Что такое ОФД простыми словами

Что такое ОФД простыми словами

Большинство торговых операций нужно проводить с помощью онлайн-касс. Это позволяет ФНС следить за доходами бизнеса. Чтобы работать с онлайн-кассами, требуется ОФД. Предприниматель сам выбирает и подключает оператора, и уже после этого начинает работу с кассами. Но чтобы выбрать ОФД, нужно знать, что это такое. 


В материале расскажем, что такое ОФД в онлайн кассах, зачем нужен сбор и обработка данных, как выбрать и подключить ОФД.

Оператор фискальных данных. Что это?

Прежде чем понять, что такое ОФД, разберемся в принципах применения онлайн-касс.

Если вы продаете товары, продукты или услуги другим людям, компаниям и предпринимателям, вы должны оформлять чеки с помощью кассового аппарата согласно закону №54-ФЗ. Такому правилу следуют почти все предприятия.

Кассы применяют как на обычных торговых точках, так и в онлайн-магазинах. Они выполняют две ключевые функции:

  • Формируют и печатают чек. При интернет-покупках — отправляют фискальный документ на имейл клиента.
  • Собирают данные об операциях и передают их в ФНС.

Теперь разберемся, что такое ОФД. Термин расшифровывается как оператор фискальных данных, и он требуется для подключения онлайн-касс.

Касса состоит из следующих элементов:

  • кассовый аппарат;
  • фискальный накопитель, который осуществляет сбор и обработку данных.

Онлайн-кассы автоматически формируют и печатают различные фискальные документы:

  • кассовые чеки;
  • возвратные чеки;
  • отчеты по смене.

Роль оператора — выступить своеобразным посредником между вашим бизнесом и налоговой. Передача данных происходит в таком порядке:

  1. Покупатель выбирает товар, который хочет приобрести, и несет его на кассу.
  2. Товар пробивают по кассе.
  3. Данные о покупке — сумма, наименование товара, способ оплаты, налоги и т.п. — отмечаются фискальным накопителем и сразу шифруются. Корректировка данных при этом невозможна.
  4. Когда данные зафиксированы, фискальный накопитель позволяет кассе напечатать чек.
  5. Данные об операции, зашифрованные фискальным накопителем, отправляются на сервер ОФД.
  6. ОФД расшифровывает информацию и отправляет данные в налоговую.

Так ФНС получает все сведения из кассового чека.

На сайте оператора можно проверить успешность передачи данных, чтобы убедиться в исполнении требований ФНС. Аналогично это проверяют через кассовые отчеты.

Если у покупателя возникнут сомнения в достоверности чека, в этом также можно убедиться. Для этого в фискальном документе отражают:

  • в обязательном порядке — сайт ОФД, где можно проверить подлинность чека;
  • в некоторых случаях — наименование ОФД, которое указывает на конкретного оператора, обслуживающего бизнес.

Какие требования предъявляют к ОФД

Разбираясь в том, что такое ОФД для кассовых аппаратов, расскажем и о требованиях, которым должны отвечать операторы.

Ключевое назначение оператора фискальных данных мы уже обозначили — сбор информации об операции и передача их в инспекцию. Но кроме этого ОФД также должен:

  • надежно защищать данные покупателей, ограничивать доступ третьих лиц;
  • сохранять данные минимум на пять лет после того, как информация попадет на сервер оператора;
  • помогать ФНС узнать о сокрытии дохода и других нарушениях;
  • по запросу инспекции давать ей доступ к базе ОФД. Контролировать предпринимателей ФНС может онлайн.

Чтобы сервис мог работать как ОФД, ему требуется специальное разрешение от налоговой на обработку фискальных сведений. Затем на этом основании его вносят в реестр ОФД.

Детально требования к оператору фискальных данных перечислены в законе №54-ФЗ, но бизнесу не обязательно знать их досконально. Главное — проверить, есть ли он в реестре.

Найти официальный реестр ОФД несложно. В главном окне ФНС во вкладке «Деятельность» нужно выбрать «Иные функции ФНС РФ».

ФНС ФНС

Там, среди открывшихся сервисов, выбираем «Реестры и проверка контрагентов».

ФНС (2) ФНС (2)

Портал предложит список реестров. Нас интересуют «Операторы фискальных данных».

ФНС (3) ФНС (3)

Портал выдаст общую информацию об ОФД в России и предложит скачать файл со списком компаний, которые входят в реестр операторов фискальных данных.

ФНС (4) ФНС (4)

Если наименование компании содержится в перечне, она официально может выполнять функции оператора. В реестре указаны только ОФД, которых налоговая проверила по всем требованиям. За нарушения операторов фискальных данных исключают из реестра.

Можно ли работать без ОФД

Фискальный накопитель функционирует при интернет-соединении. Некоторые предприниматели не могут подключить кассу к интернету в силу обстоятельств.

Если передача данных невозможна, налоговая делает исключение из правил об ОФД.

Например, когда бизнес работает в труднодоступных районах, где интернет не проведен совсем или случаются серьезные перебои. Очевидно, что полноценно работать с ОФД там не получится.

В подобных местах с кассами работают только объекты, продающие подакцизную продукцию. Остальные точки могут функционировать без онлайн-касс и ОФД. Но при таком раскладе покупатели все равно должны получать фискальные документы с информацией о товаре и его стоимости.

Такое же исключение касается магазинов в отдаленных районах — местности с небольшой численностью людей (до десяти тысяч). Там магазины тоже могут обойтись без ОФД. При этом они могут работать с онлайн-кассами, но подключать ОФД и платить оператору им не надо. Выдавать чеки клиентам также нужно. Они могут быть оформлены вручную, главное — указать данные о покупке.

В последнем случае сбор данных происходит в кассах автономно. ФНС требует эти данные в двух случаях:

  • при замене накопителя в кассе;
  • при снятии кассы с учета.

Как выбрать оператора фискальных данных

Выбор ОФД — ответственность владельца бизнеса. Компаний, предлагающих услуги оператора фискальных данных, на рынке немало.

При выборе оператора фискальных данных обращайте внимание только на сервисы из реестра ОФД. Если оператора нет в перечне, работать с ним нельзя.

Что еще имеет значение при выборе ОФД?

Спектр услуг

hidden>

Изучите услуги ОФД, ориентируйтесь на запросы бизнеса. К примеру, некоторые операторы помогают с выбором онлайн-кассы и получением ЭЦП.

Некоторые ОФД кроме стандартных услуг предлагают справочную информацию по вопросам бизнеса Некоторые ОФД кроме стандартных услуг предлагают справочную информацию по вопросам бизнеса

Цены на услуги ОФД

hidden>

Проанализируйте ценовую политику и перечень услуг, включенных в пакет ОФД. Часть компаний выполняет все ключевые операции под ключ. А некоторые ОФД требуют за отдельные услуги доплату.

На сайтах ОФД обычно указывают, какие услуги входят в стоимость На сайтах ОФД обычно указывают, какие услуги входят в стоимость

Личный кабинет пользователя

hidden>

Убедитесь в наличии ОФД личного кабинета, посмотрите его функционал. Он значительно облегчает управление бизнесом. Вы сможете отслеживать доходы и возвраты, сверять приход с суммой наличных в кассе, формировать бухгалтерскую отчетность, отслеживать передачу данных.

Личный кабинет значительно упрощает взаимодействие с оператором Личный кабинет значительно упрощает взаимодействие с оператором

С некоторыми ОФД вы сможете одновременно управлять несколькими торговыми точками.

Мобильное приложение и поддержка

hidden>

Узнайте, как работает техподдержка ОФД. Если у вас круглосуточный магазин, то лучше найти компанию с круглосуточной поддержкой.

Также обратите внимание на наличие мобильного приложения у ОФД — это позволит вести работу и учет удаленно.

Мобильное приложение ОФД упрощает аналитику и учет Мобильное приложение ОФД упрощает аналитику и учет

Аналитика

hidden>

Многие ОФД предлагают сервисы аналитики. Анализ данных помогает оценить эффективность продаж, контролировать доходы и расходы, формировать наглядные отчеты.

Сервисы аналитики ОФД позволяют контролировать рынок, оценивать эффективность показателей, формировать оптимальные маркетинговые стратегии Сервисы аналитики ОФД позволяют контролировать рынок, оценивать эффективность показателей, формировать оптимальные маркетинговые стратегии

Как подключить ОФД

Алгоритм подключения ОФД обычно такой:

  1. Оформить усиленную КЭП. Если подписи нет, нужно идти в инспекцию и подавать письменное заявление.
  2. Оформить сделку с ОФД. Зарегистрировать онлайн-кассу можно только при наличии договора с оператором. Сделка считается заключенной после оплаты услуг ОФД.
  3. Зарегистрировать онлайн-кассу на портале налоговой службы. Для этого в личном кабинете есть сервис учета ККТ. Нужно выбрать функцию регистрации и заполнить заявление в окне. После обработки заявки вам выдадут индивидуальный номер.
  4. Добавить номер регистрации в кассу.
  5. Сформировать отчет о регистрации ККТ.
  6. Получить карту регистрации.
  7. Подключиться к ОФД. Это нужно сделать на сайте ОФД.

Когда оператор фискальных данных закончит синхронизацию с ККТ, можно начинать работу.

Какая ответственность предусмотрена за нарушение закона №54-ФЗ?

За нарушение порядка применения ККТ и работы с ОФД предприятия штрафуют. Наказание зависит от основания.

Основание Штраф для компаний в тыс. р. Штраф для предпринимателей в тыс. р.
Торговля без ККТ 75-100% от расчет без кассы. Минимальный размер штрафа — 30 т.р. 25-50% от расчета. Минимальный размер — 10 т.р.
Работа с незарегистрированными кассами, нарушения применения и регистрации ККТ согласно закону №54-ФЗ, нессответствие ОФД требованиям 5-10 1,5-3
Непредоставление документов или сведений о кассе по требованию ФНС за 3 рабочих дня 5-10 1,5-3
Отказ выдать чек покупателю 10 20

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!