Сотрудники от лица организации могут совершать различные покупки, иные расходы. Для этого работникам выдаются деньги под отчёт.
Для выдачи сотруднику наличных денег под отчёт нужно
- Получить от сотрудника заявление на выдачу денег. Там пишется сумма; срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дата подписания заявления.
- Перед тем как выдавать деньги проверьте, нет ли у сотрудника долгов по предыдущим подотчетным суммам.
- Оформить расходный кассовый ордер (РКО) на основании которого выдаются деньги работнику.
Завершение расчётов с подотчётником осуществляется в следующем порядке
- Работник представляет авансовый отчёт (форма № АО-1), к которому прилагает документы, подтверждающие расходы (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т.д.). Перечень этих документов пишется на оборотной стороне авансового отчета.
- Если остались неистраченные деньги, работник возвращает их. Приём наличных денег оформляется приходным кассовым ордером (ПКО).
- Если работник потратил денег больше, чем ему было выдано (перерасход по авансовому отчёту), тогда после утверждения авансового отчета, проверки обоснованности перерасхода, сотруднику по РКО выдается соответствующая сумма.
Все эти документы крайне важно оформить, поскольку они являются частью кассовой дисциплины, ведение которой контролируется. Кроме того, нужно следить за возвратом сумм, ведь если сотрудник не отчитается, у него образуется доход с которого следует уплатить налоги. И это обязанность работодателя за которую могут последовать санкции.
Контролировать расчёты с работниками, выдачу им денег под отчёт и своевременный их возврат, а также правильно оформлять ПКО, РКО и вносить данные в кассовую книгу поможет интернет-бухгалтерия.
Показатели взаимоувязываются, кадровый учёт ведётся неотрывно от бухгалтерского и налогового. Вам не приходится тратить время на эти учёты, все ведется в едином личном кабинете. Просто внесите данные один раз и они будут разнесены в нужные бланки, отчёты и учтены в расчете налогов.
