Положение об архиве

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

18.09.2023

ПОЛОЖЕНИЕ

18.09.2023№ 1-П

г. Москва

Об архиве

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г., Правилами, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., Перечнем, утв. Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 г., и является локальным нормативным актом ООО "Бета".

1.2. Архив создается в ООО "Бета" с целью своевременного приема от структурных подразделений документов, подлежащих временному хранению, надежного обеспечения учета, сохранности, упорядочения и использования документов, подлежащих временному хранению, а также надлежащей подготовки указанных документов к передаче на постоянное хранение в ООО "Бета".

1.3. Архив является структурным подразделением ООО "Бета".

1.4. ООО "Бета" выделяет под архив помещение, отвечающее требованиям обеспечения сохранности документов, а также соответствующее оборудование.

1.5. Заведование архивом поручается ответственному за архив лицу, назначаемому приказом генерального директора ООО "Бета".

1.6. В своей работе архив ООО "Бета" руководствуется законодательными актами РФ об архивном деле, приказами Минкультуры России, нормативно-методическими документами Росархива, приказами (распоряжениями) и указаниями генерального директора ООО "Бета" и настоящим Положением.

1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет генеральный директор ООО "Бета".

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

2.1. В архив передаются законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности ООО "Бета" и его структурных подразделений:
– дела постоянного хранения;
– дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
– документы по личному составу;
– документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
– справочный аппарат к документам архива (описи, номенклатуры дел, картотеки и т.п.).

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1. Основными задачами архива являются:
– комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
– обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов;
– организация практической работы, связанной с использованием документов, хранящихся в архиве;
– контроль за правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение.

3.2. В соответствии с выполняемыми задачами архив осуществляет следующие функции:
– принимает после завершения делопроизводства, учитывает и хранит образовавшиеся в процессе деятельности ООО "Бета" документы, обработанные в соответствии с действующими правилами;
– обеспечивает хранение образовавшихся в процессе деятельности ООО "Бета" документов в соответствии со сроками, установленными в Перечне, утв. Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 г.;
– организует работу по подготовке описей завершенных делопроизводством документов постоянного хранения и по личному составу;
– осуществляет учет по номенклатурам дел, находящихся в структурных подразделениях (у исполнителей) документов временного хранения;
– обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
– создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;
– организует использование хранящихся в архиве документов: выдает в установленном порядке хранящиеся в архиве дела и документы для использования в практических и других целях, информирует генерального директора и работников ООО "Бета" о составе и содержании документов архива, ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль за своевременным их возвращением в хранилище;
– исполняет запросы учреждений и граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера;
– проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, своевременно отбирает к уничтожению дела с истекшими сроками хранения;
– оказывает методическую помощь отделу кадров ООО "Бета" в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в отделе кадров ООО "Бета", подготовку документов к передаче в архив ООО "Бета";
– в случае заключения с соответствующим учреждением Росархива договора о передаче на государственное хранение документов ООО "Бета" обеспечивает подготовку этих документов и своевременное представление описи дел постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения.

3.3. Выдача документов (дел) из архива (архивохранилища) оформляется заказом (служебной запиской) на выдачу дел.
Сторонним организациям дела выдаются по актам о выдаче дел во временное пользование, которые оформляются по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 21 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.
Документы выдаются под расписку с разрешения руководителя архива ООО "Бета". Выдача документов из архива регистрируется в книге выдачи дел (документов).

Срок выдачи документов для их использования не должен превышать:
– работникам структурных подразделений ООО "Бета" и иным пользователям – одного месяца;
– судебным, правоохранительным и иными уполномоченным органам в соответствии с законодательством РФ – шести месяцев.
На место выдаваемых документов и описей дел нужно помещать (подкладывать) карту-заместитель по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 22 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.

В карте-заместитель указываются:
– вид (наименование) документа (дела);
– дата выдачи документа;
– Ф.И.О. лица, которому выдан документ;
– дата возврата документа.
Также в карте-заместителе в соответствующих графах проставляются подписи лиц, выдавших дело и получивших дело.

При возвращении документов карта-заместитель изымается и хранится, пока в ней есть необходимость.

4. ПРАВА АРХИВА

4.1. В целях выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
– контролировать соблюдение в ООО "Бета" и в его структурных подразделениях установленных правил работы с документами, обеспечения их сохранности, качества отбора и подготовки дел к передаче на архивное хранение;
– вносить на рассмотрение генерального директора ООО "Бета" предложения, направленные на улучшение в структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение;
– представлять в установленном порядке заявки на обеспечение архива необходимым оборудованием, мебелью и материалами, проведение ремонтных работ и т.п.;
– участвовать в организуемых учреждениями Росархива мероприятиях по повышению квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб, организаций.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ

5.1. Должностное лицо, которому поручено заведование архивом, несет ответственность за состояние работы архива и выполнение возложенных на него задач и функций.

Положение составил:

Заведующий архивом _________________________ Д.В. Ефремов

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

18.09.2023

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

18.09.2023