилансеру, то сегодня на рынке принципиально иная ситуация. Полное бухгалтерское обслуживание компании берет на себя компания-аутсорсер. Как же решаются перечисленные выше вопросы?

1. Вопросы экономии

Время и деньги – это ресурсы. Найти и удержать в штате квалифицированного надежного бухгалтера за оптимальные для фирмы деньги – задача, которая быстро и просто не решается. Начинающие специалисты недостаточно компетентны, а опытные требуют конкурентоспособную зарплату. Бухгалтеру можно много платить, если от него требуется «творчески» распределять деньги на отчисления и налоги, оставляя максимум прибыли. Но если требования к бухгалтеру сводятся к одному: работать по правилам, то передача бухгалтерского учета на аутсорсинг приводит к прямой экономии. Это позволит:

- снизить расходы на зарплату;
- снизить сумму налогов и социальных выплат с зарплаты (взносы в фонды 30.2%, НДФЛ — 13%);
- сократить расходы на пособия, отпускные, больничные, содержание рабочего места каждого сотрудника бухгалтерии;
- избавиться от затрат на приобретение и поддержку специальных бухгалтерских программных продуктов.

Кроме того, практика показывает, что даже с трудом найденный и «выращенный» в коллективе сотрудник может оказаться неэффективным. Особенно, если ведение бухгалтерии не является основным бизнесом компании. Разница между суммой выплачиваемых штатному бухгалтеру в год денег и качеством предоставляемых им услуг требует принятия решительных мер. А мерой по снижению расходов на ведение учёта является переход на услуги аутсорсинга бухгалтерского обслуживания.

КОНТРАРГУМЕНТ

Удобно, но ненадежно. К такому выводу могут придти собственники, нанявшие частного бухгалтера на удаленке. Бухгалтер-фрилансер делает практически то же, что и штатный бухгалтер, за меньшие деньги. Но он живой человек, а значит, может сорвать сроки, допустить ошибку, перестать выходить на связь… Помимо нервных затрат, это предполагает еще и неприятные последствия для бизнеса.

О ненадежности можно говорить, если вы имеете дело с частным лицом. В этом случае всегда есть риски, которых не будет, когда вы заключаете договор с целой организацией. Аутсорсинговую фирму надо выбирать так же, как выбираете любого подрядчика. То есть выяснять, есть ли офис, страховая компания, готовая оплатить риски, какой договор с вами заключается и т.д.

Однако найти толкового, надежного и эффективного подрядчика – тоже задача непростая. Ведь нужно разобраться в вариантах, отсеять заведомо неподходящие, а главное: понимать, что именно сегодня означает делегирование бухгалтерских функций.

2. Вопросы перепоручения

Ведение бухгалтерии – деятельность, которая требует множества компетенций. В сущности, это и удерживает многих собственников бизнеса от решения отдать функцию ведения бухучета на аутсорс. Но по этому пункту у аутсорсинга ряд очевидных преимуществ.

Ответственность. В случае ошибок штатного бухгалтера (невольных или преднамеренных), официально штраф с него можно взыскать только в пределах его заработной платы. Но если суммы большие, такой человек уволится «по собственному желанию», а вероятность уголовного преследования станет головной болью руководителя. В случае же заключения договора аутсорсинга ответственность за весь период ведения бухучета несет компания-провайдер. Любой проверяющий будет действовать согласно этому договору. Если что-то подсчитано неправильно, то убытки (штрафы) фирме-заказчику услуг возместят.

Команда специалистов с разделением функций. Нельзя гарантировать, что штатный бухгалтер небольшой компании следит за изменениями в законодательстве, а они бесчисленны. Кроме того, у него может не быть времени и желания повышать свою квалификацию. Профессиональные бухгалтерские фирмы распределяют работы и компетенции так, чтобы за определенный тип работы отвечал сотрудник с глубоким практическим пониманием, что и почему нужно делать. Это сильно минимизирует риск ошибок.

Анализ и оптимизация. Роль объективного анализа и хозяйственного контроля растет вместе с конкуренцией. Система налогообложения, документооборот, профильные нюансы – квалифицированный бухгалтер обязан давать консультации и подсказки, которые помогают принимать грамотные управленческие решения, позволяют избежать операций с повышенным риском, оптимизировать бизнес-процессы.

Защита в проверяющих органах. Бухгалтер обязан производить каждую операцию так, чтобы при необходимости защитить эту операцию в спорах или судах. Сотрудники бухгалтерской фирмы, с которой у вас договор, обязуются это делать.

КОНТРАРГУМЕНТ

Надежно, но неудобно. Так бывает, когда собственник передает на аутсорсинг отдельные функции бухгалтерии. Аутсорсинговая фирма ведет бухучет и является за него материально ответственной. Но первичные данные нужно ежемесячно собирать внутри фирмы и отправлять ее удаленному сотруднику. Это неудобная для собственника операция, ведь он хочет платить деньги именно за то, чтобы его избавили от рутины документооборота.

Эта коллизия разрешается, если нанятая фирма располагает современными пакетами бухгалтерских программ. Облачные решения позволяют работать в базе онлайн и мгновенно синхронизировать обновления. Так успешно решается проблема коммуникации между бизнесом и удаленным бухгалтером.

3. Вопросы снижения рисков

Финансовая информация конфиденциальна, и сотрудник бухгалтерии располагает ей. В нашей бизнес-среде, к сожалению, многое зависит от человеческого фактора: бухгалтер может не выйти на работу по разным причинам или попросту уволиться. Ведение бухучета кому-то надо срочно передавать, а посторонний человек – не вариант. Что в этой связи обещают уважаемые бухгалтерские компании?

Отсутствие риска мошенничества. Бухгалтерия от независимого провайдера обеспечивает прозрачность учета, а собственнику бизнеса нужна такая прозрачность.

Обеспечение конфиденциальности. С того момента, как заказчик и аутсорсинговая фирма становятся бизнес-партнерами, они заключают соглашение о сохранении в тайне любой информации, полученной в связи с исполнением договора. Их интересы по соблюдению конфиденциальности совпадают.

Сохранность данных. Солидные аутсорсинговые компании имеют свой штат IT, чтобы обеспечить обслуживание серверов, стабильность доступа, обновление баз, сохранность данных и поддержку пользователей.

Достоверная финансовая отчетность. В уважаемой бухгалтерской компании следят за качеством предоставляемых услуг. Там есть правило: работа каждого специалиста, ведущего бухгалтерский учет, проверяется аудитором внутреннего контроля. Это позволяет обеспечить достоверность и безошибочность документов, даже в случае большого объема работ. Контроль – очень выгодное отличие аутсорсинговой компании.

КОНТРАРГУМЕНТ

Неактуальность учета. Когда бухгалтер работает в штате, он каждый день производит операции, и руководитель ежедневно может знать показатели «дебет – кредит». В случае аутсорсинга отчетности сдаются, как правило, один раз в месяц. Но для принятия оперативных управленческих решений этого бывает недостаточно.

Тут есть два варианта. Во-первых, первичный документооборот можно рассматривать как задачу бизнеса, а не бухгалтерии. Штатный менеджер пользуется тем же программным обеспечением, что и удаленный бухгалтер, выгружая туда документы в любом виде. Данные распознаются, интегрируются в интерфейс, а собственник имеет доступ к ним из любой точки, где есть интернет.

Во-вторых, чтобы предупредить все проблемы с актуальностью данных учета, нужно внимательно рассмотреть порядок действий и опции, которые есть в программном обеспечении. Современные IT-решения — это и десктопные сервисы, и мобильные приложения, и мессенджеры, которые позволяют вам оперативно управлять данными и задачами. Отработав взаимодействие с удаленным бухгалтером, вы не будете выходить из зоны комфорта.

РЕЗЮМЕ

Об экономических преимуществах бухгалтерского аутсорсинга перед внутренней бухгалтерией красноречиво свидетельствуют цифры. Так, в США услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуется 92% компаний малого и среднего бизнеса, а в странах Западной Европы — 86%. Заполнение и сдача стандартных форм отчетности там вполне автоматизирована. Сейчас с развитием технологий и рынка аутсорсинговых услуг в нашей стране количество фирм, перешедших на бухгалтерский аутсорсинг, ежегодно прирастает на 7-10%.

Но прежде чем выбрать фирму-подрядчика, необходимо проанализировать предложения, условия и гарантии. Критериями выбора служат:

- опыт и репутация на рынке (положительные отзывы клиентов);
- спектр оказываемых услуг;
- удобство и оперативность коммуникации;
- резонная и конкурентоспособная ценовая политика.

Конкурентоспособность не означает демпинг цен. Однако для владельцев небольшого бизнеса снижение издержек может быть настолько ощутимым, что выгоды от перехода на бухгалтерский аутсорсинг не потребуют дополнительных аргументов.
 

 

 

Аутсорсинг
бухгалтерии
от 1 667
в месяц
  • Бухгалтер
  • Юрист
  • Бизнес-ассистент
  • Онлайн-сервис
    для контроля
Подробнее
45 «белых» способов
снижения налогов
С указанием статей налогового кодекса,
которые это не запрещают.

Спасибо за Вашу заявку!