Обязанность вести трудовые книжки есть у каждого работодателя, независимо от того, организация это или всего лишь предприниматель, принимается ли сотрудник на постоянной основе или временно для сезонных работ. Это закреплено в части 3 ст.66 ТК РФРФ.
Есть два исключения:
- ИП не заводит книжку сам на себя;
- работодатель – не ИП и не компания, а всего лишь физлицо.
Если работник нанимается по гражданско-правовому договору, то запись в его трудовой делать не нужно. В сервисе «Мое дело» вы сможете вести отдельный учет штатных сотрудников и нанятых по договорам ГПХ.
По закону запись в трудовой книжке работодатели делают на работников, которые проработали у них свыше пяти дней, если эта работа для сотрудника основная.
Трудовую книжку на работника должен завести первый работодатель. Потом она так и будет кочевать с места на место вместе с работником.
Пока действует трудовой договор, книжка хранится у работодателя, и он регистрирует все движения по ней в специальном журнале учета.
Заполнение титульного листа
Если у будущего сотрудника нет книжки, организация должна ее завести. Чистые бланки приобретаются в типографиях или в специализированных магазинах.
Записи нужно делать ручками: перьевыми, гелиевыми, шариковыми. Допустимые цвета – синий, черный, фиолетовый.
На титульном лист вписывается:
- Ф.И.О полностью;
- образование, профессия, специальность;
- дата рождения - арабскими цифрами число, месяц, год;
- дата заполнения.
Работник должен расписаться в специально отведенном месте.
Со стороны работодателя подписывается и ставит печать ответственное лицо: руководитель или специалист по кадрам.
Исправления на титульном листе делать нельзя.
Если сотрудник отдела кадров при заполнении ошибся, сценарий только один – уничтожить по акту испорченную книжку и завести новую.
Зачеркивание разрешено только в одном случае, когда изменились личные данные работника.
Сведения о работе
Здесь делаются записи, когда человека принимают на работу, переводят в пределах одного предприятия или увольняют.
Если кандидат пришел устраиваться уже со своей книжкой на руках, заполнение трудовой начинается именно с этого раздела и в такой последовательности:
в графе 3 в виде заголовка указывается полное и сокращенное наименование работодателя (если оно есть). Сокращенное наименование можно указывать в отдельной строке за скобками или без них.
Разрешается использовать штамп с полным и сокращенным наименованием работодателя.
- в графе 1 под наименованием работодателя ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 – число, месяц и год приема;
- в графе 3 – непосредственно запись о приеме на работу с указанием наименования должности, профессии, специальности, квалификации. Образец записи в трудовой: «Принят на должность бухгалтера 1 категории».
- в графе 4 ставится номер и дата приказа о приеме на работу.
Перевод оформляется так же, но запись будет начинаться не с «принят…», а «переведен…», а в графе 4 нужно будет написать номер приказа о переводе.
Запись при увольнении
Номер записи будет следующим после записи о приеме либо переводе. Пустая строка не оставляется. Дата записи – последний день работы по приказу.
В графе 3 трудовой книжки указывается причина увольнения:
- по собственному желанию;
- из-за ликвидации предприятия или ИП;
- по соглашению сторон;
- из-за систематических нарушений дисциплины;
- по сокращению штата;
- в связи со смертью работника.
Какова бы ни была причина, нужно указать номер статьи ТК, по которой сотрудник увольняется.
Пример: «уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
В графе 4 – номер и дата приказа об увольнении.
В графе 3 в следующей строке ниже указывается должность ответственного лица организации (ИП), его подпись, фамилия и инициалы. Ставится печать (при наличии).
В той же графе строкой ниже работник пишет «ознакомлен», расписывается и ставит фамилию с инициалами.
После этого ему еще нужно расписаться в книге учета трудовых книжек и тогда уже бывший работник получает свою книжку на руки.
Учет наемных сотрудников – это не только книжки.
Это еще и приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры; оформление отпускных, больничных, командировок.
Все эти документы в автоматическом режиме формируются в сервисе «Моё дело» на актуальных бланках и с учетом действующих требований.
Более того, система сама рассчитывает заработную плату, страховые взносы и другие выплаты персоналу.
И это еще не все. Все отчеты, которые обязан сдавать работодатель: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-стаж, 4-ФСС, расчет по страховым взносам тоже формируются автоматически с вашими реквизитами.
Единственное, чего не умеет наш сервис – вручную заполнять трудовые книжки, но со всем остальным справляется на ура.
Зарегистрируйтесь и увидите все сами.
