Электронно-цифровая подпись для юридических лиц

Электронно-цифровая подпись для юридических лиц

Поскольку весь российский бизнес постепенно переходит от бумажного формата документооборота к электронному, бухгалтерской и налоговой отчётности необходимо придавать юридическую значимость с помощью электронной подписи. 

С 2021-2022 годов порядок получения КЭП изменился. Если до введения новых правил юридические лица обязаны были получить электронную подпись в специальных удостоверяющих центрах за определённую сумму, то с 1 января 2022 года выдача КЭП переходит в полномочия ФНС, а ИП, юрлица и нотариусы могут получить услугу бесплатно. 

В статье расскажем, какие виды ЭЦП бывают, как получить электронную подпись юридическому лицу и как их правильно применять.

Прибыль не соответствует усилиям?

Проведём анализ бухгалтерии — конфиденциально!

Оставить заявку

Что такое ЭЦП

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) представляет собой набор цифровых данных, подтверждающих факт заверения документа конкретным лицом. ЭЦП также подтверждает целостность подписанного документа. В отношении бухгалтерской или налоговой отчётности ЭЦП указывает на следующее:

  • документ был подписан уполномоченным лицом;
  • в документ не вносились изменения, после того как его подписали.

Важно отметить, что ЭЦП должна использоваться только для указанных выше функций.

Законодательная база

Применение цифровой подписи регулирует федеральное законодательство. Правовые акты именуют ЭЦП как:

  • «электронная подпись»;
  • «цифровая подпись»;
  • «электронно-цифровая подпись».

При взаимодействии с органами власти лучше применять термин «электронная подпись», а вот для контактов с компаниями и физлицами подойдет любой термин.

Закон определяет конкретное применение цифровой подписи для юридических лиц. Это своего рода юридическое подтверждение того, что предоставленные документы заверило ответственное лицо, а сами бумаги не были отредактированы после того, как человек поставил подпись.

Одним из главных критериев ЭЦП является надёжность шифрования. Именно поэтому законодательные акты устанавливают ГОСТ, по которому осуществляется проверка ЭЦП — это ГОСТ Р 34.10-2012. Согласно нормативам, ЭЦП может применяться только в том случае, если глубина шифрования подписи ограничится показателем 512 бит. Предполагается, что дешифровка такой ЭЦП невозможна, а значит, посторонний человек не сможет подписать документ за ответственное лицо и внести изменения в документ после его подписания.

Виды ЭЦП

Существует три вида ЭЦП, которые имеют разную юридическую силу:

  1. Простая электронная подпись.
  2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись.
  3. Усиленная квалифицированная электронная подпись.

Рассмотрим каждый вид подробнее.

Простая ЭЦП

hidden>

В физическом плане ЭП представляет собой логин + пароль либо подтверждающий SMS-код. Для заверения документов простой электронной подписью не нужны специальные устройства. Такой ЭП можно оформить покупку в интернет-магазине или онлайн-операцию в банке. Также данный тип подписи используется внутри организации.

Простую электронную подпись не используют:

  • с бумагами, содержащими гостайну;
  • с документами, предоставленными только в бумажном варианте;
  • с некоторыми документами, если это указано в законе.

Например, простой ЭП нельзя подписать пакет документов, направляемый в арбитражный суд.

УНЭП

hidden>

УНЭП надежнее простой цифровой подписи. Документы, подписанные таким набором символов, сопровождаются открытым ключом, который покажет принимающей стороне через специальный сервис, вносились ли правки в документ после того, как бумаги были подписаны.

Данный вид ЭЦП применяется реже других (применение такой подписи ограничивает в том числе закон), он аналогичен собственноручной подписи. УНЭП чаще всего используется для документооборота внутри компании.

УКЭП

hidden>

УКЭП считается самым безопасным видом электронной подписи. Подпись содержит зашифрованные данные, подтверждающие личность человека, подписавшего документ, и подлинность предоставленных данных. Файлы УКЭП могут быть записаны на флешке или других хранителях.

Данный вид ЭЦП применяется:

  • для подачи документов в госорганы;
  • для подачи исков в суд;
  • для участия в госзакупках.

Применение КЭП чаще всего прописано законом. Такой вид подписи, например, необходим для отчётности в надзорные органы и для документооборота между компаниями.

УКЭП можно получить только в аккредитованных удостоверяющих центрах, которые выдают владельцу ЭЦП квалифицированный сертификат.

Оформление ЭЦП

Получить ЭЦП можно в специальных удостоверяющих центрах, расположенных в отделениях территориальных налоговых. Однако не в каждой налоговой службе есть УЦ. Перечень отделений, выдающих цифровую подпись, есть на сайте ФНС.

Оформление ЭЦП в ФНС

Получить сертификат на цифровую подпись в налоговой могут:

  • Юрлица.
  • Важно! ЭЦП для юрлица могут получить только руководители компании.

  • Индивидуальные предприниматели.
  • Нотариусы.

Как оформить ЭЦП

Офлайн-получение ЭЦП

hidden>

Как уже говорилось выше, оформить ЭЦП могут только руководители организации. Для оформления подписи в отделение ФНС нужно предоставить следующий пакет документов:

  • заполненное заявление на получение ЭЦП;

Бланк заявления на получение ЭЦП Бланк заявления на получение ЭЦП

  • паспорт и СНИЛС руководителя компании или ИП;
  • флешка (токен) для записи ЭЦП-сертификата;
  • документы на токен.

Онлайн-получение ЭЦП

hidden>

Получить ЭЦП для юридических лиц также можно в онлайн-режиме. Процедура оформления заявки происходит на сайте ФНС в личном кабинете по следующей схеме:

  • В разделе “Жизненные ситуации” выбрать пункт “Получить КЭЦП”.

Раздел «Получить ЭП» на сайте ФНС. Раздел «Получить ЭП» на сайте ФНС.

  • Заполнить сформированное заявление.
  • Проверить введённые данные.
  • Нажать кнопку «Отправить».

Для использования ЭЦП понадобится дополнительное программное обеспечение, скачать которое можно на сайте налоговой.

Программное обеспечение с сайта ФНС. Программное обеспечение с сайта ФНС.

Пакет документов для получения КЭП

Заявление на получение квалифицированной электронной подписи для ООО сопровождается пакетом документов:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • ОГРН;
  • дополнительные документы, подтверждающие право действовать от имени юрлица.

Если директор предприятия решит получить ЭЦП для сотрудников ООО, в ФНС придётся подать:

  • выписку из ЕГРЮЛ на компанию;
  • копии паспортов директора и сотрудника;
  • копии СНИЛС директора и сотрудника;
  • копии приказов о назначении лица на должность.

Вышеперечисленные документы прикрепляются к заявлению на регистрацию электронно-цифровой подписи для юридических лиц. Также УЦ вправе потребовать дополнительные документы.

Сколько стоит получение ЭЦП

hidden>

Цена сертификата и ключей ЭЦП регулируется регламентом конкретного удостоверяющего центра, а также зависит от:

  • предназначения цифровой подписи;
  • количества оформляемых сертификатов;
  • технологий для работы с ЭЦП, устанавливаемых в компании.

Однако, при длительном взаимодействии с УЦ можно получить особые условия или индивидуальные льготы на получение электронной цифровой подписи для юридических лиц.

Кроме того, с июля прошлого года юридические лица могут оформить КЭП бесплатно в УЦ территориальных отделов налоговой.

Для этого следует:

  1. Предварительно записаться в отдел ФНС.
  2. Подать заявление на получение подписи (офлайн или онлайн).
  3. Пройти идентификацию.
  4. Предоставить токен или флешку, который можно приобрести у дистрибьюторов или обратиться к операторам электронного документооборота.
Сэкономьте время и деньги

Полный функционал бухгалтерского обслуживания в «Моё дело» — первые 3 дня бесплатно!

Подробнее

Как использовать ЭЦП

Цифровая подпись применяется на электронных площадках и сервисах (например, в интернет-магазинах), а также для электронного документооборота как между предприятиями, так и между предприятием и госорганами.

ЭЦП подписываются документы налоговой и бухгалтерской отчётности, судебные иски, документы для участия в госзакупках и так далее. Помимо этого, цифровая подпись требуется для регистрации онлайн-кассы или на госпорталах.

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!