В этой статье отражены особенности автоматизации товарного учета на примере информационной системы «Моё дело». Вы узнаете, как правильно проводить автоматизацию, как она реализована в сервисе, освоите основные понятия, а также особенности выбранной системы. Итак, что же такое товарный учет и зачем его автоматизировать?
Основные понятия
Говоря об автоматизации товарного учета, крайне важно четко и однозначно понимать основные термины:
- Что такое товар?
- Что подразумевает под собой автоматизация?
- О каком варианте учета идет речь?
Товар – это любые материальные ценности, которые можно продать. В рамках учета товар интересен как некий объект - «черный ящик»: не важно, что внутри, как оно функционирует и т.д. Важно грамотно реализовать этапы получения, хранения, продажи и доставки (передачи) товара покупателю.
Автоматизация – это перечень действий, направленных на достижение двух целей:
- Снижение количества ручного труда и, как следствие, влияния человеческого фактора, который провоцирует возникновение ошибок.
- Снижение числа повторяющихся однотипных действий. Например, если товар был оприходован, в автоматизированной системе он без участия человека сразу же оказывается на остатках. Нет необходимости вручную суммировать все накладные или создавать отдельный документ «Постановка на учет остатков».
Учет – это документирование операций, происходящих в процессе продажи. Речь идет о документальном сопровождении и возможности последующего контроля всех действий, сопровождающих процесс продажи, в том числе, внутренних документов. Учет бывает нескольких видов: управленческий, бухгалтерский, налоговый.
Управленческий учет – это внутренняя документация предприятия, которая фиксирует любые действия с товаром, в том числе, перемещения внутри компании или резервирование под заказ. Такие документы не интересуют государство, а потому не входят в налоговую или бухгалтерскую отчетность.
Регламентный учет – система отчетности, регламентируемая государством, включает в себя бухгалтерию и налоговую отчетность.
Автоматизация товарного учета – это снижение количества ручного труда и стандартизация процессов, сопровождающих продажу товара. Автоматизация выполняется при помощи компьютерных информационных систем.
Автоматизация: проблематика и решения
При автоматизации любых процессов крайне важно обращать внимание на следующие параметры:
- Скорость выполнения операций
- Точность полученных результатов
- Оперативность (актуальность данных)
Как выбрать систему для автоматизации?
При использовании любой информационной системы крайне важно, чтобы процесс обработки информации был максимально быстрым, данные – точными, а обмен информацией – оперативным. Количество ручных операций необходимо свести к минимуму.
Сложные системы, «перегруженные» различными типами документов и огромным числом справочников разных типов, всегда работают медленно или требуют наличия солидных серверных мощностей. Чем проще система, тем выше скорость выполнения операций и формирования отчетов.
Если у вас нет объективной потребности в сложном и специфически настроенном программном решении, намного удобнее выбирать продукты, не перегруженные ненужным функционалом.
При сравнении различных программных решений для бизнеса следует обращать внимание на точность, которую обычно не рассматривают в качестве решающего фактора просто потому, что подсчеты здесь редко бывают сложными, а зря. Гарантия точности – один из базовых моментов при создании любого подобного продукта.
Начните с понимания, что именно вам необходимо, и убедитесь, что система сможет оперативно работать с нужными объемами информации и выполнять все необходимые действия. Далее изучите интерфейс, убедитесь, что влияние человеческого фактора действительно сведено к минимуму, а обучение сотрудников окупится с точки зрения объективной необходимости. Если все эти факторы совпали, скорее всего, вы нашли свою систему автоматизации товарного учета.
Учетная система «Моё дело»
В сервисе «Моё дело» для быстрой работы с контрагентами, товарами, договорами реализована система справочников. В каждый из них нужно внести данные один раз, после чего можно пользоваться готовыми позициями при заполнении документов.
Перейти к справочникам просто из любого раздела сервиса. При необходимости можно прямо из документа добавить в справочник новый элемент (например, новый вид товара), после чего его сразу можно использовать в текущем документе, а далее – во всех других.
«Товарный учет» в сервисе «Моё дело» разделен на 3 основные части:
- Поступление (приход) товара
- Инвентаризация (актуализация остатков)
- Расход товара
Приход товара
При поступлении товара важно вовремя и точно отразить данные в информационной системе. Для этого необходимо иметь все необходимые документы, в том числе, справочники, которые помогут быстро и без ошибок отображать в документе наименования, цены, другие параметры товара, а также справочники и поля для ручного ввода, где оператор сможет указать все необходимые реквизиты поставщика, номер документа и т.д.
В сервисе «Моё дело» за операцию прихода товара отвечает документ «Поступление», в котором можно указать:
- от кого пришел товар
- договор (документ-основание поступления товара)
- перечень наименований, количество и цены
Все эти данные можно сразу же отобразить в бухгалтерском и налоговом учете, что позволит использовать этот документ для официальной отчетности.
Инвентаризация (актуализация остатков)
Одна из важнейших задач любой учетной системы – поддержание актуальных товарных остатков. Каждое действие с товарами (приход, расход) сопровождается отдельным документом, на основании которого остатки мгновенно пересчитываются. Однако в бизнес-процессе продажи принимают участие люди, а, значит, возможны ошибки, пересортица, непредумышленная порча товаров, мошеннические действия и т.д. Кроме того, часть товаров имеет ограниченный срок годности, по истечению которого их необходимо списать.
В сервисе «Моё дело» для актуализации остатков используется документ «Инвентаризация». Как и приходные накладные, его можно отражать в регламентном учете для внутренней инвентаризации, на основе которой остатки актуализируются без бухгалтерских проводок.
Инвентаризация может проводиться и как регламентный документ, тогда, кроме актуализации остатков, через бухгалтерию проходят соответствующие данные и связанные с ними бухгалтерские проводки.
Возможность провести документ «Инвентаризация» как регламентный – одно из важных преимуществ сервиса «Моё дело». Любые изменения товарных остатков должны проходить через бухгалтерию. Поскольку многие другие системы не предусматривают подобной возможности, бухгалтер вынужден вручную выполнять работу по актуализации товарных остатков в бухгалтерской программе, независимо от вариантов ведения товарного учета и других факторов.
Как работать с документом «Инвентаризация»?
Все предельно просто. Оператор по результатам пересчета товара вводит актуальные остатки. Далее система сравнивает данные с теми, что хранились в базе данных. И рассчитывает, какие наименования и в каких количествах необходимо списать, а какие, наоборот, поставить на приход, так как они выявлены в результате пересортицы или по другим причинам.
Расход товара
Итак, остается последняя часть работы с товарными остатками – расход. Это может быть продажа, отправка на другой склад или в магазин. В любом случае в сервисе «Моё дело» вам понадобится документ «Расходная накладная».
Здесь также используются готовые справочники номенклатуры и контрагентов, как и при работе с другими типами документов. При необходимости расходный документ может автоматически отображаться в бухгалтерском и налоговом учете, что также немаловажно.
Счета
Во многих случаях отгрузка товара покупателям осуществляется на основании безналичной предоплаты, для чего в бухгалтерском и управленческом учете используется документ «Счет-фактура».
В сервисе «Моё дело» этот документ находится в разделе «Документы» – «Продажа» – «Счета».
Документ заполняется на основе готовых справочников товаров, цен, контрагентов, кроме того, возможен ручной ввод реквизитов. Готовый счет можно распечатать для отправки покупателю. Также можно скачать для дальнейшей обработки или создания копий печатных форм реестр документов за нужный период.
Счет – это исключительно платежный документ-основание. В сервисе «Моё дело» он не связан с бухгалтерскими проводками или движениями товаров. Т.е. на основе счета товар не резервируется, это важно учитывать в работе.
Накладные
Документ «Накладная» (расходная накладная) необходим для оформления отгрузки товара со склада. Он может формироваться на основе выставленного счета или создаваться с нуля вручную. При заполнении также используются готовые справочники товаров, цен и контрагентов.
Существует возможность создавать два типа отгрузки: расходная накладная (продажа) или отгрузка без оплаты. В последнем случае товары списываются с остатков, но сумма к оплате контрагенту не выставляется.
Кроме названия контрагента и списка товаров, в накладной можно и нужно указывать документ-основание для отгрузки (договор, счет), а также форму налогообложения (с НДС или без НДС).
После проведения накладные можно распечатать, редактировать или удалить. Список накладных также можно скачать в виде реестра.
Во вкладке «Учет» можно указать счета бухгалтерских проводок, т.к. в отличие от счета, накладная может проходить не только по управленческому, но и по бухгалтерскому и налоговому учету.
Отчет о розничных продажах
Для фиксации розничного товарооборота в сервисе «Моё дело» существует отдельный документ «Отчет о розничных продажах», в котором фиксируются, а также проводятся по складу и регламентному учету все продажи товаров в розницу за выбранный период.
Отчет о розничных продажах может быть сформирован:
- Автоматически на основе данных из системы «Рабочее место кассира», которая реализована в сервисе «Моё дело». Для этого нужно загрузить в сервис список товаров в формате XLS из выгрузки с рабочего места кассира. Если необходимо привести документ к совместимому формату, просто загрузите его из любой другой подобной выгрузки.
- Вручную с указанием склада, наименований и количества проданных товаров.
В большинстве случаев в розничной торговле отчеты о продажах формируются ежедневно на основе данных с рабочего места кассира вместе с Z-отчетом с кассового аппарата. После проведения документа остатки на складе корректируются. Документ можно распечатать, сохранить в формате PDF или DOC.
Расход (продажа) товаров производится на основе описанных выше документов. В большинстве случаев их достаточно для отображения любых вариантов продаж или перемещений товарных ценностей.
Можно также использовать УПД (универсальный продажный документ) с широким перечнем полей и настроек, что удобно для нестандартных случаев. В случае товара на реализации или, например, развития дилерской сети, можно вместо накладной применять документ «Отчеты посредника».
Резюме
При правильном использовании сервиса «Моё дело» автоматизировать товарный учет очень просто. Здесь нет сложных настроек или огромного выбора документов, большинство из которых почти никогда не используются, но затрудняют обучение персонала.
При разработке сервиса одним из основных критериев качества стала простота работы для пользователя. Удобный и интуитивно понятный интерфейс, привычная по другим подобным программам система справочников, минимум документов, возможность любой из них продублировать одновременно в управленческом и бухгалтерском учете одним переключением «галочки» в документе.
Если правильно и своевременно вносить данные о приходе-расходе товара, а также регулярно проводить инвентаризацию, то в любой момент времени вам будут доступны актуальные остатки и вся необходимая отчетность по товарному учету.
Сервис «Моё дело» значительно упрощает работу бухгалтерии, так как все данные о поступлении, продаже, инвентаризации для налоговой и бухгалтерской отчетности формируются автоматически на основе документов управленческого учета.
Подробнее об этом читайте в следующей публикации «Синхронизация налогового, бухгалтерского и кадрового учета на примере сервиса «Моё дело».
