Как оформить командировку

Отправляя работника в командировку, нужно подготовить обязательные документы и рассчитаться с сотрудником. Распишем поподробнее, как это правильно сделать. 

2016-12-23

Основной документ для руководства в этом случае – Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

До 2015 года были обязательны командировочные удостоверения по форме Т-10. С 2015 года организации и ИП не обязаны их выдавать, но могут делать это по своему желанию, если такой документ закреплен в учетной политике.

Для оформления командировки нужно придерживаться следующего алгоритма:

1) Оформить приказ по форме Т-9. Можно использовать и свой бланк, но с обязательным указанием:

  • ФИО и должности командируемого лица;
  • места назначения (страна, город, организация). Организацию можно не указывать, если она не определена;
  • дата начала и дата конца командировки, ее длительность в календарных днях;
  • цели командировки;
  • основания (например, служебное задание).

2) Ознакомить сотрудника с приказом под роспись.

3) Рассчитать командировочные и суточные.

Суточные

Суточные – это компенсация дополнительных расходов сотрудника по его пребыванию за пределами места постоянного проживания. Сюда не входят расходы на жилье и транспорт, они оплачиваются отдельно. Суточные используют, в основном, на питание. Отчитываться, на что потратил суточные, работник не должен, по сути это его карманные расходы на время командировки. Суточные обязательно должны быть выплачены, если длительность командировки больше одного календарного дня (абз.3 п.11 Постановления Правительства РФ №749). Размер суточных закон не регулирует, работодатель самостоятельно устанавливает сумму в локальных документах фирмы. Не облагаются НДФЛ суточные в сумме 700 рублей в день для поездок по России, и 2500 рублей – для поездок за рубеж. Не выдавать суточные совсем – нельзя.

Если командировка укладывается в один календарный день, включая поездку туда и обратно, суточные не выплачиваются.

Командировочные расходы

Это затраты сотрудника на выполнение служебного задания (проезд, проживание, проведение презентаций, расходные материалы, и т.д.). Компенсируются по факту предъявления документов, подтверждающих затраты – билеты, счета-фактуры, накладные, квитанции, и т.д. Можно выдать деньги на командировочные расходы авансом, а сотрудник по приезду предъявит документы и отчитается за выданные деньги.

На время командировки за работником сохраняется средняя заработная плата по основному месту работы. Как рассчитать выплаты мы рассказали в этой статье.

Компенсация расходов на жилье и транспорт

С общественным транспортом и гостиницами все понятно – расходы компенсируют по билетам и документам из гостиницы. Вопросы возникают, если сотрудник едет к месту командировки на личном транспорте, а останавливается на съемной квартире.

При поездках на личном транспорте сотруднику выдают путевой лист, который заполняется по факту поездки и сдается вместе с авансовым отчетом и кассовыми чеками на покупку ГСМ, охрану, приобретение запчастей, и т.д.

Во время выполнения служебного задания командированные лица могут проживать в гостиничном номере или снимать квартиру (комнату) у организаций, ИП или частных лиц. Последний вариант особенно актуален при длительных поездках. Если собственниками квартир выступают граждане, достаточно подписать договор найма, и указать в нем сроки и стоимость проживания. Не будет лишним приложить копию свидетельства о собственности на жилье и расписку о передаче денег за услуги. Бухгалтерия примет этот документ в качестве подтверждения произведенных затрат.

Когда сотрудник вернется из командировки

Не позже, чем через три дня он должен заполнить авансовый отчет по форме АО-1, приложить подтверждающие документы о произведенных затратах, и сдать его в бухгалтерию. Бухгалтерия производит перерасчет выданного аванса, и либо доплачивает сотруднику недостающую сумму, либо удерживает сумму перерасхода из заработной платы.

О выполнении служебного задания по итогам командировки, работник письменно или устно отчитывается перед своим руководителем.

Как видно из статьи, перечень необходимых документов для оформления командировок минимален. В сервисе «Моё дело» вы можете скачать необходимые бланки и рассчитать выплаты.

В избранное
Вам будет интересно
Комментарии 0

Интернет-бухгалтерия «Моё дело».
Не нужно быть бухгалтером,чтобы вести
учет и сдавать отчетность!

Идеально для ООО и ИП на УСН, Патенте

Всего 833 ₽/в месяц
  • Минута на выставление счета!
    Пока клиент не передумал

    Выставляйте счета из сервиса сразу с
    кнопкой оплаты.
    Ваши клиенты смогут совершать
    оплату любым удобным для них
    способом. Мы все предусмотрели!

    Попробовать
  • Сдавайте отчетность не выходя
    из дома

    Сервис автоматически сформирует
    отчет, проверит его и отправит онлайн.
    А узнать, принят ли Ваш отчет, есть ли
    вопросы от инспектора — можно в
    любой момент.

    Попробовать
  • Никто не хочет платить
    налоги, но…

    Мы поможем, по крайней мере, не
    переплачивать. Сервис сам рассчитает налоги и взносы
    и предложит Вам все возможные
    варианты снизить налоги.

    Попробовать
  • Не оставим Вас наедине
    с бухгалтерией

    Не нужно гуглить, задайте свой вопрос
    экспертам «Моего Дела».
    Мы разберем Вашу ситуацию и
    предложим оптимальное решение в
    течение суток.

    Попробовать
  • Сверьтесь с ФНС, пока они сами не проявили интереса

    Проверить, нет ли у вас задолженности по налогам за прошлые периоды,
    можно прямо из личного кабинета. Для сверки больше не нужно посещать инспекцию.

    Попробовать
  • Не забудьте про сотрудников

    Взносы, зарплата и другие выплаты
    рассчитываются автоматически.
    Полный пакет необходимых
    документов для оформления
    cотрудников формируется в один клик.

    Попробовать
  • Удобная интеграция с банками

    Мгновенная выгрузка платежных
    поручений для отправки в банк,
    загрузка выписок из банка в сервис.
    Теперь движение денежных средств
    всегда под контролем.

    Попробовать
  • Несем ответственность за свои
    действия

    Мы не ошибаемся, но...
    Для Вашего спокойствия наша
    ответственность застрахована
    на 100 000 000 рублей!

    Попробовать
  • Интеграция с Моё дело.API

    Открытое API позволяет обмениваться
    данными с любым сервисом, который
    Вы используете.

    Попробовать
Спасибо за Вашу заявку!
Ведение кадрового
и бухгалтерского учета
от 1 667 руб./мес

Бухгалтера из вашей отрасли,

онлайн-сервис для контроля, бот для рутинных операций


Новости законодательства для предпринимателей

Только 1 раз в месяц