Вся деятельность организации — это непрерывный поток событий и хозяйственных операций. Почти любое действие ведёт к изменению финансового состояния предприятия и требует документального подтверждения, как для бухгалтерского, так и для налогового учёта. Первичные учётные документы выполняют роль “фиксатора” события и служат основанием для внесения изменений в бухучёт и отчётность. Рассмотрим перечень первички, порядок её оформления и отражения в учёте.
Первичные бухгалтерские документы: необходимость и срочность
Каждый факт хозяйственной деятельности, имеющий экономический эффект, должен быть оформлен документально непосредственно в момент его совершения, или сразу после его окончания — так сказано в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ.
Можно оформлять событие первичными бухгалтерскими документами (ПБД) в бумажном или в электронном виде.
ФНС разрешает использовать ПБД в качестве подтверждения расходов и включения их в налоговые регистры.
Требуемые реквизиты первичной документации в бухгалтерии
В пункте 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ определены обязательные реквизиты ПБД, без которых он будет считаться недействительным:
- наименование и дата составления документа;
- наименование организации или ИП составившей документ;
- указание факта хозяйственной деятельности;
- величина измерения факта в натуральных или денежных показателях;
- наименования, ФИО и подписи ответственных лиц.
Унифицированные формы ПБД отменены с 2013 года, и каждый субъект имеет право самостоятельно разрабатывать свои бланки первичных документов. Они должны быть утверждены и включены в учётную политику предприятия.
При этом можно применять формы, утверждённые постановлениями Госкомстата России. Например постановлением от 25.12.1998 №132 — для торговых операций.
В соответствии с информацией Минфина России №ПЗ-10/2012 есть унифицированные формы, которые нужно применять по умолчанию. Например, это:
- приходный и расходный кассовые ордера (КО-1 и КО-2);
- кассовая книга (КО-4);
- платёжное поручение (форма 0401060);
- расчётно-платёжная ведомость (Т-49), и т.д.
Первичную документацию в бухгалтерии, её список субъект хозяйствования определяет сам, исходя из особенностей ведения бизнеса.
Всё для бухгалтерии — в сервисе «Моё дело»: налоги, отчётность, кадры, документооборот и финансы. Создавайте нужные документы за пару кликов. Автоматизируйте рутину и сосредоточьтесь на развитии бизнеса. Подробнее
Первичные документы бухгалтерского учёта: перечень
Можно указать лишь примерный список ПБД, так как он законодательно нигде не определён. Его можно устанавливать и изменять по своему усмотрению. Наиболее распространёнными первичными документами считаются:
- счёт на оплату;
- платёжное поручение;
- товарная, транспортная, товарно-транспортная накладная;
- универсальный передаточный документ (УПД);
- кассовый, товарный чек;
- бланк строгой отчётности (БСО);
- акт выполненных работ;
- расчётно-платёжная ведомость;
- акты приёма-передачи, списания ОС;
- приходные и расходные кассовые ордера;
- авансовый отчёт;
- бухгалтерская справка.
Некоторые специалисты относят договоры и счёт-фактуры к первичным документам. Но это не совсем правильно:
- договор не указывает на факт хозяйственной операции, а фиксирует только намерения;
- счёт-фактура применяется в налоговом учёте для отражения НДС к уплате или к зачёту. К тому же выписывается с отсрочкой в 5 дней. Вместо счёта-фактуры можно использовать УПД, который считается полноценным первичным документом.
Есть единичные хозяйственные операции, а есть периодические или длящиеся. Например, ежемесячные начисления амортизации или расчёт процентов за пользование займом. В качестве ПБД в этих случаях используют бухгалтерскую справку.
Классификация ПБД и регистры бухучёта
Первичные учётные документы это внутренние или внешние документы — всё зависит от места их оформления. Внутренние ПБД регулируют хозоперации внутри предприятия. В свою очередь, они делятся на:
- распорядительные (приказы, положения, распоряжения);
- исполнительные (накладные, табеля, акты, и т.д.);
- учётные (систематизирующие) — журналы, ордеры, ведомости.
Внешние ПБД — это те, что передаются третьим лицам или приходят от них.
После сбора и систематизации данных на основании ПБД, информация вносится в регистры бухучёта. Там всё группируется и распределяется по основаниям и типам операций.
Группировка может осуществляться:
- хронологически — когда все операции регистрируются в журналах по времени их проведения, начиная с первого и до последнего дня периода;
- систематически — операции группируются по содержанию. Например, табель учёта рабочего времени или реестр платёжных поручений;
- комбинированно — внутри систематического отчёта операции разбиты в хронологическом порядке.
Регистры учёта объединяются сначала на аналитическом уровне, а затем и на синтетическом — на счёте бухучёта. Например, все хозяйственные операции по расходу бензина АИ-95 на основании выписок из топливных карт попадают на субсчёт 10.03 (Топливо), вкладка “АИ-95”. Там все виды топлива группируются и формируют общие обороты субсчёта 10.03. Аналогично формируется общий синтетический счёт 10 “Материалы”, и все его кредитовые суммы списываются на себестоимость по мере оформления соответствующих документов: Дт 20 (26) — Кт 10.
Создавайте документы всего за пару кликов — сервис «Моё дело» сразу сохранит их в нужном регистре и добавит в бухучёт. Это поможет сэкономить время и избежать ошибок благодаря автозаполнению полей. Попробовать бесплатно
Учёт и хранение первичных документов
Процесс приёма и обработки первичных документов разрабатывается в рамках графика документооборота, который служит приложением к учётной политике предприятия. Для каждого вида ПБД определяют порядок:
- приёма и регистрации;
- согласования и отправки на визирование руководителем;
- внесения данных ПБД в бухгалтерский учёт;
- хранения и архивации.
На каждом этапе назначаются ответственные лица. Общую ответственность за организацию первичного документооборота несёт главный бухгалтер.
Первичная бухгалтерская документация это лишь малая часть документооборота, которую должен вести хозяйствующий субъект. Для первички, регистров бухучёта, отчётности, аудиторских заключений установлен единый срок хранения — не менее 5 лет после окончания отчётного года (статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ).
Отсутствие ПБД считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов, и грозит штрафом согласно статье 120 НК РФ:
- в размере 10000 рублей, когда правонарушение произошло в течение одного налогового периода;
- в размере 30000 рублей, когда периодов нарушения была два и больше.
Дополнительно, если это привело к занижению налоговой базы, нужно будет заплатить 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40000 рублей.
С вопросом о первичной документации в бухгалтерии — что это такое, и как её проводить, мы разобрались. Выяснили, что требования закона о бухучёте игнорировать нельзя. То же самое относится и к многочисленным положениям и стандартам, приказам и письмам контрольных ведомств и т.д.
Это не должны быть для вас проблемой.Оставьте изучение этих документов специалистам сервиса «Моё дело». Все изменения своевременно отразятся в Личном кабинете, формы будут актуализированы, а при необходимости мы организуем вебинар для наших пользователей, где расскажем о всех актуальных изменениях и дадим необходимые рекомендации.
Мы держим руку на пульсе семь дней в неделю, 24 часа в сутки!
