ФСБУ 27/2021: как теперь работать с документами и документооборотом

До 2021 года в РФ не было специального нормативного акта, посвящённого документам и документообороту в бухгалтерском учёте.Теперь такой стандарт появился — это новый ФСБУ 27/2021. Принципиально новых моментов в нём не так много и касаются они в основном электронных документов. Мы сделали обзор нового стандарта — проверьте, всё ли вы делаете правильно.

2021-07-01

Когда начнёт действовать ФСБУ 27/2021 и кто должен его применять

Новый стандарт в общем случае будут обязаны применять все экономические субъекты, действующие на территории РФ и обязанные вести бухучёт. Это все юридические лица, которые созданы в соответствии с российским законодательством.

Индивидуальные предприниматели и частнопрактикующие специалисты, например, нотариусы и адвокаты, имеют право не вести бухгалтерию, если ведут налоговый учёт. Это же относится и к структурным подразделениям иностранных компаний, которые действуют на территории РФ (п. 2 ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Поэтому на иностранных бизнесменов и российских индивидуальных предпринимателей ФСБУ 27/2021 в общем случае не распространяется.

Ещё два исключения:

  1. ФСБУ 27/2021 не должны применять бюджетники.
  2. Финансовые организации могут не применять отдельные положения ФСБУ 27/2021, если инструкции ЦБ по оформлению бухгалтерских документов содержат положения, отличные от ФСБУ 27/2021.

На новый стандарт нужно перейти не позднее 1 января 2022 года.

Добровольно начать применять ФСБУ 27/2021 можно уже в 2021 году (п. 2 приказа Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Что относится к документам бухгалтерского учёта

Новый стандарт распространяется на две категории документов:

  1. Первичные учётные документы, которые предназначены для отражения отдельных фактов хозяйственной жизни. Факты хозяйственной жизни (ФХЖ) — это любые события, которые приводят к изменению финансового положения компании. Например, отгрузка товаров или продукции, начисление зарплаты, уплата налогов и т.п.
  2. Регистры бухучёта, которые служат для накопления и обобщения информации о ФХЖ, доходах, расходах, активах и обязательствах компании, а также об источниках финансирования бизнеса. Всё перечисленное — это объекты бухучёта.

Далее, говоря о бухгалтерских документах, будем иметь в виду как первичку, так и учётные регистры.

Как оформлять документы по новому ФСБУ

В общем случае бухгалтерские документы нужно составлять на русском языке. Документы, которые составлены на иностранном языке, должны содержать построчный перевод на русский.

Все денежные величины в документах отражают в рублях. Если операция отражена в валюте, нужно одновременно указать её сумму в валюте и в рублях. Пересчитывать сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ РФ на дату операции.

Дата документа — это дата его подписания ответственным лицом. Если документ составлен не в момент совершения ФХЖ, нужно указать две даты: дату самого ФХЖ и составления документа.

Если документ составлен не сразу на основе ФХЖ, а на основании другого (оправдательного) документа, то в итоговом документе должна быть информация, которая позволяет идентифицировать оправдательный документ. Обычно это наименование, дата составления и номер.

В отдельных случаях можно оформлять один документ на несколько ФХЖ или на определённый период:

  1. При отражении в учёте нескольких связанных или повторяющихся ФХЖ, например, периодических отгрузок по одному договору.
  2. При оформлении нескольких биржевых сделок, заключённых одним участником торгов.
  3. При отражении длящихся ФХЖ, например, начислении амортизации или процентов.

При составлении обобщённых первичных документов организация сама определяет их периодичность с учётом особенностей конкретной операции. Документ можно составлять раз в квартал, месяц, неделю, сутки. Например, если по договору проходят 2-3 однотипные отгрузки в месяц, то достаточно составлять итоговый документ ежемесячно. А если таких отгрузок в месяц будет 20-30, логичнее перейти на еженедельное оформление.

В любом случае обобщённый первичный документ нужно составлять на каждую отчётную дату. В зависимости от требований закона и принятых на предприятии регламентов это может быть конец месяца, квартала или года.

Требования к регистрам бухучёта

Систему учётных регистров нужно организовать так, чтобы соблюдались основные принципы бухучёта:

  1. Полнота. Все пользователи должны иметь возможность получить из данных бухучёта необходимую им информацию. Это, в первую очередь, собственники бизнеса и руководители, а также внешние пользователи: инвесторы, банки, контрагенты, государственные органы.
  2. Хронологическая и систематическая запись. Объекты бухучёта нужно отражать в документах последовательно и группировать в соответствии с их экономическим смыслом.
  3. Аналитический и синтетический учёт. Все бухгалтерские данные нужно отражать как в разрезе отдельных объектов, так и обобщённо, исходя из экономического смысла операции. Например, при начислении зарплаты аналитический учет нужно вести по кредиту счета 70 в разрезе работников. А итоговую сумму начисленной зарплаты затем следует распределить между счетами по учёту затрат в зависимости от категории работников.
  4. Системность. Все данные бухучёта должны быть связаны между собой. Данные аналитического учёта должны соответствовать итоговым записям по синтетическим счетам, а данные учётных регистров — строкам бухгалтерской отчётности.
  5. Обоснованность и достоверность. Все бухгалтерские записи должны в точности соответствовать первичным документам и отражать объекты бухучёта без пропусков.
  6. Своевременность. Данные нужно своевременно отражать в бухучёте, чтобы оперативно предоставлять текущую информацию пользователям и формировать отчётность в установленные сроки.
  7. Юридическая значимость. Бухгалтерские документы должны выступать в качестве подтверждения хозяйственных операций. Для этого они должны содержать необходимые реквизиты, предусмотренные ст. 9 и 10 закона № 402-ФЗ: сведения о компании, дату, суть операции, денежное измерение и подписи ответственных лиц. А отдельные виды документов, например, кассовые и банковские, должны строго соответствовать установленным формам.

Как составлять и подписывать бухгалтерские документы

При оформлении бухгалтерских документов на бумаге следует учитывать то, что их затем нужно будет хранить в течение длительного срока.

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов и отчётности составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но для отдельных видов документов этот период может быть намного длиннее. Например, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, нужно хранить 50 лет.

Поэтому записи в документах нужно проводить такими средствами, чтобы они были читаемы и через длительное время. Обычно для этого используют чернила, краску или шариковую ручку. Нельзя заполнять бухгалтерские документы простым карандашом.

Подписывает бухгалтерские документы руководитель компании, а также те сотрудники, которым он предоставил такое право. Это может быть заместитель руководителя, главбух и т.п.

При подписании электронного документа организация в общем случае может использовать один из трёх видов электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная (УНЭП) или усиленная квалифицированная (УКЭП).

Простую электронную подпись на практике применяют редко, т.к. она не обеспечивает защиту документа от изменений. Выбор между УНЭП и УКЭП зависит от требований закона, внутренних регламентов компании, а также договорённостей с контрагентами и сотрудниками.

Например, при заключении, изменении или расторжении трудового договора в электронном виде работодатель обязательно должен использовать УКЭП. А другие кадровые документы (приказы, распоряжения и т.п.) можно по согласованию с работником заверять и подписью более низкого уровня защиты (ст. 312.3 ТК РФ).

Если бухгалтерский документ сформирован в электронном виде, то учётная программа должна позволять распечатать бумажную копию.

Как вносить исправления в бухгалтерские документы

При исправлении бумажного бухгалтерского документа запись нужно сделать таким образом, чтобы были видны и неверные, и исправленные данные.

Для этого ошибочную информацию нужно аккуратно зачеркнуть и написать сверху правильные данные. Рядом следует написать «Исправлено», поставить дату и заверить исправление подписями ответственных за составление документа лиц с указанием их ФИО и должностей.

Нельзя исправлять бухгалтерские документы с помощью подчисток, замазываний и других подобных способов, которые скрывают исходный текст.

Электронный бухгалтерский документ можно исправить путём замены на новый, составленный без ошибок. В новом документе следует проставить дату исправления, а также отметку о том, что документ составлен взамен ошибочного. Исправленный документ нужно заверить электронными подписями тех же должностных лиц, которые подписали исходный.

Программное обеспечение должно быть настроено так, чтобы исходный и исправленный электронные документы можно было использовать только совместно.

В регистре бухучёта исправления также можно делать с помощью корректирующих проводок:

  1. Запись со знаком минус (сторно), если была ошибочно сделана лишняя проводка.
  2. Дополнительная запись, если изначально операция была отражена в учёте не полностью или вообще отсутствовала.

Как хранить бухгалтерские документы

Бумажные документы нужно хранить в виде подлинников, а электронные — в виде записей в информационной базе.

Документы следует хранить в том формате, в котором они были составлены изначально. В частности, нельзя перевести бумажный документ для хранения в электронный вид. Точнее, можно сделать цифровую копию, но при этом подлинником все равно будет считаться бумажный документ и его нельзя уничтожать до окончания установленного срока хранения.

В обратной ситуации действует то же правило: если документ изначально был составлен в электронном формате, то нельзя распечатать его для хранения, подписать, а затем удалить электронную версию из базы.

В общем случае хранить бумажные документы и размещать электронные базы данных нужно на территории РФ. Компании, которые работают за рубежом, должны обеспечить хранение документов в соответствии с законодательством стран, где они ведут деятельность.

Порядок доступа к бухгалтерским документам для внутренних и внешних пользователей определяет руководитель организации. При каждом получении доступа к бухгалтерской информации об этом следует проинформировать лицо, ответственное за ведение учёта. Обычно это или штатный главбух, или аутсорсинговая компания, или бухгалтер-фрилансер.

Как организовать документооборот

Движение бухгалтерских документов в компании нужно организовать таким образом, чтобы обеспечить:

  1. Своевременную передачу первичных документов в бухгалтерию. За это отвечают должностные лица, которые составили и подписали тот или иной документ.
  2. Своевременную регистрацию ФХД и других объектов учёта, составление учётных регистров и формирование на их основе бухгалтерской отчётности.
  3. Защиту информации, содержащейся в бухгалтерских документах, от несанкционированного доступа.

Коротко о новом ФСБУ 27/2021

  1. ФСБУ 27/2021 распространяется на российские юридические лица, за исключением бюджетных организаций.
  2. В стандарте отражены все аспекты работы с бумажными и электронными бухгалтерскими документами: особенности заполнения и подписания, внесение исправлений, документооборот и хранение.
  3. Большинство правил, прописанных в стандарте, уже были отражены в других нормативных актах. Нововведения касаются в первую очередь порядка работы с электронными документами. Это выбор варианта электронной подписи, исправление ошибок путём составления нового электронного документа и хранение документа в том формате, в каком он был составлен изначально.
  4. ФСБУ 27/2021 обязательно применять с 01.01.2022 года, но добровольно можно и раньше.
В избранное
Вам будет интересно

Интернет-бухгалтерия «Моё дело».
Не нужно быть бухгалтером,чтобы вести
учет и сдавать отчетность!

Идеально для ООО и ИП на УСН, Патенте

Всего 833 ₽/в месяц
  • Минута на выставление счета!
    Пока клиент не передумал

    Выставляйте счета из сервиса сразу с
    кнопкой оплаты.
    Ваши клиенты смогут совершать
    оплату любым удобным для них
    способом. Мы все предусмотрели!

    Попробовать
  • Сдавайте отчетность не выходя
    из дома

    Сервис автоматически сформирует
    отчет, проверит его и отправит онлайн.
    А узнать, принят ли Ваш отчет, есть ли
    вопросы от инспектора — можно в
    любой момент.

    Попробовать
  • Никто не хочет платить
    налоги, но…

    Мы поможем, по крайней мере, не
    переплачивать. Сервис сам рассчитает налоги и взносы
    и предложит Вам все возможные
    варианты снизить налоги.

    Попробовать
  • Не оставим Вас наедине
    с бухгалтерией

    Не нужно гуглить, задайте свой вопрос
    экспертам «Моего Дела».
    Мы разберем Вашу ситуацию и
    предложим оптимальное решение в
    течение суток.

    Попробовать
  • Сверьтесь с ФНС, пока они сами не проявили интереса

    Проверить, нет ли у вас задолженности по налогам за прошлые периоды,
    можно прямо из личного кабинета. Для сверки больше не нужно посещать инспекцию.

    Попробовать
  • Не забудьте про сотрудников

    Взносы, зарплата и другие выплаты
    рассчитываются автоматически.
    Полный пакет необходимых
    документов для оформления
    cотрудников формируется в один клик.

    Попробовать
  • Удобная интеграция с банками

    Мгновенная выгрузка платежных
    поручений для отправки в банк,
    загрузка выписок из банка в сервис.
    Теперь движение денежных средств
    всегда под контролем.

    Попробовать
  • Несем ответственность за свои
    действия

    Мы не ошибаемся, но...
    Для Вашего спокойствия наша
    ответственность застрахована
    на 100 000 000 рублей!

    Попробовать
  • Интеграция с Моё дело.API

    Открытое API позволяет обмениваться
    данными с любым сервисом, который
    Вы используете.

    Попробовать
Спасибо за Вашу заявку!