Штатное расписание (форма № Т-3) – документ, который должен быть у каждого работодателя. Необходим для оформления структуры, штатного состава и штатной численности. В штатном расписании не указываются конкретные сотрудники, а прописывается количество должностей и соответствующие им оклады. В законодательстве не содержится прямого требования об обязательности штатного расписания, однако, документ требуют при проверках ИФНС, ПФР и ФСС.
График отпусков (форма № Т-7) – обязательный документ, в котором содержатся сведения о распределении ежегодных отпусков всех работников на календарный год. График отпусков на очередной год утверждается не позднее 17 декабря. В течение года в него могут быть внесены изменения с согласия работника и руководителя.
Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения работников внутри организации, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, и любые другие вопросы, касающиеся трудовых отношений у работодателя. При заключении трудового договора с сотрудником его обязательно нужно ознакомить с правилами под роспись, иначе грозит штраф до 50 000 руб. Документ помогает урегулировать взаимоотношения с сотрудниками. Работник обязан соблюдать внутренние правила, в противном случае возможно применение дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.
Положение о премировании – полезный документ для работодателей, которые развивают систему премирования, устанавливают премии за различные достижения и т.п.. Когда премии носят разовый характер достаточно для их выплаты составить приказ (форма № Т-11 или форма № Т-11а).
Положение о коммерческой тайне – необходимо для недопущения разглашения внутренних сведений. В целом достаточно использовать шаблон документа, ознакомить с положением сотрудника под роспись и уже можно будет апеллировать к документу, и применять к работнику санкции за разглашение сведений.
Положение о работе с персональными данными сотрудников необходимо для неразглашения персональных данных сотрудника, которые вы можете получить только от него самого. За нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников предусмотрена ответственность для лиц, которые работают с персональными данными. Кроме того, санкции возможны и для самого работодателя (ООО/ИП) – до 50 000 руб.
