Правила хранения документов в кадровой службе

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

02.11.2011

ПРАВИЛА
хранения документов в отделе кадров

02.11.2011              № 1-П

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие Правила хранения документов в кадровой службе (далее – Правила) разработаны в соответствии с Правилами, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г., Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года), Федеральным законом № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г., Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г., и являются локальным нормативным актом ООО "Бета".

1.2. Настоящие Правила регламентируют порядок рационального размещения документов в отделе кадров ООО "Бета", их учета, контроля за движением, физическим состоянием, выдачи во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения), а также обеспечения сохранности документов в процессе обращения с момента их группировки в дела до передачи на архивное хранение.

2. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документы, сгруппированные в дела, подлежат хранению по месту их формирования в течение двух лет, после чего передаются в архив ООО "Бета". Документы, переданные в архив, нужно хранить в течение срока, установленного Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.

2.2. Документы, не подлежащие архивному хранению, состоят на кратковременном хранении в течение сроков, предусмотренных Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г., после чего уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ХРАНИЛИЩАМ И СРЕДСТВАМ ХРАНЕНИЯ. ПОРЯДОК РАЗМЕЩЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ХРАНЕНИИ

3.1. Рациональное размещение документов в период текущего хранения предполагает:
– наличие пригодных для организации хранения дел помещений (далее – хранилищ);
– наличие достаточного числа исправных средств хранения (шкафов, сейфов, стеллажей, столов с ящиками).

3.2. До размещения документов в хранилищах пригодность последних для использования по назначению должна быть установлена посредством экспертизы. Экспертиза проводится комиссией, назначаемой приказом генерального директора ООО "Бета". В необходимых случаях к участию в работе комиссии привлекаются специалисты (эксперты) сторонних организаций, имеющих лицензии на осуществление соответствующих видов деятельности.

3.3. Результаты экспертизы фиксируются в акте, содержащем заключение о пригодности (непригодности) исследованного помещения для текущего хранения документов. Текущее хранение документов не допускается в помещениях:
– с неудовлетворительными эксплуатационными характеристиками (в т. ч. ветхих, сырых, неотапливаемых и т.д.);
– не отвечающих санитарным требованиям;
– расположенных в зданиях, занятых объектами общественного питания, продовольственными складами, складами агрессивных и пожароопасных веществ, подразделениями, применяющими опасные (в т. ч. химические) технологии.

3.4. Требования к хранилищу и его содержанию:
– помещение должно быть изолированным от других помещений (производственных, бытовых, лабораторных), желательно с северной ориентацией окон;
– помещение должно быть безопасным в пожарном отношении, защищенным от затопления, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам;
– не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов;
– должна быть естественная или искусственная вентиляция, обеспечивающая рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;
– должна быть скрытая электропроводка, герметичные штепсельные розетки, резиновая изоляция шнуров у переносной электроаппаратуры;
– общие и поэтажные рубильники должны быть расположены вне помещения;
– в отделке помещения нужно использовать неагрессивные, непылящиеся материалы;
– в системах и средствах пожаротушения нужно применять нейтральные, безопасные для документов вещества;
– в помещении нельзя использовать огонь и нагревательные приборы, размещать посторонние объекты;
– ремонтно-монтажные работы нужно проводить с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов;
– хранилище (за исключением располагающихся на охраняемой территории) оборудуется дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками;
– архивные документы следует хранить в темноте. Естественное освещение в хранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью;
– помещения хранилища должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли.

3.5. Расстановка средств хранения в хранилище организуется исходя из их общего количества, конструктивных особенностей и действующих нормативов. Размещение в средствах хранения дел производится в соответствии с нижеследующими правилами:
3.5.1. Дела в средствах хранения следует размещать в соответствии со сводной номенклатурой дел.
3.5.2. Для обеспечения быстрого и правильного поиска документов на внутренних сторонах дверок средств хранения (в иных аналогичных местах) должны располагаться выписки из номенклатуры дел, а средства хранения – нумероваться (в пределах хранилища по ходу часовой стрелки). В необходимых случаях, кроме того, может производиться (в направлении сверху вниз) последовательная нумерация полок шкафов (сейфов, стеллажей).
3.5.3. Дела следует хранить в вертикальном положении корешками наружу.
3.5.4. С целью предохранения дел от пыли и воздействия солнечного света двери (створки и т.п.) средств хранения следует держать закрытыми (сдвинутыми).
3.5.5. Средства хранения должны быть оборудованы надежными и исправными запорными устройствами.

3.6. Доступ к средствам хранения должны иметь только назначаемые приказом генеральный директор ООО "Бета" работники, ответственные за обеспечение сохранности дел (документов), состоящих на текущем хранении.

3.7. Состоящие на текущем хранении электронные документы (базы данных) могут размещаться вместе с бумажными документами (в выделенных для этой цели средствах хранения) либо отдельно от них в соответствующем структурном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.). Резервные копии электронных документов (баз данных) на автономных машинных носителях хранятся отдельно от их оригиналов.

4. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Учет дел ведется по номенклатуре, листам-заверителям и другим учетным документам (описям, карточкам и др.). Учет документов в составе дел ведется по журналам, книгам и внутренним описям дел.
Для учета электронных документов (баз данных) используются их учетные карточки (см. приложение № 1).

4.2. Учетные данные подлежат систематическому контролю. В процессе контроля проверяются их сохранность, полнота и достоверность, а также соответствие этих данных фактическому наличию дел (документов).

4.3. Основными контрольными мероприятиями учета являются проверка и ревизия. Проверки, как правило, носят локальный (выборочный) характер, проводятся в плановом и внеплановом порядке. В ходе ревизии учетные данные (как на бумажных, так и на машинных носителях) подвергаются полной проверке, в необходимых случаях принимаются меры к восстановлению утраченных данных (например, посредством перезаписи с одного машинного носителя на другой). Ревизии проводятся один раз в полгода.

4.4. В особых случаях ООО "Бета" должна проводить комплексные проверки состояния учета дел и учетных данных. Такие проверки носят обязательный характер:
– при перемещении дел (изменении мест текущего хранения);
– при подготовке дел к передаче в архив ООО "Бета";
– при смене руководителя отдела кадров ООО "Бета";
– при реорганизации (ликвидации) ООО "Бета".

4.5. В ходе комплексных проверок особое внимание обращается на установление фактического местонахождения дел, в том числе выданных во временное пользование, их реального физического состояния. Проверка наличия дел производится путем сверки учетных данных с описанием дел, находящихся в местах хранения, на обложке (с простановкой отметок о наличии в рабочем экземпляре номенклатуры дел). Проверка физического состояния дел производится путем их просмотра. Результаты проверки, включая выявленные недостатки, фиксируются в акте.
Местонахождение и состояние дел, выданных во временное пользование, устанавливаются на основании сведений, зафиксированных в соответствующей документации.

4.6. В отношении дел (документов), не обнаруженных в ходе проверки, безотлагательно организуются поисково-розыскные мероприятия. В отношении дел, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, – мероприятия по восстановлению их нормального физического состояния.

5. ВЫДАЧА ДОКУМЕНТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

5.1. Выдача состоящих на текущем хранении документов (дел) во временное пользование производится с соблюдением мер, обеспечивающих их сохранность и своевременный возврат в места хранения. Документы (дела), состоящие на текущем хранении, выдаются другим структурным подразделениям и иным пользователям (уполномоченным органам) с разрешения начальника отдела кадров ООО "Бета".
Срок выдачи документов для их использования не должен превышать:
– работникам структурных подразделений ООО "Бета" и иным пользователям – одного месяца;
– судебным, правоохранительным и иными уполномоченным органам в соответствии с законодательством РФ – шести месяцев.
На каждый выданный документ (дело) заводится карта-заместитель по форме, приведенной в приложении № 7 к Правилам, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.
Карта-заместитель помещается на место выданного дела.

5.2. Трудовые книжки выдаются с разрешения начальника отдела кадров ООО "Бета" только по заявке лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

5.3. По истечении установленного срока документы (дела) должны быть возвращены в место хранения. В особых случаях срок выдачи документов может быть продлен с разрешения генерального директора ООО "Бета" на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении (обеспечении сохранности) документов.

5.4. Выдача документов (дел), состоящих на текущем хранении, сторонним организациям производится на основании их письменных запросов с разрешения начальника отдела кадров ООО "Бета" по акту о выдаче дел во временное пользование по форме, приведенной в приложении № 10 к Правилам, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.

5.5. Изъятие документов из дел, состоящих на текущем хранении и подлежащих в дальнейшем передаче на архивное хранение, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения генерального директора ООО "Бета". В этом случае в деле должна быть оставлена надлежащим образом заверенная копия документа.

5.6. Причины выдачи подлинника документа отражаются в акте. Акт составляется в двух экземплярах – по одному для пользователя и владельца дела. Подписи лиц, подписавших акт, заверяются оттисками гербовых печатей. После возвращения дел в места хранения экземпляр акта, выданный организации-пользователю, остается в его распоряжении, а второй экземпляр хранится в организации.

5.7. По истечении срока выдачи дело должно быть возвращено в место его хранения, после чего при необходимости выдано повторно.

5.8. Органам суда и прокуратуры дела во временное пользование должны выдаваться с соблюдением вышеописанных правил на срок до прекращения дела либо до вынесения судебного решения. Продление сроков выдачи дел во временное пользование указанным органам допускается в особых случаях (при наличии соответствующих оснований) с разрешения генерального директора ООО "Бета" и только после получения от пользователя письменного подтверждения о сохранности дел.

6. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1. Настоящие Правила вступают в силу с момента утверждения генеральным директором ООО "Бета" и действует до их отмены (принятия новых Правил).

6.2. Изменения (дополнения) в настоящие Правила вносятся на основании приказа генерального директора ООО "Бета".

Правила составил:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

02.11.2011