Помимо ОСНО для кафе доступны все варианты упрощёнки, автоупрощёнки и приобретение патента.
Что нужно учесть при выборе системы налогообложения
Общая система налогообложения предполагает полную налоговую нагрузку: нужно платить НДС (22%) и НДФЛ (13-22%). Бухгалтерский учёт ИП не ведут, но с управленческой целью это не запрещено. ОСНО предполагает ведение налогового учёта в полном объёме. А так как операций у кафе достаточно много, то объём учёта даже при небольших оборотах может быть существенным.
В упрощенной системе налогообложения есть 2 варианта:
- УСН «Доходы» со ставкой налога 6%.
- УСН «Доходы минус расходы» — 15%, минимальный налог — 1% от годового дохода.
В регионах могут быть более низкие ставки - это может оказаться существенным для выбора налогового режима. Оба варианта предполагают ведение Книги учёта доходов и расходов, уплату ежеквартальных авансовых платежей и ежегодную декларацию по единому налогу.
Обратите внимание, что на УСН 15% для целей учёта все расходы нужно будет подтверждать документально. Для работы кафе нужно учесть, что готовую продукцию можно легально закупить, только если она сертифицирована, в некоторых случаях продукция должна пройти ветеринарный контроль. Также внимательно следует отнестись к товарному учёту и выбору способа определения закупок, чтобы правильно указать, в какой период возникли расходы. Т.е. этот способ проще ОСНО, но сложнее УСН «Доходы».
Для УСН существуют ограничения как по доходам (490,5 млн руб. в 2026 году), так и по количеству работников (130 человек). Перейти на УСН с ОСНО можно или при регистрации ИП, или подав заявление в налоговую до конца календарного года.
На УСН ИП становится плательщиком НДС, если его доход за 2025 год или в течение 2026 года достиг 20 млн руб. Он может выбрать ставку 5% (7%) без права на вычет или 22%, 10% (в зависимости от вида продукции) с правом на вычет.
Также для общепита существует возможность применить полное освобождение на услуги общепита, если соблюдаются - три условия:
- выручка не более 3 млрд руб. в год;
- 70% доходов — от ОКВЭД 56;
- средний уровень зарплат соответствует региональному (если послабление по данному критерию в 2026 году).
Автоматизированная УСН (АУСН) - экспериментальный режим, действующий пока до конца 2027. Применять его могут те же ИП, что и УСН-плательщики, но с некоторыми различиями:
- доход не более 60 млн руб. в год;
- численность работников — не более 5 человек (только налоговые резиденты РФ);
- расчётный счёт может быть открыт только в уполномоченном ФНС банке.
Большим плюсом в пользу АУСН является нулевой тариф страховых взносов. ИП не платит за себя и за своих сотрудников страховые взносы по единому тарифу. При этом независимо от численности персонала платят фиксированный взнос на травматизм, в 2026 году - 2959 руб. в год единовременно или равными платежами.
Ставки налога на АУСН следующие:
- АУСН «Доходы» со ставкой налога 8%.
- АУСН «Доходы минус расходы» — 20%, минимальный налог — 3% от месячного дохода.
На АУСН не платят НДС в течение всего срока применения спецрежима.
Патентная система налогообложения – размер налога не меняется в зависимости от ваших реальных доходов, но зависит от вида деятельности и региона. Чтобы работать на патенте нужно не менее, чем за 10 дней до начала применения ПСН подать соответствующее заявление. Налог платится на потенциальный доход по ставке 6%, отчётности нет. Оплата производится до окончания срока действия патента одним или двумя платежами. Можно уменьшать налог на сумму страховых взносов. Если у ИП есть работники - не более, чем на 50%, если нет – то полностью.
Патент с 2026 года стал доступен меньшему числу предпринимателей из-за ограничения лимита — не более 20 млн. руб. за 2025 год и в течение 2026 года. В случае превышения нужно выбирать спецрежим. На ПСН не платят НДС.
Плюсы и минусы разных режимов налогообложения
| Система налогообложения | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| УСН | Платите только один налог и подаётся одна декларация в год. При доходах до 20 млн. руб. нет НДС. Ведётся один регистр - Книга учёта доходов и расходов. | Ограничения по доходам (до 490,5 млн. руб.) и численности работников (до 130 чел.) |
| УСН «Доходы» | Низкая налоговая нагрузка из-за ставки. Простота учёта - налог не зависит от правильности оформления документов на расходы. Возможность уменьшить налог на сумму страховых взносов. | Не всегда выгодно при высокой доле расходов. При доходах более 20 млн руб. платят НДС. |
| УСН «Доходы - расходы» | Можно оптимизировать налоговую нагрузку при помощи расходов (с 2026 года открытый перечень). В регионах может быть ставка ниже, чем на объекте «Доходы» | Налоговая обращает пристальное внимание на документальное подтверждение и экономическую обоснованность расходов. При доходах более 20 млн руб. платят НДС |
| АУСН | Не уплачивают НДС и страховые взносы по единому тарифу, страховые взносы ИП за себя. Автоматизированная система расчёта налогов - нужен только контроль и ежемесячная корректировка. | Налоговая нагрузка может быть выше, чем при стандартной УСН. Большой перечень ограничений. Неоперативный возврат при утрате права |
| ПСН | Фиксированная плата за патент вне зависимости от реального дохода. Можно уменьшать стоимость патента на страховые взносы. Возможность рассрочки уплаты патента на год. Минимум отчётности (только зарплатная по наёмным сотрудникам). Ведётся один регистр - Книга учёта доходов ИП на ПСН | Ограничения по площади зала обслуживания, численности и доходам. Низкий порог доходов - не более 20 млн руб. Сильная зависимость от региональных законов, в том числе по стоимости патента. |
| ОСНО | Отсутствие каких-либо ограничений по ведению деятельности. Возможности оптимизации расходов для профессионального вычета по НДФЛ. | Более сложный и комплексный налоговый учёт - НДФЛ, НДС по умолчанию вне зависимости от дохода. Самая высокая налоговая нагрузка по сравнению со спецрежимами |
Виды деятельности и ОКВЭД
Неправильный выбор ОКВЭД может стать причиной лишних вопросов со стороны налоговой. И от него может зависеть возможность выбора налогового режима (например, патент можно получить не на все ОКВЭД) или получения лицензий. Для предприятий общепита, которые продают готовую еду – код 56.29. ИП не имеет права продавать крепкий алкоголь, поэтому коды для работы бара не нужны.
Основной ОКВЭД для кафе 56.10 – туда же входит код 56.10.2, который непосредственно касается деятельности кафе и кафетериев (допустимо указать 4 знака).
Факторы, влияющие на расходы кафе в 2026 году
Важно учесть все возможные траты, чтобы правильно посчитать, можно ли уменьшить налоговое бремя за счёт расходов. В этом году обратите внимание на:
- новые требования к ККТ: с марта 2025 года обязательно выдавать чеки до момента расчёта с клиентом (в момент требования счёта);
- введение обязательной маркировки, в.т.ч. на молочную продукцию, сыры, мороженое, с 2026 года — сладости.
Кассовое оборудование и ПО должны обеспечить возможность обработки кодов Data Matrix, работу в системе «Честный знак».
Таким образом, в 2026 году придётся понести расходы на ККТ, ЭЦП, соответствующее ПО для работы в системах учёта и маркировки (при необходимости также в ЕАИС и «Меркурий»).
УСН
Для небольшого кафе рассмотрим варианты УСН, где налог составляет 6% от дохода, или же 15% от разницы между доходами и расходами.
Пример. У Антона есть небольшое кафе на 3 столика в ТЦ по пути к метро в спальном районе. Учтём при расчётах страховых взносов, что у нас МСП.
За год он потратил:
- на оплату аренды и коммунальных услуг — 750 000 рублей;
- на новое кассовое оборудование и аренду системы автоматизации – 70 000 рублей;
- на закупку товаров, посуды и расходников — 1,5 млн рублей;
- ведение бухгалтерии – 120 000 рублей;
- на рекламу – 500 000 рублей.
- с прошлого года не продано товара на 60 000 руб.
Всего расходы составили 3 000 000 руб.
Фонд оплаты труда (2 бариста и уборщица, до вычета НДФЛ) ежемесячно – 150 000 рублей, в год – 1 800 000 руб. Выручка за год составила 6 500 000 руб.
Ежемесячные отчисления на работников составят:
- На сумму 27 093 3 1,5 = 121 918,50 руб. не более 1,5 МРОТ от зп каждого работника/мес. взносы начисляются по общим ставкам: 121 918,50 * 30% = 36 575,55 руб.
- Для оставшейся суммы применяются пониженные ставки: (150 000 - 121 918,50) * 15% = 4212,23 руб.
- Страхование от несчастных случаев: 150 000 * 0, 2% = 300 руб.
Итого взносы на работников в год: (36 575,55 + 4212,23 + 300) * 12 = 493 053,36 руб.
При применении УСН доходы минус расходы
Отчисления ИП на себя составят: 6 500 000 - 3 000 000 - 1 800 000 - 493 053,36 - 300 000) * 1% = 9069,47 руб.
Всего отчислений за себя и за работников в год: 57 093 + 9069,47 + 493 053,36 = 559 215,83 руб.
Налог: (6 500 000 - (3 000 000 + 1 800 000 + 559 215,83)) * 15% = 171 117,63 руб.
Общая налоговая нагрузка: (171 117,63 + 559 215,83) / 6 500 000 * 100% = 11,2%.
При применении УСН «Доходы»
Налог: 6 500 000*6% = 390 000 руб.
Отчисления ИП на себя составят: 57 093 + (6 500 000 - 300 000) * 1% = 119 093 руб.
Общий размер страховых взносов: 493 053,36 + 119 093 = 612 146,36 руб.
Налог при уменьшении на размер страховых взносов (не более, чем на 50%) — 195 000 руб.
Общая налоговая нагрузка: (195 000 + 559 215,83) / 6 500 000 * 100% = 11,6%.
При применении АУСН «Доходы-расходы»
При автоматизированной упрощёнке расчёт следующий:
- Доход — 6 500 000 руб.
- Расходы — 3 000 000 руб. + 1 800 000 руб. = 4 800 000 руб.
- Взносы на травматизм — 2 959 руб. в год.
- Налог: (6 500 000 - 4 800 000 - 2959) * 20% = 339 408,20 руб.
- Налоговая нагрузка: 339 408,20 руб. / 6 500 000 руб. * 100% = 5,2%.
При применении АУСН «Доходы»
- При автоматизированной упрощёнке расчёт следующий
- Налог: 6 500 000 * 8% = 520 000 руб.
- Налоговая нагрузка: (520 000 + 2959) / 6 500 000 руб. * 100% = 8,0%.
ПСН
При ПСН вы платите фиксированный размер налога (6%) на потенциально ожидаемый доход. Стоимость патента для кафе в спальном районе Москвы – 450 000 руб. (потенциальный доход условно 7 950 000 руб.) , а вот для ЦАО — 900 000 руб.
Начисленную сумму налога можно уменьшить на страховые отчисления (а также выплаты по больничным за те дни, которые оплачивает работодатель). Если работников нет, то уменьшать можно полностью, если есть – не более, чем на 50% (п. 1.2. ст. 346,51 НК РФ).
Пример. Выручка- 6 500 000 руб. ФОТ - 1 800 000 руб. (3 работника). Стоимость патента - 450 000 руб.
- Размер взносов ИП за себя: 57 093 + (7 950 000 - 300 000) * 1% = 133 593 руб.
- Размер взносов за работников - 493 053,36 руб.
- Размер взносов за себя и за работников: 493 053,36 + 133 593 = 626 646,36 руб.
- Налог с учётом уменьшения суммы патента на страховые взносы (не более, чем на 50%) — 225 000 руб.
- Общая налоговая нагрузка: (225 000 + 626 646,36) / 6 500 000 * 100% = 13,1%.
Выгодность патента определяется региональными правилами, вашими оборотами и расходами.
ОСНО
Общая система налогообложения предполагает уплату в.т.ч. налога на доходы физлиц (ставка 13-22%), а также НДС (22%).
Пример. Предположим, что цена для покупателей не изменилась и выручка все так же составляет 6 500 000 руб. Расходы за год составили 4 980 000 руб:
- в целом на оплату аренды, коммуналки, ПО, оборудования, рекламу, бухгалтерию и пр. – 1680 000 руб./год;
- на закупку товаров, посуды и расходников – 1 500 000 рублей;
- ФОТ на 3 работников – 150 000 руб./мес. и 1 800 000 руб./год.
Кофе, воду, молоко, сахар и , а также одноразовую посуду и салфетки закупали у крупных оптовиков. Остальные товары (выпечка, закуски) покупали у небольших предпринимателей, работающих без НДС.
Отчисления ИП на себя составят: 57 093 + (6 500 000 - 4 980 000 - 300 000) * 1% = 69 293 руб. Всего отчислений за себя и за работников в год: 69 293 + 493 053,36 = 562 346,36 руб.
НДФЛ
При расчёте уменьшаем его на размер расходов, зп и взносы: (6 500 000 - 4 980 000 - 562 346,36) * 13% = 124 494,97 руб.
НДС
Входящий НДС закупаемых товаров:
| Товар | Стоимость закупки/ год, руб. | Входящий НДС, руб. | Ставка |
|---|---|---|---|
| кофе | 800 000,00 | 176 000 | 22% |
| вода | 350 000,00 | 77 000 | 22% |
| молоко | 200 000,00 | 20 000 | 10% |
| сахар | 100 000,00 | 10 000 | 10% |
| расходники | 50 000,00 | 11 000 | 22% |
| всего | 1 500 000,00 | 294 000 | х |
НДС
НДС (22%): 6500 000 руб.* 22% = 1 430 000 руб.
С учётом общего размера вычета (на сумму входящего НДС) за год: 1 430 000 руб. - 294 000 руб. = 1 136 000 руб.
Общий размер налоговой нагрузки по НДФЛ, взносам и НДС: (124 494,97 + 562 346,36 + 1 136 000) / 6 500 000 * 100% = 28,0%
Какую систему налогообложения выбрать для кафе
Если вы ожидаете, что ваша выручка составит больше потенциального дохода по патенту или примерно столько же, но вам не нужен посадочный зал более 50 кв. м, и вы не будете брать больше 15 человек в штат, то имеет смысл выбрать ПСН, как наиболее простой и выгодный вариант. Как правило, патент выгоднее в регионах, в столице или туристических городах, как правило, стоимость патента обойдется в разы выше УСН.
При небольшом штате и/ или высокой зарплате выгодна АУСН, несмотря на большой круг ограничений.
Если (на старте, при ребрендинге и пр.) расходы будут явно более 60-70% от выручки, то выгоднее будет УСН «Доходы минус расходы».
Кроме того, не забывайте, что как стоимость патента, так и ставки УСН различаются в разных регионах, что может повлиять на принятие решения.
Режим ОСНО подойдет для сети ресторанов, где работает много персонала, большие обороты, крупные поставщики, есть возможность обеспечить полноценное бухгалтерское сопровождение.
Часто задаваемые вопросы
Может. Каких-либо ограничений по выбору системы налогообложения специально для ИП нет. Но учтите, что если вы планируете продавать в ресторане крепкие алкогольные напитки, то потребуется лицензия, а получить её может только юридическое лицо.
Если с начала года доходы не превысили 60 млн. руб., то можно остаться на патенте. Если доход больше этой суммы, то нужно подавать заявление об утрате права на ПСН.
