Любой бизнес неизбежно сталкивается с инвентаризацией денежных средств в кассе — по своему желанию или в обязательном порядке. В каждом случае нужно соблюдать порядок проведения процедуры и зафиксировать результаты в учете.
В материале расскажем о порядке проведения инвентаризации кассы.
Зачем нужна инвентаризация кассы
Инвентаризация кассы — это проверка остатков наличных в кассе и сравнение результатов с данными учета. Ее проводят, чтобы:
- правильно вести учет кассовых операций;
- найти ошибки в работе с кассой или расчетах;
- обеспечить сохранность наличных, денежных и других документов в кассе и т.д.
Инвентаризация денежных средств в кассе помогает убедиться, что все финансовые операции правильно оформили, учли и отразили в учете. Инвентаризацию организуют, чтобы выявить излишки или недостачу денежных средств, выяснить причину и определить лиц, ответственных за расхождения.
Иногда инвентаризация кассы нужна обязательно, например:
- перед заполнением годовой бухгалтерской отчетности;
- при замене сотрудника, ответственного за операции с кассой;
- при махинациях и хищении денежных средств;
- при чрезвычайном положении;
- при ликвидации или реорганизации предприятия.
В остальном руководство самостоятельно решает, нужно ли инвентаризировать кассу. Ограничений на проведение такой инвентаризации нет. Ее проводят в любые сроки, например, один раз в квартал, в месяц или неделю.
В то же время, инвентаризацию можно разделить на два других типа — плановую и внеплановую.
Кто устанавливает сроки плановой инвентаризации кассы
Сроки проведения плановой инвентаризации кассы устанавливает руководство. Даты закрепляют в регламенте. В план нужно включить минимум одну инвентаризацию в год — для заполнения годовой отчетности. В тексте регламента также нужно предусмотреть все ситуации, когда инвентаризация кассы нужна по закону — при обнаружении недоимки, пропаже наличных и так далее.
Как правило, у сотрудников есть время подготовиться к процедуре — всех участников инвентаризации заранее уведомляют о сроках. Поэтому при плановых проверках находят меньше всего расхождений между кассой и данными учета.
Когда проводится внеплановая инвентаризация
Не только руководитель фирмы может проверять кассу предприятия. Инвентаризацию также вправе инициировать контролирующие лица со стороны:
- члены ревизионной комиссии из вышестоящего предприятия;
- работники следственных органов;
- инспекторы ФНС.
Они вправе устроить инвентаризацию предприятия в любое время, если у них появится повод. Поэтому ее называют внеплановой. Контролирующие органы устраивают инвентаризацию денежных средств по разным причинам. Например, чтобы:
- укрепить финансовую дисциплину внутри предприятия;
- найти ошибки в учете;
- предупредить финансовые нарушения со стороны бизнеса или провести расследование по уже случившимся и т.д.
Внеплановую инвентаризацию всегда проводят на основании приказа, в котором ответственные органы указывают причину.
Порядок проведения инвентаризации кассы
Инвентаризацию кассы проводит специальная комиссия. Ее состав определяет руководство компании. Стандартно туда входят:
- главный бухгалтер;
- представитель администрации предприятия;
- сотрудники из юридического, экономического и других отделов.
Минимально в комиссии по инвентаризации должно быть 2 человека. Руководитель назначает одного из сотрудников председателем — обычно это его заместитель или руководитель отдела. Председатель руководит инвентаризацией и занимается ключевыми операциями: контролирует оформление и подписывает документы, акты и описи, запрашивает объяснительные от ответственных за операции с кассой сотрудников и т.д.
Кроме ревизоров, к проведению инвентаризации привлекают материально ответственное лицо (МОЛ). Если ответственность коллективная, то необходимо участие всех МОЛов.
В комиссионный состав их не включают, но они обязательно присутствуют при инвентаризации наличных и следят за процедурой. Если ответственного за операции с кассой не будет, в результатах проверки можно усомниться.
Если на предприятии числится один руководитель, собирать комиссию для проведения инвентаризации кассы не требуется. Он устраивает ее сам в присутствии ответственного кассира.
Теперь подробнее рассмотрим сам порядок. Процедура производится в несколько этапов.
- Все операции с кассой приостанавливают на время процесса. Прежде чем начать инвентаризацию, руководство издает приказ, в котором утверждает состав комиссии и основание для процедуры.
- Если инвентаризацию кассы проводят для оформления годовой отчетности, издавать документ не нужно.
- Перед инвентаризацией денежных средств кассир направляет бухгалтеру денежные документы — приход, расход и т.д. — и пишет об этом расписку.
- Если предприятие использует онлайн-кассу, то комиссия сначала изучает документы на ККТ — о приобретении, регистрации и т.д. Так они убедятся, что кассу применяют законно.
Затем ревизоры проверяют все, что было указано в приказе. Комплекс действий зависит от объектов проверки:
- Наличные. Если предприятие не использует онлайн-кассу, то денежные средства пересчитывают, а результат сверяют с записями в кассовой книге. Если предприятие работает с онлайн-кассой, комиссия пересчитывает наличные и сверяет результат с данными кассовой ленты, счетчиками ККТ, сведениями из книги кассира-операциониста.
- Документы. Комиссия проверяет наличие всех денежных документов (авиа- и ЖД-билетов, путевок, марок и т.д.), сравнивает сведения в них с информацией в учете.
- Ценные бумаги. Члены комиссии фиксируют серии, номера, стоимость и сроки погашения бумаг и сравнивают их со сведениями из описей.
- Бланки строгой отчетности. Ревизоры проверяют, какие бланки есть в наличии. Сравнивают их количество со сведениями забалансового счета 006.
Если руководство назначит сплошную инвентаризацию, придется проверять все вышеперечисленные пункты. При выборочной проверке указываются только отдельные объекты. Например, денежные средства в кассе и ценные бумаги.
После проверки всех пунктов комиссия оформляет опись с результатами. Есть три возможных исхода:
- полное соответствие данным учета;
- недостача наличных;
- излишек.
При излишке или недостаче наличных руководство должно решить, как избавиться от расхождений. Меры зависят от ситуации. Например, проблемы с недостачей можно решить так:
- Если в этом есть вина кассира, с него можно взыскать недостающую сумму.
- Если вины материально ответственного сотрудника нет (или ее нельзя доказать), средства возмещают за счет компании.
Излишек изымают и оприходуют.
Инвентаризация кассы: документальное оформление
После проведения инвентаризации кассы комиссия оформляет опись, в которой отражает результаты проверки. Документ должны подписать все ревизоры вместе с материально ответственным сотрудником — иначе опись будет недействительна.
Руководство может составить собственные формы описи для инвентаризаций кассы. Также можно взять одну из установленных образцов:
- №ИНФ-15 — для результатов проверки наличных и финансовых документов;
- №ИНВ-16 — для инвентаризаций по бланкам строгой отчетности и ценным бумагам.
Опись оформляют в двух экземплярах — для кассира и бухгалтерии. Если инвентаризацию проводят из-за смены материально ответственного сотрудника, то ему вручают третий экземпляр.
При обнаружении излишков или недостачи наличных денежных средств, от МОЛа требуют объяснительную.
В стандартных образцах для описи есть строки, в которых комиссия указывает на расхождения в денежных средствах и данных учета. Если вы работаете с ними, то дополнительные документы оформлять не нужно.
Если в описи нет места для подобных сведений, придется заполнять сличительную ведомость и указывать на расхождения там.
Завершив инвентаризацию кассы, ревизоры передают все описи руководству. Директор проверяет документы и издает приказ об утверждении результатов проверки. Его можно оформить произвольно. Главное — указать перечень действий, которые помогут предприятию устранить расхождения.
Если данные по наличным (и другим объектам проверки) совпали с учетными сведениями, приказ не оформляют.
Как отразить в учете инвентаризацию денежных средств в кассе
Инвентаризацию денежных средств в кассе нужно правильно отразить в бухгалтерском учете. Период должен совпадать с датой, на которую выпала проверка.
В зависимости от того, какие результаты покажет инвентаризация наличных денежных средств в кассе, применяют проводки:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 50 | 91.1 | Обнаружен излишек |
| 94 | 50 | Отражена сумма недостачи |
| 73 | 94 | Сумма недостачи отнесена на кассира |
| 70 | 94 | Недостача возмещена разово за счет ответственного лица (при его согласии) |
| 70 | 73 | Недостача возмещена в несколько этапов |
| 91.2 | 94 | Недостача отнесена к прочим расходам (когда вины кассира нет или ее не доказать) |
