Отпуск и реализация материалов, продукции или товаров должны отражаться в бухгалтерском учёте на основании первичных документов — накладных. Организации и ИП могут применять свои шаблоны документов, но чаще всего используют унифицированные формы. Какие бланки расходных накладных бывают, и как их правильно заполнять, рассмотрим в нашей статье.
Расходная накладная — это...
Документ, в котором фиксируются фактические перемещения следующих товарно-материальных ценностей:
- сырья и материалов;
- станков и оборудования;
- механизмов и машин;
- продукции и товаров для перепродажи.
С помощью расходной накладной (РН) пользователь может получить информацию о:
- дате перемещения;
- стоимости единицы ТМЦ;
- количестве единиц;
- общей стоимости перемещённых или отпущенных ТМЦ;
- ответственных за отпуск или перемещение лицах.
Продавец учитывает в РН отпуск, а покупатель — приёмку ТМЦ. Делаются 2 экземпляра накладной, по одному для каждой из сторон.
Для чего ещё нужна расходная накладная? Если товар или продукция окажутся с браком, или их количество не будет соответствовать указанным в РН данным, их можно вернуть продавцу на основании расходной накладной.
Можно оформлять расходные накладные в электронном виде — если стороны применяют ЭЦП и прописали это условие в договоре.
Почему лучше использовать унифицированные формы бланков?
Организации и ИП имеют право разрабатывать собственные бланки РН с 2013 года. Несмотря на это, многие продавцы продолжают применять унифицированные бланки форм, утверждённых постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 №132:
В этих формах содержится вся необходимая информация, они универсальны и совместимы со всеми бухгалтерскими программами. Можно гарантировать, что у ФНС и у покупателей не возникнет вопросов по её оформлению, если все основные поля будут заполнены верно.
Наиболее распространена форма ТОРГ-12 — её широко используют налогоплательщики на ОСНО, УСН и ЕСХН.
ИП на патенте не должны выписывать расходные накладные, так как их деятельность связана с розничной торговлей и оказанием услуг населению. Им достаточно выдать покупателю кассовый или товарный чек.
Расходная накладная при УСН: оформление
Оформляя на УСН отпуск товаров или материальных ценностей с помощью ТОРГ-12, необходимо обратить внимание на графу «НДС». Заполнять её не нужно. В столбце «Налоговая ставка» надо указать «Без НДС». Нулевую ставку также указывать нельзя. На упрощённой системе налогообложения предприниматели и организации не являются плательщиками НДС, поэтому даже в расходной накладной на отпуск товара НДС указываться не должен.
Если ИП или ООО на УСН составят накладную с НДС, а также выставят счёт-фактуру с НДС, то необходимо будет уплатить НДС и сдать декларацию по этому налогу.
Когда и как заполнять бланк расходной накладной
ТМЦ должны учитываться непосредственно в момент их перемещения, отпуска или реализации. Соответственно, и документы нужно выписывать сразу по факту действия.
Подписанная сторонами РН считается юридически значимым документом и может служить одним из доказательств проведения сделки в суде.
Поэтому заполнять их нужно внимательно, без ошибок, помарок и исправлений.
Рассмотрим пример: ООО “Кристалл” отпустил со склада покупателю (ИП Сидорову С.С.) готовую продукцию — поддоны, в количестве 150 штук. Образец заполненной расходной накладной по форме ТОРГ-12 представлен ниже:
Расходная накладная: образец заполненияВ бланке РН содержатся подсказки — описания строк, которые нужно заполнить, поэтому её оформление не займёт много времени. Но есть отдельные моменты, требующие пояснений:
- грузополучателем и плательщиком иногда могут быть разные субъекты. Тогда их реквизиты нужно указывать по отдельности;
- код товара (графа 3) ставится исходя из внутренней номенклатуры, либо по классификатору ОКПД 2. Последний вариант более предпочтителен, если товар облагается НДС по пониженной ставке (0% или 10%);
- наименование и код единицы измерения нужно ставить строго по классификатору ОКЕИ;
- на каждую номенклатуру товара делается отдельная запись. Сколько номенклатур, столько и записей;
- когда товар получает представитель продавца по доверенности, её реквизиты нужно указывать в РН в обязательном порядке.
И ещё то, что касается непосредственного подписания документа:
- РН действительна только при наличии подписей всех ответственных лиц;
- не допускаются факсимиле подписей, они должны быть “живые”, то есть поставленные собственноручно.
Заключение
Мы разобрали, что такое расходная накладная. Это первичный бухгалтерский документ, фиксирующий передачу или отпуск ТМЦ. Его можно составлять в свободной форме, или использовать унифицированные бланки — ТОРГ-12, ТОРГ-13, ТОРГ-14, в зависимости от ситуации. В ней не допускаются ошибки и исправления, а также отсутствие подписей ответственных лиц. РН может служить доказательством отпуска товара при судебных разбирательствах.
Образец расходной накладной представлен интернет-бухгалтерией «Моё дело». Работать в сервисе удобно и легко. Он создан с учётом всех потребностей пользователя. Почти все необходимые документы можно сформировать автоматически. Все бланки, шаблоны, образцы заявлений вы найдёте в Личном кабинете сервиса.
