Если увольняющийся сотрудник не отгулял положенные ему дни отпуска, работодатель обязан их возместить — не позднее последнего рабочего дня. Всю сумму нужно выплатить сразу, задержка или оплата частями запрещена. Расскажем, как считать компенсацию за неиспользованный отпуск и что туда включать.
Компенсация за отпуск — что это?
При увольнении работника почти всегда остаются неиспользованные дни отпуска. Они могут отсутствовать только в двух случаях:
- если период работы был меньше половины месяца;
- увольнение произошло во время отпуска, который использован полностью.
Длительность ежегодного оплачиваемого отпуска зависит от требований закона и условий труда. Его обычная продолжительность — 28 календарных дней, но для некоторых категорий работников он может быть и больше. К ним относятся:
- несовершеннолетние лица;
- те, кто имеют ненормированный рабочий день;
- работающие в условиях Крайнего севера или на приравненных к нему территориях;
- работники, задействованные на производстве с вредными условиями труда;
- государственные служащие, педагогические и медицинские работники, военнослужащие, и т.д.
Все они уходят в отпуск согласно утверждённому графику. Принять решение об увольнении они могут в любое время — до запланированного отпуска или после него. В любом случае у них возникает право на оплачиваемый отдых исходя из расчёта 2,33 дня за каждый полный отработанный месяц (при его общей длительности в 28 дней).
Например, менеджер Петров П.П. отгулял свой отпуск 31 марта 2022 года, а уволиться решил с 1 июля 2022 года. Он имеет право получить компенсацию за 7 дней отпуска (2,33 х 3 месяца).
Понять, как считается компенсация за неиспользованный отпуск, довольно просто. Нужно применить следующую формулу:
КНО = СДР × ДНО,
- КНО — компенсация за неиспользованный отпуск;
- СДР — среднедневной доход работника;
- ДНО — дни неиспользованного отпуска.
Работник имеет право выбора между получением денежной компенсации и использованием отпуска по назначению. Он может отгулять положенный ему отпуск перед увольнением — но только с согласия работодателя. Если отпуск совпадает с утверждённым графиком, согласия работодателя не нужно.
Образец заполненного графика отпусковРасчёт дней неиспользованного отпуска
На данном этапе нужно принять во внимание следующие данные:
- день расторжения трудового договора с работником;
- продолжительность отработки в текущем году;
- число дней отпуска, накопленные работником на дату увольнения.
Законодательно установлено, что проработавший не менее 11 месяцев работник имеет право на получение полную компенсации, соответствующей 28 календарным дням отпуска.
При стаже работы менее 11 месяцев, компенсация рассчитывается пропорционально отработанному периоду. Например при длительности работы в 6 месяцев, сотрудник получит компенсацию за 14 дней отпуска (6/12 х 28).
Формула расчёта количества дней неиспользованного отпуска:
ДНО = (ДО / 12) × ПОМ,
- ДО – длительность ежегодного отпуска;
- 12 — количество месяцев в году
- ПОМ – количество полностью отработанных месяцев в году.
Если отработано больше 15 дней в месяце, он считается полностью отработанным. Если меньше 15, этот месяц не берётся в расчёт.
Есть исключения из правила: сотрудники могут отработать меньше 11 месяцев, но получить компенсацию за полный отпуск в 28 календарных дней. Это происходит при сокращении штата или ликвидации работодателя.
Порядок расчёта среднедневного дохода работника
Для сотрудника отработавшего расчётный период (год) полностью, нужно рассчитать среднюю величину заработка за день. Используем формулу:
СДР = ФОТ / (12 х СКД)
- ФОТ — фонд оплаты труда, начисленный в расчётном периоде;
- 12 – количество месяцев в году;
- СКД – среднее количество дней в месяце
СКД нужно брать равным 29,3 календарных дней. Это законодательно утверждённый норматив расчёта, который применяется во всех программах бухгалтерского и кадрового учёта.
Как правило, показатель СКД округляют до двух знаков после запятой в большую сторону.
Доходы учитываемые при расчёте компенсации
Чтобы правильно рассчитать компенсации отпуска при увольнении, нужно включать в базу для учёта все виды доходов, указанные в пункте 2 Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ №922 от 24 декабря 2007 года.
В данный перечень входят:
- заработная плата, в том числе и в неденежной форме;
- гонорары и авторские вознаграждения;
- надбавки и доплаты разного рода, и т.д.;
- выплаты за вредные и опасные условия труда;
- премии, доплаты, и т.д.
При расчёте компенсации за отпуск не должны учитываться выплаты социального характера — матпомощь, пособия, оплата стоимости питания, обучения, услуг ЖКХ, и т.п.
Уплата налогов и сборов с суммы компенсации
Компенсация за отпуск относится к общей группе доходов, и поэтому с её суммы налоги и страховые взносы рассчитываются на общих основаниях:
- удерживается 13% НДФЛ (15%, если сумма дохода за период с начала года превысила 5 миллионов рублей);
- перечисляются все положенные страховые взносы (30% по стандартным ставкам и 15% по льготным).
НДФЛ нужно перечислить не позднее следующего рабочего дня после увольнения, а страховые взносы — до 15 числа следующего месяца.
В налоговой декларации 6-НДФЛ и в расчёте РСВ компенсация не отделяется от иных видов выплат, полученных работником, и идёт общей суммой.
Особенности расчёта компенсации за неиспользованный отпуск
Бывают ситуации, которые усложняют расчёт и выплату компенсации. Рассмотрим их подробнее.
Использование отпуска “авансом”
Работник воспользовался ежегодным оплачиваемым отпуском в 28 календарных дней, но решил уволиться до окончания года. Работодатель обязан удержать сумму перечисленных отпускных с учётом уже отработанного времени после отпуска. Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск в этом случае?
Пример: бухгалтер Сидорова С.С. была в отпуске с 20 апреля по 31 мая 2022 года. Она отгуляла остаток отпуска за 2021 год (14 календарных дней — считается за период с 20.02.2021 по 19.02.2022) и весь отпуск за 2022 год авансом (28 календарных дней). Она решила уволиться с 20 июня 2022 года. Считаем сумму удержания. Она отработала с 20 февраля 2022 года 3 месяца и 1 день. Округляем до 3 месяцев, так как 1 день это меньше половины месяца. Соответственно, с неё будет удержана сумма отпускных за 19 календарных дней (2,33 х 8 месяцев).
Удержание части отпускных в текущем году не освобождает компанию от выплаты компенсаций за предыдущие годы.
Не включаемые в расчёт компенсации периоды
Работник долгое время был в административном отпуске без оплаты труда. При расчёте компенсации не включается время, в совокупности превышающее 14 календарных дней за год. Например, он был в отпуске без содержания 45 дней, из них 31 день в расчёт компенсации не попадут.
Аналогично, нельзя включать в базу расчёта компенсации за отпуск:
- периоды отсутствия на работе без уважительной причины;
- периоды недопуска к работе из-за непройденного медосмотра (только если это произошло по вине работника);
- период нахождения в отпуске по беременности и родам.
Отсутствие дохода или доход только за один месяц
Чтобы иметь право на компенсацию, работник должен отработать не менее 15 дней. Тогда среднедневной доход (СДР) будет считаться как начисленная в этом месяце заработная плата, делённая на среднее число календарных дней (СКД). СКД в свою очередь считается в 2 этапа:
- доля отработанных дней к общему числу дней в месяце (в %);
- отношение % к числу 29,3.
Например, электрик Семенов С.С. поступил на работу 1 июня, а уволился 17 июня 2022 года. Его оклад за отработанное время составил 28000 рублей. Тогда сумма компенсации будет рассчитываться так:
СКД = 17 / 30 = 56,67% = 56,67% х 29,3 дней = 16,6 дней;
СДР = 28000 / 16,6 = 1686,75 рублей;
ДНО = 2,33 х (16,6 / 29,3) = 1,33 дней или 2 дня при округлении в пользу работника;
Компенсация за отпуск составит = 2 х 1688,75 = 3377,5 рублей
Возможна ситуация, когда доход за последний месяц не начислялся. Тогда в расчёт нужно брать то же количество дней в предшествующий период, и доход считать по нему.
Пример расчёта компенсации за неиспользованный отпуск
Кладовщик ООО “Прогресс” Карпова Н.Н. устроилась на работу 15 июня 2020 года, а увольняется 28 июня 2022 года. Её оклад — 35000 рублей, премий и надбавок не предусмотрено. Общая сумма дохода за год 420000 рублей.
Она уже была в отпуске длительностью 28 календарных дней в августе 2021 года. Нужно рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск.
Начнём с подсчёта общего стажа работы:
- 15.06.2020 — 14.06.2021 - 12 месяцев;
- 15.06.2021 — 14.06.2022 - 12 месяцев;
- 15.06.2022 — 28.06.2022 - 0 месяцев, т.к.это 14 дней, что меньше половины месяца.
Итого стаж 24 месяца. За наработанный стаж полагается 56 дней отпуска (24 х 2,33). Из них 28 дней она уже отгуляла. Остаётся неиспользуемых 28 дней.
Считаем количество отработанных дней:
29,3 х 12 = 351,6 дней.
Считаем средний дневной заработок:
420000 / 351,6 = 1194,54 рублей.
Считаем сумму компенсации за неиспользованный отпуск:
1194,54 рублей х 28 дней = 33447,12 рублей.
Сумма к выдаче — 29099,12 рублей за вычетом НДФЛ 13%.
В интернете представлены многочисленные онлайн-калькуляторы расчёта компенсации за неиспользованный отпуск. Они позволяют быстро и безошибочно рассчитать нужную сумму.
Как рассчитать компенсацию отпуска с помощью онлайн-калькулятораОтветственность за нарушения
Начисление компенсации за неиспользованный отпуск — это прямая обязанность работодателя. Он должен своевременно и в полном объёме уплатить всю положенную сумму. Если просрочка составит даже один день, у работника появится право подать жалобу в трудовую инспекцию или обратиться с иском в суд.
Также основанием для подачи жалобы или обращения в суд могут стать:
- отказ от уплаты компенсации;
- неправильный расчёт суммы.
Во всех этих случаях работодателю грозят административные штрафы в соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ:
- от 1 до 5 тысяч рублей на должностное лицо и ИП (при повторном нарушении — от 10 до 20 тысяч рублей);
- от 30 до 50 тысяч рублей на организацию (от 50 до 70 тысяч рублей при повторе).
Директора организации могут дисквалифицировать на срок до 3 лет, если будут выявлены неоднократные нарушения.
Наказание вплоть до уголовного может грозить в случае намеренного уклонения от перечисления заработных плат, компенсаций в течение 2 и более месяцев (статья 145.1 УК РФ).
Уплата штрафа не освобождает работодателя от необходимости перечислить пени за незаконное пользование чужими денежными средствами. Они считаются в календарных днях со дня следующего за установленным сроком уплаты компенсации до фактического его перечисления. Пени считаются исходя из 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки, вплоть до 30 дня, начиная с 31 дня просрочки ставка увеличивается до 1/150. Это правило действует для организаций. Для ИП-работодателей ставка пеней не меняется в течение всего срока просрочки и составляет 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ.
