Отправляя работника в командировку, нужно подготовить обязательные документы и рассчитаться с сотрудником. Расскажем, что необходимо для оформления.
Основной документ для руководства в этом случае – Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
До 2015 года были обязательны специальные удостоверения по форме Т-10. С 2015 года организации и ИП не обязаны выдавать эти документы, но могут делать это по своему желанию, если такой документ закреплен в учетной политике.
Как отправить сотрудника в командировку
Для оформления командировки нужно придерживаться следующего алгоритма:
1) Оформить приказ по форме Т-9. Приказы также оформляются на собственном бланке, но при этом нужно указать:
- ФИО и должности командируемого лица;
- места назначения (страна, город, организация). Организацию можно не указывать, если она не определена;
- дата начала и дата конца командировки, ее длительность в календарных днях;
- цели командировки;
- основания (например, служебное задание).
2) Ознакомить сотрудника с приказом под роспись.
3) Рассчитать командировочные и суточные.
Особый порядок командировок в компании
Опираясь на общие положения об организации командировок, фирма может разработать собственный порядок, в котором будет отправлять людей в поездки. Для этого выпускают локальный акт, в котором указывают ключевые детали:
- цели командировок;
- работников, которых можно привлекать к командировкам;
- размер суточных и командировочных;
- варианты расходов, которые бизнес покрывает за работников в командировках.
Как видно из материала, подготовить работников к командировкам несложно. В сервисе «Мое дело» можно найти все необходимые документы для командировок и самостоятельно рассчитать выплаты.
Какие работники не могут уезжать в командировки
Не все работники подходят для командировок. В рабочие поездки нельзя отправлять таких сотрудников:
| Сотрудник | Основание (статья закона) | Исключения |
|---|---|---|
| Беременная женщина | 259 ТК РФ | Нет |
| Работники до 18 лет | 268 ТК РФ | Работники творческих и спортивных направлений могут ездить по командировкам |
| Работающий по ученическому договору | 203 ТК РФ | Нет запрета для командировок, связанных с ученичеством |
| С ограниченными физическими возможностями | 23 закона №181-ФЗ | К командировкам привлекают только в случае, если она не мешает программе реабилитации |
Какие люди ездят в рабочие поездки в особом порядке
Некоторых работников можно привлечь к командировкам только с их согласия. Например:
- сотрудниц с детьми до 3 лет;
- родителей или опекунов, в одиночку воспитывающих подростков до 14 лет;
- родителей детей-инвалидов;
- родителей с тремя несовершеннолетними детьми, младшему из которых нет 14 лет;
- сотрудника в отпуске по уходу за больным родственником.
Полный перечень тех, кого можно привлечь к командировкам только с личного письменного согласия, указан в ст. 259 и 264 ТК РФ и ст. 41 закона №67-ФЗ.
Суточные
Суточные – это компенсация дополнительных расходов сотрудника по его пребыванию за пределами места постоянного проживания. Сюда не входят расходы на жилье и транспорт, они оплачиваются отдельно. Суточные используют, в основном, на питание. Отчитываться, на что потратил суточные, работник не должен, по сути это его карманные расходы на время командировки. Суточные обязательно должны быть выплачены, если длительность командировки больше одного календарного дня (абз.3 п.11 Постановления Правительства РФ №749). Размер суточных закон не регулирует, работодатель самостоятельно устанавливает сумму в локальных документах фирмы. Не облагаются НДФЛ суточные в сумме 700 рублей в день для поездок по России, и 2500 рублей – для поездок за рубеж. Не выдавать суточные совсем – нельзя.
Если поездка сотрудника укладывается в один календарный день, включая поездку туда и обратно, суточные не выплачиваются.
Командировочные расходы
Это затраты сотрудника на выполнение служебного задания (проезд, проживание, проведение презентаций, расходные материалы, и т.д.). Компенсируются по факту предъявления документов, подтверждающих затраты – билеты, счета-фактуры, накладные, квитанции, и т.д. Можно выдать деньги авансом, а сотрудник по приезду предъявит документы и отчитается за выданные деньги.
На время командировки за работником сохраняется средняя заработная плата по основному месту работы. Как рассчитать выплаты мы рассказали в этой статье.
Компенсация расходов на жилье и транспорт
С общественным транспортом и гостиницами все понятно – расходы компенсируют по билетам и документам из гостиницы. Вопросы возникают, если сотрудник едет к месту командировки на личном транспорте, а останавливается на съемной квартире.
При поездках на личном транспорте работнику выдают путевой лист, который заполняется по факту поездки и сдается вместе с авансовым отчетом и кассовыми чеками на покупку ГСМ, охрану, приобретение запчастей, и т.д.
Работнику нужно сохранить документы для подтверждения затрат. Бухгалтерия примет:
- договор найма о жилом помещении;
- расписку об оплате аренды жилья;
- квитанции из отелей или хостелов и т.д.
Когда сотрудник вернется из командировки
После возвращения у сотрудника есть 3 дня на то, чтобы заполнить авансовый отчет АО-1. К нему прилагаются документы в подтверждение расходов. Отчет и документы передают в бухгалтерию, которая пересчитает аванс, после чего:
- доплатит, если затраты в командировке превысили аванс;
- удержит средства из зарплаты работника, если тот потратил в командировке меньше аванса.
О выполнении служебного задания по итогам командировки, работник письменно или устно отчитывается перед своим руководителем.
