Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы

Любой бизнес неизбежно сталкивается с инвентаризацией денежных средств в кассе — по своему желанию или в обязательном порядке. В каждом случае нужно соблюдать порядок проведения процедуры и зафиксировать результаты в учете. 


В материале расскажем о порядке проведения инвентаризации кассы.

 

Зачем нужна инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы — это проверка остатков наличных в кассе и сравнение результатов с данными учета. Ее проводят, чтобы:

  • правильно вести учет кассовых операций;
  • найти ошибки в работе с кассой или расчетах;
  • обеспечить сохранность наличных, денежных и других документов в кассе и т.д.

Инвентаризация денежных средств в кассе помогает убедиться, что все финансовые операции правильно оформили, учли и отразили в учете. Инвентаризацию организуют, чтобы выявить излишки или недостачу денежных средств, выяснить причину и определить лиц, ответственных за расхождения.

Иногда инвентаризация кассы нужна обязательно, например:

  • перед заполнением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при замене сотрудника, ответственного за операции с кассой;
  • при махинациях и хищении денежных средств;
  • при чрезвычайном положении;
  • при ликвидации или реорганизации предприятия.

В остальном руководство самостоятельно решает, нужно ли инвентаризировать кассу. Ограничений на проведение такой инвентаризации нет. Ее проводят в любые сроки, например, один раз в квартал, в месяц или неделю.

В то же время, инвентаризацию можно разделить на два других типа — плановую и внеплановую.

Кто устанавливает сроки плановой инвентаризации кассы

Сроки проведения плановой инвентаризации кассы устанавливает руководство. Даты закрепляют в регламенте. В план нужно включить минимум одну инвентаризацию в год — для заполнения годовой отчетности. В тексте регламента также нужно предусмотреть все ситуации, когда инвентаризация кассы нужна по закону — при обнаружении недоимки, пропаже наличных и так далее.

Как правило, у сотрудников есть время подготовиться к процедуре — всех участников инвентаризации заранее уведомляют о сроках. Поэтому при плановых проверках находят меньше всего расхождений между кассой и данными учета.

Когда проводится внеплановая инвентаризация

Не только руководитель фирмы может проверять кассу предприятия. Инвентаризацию также вправе инициировать контролирующие лица со стороны:

  • члены ревизионной комиссии из вышестоящего предприятия;
  • работники следственных органов;
  • инспекторы ФНС.

Они вправе устроить инвентаризацию предприятия в любое время, если у них появится повод. Поэтому ее называют внеплановой. Контролирующие органы устраивают инвентаризацию денежных средств по разным причинам. Например, чтобы:

  • укрепить финансовую дисциплину внутри предприятия;
  • найти ошибки в учете;
  • предупредить финансовые нарушения со стороны бизнеса или провести расследование по уже случившимся и т.д.

Внеплановую инвентаризацию всегда проводят на основании приказа, в котором ответственные органы указывают причину.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Инвентаризацию кассы проводит специальная комиссия. Ее состав определяет руководство компании. Стандартно туда входят:

  • главный бухгалтер;
  • представитель администрации предприятия;
  • сотрудники из юридического, экономического и других отделов.

Минимально в комиссии по инвентаризации должно быть 2 человека. Руководитель назначает одного из сотрудников председателем — обычно это его заместитель или руководитель отдела. Председатель руководит инвентаризацией и занимается ключевыми операциями: контролирует оформление и подписывает документы, акты и описи, запрашивает объяснительные от ответственных за операции с кассой сотрудников и т.д.

Кроме ревизоров, к проведению инвентаризации привлекают материально ответственное лицо (МОЛ). Если ответственность коллективная, то необходимо участие всех МОЛов.

В комиссионный состав их не включают, но они обязательно присутствуют при инвентаризации наличных и следят за процедурой. Если ответственного за операции с кассой не будет, в результатах проверки можно усомниться.

Если на предприятии числится один руководитель, собирать комиссию для проведения инвентаризации кассы не требуется. Он устраивает ее сам в присутствии ответственного кассира.

Теперь подробнее рассмотрим сам порядок. Процедура производится в несколько этапов.

  • Все операции с кассой приостанавливают на время процесса. Прежде чем начать инвентаризацию, руководство издает приказ, в котором утверждает состав комиссии и основание для процедуры.
  • Если инвентаризацию кассы проводят для оформления годовой отчетности, издавать документ не нужно.
  • Перед инвентаризацией денежных средств кассир направляет бухгалтеру денежные документы — приход, расход и т.д. — и пишет об этом расписку.
  • Если предприятие использует онлайн-кассу, то комиссия сначала изучает документы на ККТ — о приобретении, регистрации и т.д. Так они убедятся, что кассу применяют законно.

Затем ревизоры проверяют все, что было указано в приказе. Комплекс действий зависит от объектов проверки:

  1. Наличные. Если предприятие не использует онлайн-кассу, то денежные средства пересчитывают, а результат сверяют с записями в кассовой книге. Если предприятие работает с онлайн-кассой, комиссия пересчитывает наличные и сверяет результат с данными кассовой ленты, счетчиками ККТ, сведениями из книги кассира-операциониста.
  2. Документы. Комиссия проверяет наличие всех денежных документов (авиа- и ЖД-билетов, путевок, марок и т.д.), сравнивает сведения в них с информацией в учете.
  3. Ценные бумаги. Члены комиссии фиксируют серии, номера, стоимость и сроки погашения бумаг и сравнивают их со сведениями из описей.
  4. Бланки строгой отчетности. Ревизоры проверяют, какие бланки есть в наличии. Сравнивают их количество со сведениями забалансового счета 006.

Если руководство назначит сплошную инвентаризацию, придется проверять все вышеперечисленные пункты. При выборочной проверке указываются только отдельные объекты. Например, денежные средства в кассе и ценные бумаги.

После проверки всех пунктов комиссия оформляет опись с результатами. Есть три возможных исхода:

  • полное соответствие данным учета;
  • недостача наличных;
  • излишек.

При излишке или недостаче наличных руководство должно решить, как избавиться от расхождений. Меры зависят от ситуации. Например, проблемы с недостачей можно решить так:

  1. Если в этом есть вина кассира, с него можно взыскать недостающую сумму.
  2. Если вины материально ответственного сотрудника нет (или ее нельзя доказать), средства возмещают за счет компании.

Излишек изымают и оприходуют.

Инвентаризация кассы: документальное оформление

После проведения инвентаризации кассы комиссия оформляет опись, в которой отражает результаты проверки. Документ должны подписать все ревизоры вместе с материально ответственным сотрудником — иначе опись будет недействительна.

Руководство может составить собственные формы описи для инвентаризаций кассы. Также можно взять одну из установленных образцов:

  • №ИНФ-15 — для результатов проверки наличных и финансовых документов;
  • №ИНВ-16 — для инвентаризаций по бланкам строгой отчетности и ценным бумагам.

Опись оформляют в двух экземплярах — для кассира и бухгалтерии. Если инвентаризацию проводят из-за смены материально ответственного сотрудника, то ему вручают третий экземпляр.

При обнаружении излишков или недостачи наличных денежных средств, от МОЛа требуют объяснительную.

В стандартных образцах для описи есть строки, в которых комиссия указывает на расхождения в денежных средствах и данных учета. Если вы работаете с ними, то дополнительные документы оформлять не нужно.

Если в описи нет места для подобных сведений, придется заполнять сличительную ведомость и указывать на расхождения там.

Завершив инвентаризацию кассы, ревизоры передают все описи руководству. Директор проверяет документы и издает приказ об утверждении результатов проверки. Его можно оформить произвольно. Главное — указать перечень действий, которые помогут предприятию устранить расхождения.

Если данные по наличным (и другим объектам проверки) совпали с учетными сведениями, приказ не оформляют.

Как отразить в учете инвентаризацию денежных средств в кассе

Инвентаризацию денежных средств в кассе нужно правильно отразить в бухгалтерском учете. Период должен совпадать с датой, на которую выпала проверка.

В зависимости от того, какие результаты покажет инвентаризация наличных денежных средств в кассе, применяют проводки:

Д/т К/т Операция
50 91.1 Обнаружен излишек
94 50 Отражена сумма недостачи
73 94 Сумма недостачи отнесена на кассира
70 94 Недостача возмещена разово за счет ответственного лица (при его согласии)
70 73 Недостача возмещена в несколько этапов
91.2 94 Недостача отнесена к прочим расходам (когда вины кассира нет или ее не доказать)

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!