Правила хранения документов в кадровой службе

Редакция 1 от 29.12.2020

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

02.11.2011

ПРАВИЛА
хранения документов в отделе кадров

02.11.2011              1-П

г. Москва

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие Правила хранения документов в кадровой службе (далее – Правила) разработаны в соответствии с Правилами, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г., Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года), Федеральным законом № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г., Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г., и являются локальным нормативным актом ООО "Бета".

1.2. Настоящие Правила регламентируют порядок рационального размещения документов в отделе кадров ООО "Бета", их учета, контроля за движением, физическим состоянием, выдачи во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения), а также обеспечения сохранности документов в процессе обращения с момента их группировки в дела до передачи на архивное хранение.

2. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документы, сгруппированные в дела, подлежат хранению по месту их формирования в течение двух лет, после чего передаются в архив ООО "Бета". Документы, переданные в архив, нужно хранить в течение срока, установленного Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.

2.2. Документы, не подлежащие архивному хранению, состоят на кратковременном хранении в течение сроков, предусмотренных Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г., после чего уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ХРАНИЛИЩАМ И СРЕДСТВАМ ХРАНЕНИЯ. ПОРЯДОК РАЗМЕЩЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ХРАНЕНИИ

3.1. Рациональное размещение документов в период текущего хранения предполагает:
– наличие пригодных для организации хранения дел помещений (далее – хранилищ);
– наличие достаточного числа исправных средств хранения (шкафов, сейфов, стеллажей, столов с ящиками).

3.2. До размещения документов в хранилищах пригодность последних для использования по назначению должна быть установлена посредством экспертизы. Экспертиза проводится комиссией, назначаемой приказом генерального директора ООО "Бета". В необходимых случаях к участию в работе комиссии привлекаются специалисты (эксперты) сторонних организаций, имеющих лицензии на осуществление соответствующих видов деятельности.

3.3. Результаты экспертизы фиксируются в акте, содержащем заключение о пригодности (непригодности) исследованного помещения для текущего хранения документов. Текущее хранение документов не допускается в помещениях:
– с неудовлетворительными эксплуатационными характеристиками (в т. ч. ветхих, сырых, неотапливаемых и т.д.);
– не отвечающих санитарным требованиям;
– расположенных в зданиях, занятых объектами общественного питания, продовольственными складами, складами агрессивных и пожароопасных веществ, подразделениями, применяющими опасные (в т. ч. химические) технологии.

3.4. Требования к хранилищу и его содержанию:
– помещение должно быть изолированным от других помещений (производственных, бытовых, лабораторных), желательно с северной ориентацией окон;
– помещение должно быть безопасным в пожарном отношении, защищенным от затопления, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам;
– не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов;
– должна быть естественная или искусственная вентиляция, обеспечивающая рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;
– должна быть скрытая электропроводка, герметичные штепсельные розетки, резиновая изоляция шнуров у переносной электроаппаратуры;
– общие и поэтажные рубильники должны быть расположены вне помещения;
– в отделке помещения нужно использовать неагрессивные, непылящиеся материалы;
в системах и средствах пожаротушения нужно применять нейтральные, безопасные для документов вещества;
– в помещении нельзя использовать огонь и нагревательные приборы, размещать посторонние объекты;
– ремонтно-монтажные работы нужно проводить с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов;
– хранилище (за исключением располагающихся на охраняемой территории) оборудуется дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками;
– архивные документы следует хранить в темноте. Естественное освещение в хранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью;
– помещения хранилища должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли.

3.5. Расстановка средств хранения в хранилище организуется исходя из их общего количества, конструктивных особенностей и действующих нормативов. Размещение в средствах хранения дел производится в соответствии с нижеследующими правилами:
3.5.1. Дела в средствах хранения следует размещать в соответствии со сводной номенклатурой дел.
3.5.2. Для обеспечения быстрого и правильного поиска документов на внутренних сторонах дверок средств хранения (в иных аналогичных местах) должны располагаться выписки из номенклатуры дел, а средства хранения – нумероваться (в пределах хранилища по ходу часовой стрелки). В необходимых случаях, кроме того, может производиться (в направлении сверху вниз) последовательная нумерация полок шкафов (сейфов, стеллажей).
3.5.3. Дела следует хранить в вертикальном положении корешками наружу.
3.5.4. С целью предохранения дел от пыли и воздействия солнечного света двери (створки и т.п.) средств хранения следует держать закрытыми (сдвинутыми).
3.5.5. Средства хранения должны быть оборудованы надежными и исправными запорными устройствами.

3.6. Доступ к средствам хранения должны иметь только назначаемые приказом генеральный директор ООО "Бета" работники, ответственные за обеспечение сохранности дел (документов), состоящих на текущем хранении.

3.7. Состоящие на текущем хранении электронные документы (базы данных) могут размещаться вместе с бумажными документами (в выделенных для этой цели средствах хранения) либо отдельно от них в соответствующем структурном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.). Резервные копии электронных документов (баз данных) на автономных машинных носителях хранятся отдельно от их оригиналов.

4. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Учет дел ведется по номенклатуре, листам-заверителям и другим учетным документам (описям, карточкам и др.). Учет документов в составе дел ведется по журналам, книгам и внутренним описям дел.
Для учета электронных документов (баз данных) используются их учетные карточки (см. приложение № 1).

4.2. Учетные данные подлежат систематическому контролю. В процессе контроля проверяются их сохранность, полнота и достоверность, а также соответствие этих данных фактическому наличию дел (документов).

4.3. Основными контрольными мероприятиями учета являются проверка и ревизия. Проверки, как правило, носят локальный (выборочный) характер, проводятся в плановом и внеплановом порядке. В ходе ревизии учетные данные (как на бумажных, так и на машинных носителях) подвергаются полной проверке, в необходимых случаях принимаются меры к восстановлению утраченных данных (например, посредством перезаписи с одного машинного носителя на другой). Ревизии проводятся один раз в полгода.

4.4. В особых случаях ООО "Бета" должна проводить комплексные проверки состояния учета дел и учетных данных. Такие проверки носят обязательный характер:
– при перемещении дел (изменении мест текущего хранения);
– при подготовке дел к передаче в архив ООО "Бета";
– при смене руководителя отдела кадров ООО "Бета";
– при реорганизации (ликвидации) ООО "Бета".

4.5. В ходе комплексных проверок особое внимание обращается на установление фактического местонахождения дел, в том числе выданных во временное пользование, их реального физического состояния. Проверка наличия дел производится путем сверки учетных данных с описанием дел, находящихся в местах хранения, на обложке (с простановкой отметок о наличии в рабочем экземпляре номенклатуры дел). Проверка физического состояния дел производится путем их просмотра. Результаты проверки, включая выявленные недостатки, фиксируются в акте.
Местонахождение и состояние дел, выданных во временное пользование, устанавливаются на основании сведений, зафиксированных в соответствующей документации.

4.6. В отношении дел (документов), не обнаруженных в ходе проверки, безотлагательно организуются поисково-розыскные мероприятия. В отношении дел, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, – мероприятия по восстановлению их нормального физического состояния.

5. ВЫДАЧА ДОКУМЕНТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

5.1. Выдача состоящих на текущем хранении документов (дел) во временное пользование производится с соблюдением мер, обеспечивающих их сохранность и своевременный возврат в места хранения. Документы (дела), состоящие на текущем хранении, выдаются другим структурным подразделениям и иным пользователям (уполномоченным органам) с разрешения начальника отдела кадров ООО "Бета".
Срок выдачи документов для их использования не должен превышать:
– работникам структурных подразделений ООО "Бета" и иным пользователям – одного месяца;
– судебным, правоохранительным и иными уполномоченным органам в соответствии с законодательством РФ – шести месяцев.
На каждый выданный документ (дело) заводится карта-заместитель по форме, приведенной в приложении № 7 к Правилам, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.
Карта-заместитель помещается на место выданного дела.

5.2. Трудовые книжки выдаются с разрешения начальника отдела кадров ООО "Бета" только по заявке лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

5.3. По истечении установленного срока документы (дела) должны быть возвращены в место хранения. В особых случаях срок выдачи документов может быть продлен с разрешения генерального директора ООО "Бета" на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении (обеспечении сохранности) документов.

5.4. Выдача документов (дел), состоящих на текущем хранении, сторонним организациям производится на основании их письменных запросов с разрешения начальника отдела кадров ООО "Бета" по акту о выдаче дел во временное пользование по форме, приведенной в приложении № 10 к Правилам, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.

5.5. Изъятие документов из дел, состоящих на текущем хранении и подлежащих в дальнейшем передаче на архивное хранение, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения генерального директора ООО "Бета". В этом случае в деле должна быть оставлена надлежащим образом заверенная копия документа.

5.6. Причины выдачи подлинника документа отражаются в акте. Акт составляется в двух экземплярах – по одному для пользователя и владельца дела. Подписи лиц, подписавших акт, заверяются оттисками гербовых печатей. После возвращения дел в места хранения экземпляр акта, выданный организации-пользователю, остается в его распоряжении, а второй экземпляр хранится в организации.

5.7. По истечении срока выдачи дело должно быть возвращено в место его хранения, после чего при необходимости выдано повторно.

5.8. Органам суда и прокуратуры дела во временное пользование должны выдаваться с соблюдением вышеописанных правил на срок до прекращения дела либо до вынесения судебного решения. Продление сроков выдачи дел во временное пользование указанным органам допускается в особых случаях (при наличии соответствующих оснований) с разрешения генерального директора ООО "Бета" и только после получения от пользователя письменного подтверждения о сохранности дел.

6. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1. Настоящие Правила вступают в силу с момента утверждения генеральным директором ООО "Бета" и действует до их отмены (принятия новых Правил).

6.2. Изменения (дополнения) в настоящие Правила вносятся на основании приказа генерального директора ООО "Бета".

 

Правила составил:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

 

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

 

02.11.2011

Зарегистрируйтесь в сервисе для предпринимателей
«Моё дело» и получите 3 дня бесплатного
доступа к 2 000 бланков

Актуальные формы бланков
согласно последним изменениям законодательства
Подсказки и инструкции по заполнению, составленные ведущими экспертами
Возможность отправить формы отчетов в ФНС/ФСС/ПФР/Росстат онлайн
Автоматическое заполнение налоговых деклараций и проверка checkXML перед отправкой

Какие полезные возможности есть в сервисе?

  • Минута на выставление счета!
    Пока клиент не передумал

    Выставляйте счета из сервиса сразу с
    кнопкой оплаты.
    Ваши клиенты смогут совершать
    оплату любым удобным для них
    способом. Мы все предусмотрели!

    Попробовать
  • Сдавайте отчетность не выходя
    из дома

    Сервис автоматически сформирует
    отчет, проверит его и отправит онлайн.
    А узнать, принят ли Ваш отчет, есть ли
    вопросы от инспектора — можно в
    любой момент.

    Попробовать
  • Никто не хочет платить
    налоги, но…

    Мы поможем, по крайней мере, не
    переплачивать. Сервис сам рассчитает налоги и взносы
    и предложит Вам все возможные
    варианты снизить налоги.

    Попробовать
  • Не оставим Вас наедине
    с бухгалтерией

    Не нужно гуглить, задайте свой вопрос
    экспертам «Моего Дела».
    Мы разберем Вашу ситуацию и
    предложим оптимальное решение в
    течение суток.

    Попробовать
  • Сверьтесь с ФНС, пока они сами
    не проявили интереса

    Проверить, нет ли у вас задолженности
    по налогам за прошлые периоды,
    можно прямо из личного кабинета.
    Для сверки больше не нужно посещать
    инспекцию.

    Попробовать
  • Не забудьте про сотрудников

    Взносы, зарплата и другие выплаты
    рассчитываются автоматически.
    Полный пакет необходимых
    документов для оформления
    cотрудников формируется в один клик.

    Попробовать
  • Удобная интеграция с банками

    Мгновенная выгрузка платежных
    поручений для отправки в банк,
    загрузка выписок из банка в сервис.
    Теперь движение денежных средств
    всегда под контролем.

    Попробовать
  • Несем ответственность за свои
    действия

    Мы не ошибаемся, но...
    Для Вашего спокойствия наша
    ответственность застрахована
    на 100 000 000 рублей!

    Попробовать
  • Интеграция с Моё дело.API

    Открытое API позволяет обмениваться
    данными с любым сервисом, который
    Вы используете.

    Попробовать

Наши тарифы

Эконом

Базовый

Премиум

833 ₽/месяц*

1 000 ₽/месяц*

2 500 ₽/месяц*

ИП на УСН, ЕНВД
и Патенте
ИП и ООО на УСН, ЕНВД
и Патенте
ИП и ООО на УСН, ЕНВД,
Патенте и ОСНО
Персональный налоговый календарь

Персональный налоговый календарь

Сервис формирует для вас персональный налоговый календарь. Учитывает форму собственности, наличие сотрудников и систему налогообложения. Вам не нужно держать все в голове и искать среди всего списка налоговых дат свои. «Моё дело» напомнит об отчетных датах по смс.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Консультации бухгалтеров 500 руб/мес

Консультации бухгалтеров

Пользователи сервиса «Моё дело» получают консультационную поддержку по бухгалтерским и налоговым вопросам. В любой момент задайте экспертам вопрос по своей деятельности.

Как получить консультацию?

Эксперты консультируют в письменном виде через личный кабинет.

Обратиться в службу консалтинга может любой пользователь с оплаченным доступом к сервису.

Чтобы получить ответ на интересующий вопрос, напишите его в разделе «Консультация бухгалтера». Чем подробнее вы сформулируете вопрос, тем точнее будет полученная консультация.

По каким вопросам можно проконсультироваться?

Вы можете задать любой налоговый или бухгалтерский вопрос по вашей деятельности.

В частности, получить консультацию можно по следующим темам:

  • Бухгалтерский учет малого бизнеса
  • Расчет налогов по УСН, ЕНВД, ПСН
  • Ведение налогового учета
  • Составление отчетности
  • Кадровый учет и расчет зарплаты
  • Порядок документооборота

Консультации пользователям предоставляются ведущими экспертами в области бухгалтерского и налогового учета, имеющими 10-летний опыт.

Сколько вопросов можно задать?

Количество вопросов не ограничено.

При необходимости можно задать уточняющие вопросы, чтобы до конца разобраться в ситуации.

Ответ на свой вопрос вы получите в течение суток.

Не узнает ли налоговая о моих вопросах?

Вы можете быть уверены, что ваша информация не попадет в чужие руки.

Мы гарантируем полную конфиденциальность. Данные пользователя, заданные им вопросы и полученные ответы никогда не будут переданы третьим лицам, в том числе и контролирующим органам.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Обмен данными с банками 1 интеграция Без ограничений Без ограничений

Обмен данными с банками

Сервис «Моё дело» обменивается данными с ведущими российскими банками. Достаточно подключить интеграцию.

Обмен электронными документами с банком полностью автоматизирован. Вы сможете получать банковские выписки и отправлять платежные поручения на оплату прямо из личного кабинета.

Чем полезна интеграция?

С подключенной интеграцией вы сможете проводить платежи в считанные минуты.

Вы можете создать платежное поручение на тот или иной платеж в сервисе в удобном и привычном интерфейсе, а затем просто загрузить готовую платежку в личный кабинет банка в один клик. Останется только подтвердить платеж (как правило, кодом, полученным по смс) и готово.

Также интеграция позволяет загружать из банка выписки о ваших операциях по счету. Вам больше не нужно каждый день посещать банк. Весь документооборот с ним будет проходить по электронным каналам связи.

Отслеживать актуальный остаток денег на расчетном счете банка вы можете в режиме онлайн прямо с мобильного телефона.

Как интеграция облегчит ведение учета?

Интеграция позволяет загружать выписки операций по расчетному счету в банке непосредственно в систему учета. Чтобы выписка загрузилась, нужно просто нажать на активную ссылку.

На основании загруженной выписки, в учете будут отражены операции по поступлениям и платежам. Эти операции автоматически сформируют в учете необходимые бухгалтерские проводки.

После загрузки банковских выписок отраженная в них информация по движению денег попадет во все регистры и отчеты: КУДИР, декларацию по УСН, годовую оборотно-сальдовую ведомость и бухгалтерскую отчетность. Вам не придется отражать доходы и расходы вручную.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Автоматическое распознавание выписки

Автоматическое распознавание выписки

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Зарплата и кадры 1 сотрудник 100

Зарплата и кадры

В сервисе «Моё дело» реализован полноценный кадровый учет, а также расчет зарплаты и формирование отчетности по сотрудникам.

Учет кадров

Вы сможете вести учет по каждому сотруднику: штатному и внештатному.

В сервисе в автоматическом режиме можно сформировать:

  • Трудовые договоры
  • Приказы о приеме или увольнении
  • Приказы о предоставлении отпусков
  • Личные карточки сотрудников

Расчет зарплаты

В сервисе предусмотрен расчет любых зарплатных начислений и реализован зарплатный проект со «Сбербанком» и «Альфа-Банком».

Вы сможете рассчитать зарплату сотрудника при любом графике его работы.

Помимо зарплаты сервис выполнит расчет:

  • Больничных
  • Отпускных
  • Премий
  • Командировочных

Если сотрудник претендует на налоговые вычеты по НДФЛ, укажите это в данных на сотрудника, и расчет налога с зарплаты будет выполнен с учетом вычетов.

На основании сведений о начислениях работникам, в сервисе автоматически можно сформировать справки о зарплате для назначения социальных пособий.

Налоговый календарь сервиса заблаговременно напомнит о датах выплаты зарплаты и налогов с нее.

Отчетность по сотрудникам

Учет зарплаты и кадров в сервисе позволяет в автоматическом режиме рассчитать все зарплатные налоги и сформировать отчетность:

  • Формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ
  • Отчетность по формам РСВ, СЗВ-М, СЗВ-Стаж, 4-ФСС

Сроки сдачи каждого отчета отображаются в Налоговом календаре.

Перейдя по ссылке соответствующего отчета, вы без труда сможете пошагово сформировать его. А если подключить электронную подпись, отправить отчет можно, не выходя из дома.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Дополнительный лимит на сотрудников (+10шт) 500 руб/мес Без ограничений

Дополнительный лимит на сотрудников (+10шт)

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Зарплатный проект со «Сбербанком»
и «Альфа-Банком»

Зарплатный проект со «Сбербанком»
и «Альфа-Банком»

Платите зарплату сотрудникам через банк по реестрам? Мы упрощаем выплату зарплаты: встречайте зарплатный проект со «Сбербанком» и «Альфа-Банком».

Больше не нужно начислять зарплату отдельно каждому сотруднику. Просто внесите общую сумму выплаты и выберите сотрудников, а сервис автоматически распределит суммы и начислит зарплаты. У сотрудников должны быть карты «Альфа-банка» или «Сбербанка».

Мы не останавливаемся на достигнутом: список банков и уровень автоматизации данной доработки будут расти так же быстро, как курс доллара!

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Учёт производства 500 руб/мес

Учёт производства

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Количество организаций 1 1 3

Количество организаций

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Учёт валюты за каждую организацию 500 руб/мес

Учёт валюты за каждую организацию

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Расчёт налогов и взносов

Расчёт налогов и взносов

Сервис сам рассчитает налоги и взносы к оплате с учетом изменений законодательства.

Вероятность ошибок по человеческому фактору исключена, поскольку расчет автоматизирован. Благодаря этому можно не опасаться штрафов и пени.

Расчет налогов

Сервис рассчитывает:

  • Авансовые платежи по УСН и налог за год
  • Ежеквартальные платежи по ЕНВД
  • Платежи по патенту
  • Суммы торгового сбора
  • Налог на прибыль
  • Налог на добавленную стоимость

Любой платеж рассчитывается в специальном мастере. Вы пошагово увидите, как рассчитан ваш налог.

Расчет взносов

Сервис рассчитывает:

  • Фиксированные платежи ИП
  • Дополнительный взнос предпринимателя
  • Взносы в фонды с зарплаты сотрудников

Фиксированные взносы ИП рассчитываются с учетом даты регистрации. Вам не придется переплачивать их за неполный год работы. При расчете взносов по сотрудникам в сервисе учитывается регрессия – уменьшение ставок взносов при достижении начисленной зарплаты пороговых значений.

Дополнительные возможности

В сервисе формируется платежный документ. ООО могут сформировать платежное поручение.

Для ИП предусмотрено больше вариантов. Они могут сформировать платежку для банка или квитанцию для оплаты налога наличными. Кроме того, оплатить налог ИП смогут банковской картой или электронными деньгами прямо из личного кабинета.

Платежное поручение на оплату налога можно выгрузить прямо в ваш интернет-банк. «Моё дело» автоматически обменивается данными с ведущими банками. Вам останется лишь подтвердить платеж, и налог оплачен.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Уменьшение налогов

Уменьшение налогов

Мы знаем, как важно не переплачивать, поэтому сервис предложит безопасные способы снижения налогов. Учтет вашу систему налогообложения и форму собственности бизнеса. Каждый способ — законный и не вызовет претензий у налоговой.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Сверка с ФНС онлайн

Сверка с ФНС онлайн

Для сверки больше не нужно посещать инспекцию. Сверяйтесь с ФНС в режиме онлайн и читайте комментарии инспекторов. Просто запросите справку о расчетах с бюджетом и убедитесь, что у вас нет долгов по налогам.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Автоформирование счетов и закрывающих
документов

Автоформирование счетов и закрывающих
документов

Сервис «Моё дело» упрощает работу с документами.

Создание счетов и закрывающих документов

Выставить счет можно прямо из личного кабинета.

В личном кабинете можно загрузить изображение своей подписи, печати или логотипа, и они сразу же будут отображаться при формировании счетов. Такой счет можно отправить клиенту по электронной почте.

Закрывающие документы (акты и накладные) по выставленным счетам можно сформировать буквально в два клика. Однотипные документы по одной и той же услуге одним и тем же клиентам можно создавать копированием, не тратя каждый раз лишнее время на их заполнение.

Групповое создание документов позволяет выставлять акты или накладные сразу по группе счетов.

Варианты оплаты выставленного счета

Оплатить счет можно с расчетного счета, онлайн со своей банковской карты или электронными деньгами.

Для ваших клиентов реализована возможность онлайн оплаты. На любой выставленный в сервисе счет формируется специальная ссылка. Вместо счета вы можете отправить клиенту эту ссылку.

Перейдя по ней, клиент попадет на интернет-страницу, на которой отображается выставленный счет, и предлагается оплата банковской картой или с электронного кошелька. Деньги сразу же поступят на ваш счет в банке.

Если сумма платежа по выставленному счету не превышает 15 000 рублей, вам не придется платить за эквайринг.

Хранение документов в электронном виде

Вы можете загружать в личный кабинет сканы документов по деятельности.

Отражая в учете тот или иной расход, к нему можно привязать скан закрывающего документа. Это позволяет хранить первичку в электронном виде.

Больше не нужно бояться, что к моменту проверки тот или иной документ будет испорчен или потеряется.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Шаблоны договоров с автозаполнением

Шаблоны договоров с автозаполнением

Составить практически любой договор, не прибегая к помощи юристов, можно в мастере создания договоров.

Вы найдете 28 готовых шаблонов договоров для различных сделок.

Не нужно ничего составлять с нуля, используйте проверенные временем и юристами шаблоны

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Страхование ответственности

Страхование ответственности

Сервис не ошибается, но для вашего спокойствия наша ответственность застрахована на 100 000 000 рублей. Если по вине сервиса вы получите штраф, то «Моё дело» возместит его.

Как это происходит? Вы пишите заявление на возврат, в котором указываете, что по вине сервиса была совершена ошибка. Мы возвращаем деньги по указанным реквизитам.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Формирование налоговой и бухгалтерской отчётности

Формирование налоговой и бухгалтерской отчётности

В сервисе «Моё дело» вы сможете сформировать отчетность при помощи специального мастера, пошагово проходя который, вы будете видеть, из каких показателей складывается Ваш отчет.

Какую отчетность можно сформировать:

  • Квартальные декларации по ЕНВД
  • Годовую декларацию по УСН
  • Годовую и промежуточную отчетность: баланс и отчет о финансовых результатах
  • Расчетную ведомость по форме 4-ФСС
  • Расчёт по страховым взносам
  • Ежемесячную отчетность для ПФР по форме СЗВ-М, СЗВ-Стаж
  • Квартальную и годовую отчетность по НДФЛ за сотрудников
  • Отчетность в Росстат
  • Декларация по НДС
  • Декларация по налогу на прибыль

Страхование от ошибок

Защитой от ошибок является заполнение отчетности в автоматическом режиме. Ручной ввод данных настолько минимизирован, что практически исключает вероятность ошибок.

Отчетность для Пенсионного фонда проходит дополнительный контроль с помощью специальной программы CheckXML. В нашем сервисе есть функция отслеживания статуса отчетности. В любой момент вы можете проверить, принята ли ваша декларация, не были ли обнаружены ошибки.

Как подать отчетность?

Сдать отчетность можно, лично посетив инспекцию или фонд. А можно отправить ее почтой или в электронном виде. Все способы реализованы в сервисе.

Чтобы отнести отчет контролерам или отправить его по почте, вы можете распечатать сформированную отчетность. Дополнительно вы получите пошаговую инструкцию: как действовать при сдаче отчетности.

Если подключить электронную подпись, отправить отчетность можно в электронном виде, прямо из личного кабинета сервиса. Кстати, если какой-то вид отчета не предусмотрен сервисом (например, декларация по НДС), сформировать его можно в сторонней программе. А затем файл этого отчета можно электронно сдать через сервис.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Электронная отправка отчетности в ФНС, ФСС, Росстат, ПФР

Электронная отправка отчетности в ФНС, ФСС, Росстат, ПФР

При электронной отправке отчетности используется электронная подпись. Фактически это аналог собственноручной подписи.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись представляет собой особый код, который имеет два назначения. Во-первых, она идентифицирует того, кто подписал документ. Во-вторых, электронная подпись подразумевает шифрование документа, позволяющее защитить документ от несанкционированного доступа.

Почему электронная подпись в «Моё дело» надежнее?

В сервисе «Моё дело» Ваша электронная подпись хранится в «облаке».

Это совершенно новый класс электронной подписи. Для работы с ней не требуется хранить специальные файлы на флешке или компьютере, не нужно устанавливать специальные программы.

Вам не нужно носить электронную подпись на каком-либо носителе с собой и беспокоиться о ее безопасности. Электронная подпись хранится на специальном защищенном сервере, так называемом облаке. Сервер доступен 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Как подписать отчетность в облаке?

Доступ к электронной подписи подтверждается аутентификацией пользователя. При отправке отчетности генерируется одноразовый код аутентификации. Этот код вы получите на свой мобильный по смс. Чтобы подтвердить свое согласие на подписание отчета, нужно лишь ввести полученный код в специальную форму при отправке отчетности.

Облачная подпись работает с любого устройства – ноутбука, компьютера, планшета, мобильного телефона. Нужен только доступ в интернет.

Отправить отчетность вы сможете в любое время из любой точки мира.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Электронная подпись в облаке

Электронная подпись в облаке

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Формирование счетов, актов, накладных,
договоров

Формирование счетов, актов, накладных,
договоров

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
2 000 нетиповых форм документов

2 000 нетиповых форм документов

В базе бланков сервиса «Моё дело» Вы найдете более 2000 нетиповых форм документов.

Эксперты отслеживают изменения законодательства, чтобы вы работали исключительно с актуальными формами документов.

Как работать с бланками?

Бланки документов вы сразу же можете использовать в работе. Некоторые бланки доступны для заполнения прямо в сервисе. Любой бланк можно скачать и заполнить вручную. Наглядные подсказки с примерами и указанием на поля, обязательные для заполнения, позволят избежать ошибок.

Вы найдете образцы документов с примерами их заполнения, что позволит сэкономить на юристе.

Как пользоваться базой бланков?

База бланков представлена в отдельном разделе личного кабинета.

Вы можете выбрать нужный бланк из предлагаемого списка или воспользоваться поиском по разделу.

Чтобы заполнить бланк в сервисе, нажмите на активную ссылку с названием документа. Открывшийся шаблон подскажет, какие поля следует заполнить.

Заполните свою информацию и подтвердите ее ввод.

Заполненный бланк можно сразу распечатать или скачать.

Для некоторых полей, заполнение которых может вызвать затруднение, предусмотрены всплывающие подсказки.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Справочник номенклатур

Справочник номенклатур

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Конфигурация управление торговлей 500 руб/мес 500 руб/мес

Конфигурация управление торговлей

«Моё дело» автоматизирует товарный учет. Вам не придется вручную вводить поступившие и проданные товары – достаточно загрузить накладную или счет-фактуру, чтобы программа посчитала приход и расход ТМЦ.

Используя товароучет, вы сможете:

  • Отслеживать дебиторскую задолженность и движения на складе или между складами
  • Контролировать остатки товаров и получать информацию о тех товарах, которые пора закупать
  • Создавать прайс-листы для клиентов и выставлять счета, используя цены, указанные в прайс-листе
  • Печатать ценники для своих товаров
  • Загружать изображения товаров для удобной навигации по складу
  • Отправлять клиентам список товаров для заказа его у вас
  • Оформление приема заказа от покупателей
  • Формирование документа заказа поставщику
  • Проведение сборки заказа покупателя
  • Создание каталога мест хранения товаров
  • Работа с товарной аналитикой (Залежавшиеся товары, минимальные остатки товаров, минусовые остатки товаров, формирование ABC анализа по товарам)

Все данные товарного учёта по умолчанию отображаются в интернет-бухгалтерии. Не нужно отдельно импортировать сведения и переносить информацию из первичных документов в отчётность.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Открытое API и готовые интеграции с сервисами для бизнеса 500 руб/мес 500 руб/мес

Открытое API и готовые интеграции с сервисами для бизнеса

Настройте обмен данными с любым сервисом, который вы используете в бизнесе. Для вас мы разработали внешнее API.

Подключите к интернет-бухгалтерии товароучетную систему, онлайн-кассу или CRM и данные для бухучета будут учитываться автоматически.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Техническая поддержка Чат Любой канал Любой канал

Техническая поддержка

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Настройка и обучение работе в сервисе

Настройка и обучение работе в сервисе

После оплаты доступа в течение 3х дней с вами связывается отдел по обучению. Менеджер вместе с вами «проходит» в личный кабинет и на примере вашей организации/ИП рассказывает, как вести учет в личном кабинете.

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Дополнительный пользователь с ролевым доступом 500 руб/мес

Дополнительный пользователь с ролевым доступом

Доступом в сервис можно делиться и настраивать права доступа по ролям, чтобы никто не увидел «лишнего».

Роли пользователей:

  • полный доступ
  • бухгалтер по зарплате
  • директор
  • менеджер
  • старший менеджер
  • кладовщик
  • наблюдатель
ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Электронный документооборот 500 руб/мес 500 руб/мес

Электронный документооборот

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Обмен данными с онлайн-кассами Эвотор 500 руб/мес 500 руб/мес 500 руб/мес

Обмен данными с онлайн-кассами Эвотор

В сервисе настроена интеграция с онлайн-кассами, благодаря которой, кассовые данные для бухучета и налоговой автоматически передаются в сервис «Моё дело».

При закрытии смены товары в сервисе списываются автоматически с помощью отчета о розничной продаже. Также создается розничная выручка на основании полученных средств за смену. Всё это снимает с вас ручной труд и освобождает время для бизнес-задач.

Онлайн-кассы, с которыми настроена интеграция:

  • Эвотор 5; 7.2; 7.3; 10
  • Атол 30Ф
  • Мой кассир
  • ЕКАМ
  • Subtotal
ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Проверка контрагентов 500 руб/мес 500 руб/мес 500 руб/мес

Проверка контрагентов

Сервис «Проверка контрагентов» поможет обезопасить бизнес и даст полную информацию о партнерах, клиентах или должниках в одном удобном интерфейсе. Оцените риски работы с партнерами по 35 риск-факторам и получите рекомендации по дальнейшему взаимодействию.

Как это работает?

В онлайн-режиме вы сможете определить статус контрагента:

  • Проверить регистрационные данные
  • Получить достоверную информацию из картотеки арбитражных судов
  • Получить свежую выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП)
  • Найти ошибки в реквизитах контрагентов
  • Оценить вероятность проверок контролирующими ведомствами

Как часто обновляется информация?

Частота обновления информации – один раз в 5 минут.

Как искать контрагента?

Поиск происходит по ИНН, ОГРН или названию компании. Одновременно в строку поиска можно вбивать сочетание нескольких реквизитов. Если результатов поиска слишком много, стоит воспользоваться быстрыми фильтрами по региону или отрасли.

Для поиска индивидуальных предпринимателей удобно использовать ключевое слово «ИП» в начале строки поиска.

В поиске, помимо наименования компании, отображаются статус компании (действует она или нет), адрес, ИНН, ОГРН, руководство, дата регистрации компании.

Какие данные о контрагенте можно увидеть?

  • Регистрационные данные (ИНН, ОГРН, КПП, дату постановки на учет, руководство, коды регистрации в ИФНС и внебюджетных фондах, виды деятельности)
  • Размер уставного капитала
  • Список учредителей
  • Лицензии
  • Народный рейтинг (отзывы поставщиков, покупателей о том, как протекали договорные отношения, вовремя ли проходили расчеты и отгрузка товаров/оказание услуг. Отзыв можно оставить в личном кабинете, заполнив данные о контрагенте, с которым вы имели дело)
  • Информация о статусе контрагента и результаты проверки по базе ФНС России
  • Арбитражные дела и исполнительные производства
  • Финансовые показатели
  • Информация о плановых проверках
  • Заблокированные счета и недействительные паспорта
ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Дополнительная точка на складе 500 руб/мес 500 руб/мес

Дополнительная точка на складе

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Управленческий учет 3 500 руб/мес 3 500 руб/мес

Управленческий учет

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Дополнительная организация ООО/ИП 500 руб/мес 500 руб/мес

Дополнительная организация ООО/ИП

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Помощь в переносе данных (3 часа бизнес-ассистента) (разовая услуга) 1 500 руб 1 500 руб

Помощь в переносе данных (3 часа бизнес-ассистента) (разовая услуга)

ПОПРОБОВАТЬ Закрыть
Попробовать Попробовать Попробовать

* Цена в месяц при оплате за год.

** Цена в месяц при оплате за год. Конфигурация управление торговлей входит в стоимость только для одной компании. Для второй и последующих, необходимо отдельно докупать конфигурацию за 500 руб/мес.

Наши тарифы

Эконом
ИП на УСН, ЕНВД и Патенте
  • Персональный налоговый календарь
  • Консультации бухгалтеров
  • Обмен данными с банками
  • Автоматическое распознавание выписки
  • Количество организаций
  • Расчёт налогов и взносов
  • Уменьшение налогов
  • Сверка с ФНС онлайн
  • Автоформирование счетов и закрывающих документов
  • Шаблоны договоров с автозаполнением
  • Страхование ответственности
  • Формирование налоговой и бухгалтерской отчётности
  • Электронная отправка отчетности в ФНС, ФСС, Росстат, ПФР
  • Электронная подпись в облаке
  • Формирование счетов, актов, накладных, договоров
  • Более 2 000 нетиповых форм документов (раздел Бланки)
  • Справочник номенклатур
  • Открытое API и готовые интеграции с сервисами для бизнеса
  • Техническая поддержка
  • Настройка и обучение работе в сервисе
  • Электронный документооборот
  • Обмен данными с онлайн-кассами Эвотор
  • Проверка контрагентов
833 в месяц *
ПОПРОБОВАТЬ
Базовый
ИП и ООО на УСН, ЕНВД и Патенте
  • Персональный налоговый календарь
  • Консультации бухгалтеров
  • Обмен данными с банками
  • Автоматическое распознавание выписки
  • Зарплата и кадры
  • Дополнительный лимит на сотрудников (+10шт)
  • Зарплатный проект со «Сбербанком» и «Альфа-Банком»
  • Учёт производства
  • Количество организаций
  • Учёт валюты за каждую организацию
  • Расчёт налогов и взносов
  • Уменьшение налогов
  • Сверка с ФНС онлайн
  • Автоформирование счетов и закрывающих
    документов
  • Шаблоны договоров с автозаполнением
  • Страхование ответственности
  • Формирование налоговой и бухгалтерской отчётности
  • Электронная отправка отчетности в ФНС, ФСС, Росстат, ПФР
  • Электронная подпись в облаке
  • Формирование счетов, актов, накладных, договоров
  • Более 2 000 нетиповых форм документов
  • Справочник номенклатур
  • Конфигурация управление торговлей
  • Открытое API и готовые интеграции с сервисами для бизнеса
  • Техническая поддержка
  • Настройка и обучение работе в сервисе
  • Дополнительный пользователь с ролевым доступом
  • Электронный документооборот
  • Обмен данными с онлайн-кассами Эвотор
  • Проверка контрагентов
  • Дополнительная точка на складе
  • Управленческий учет
  • Дополнительная организация ООО/ИП
  • Помощь в переносе данных (3 часа бизнес-ассистента) (разовая услуга)
1 000 в месяц *
ПОПРОБОВАТЬ
Премиум
ИП и ООО на ОСНО, УСН, ЕНВД и Патенте
  • Персональный налоговый календарь
  • Консультации бухгалтеров
  • Обмен данными с банками
  • Автоматическое распознавание выписки
  • Зарплата и кадры
  • Дополнительный лимит на сотрудников (+10шт)
  • Зарплатный проект со «Сбербанком» и «Альфа-Банком»
  • Учёт производства
  • Количество организаций
  • Учёт валюты за каждую организацию
  • Расчёт налогов и взносов
  • Уменьшение налогов
  • Сверка с ФНС онлайн
  • Автоформирование счетов и закрывающих
    документов
  • Шаблоны договоров с автозаполнением
  • Страхование ответственности
  • Формирование налоговой и бухгалтерской отчётности
  • Электронная отправка отчетности в ФНС, ФСС, Росстат, ПФР
  • Электронная подпись в облаке
  • Формирование счетов, актов, накладных, договоров
  • Более 2 000 нетиповых форм документов
  • Справочник номенклатур
  • Конфигурация управление торговлей
  • Открытое API и готовые интеграции с сервисами для бизнеса
  • Техническая поддержка
  • Настройка и обучение работе в сервисе
  • Дополнительный пользователь с ролевым доступом
  • Электронный документооборот
  • Обмен данными с онлайн-кассами Эвотор
  • Проверка контрагентов
  • Дополнительная точка на складе
  • Управленческий учет
  • Дополнительная организация ООО/ИП
  • Помощь в переносе данных (3 часа бизнес-ассистента) (разовая услуга)
2 500 в месяц *
ПОПРОБОВАТЬ

* Цена в месяц при оплате за год.

** Цена в месяц при оплате за год. Конфигурация управление торговлей входит в стоимость только для одной компании. Для второй и последующих, необходимо отдельно докупать конфигурацию за 500 руб/мес.

Спасибо за Вашу заявку!