Всем кто начал трудиться в 2021 году и позже, оформляют только электронный вариант трудовой книжки (ЭТК). Бумажная, классическая ТК потихоньку уходит в прошлое. Но тем сотрудникам, у которых она есть, информацию нужно вносить по утверждённым правилам — от руки, не сокращая.
Все важные кадровые события, в том числе приём, переводы и увольнение, должны фиксироваться в ТК всех сотрудников — как постоянных, так и временных (часть 3 статьи 66 ТК РФ).
Есть два случая, когда записи делать не нужно:
- если ИП работает без работников — он не может заполнить ТК сам на себя;
- если работодателем выступает частник без образования ИП.
Исполнителю по договору ГПХ не нужно вносить запись в ТК. В сервисе «Мое дело» предусмотрен раздельный учет лиц, работающих в штате, и договорам ГПХ.
Запись о приёме сотрудника в ТК нужно оформить не раньше чем через 5 рабочих дней с начала его деятельности — при условии, что это его основное рабочее место.
ТК хранится у работодателя всё время, пока длится найм. Все движения ТК фиксируются в отдельном журнале учёта.
В прошлом году упразднили обязанность вести учёт движения ТК и вкладышей к ним по специально утверждённым формам. Каждый работодатель создаёт и вводит в действие свою форму журнала (пункт 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых приказом Минтрудсоцзащиты РФ от 19.05.2021 № 320н).
Вариант книги учёта движения ТКТК при первом трудоустройстве
Работодателю больше нет необходимости заводить бумажную ТК при её отсутствии у сотрудника (пункт 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Он подаёт сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД не позже следующего после издания приказа о приёме на работу дня. Пенсионный фонд сам фиксирует все кадровые движения по сотруднику согласно отчётам.
Заполненный СЗВ-ТД при трудоустройствеИспользуйте сервис «Моё дело», чтобы создавать шаблоны трудовых договоров, приказов и записей в трудовые книжки всего за пару кликов. Все документы формируются с учетом действующего законодательства, а даты и реквизиты подставляются автоматически. Узнать больше
Корректировки в титульном листе
В бумажной ТК поступившего сотрудника первую запись вносят в раздел “Сведения о работе”. Уже в процессе трудовой деятельности могут заполняться и “Сведения о поощрениях”.
Титульный лист ТК подлежит корректировке в трёх случаях:
- произошла смена фамилии (например, после замужества);
- получен диплом о дополнительном образовании;
- поменялась профессия или специальность.
Порядок внесения новых данных при этом будет разным:
- старая фамилия перечёркивается одной чертой, а сверху (или справа) аккуратно пишется новая;
- новое образование, профессия или специальность вписываются рядом с текущей записью, без зачёркиваний и помарок.
На оборотной стороне обложки указываются реквизиты документа - основания внесения изменений. Ниже печать и подпись должностного лица. Это правило действует только при изменении персональных данных работника.
Заполнение трудовой книжки - образец с исправлением фамилииРазрешается корректировать ошибки на титульном листе, оставленные предыдущим работодателем.
Как заполнить трудовую при устройстве на работу?
Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.
Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:
- в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
- в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
- в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
- в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
- в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.
Пример как заполнить трудовую книжку при приёме на работуС 22.11.2021 приказ о приёме на работу можно не издавать. При его отсутствии, в качестве основания найма указываются номер и дата трудового договора.
Переводы внутри компании
Перевод оформляется так же, но запись будет начинаться со слова «переведён…», далее указывается подразделение, должность (специальность, профессия, квалификация) сотрудника.
В столбце 4 нужно написать реквизиты приказа о переводе.
Трудовая книжка заполненная при переводеВнешнее совместительство
Работник сам решает, нужна ли ему запись в ТК о совместительстве. Если нужна, то основной работодатель вписывает соответствующие данные с указанием наименования ООО или ИП, даты, должности (профессии).
Чтобы это сделать, нужна копия приказа или справка о приёме на работу по совместительству, с заверенной подписью и печатью.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке:
- столбец 3 — “Принят на работу по совместительству в … на должность …”;
- столбец 4 — “Копия приказа (справки) от … №…”.
Расписываться и ставить печать под записью не нужно.
Заполнение трудовых книжек информацией о внешнем совместительствеУчёт перевода, совместительства, отпусков и прочих кадровых событий — всё это можно вести в «Моём деле». Сервис напомнит о важных сроках, поможет оформить документы и сохранит историю трудовой деятельности каждого сотрудника. Попробовать бесплатно
Исправляем ошибки в ТК
Кроме как на титульном листе, перечёркивать ошибочные данные больше нигде нельзя. При допущенной неточности запись нужно аннулировать (признать недействительной). Как это делается:
- под записью с ошибкой нужно сделать новую запись, со следующим порядковым номером в столбце 1. В столбце 2 прописать текущую дату;
- в столбце 3 указать “запись за №… недействительна” и, при необходимости, написать текст в правильной редакции.
Можно исправить не только свои, но и чужие ошибки, (например, сделанные предыдущими работодателями). Но для этого нужно взять подписанное работником заявление от работника с приложением документов подтверждения.
Выдача копии ТК
Работнику может понадобиться копия ТК для представления в банк, в органы соцзащиты, или другому потенциальному работодателю. В этом случае пишется заявление в свободной форме. Работодатель обязан предоставить копию ТК в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления.
Копируются листы, начиная с внутренней стороны обложки, по лист с последней записью о приёме. На каждой скопированной странице нужно проставить запись (штамп) “Копия верна” (или “Верно”), заверить подписью кадрового работника и печатью (при наличии).
На последнем листе нужно написать от руки “Работает по настоящее время”, поставить подпись ответственного лица и печать.
Образец последнего листа копии ТКНе допускайте ошибок — доверьтесь системе. В «Моё деле» все записи в трудовые книжки формируются по готовым шаблонам, что минимизирует риск опечаток и неточностей. А если что-то нужно исправить — система подскажет, как сделать это правильно и в рамках закона. Узнать, что ещё умеет система
Выдача дубликата ТК
При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.
Персональные данные работника заполняются на основании паспорта, информация об образовании — по диплому. Сокращения не допускаются. Пишут дату заполнения дубликата, ставятся подписи работника и кадровика. Оттиск печати — при наличии.
Сверху раздела “Сведения о работе” нужно указать общий стаж работы до поступления на последнее место трудоустройства. Например, “Общий трудовой стаж — 15 лет, 2 месяца и 16 дней”. Номер записи и дату не ставить.
И уже после этого проставляются записи о местах работы — последовательно, от старых к новым, по номерам.
Как выглядит дубликат ТК
Более подробно требования по заполнению дубликата представлены в главе V Порядка.
На подготовку дубликата ТК отводится срок в 15 рабочих дней со дня получения заявления от работника.
Запись в ТК при увольнении
На основании приказа об увольнении, нужно внести аналогичную запись в ТК. Её номер будет следующим после записи о приёме либо переводе. Пустую строку оставлять нельзя. Дата записи должна совпадать с последним днём работы согласно приказу.
В столбце 3 ТК прописывается причина увольнения. Есть два варианта написания:
- “уволен (по, из-за, в связи, и т.д.)”;
- “трудовой договор расторгнут по… (из-за, в связи, и т.д.)”.
Варианты оснований для увольнения (прекращения трудового договора) могут быть разными:
- по собственному желанию;
- по соглашению сторон;
- из-за закрытия ООО или ИП;
- из-за нарушения дисциплины;
- по сокращению штата;
- в связи со смертью работника, и т.д.
При любой причине нужно делать ссылку на статью ТК РФ, по которой работник прерывает свою деятельность. Например: «уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
В столбце 4 даётся ссылка на реквизиты приказа об увольнении. Под основной записью об увольнении (столбец 3) строкой ниже пишется ФИО и должность ответственного лица, ставится подпись и печать.
Работнику больше не надо расписываться об ознакомлении — эта обязанность упразднена пунктом 36 Порядка. Получить книжку на руки увольняемый сможет после того как распишется в журнале учёта движения ТК.
Пример как заполнить трудовую книжку при увольненииПричиной завершения трудовых отношений может быть не только увольнение, а например, смерть сотрудника. Тогда нужно оформлять это как прекращение трудового договора по 83 статье ТК РФ, пункт 6 часть 1.
ПримерКогда нужен вкладыш?
При полном заполнении любого из двух основных разделов, в ТК нужно вставить вкладыш — напечатанное в типографии специальное приложение. Раньше его можно было только вшивать, сейчас разрешается прикреплять и иным способом. Вкладыш считается неотъемлемой частью книжки, и не может использоваться отдельно.
Нужно заполнить титульник таким же образом, же как и у основной ТК. В нём проставить дату заполнения и персональные данные сотрудника. Вставить в конце ТК (перед задней обложкой). Вносить записи нужно аналогично ТК — в обоих разделах, даже если в одном из разделов основной ТК оставалось место. Нумерацию нельзя начинать с начала.
На титульном листе ТК ставят штамп “Выдан вкладыш” и пишут его серию, номер (глава VI Порядка).
Вкладыш в трудовую книжкуБланки ТК и вкладыша изменятся с 1 января 2023 года. Но применять старые можно до их полного использования.
Санкции за нарушения
Контроль за наличием и движением ТК осуществляет трудовая инспекция. И если при очередной проверке выявятся нарушения, связанные с их оформлением:
- отсутствие самой ТК;
- отсутствие записей или внесение заведомо недостоверных данных;
- ошибки по ведению журнала регистрации ТК, и т.д.,
работодателю грозит административное наказание в соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ:
- штраф от 1 до 5 тысяч рублей на должностных лиц и ИП-работодателя;
- штраф от 30 до 50 тысяч рублей на организацию.
При повторном нарушении штрафы вырастут:
- до 10-20 тысяч рублей или дисквалификация должностных лиц на срок до 3 лет;
- до 50-70 тысяч рублей на организацию.
Кадровый учёт в интернет-бухгалтерии «Моё дело»
Заполнение ТК — это лишь малая часть кадрового делопроизводства. Оформление приказов, договоров найма и ГПХ, ведение табеля рабочего времени, расчёт отпускных, больничных и командировок, организация учёта военнообязанных — всё это ложится на плечи ответственных кадровиков.
Их работу можно значительно облегчить, передав функции автоматического оформления документов сервису «Моё дело».
Система самостоятельно рассчитывает заработную плату со страховыми взносами, материальную помощь и иные выплаты работникам. Подготовит платёжные поручения и составит индивидуальный календарь оплаты.
Вся необходимая отчётность по персоналу (6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, РСВ) будет автоматически формироваться на актуальных бланках с учётом действующих требований законодательства. Зарегистрируйтесь на сайте и опробуйте наш сервис в действии.
