Для регистрации операций своей деятельности индивидуальный предприниматель обязан вести книгу учёта доходов и расходов. На основе КУДиР делается расчёт налоговых отчислений за отчётный период. Книга учёта доходов и расходов для разных систем налогообложения выглядит по-разному. В статье пошагово разберем особенности ведения и правила заполнения КУДиР при ОСНО.
Что такое КУДиР и зачем её вести
КУДиР — книга учёта доходов и расходов — обязательный документ налогового учёта для каждого индивидуального предпринимателя на общей системе налогообложения. В неё заносят все хозяйственные операции, которые формируют налоговую базу по НДФЛ: поступления от предпринимательской деятельности и подтверждённые первичными документами расходы. Данные книги — основа для декларации 3-НДФЛ, а не просто формальность для инспекции.
Обязанность вести КУДиР возникает у ИП на ОСНО с момента регистрации, независимо от того, велась ли деятельность фактически. Такая обязанность сохраняется даже у ИП на ОСНО, который совмещает этот режим с патентом по отдельным видам деятельности, — книгу в этом случае ведут только по операциям на общей системе.
Хотите вести бухгалтерию сами — без ошибок и стресса? Сервис «Моё дело» рассчитает налоги, напомнит о сроках и поможет отправить отчётность онлайн. Попробовать бесплатно
Способы ведения КУДиР: на бумаге и в электронном виде
Форма книги утверждена Приказом Минфина № 86н. Вести её можно на бумаге — прошить, пронумеровать страницы и заполнять от руки или на компьютере с последующей распечаткой, — либо полностью в электронном виде, если это удобнее и деятельность ведётся через сервис бухгалтерского учёта.
Электронный документооборот и квалифицированная электронная подпись при этом не обязательны — они нужны для отправки отчётности, а не для самой книги.
Из каких разделов состоит КУДиР
Книга включает титульный лист и шесть разделов:
- I — учёт доходов и расходов,
- II — расчёт по основным средствам и нематериальным активам (в том числе амортизация),
- III — расчёт убытков прошлых лет, IV — расчёт по малоценным и быстроизнашивающимся предметам,
- V — расчёт по оплате труда,
- VI — прочие показатели, влияющие на налоговую базу по НДФЛ.
Заполняют только те разделы, к которым есть операции — остальные остаются пустыми.
Общие требования к заполнению книги
Записи вносят на основании первичных учётных документов — банковской выписки, накладных, актов, чеков — в хронологическом порядке, по каждой операции отдельно, без пропусков и подчисток. Исправления допускаются, но только с указанием даты, подписи и обоснования.
Книгу ведут за один налоговый период — календарный год — отдельно, даже если предпринимательская деятельность непрерывна уже много лет.
Нюансы учёта доходов и расходов
Доходы и расходы признают кассовым методом учёта — по факту поступления или списания денег, а не по дате документа. Авансы, полученные от покупателей, включаются в доходы того периода, в котором они получены. Профессиональный налоговый вычет применяют вместо учёта фактических расходов, если расходы не подтверждены документально, но не совмещают одновременно с учётом реальных затрат по тем же операциям.
Если ИП совмещает предпринимательскую деятельность с другими видами, где применяется НДС на общих основаниях, по разным видам деятельности стоит вести раздельный учёт — иначе легко ошибиться в налоговой базе.
Нужно ли заверять КУДиР в налоговой
- Бумажную книгу заверяют в налоговой инспекции — печатью и подписью инспектора, обычно до начала её ведения или сразу после окончания года.
- Электронную книгу распечатывают по итогам года, прошивают и тоже подают на заверение.
Формальных сроков заверения книга, которую ведут электронно, не имеет, но затягивать не стоит. Некоторые ИП ошибочно считают, что заверение книги — необязательная формальность, которую можно пропустить, если деятельность небольшая.
Автоматическое ведение КУДиР и расчёт налога для ИП на общей системе — в интернет-бухгалтерии «Моё дело». Попробовать бесплатно
Что будет, если не заверить книгу
Отсутствие заверенной книги налоговая инспекция расценивает как отсутствие учёта доходов и расходов. По ст. 120 НК РФ за это грозит штраф — 10 000 ₽, а если нарушение привело к занижению налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.
При камеральной проверке декларации 3-НДФЛ инспекция вправе запросить книгу и первичные документы к ней — их нужно предоставить по требованию.
Можно ли доработать форму КУДиР под свою деятельность
Утверждённая форма — не догма. Учётную политику и структуру граф можно дополнить дополнительными показателями, важными для конкретной деятельности, если это не искажает установленные разделы и не противоречит требованиям Федерального закона № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте (хотя ИП формально может не вести бухгалтерский учёт как таковой).
Доработку формы стоит заранее обсудить с налоговой инспекцией, чтобы не возникло разногласий при заверении. Хотя предприниматель формально не обязан составлять бухгалтерскую отчётность, вести книгу по установленной форме нужно в любом случае.
Образец заполнения КУДиР
В разделе I построчно указывают дату и номер первичного документа, содержание операции, сумму дохода и сумму расхода. Например: получена оплата от заказчика по счёту — сумма идёт в графу доходов; оплачена аренда офиса — сумма идёт в графу расходов.
По итогам квартала и года выводят промежуточные и итоговые суммы — они и переносятся в налоговую декларацию. Если операция сложная — например, частичная оплата поставщику или возврат от покупателя, — в графе «содержание операции» стоит кратко описать её суть, а не только сумму: это упрощает сверку с банковской выпиской и первичными документами при камеральной проверке.
Пошаговая инструкция: титульный лист и разделы I–VI
- На титульном листе книги указывают ФИО предпринимателя, ИНН, отчётный год, адрес места жительства и дату начала ведения книги.
- В разделе I данные заносят построчно и подводят итоги за каждый квартал.
- Разделы II–VI заполняют только при наличии соответствующих операций — например, раздел II заполняет тот, кто приобретал основные средства в отчётном году, а раздел V — тот, кто нанимал сотрудников и платил зарплату.
Каждый ИП заполняет только те разделы, к которым реально относятся его операции за год, — остальные оставляют пустыми, а не заполняют нулями построчно.
Нулевая КУДиР при отсутствии операций
Если операций за год не было, книгу всё равно заполняют — вносят нулевые показатели на титульный лист и в раздел I, остальные разделы остаются пустыми. Отсутствие деятельности не освобождает от ведения и заверения книги.
Коротко о главном
- КУДиР — обязательный документ налогового учёта для ИП на общей системе: доходы и расходы фиксируют кассовым методом, книгу ведут за год, заверяют в налоговой инспекции и хранят вместе с первичными документами.
- Незаверенная книга или отсутствие учёта грозят штрафом по ст. 120 НК РФ, а при отсутствии операций книгу всё равно заполняют — с нулевыми показателями.
- Соблюдение этих правил экономит ИП время при проверке и снижает налоговую нагрузку за счёт верно учтённых расходов.
Формировать КУДиР автоматически и без ошибок — в интернет-бухгалтерии «Моё дело». Попробовать бесплатно
Часто задаваемые вопросы
Формальный срок для электронной книги не установлен, но при проверке инспекция может расценить незаверенную книгу как отсутствие учёта — со штрафом по ст. 120 НК РФ. Заверять книгу лучше по итогам каждого года без задержек.
Нет, личные средства предпринимателя, не связанные с предпринимательской деятельностью, в доходы не включают. Их стоит отдельно фиксировать в банковской выписке как непредпринимательское поступление, чтобы не исказить налоговую базу.
Без первичных документов расход учесть нельзя — вместо фактических затрат можно применить профессиональный налоговый вычет в размере 20% от доходов. Совмещать вычет и частичный учёт документально подтверждённых расходов по этой же деятельности нельзя.
