Развитие бизнеса зависит не только от маркетинга. Успех во многом зависит от исполнения ключевых обязательств перед законом. Налоги, сборы, подача отчетности, оформление документов — все это зона ответственности бухгалтеров.
Если руководитель хочет адекватно регулировать работу бухгалтерии и поддерживать организованную работу всей бизнес-структуры, без должностной инструкции не обойтись. Расскажем о роли главного бухгалтера, его должностных обязанностях и принципах оформления должностной инструкции.
Роль главного бухгалтера в бизнесе
Основное требование к главному бухгалтеру — вести учет в соответствии со стандартом, описанном в законе №402-ФЗ. В то же время, нанимать бухгалтеров для организации бухучета не обязательно. Его также могут вести:
- руководители;
- привлеченные специалисты;
- другие сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями.
Чаще всего руководство нанимает штатных бухгалтеров. Так проще организовать грамотный учет — штатный сотрудник лучше понимает устройство организации и хорошо знаком со спецификой работы фирмы. При этом он постоянно находится на месте и может быстро реагировать на срочные задачи.
Закон «О бухгалтерском учете» указывает на конкретные требования к кандидатам на должность главного бухгалтера. В том числе:
- к образованию — высшее или среднее профильное;
- к стажу — если у главного бухгалтера есть профильное образование, то достаточно 3-летнего стажа из последних 5, если образования нет — необходимо отработать по профилю 5 лет из предшествующих 7;
- к судимости — у претендента не должно быть за плечами судимости за финансовые преступления.
Но этот строгий список не для всех бухгалтеров. Он касается только тех, кто хочет работать в определенных организациях, например:
- АО (кроме банков);
- страховых компаниях;
- негосударственных пенсионных фондах;
- органах управления государственных внебюджетных фондах;
- компаниях, чьи ценные бумаги допускают к торгам (кроме кредитных учреждений);
- управляющих органов паевых инвестфондов.
Остальные компании и предприниматели не обязаны следовать стандартам закона №402-ФЗ при выборе главного бухгалтера.
Организовать бухгалтерию можно по-разному — это зависит от масштабов и потребностей бизнеса. Свои должностные обязанности главный бухгалтер может выполнять:
- единолично — при небольших объемах производства услуг и товаров и ограниченном штате. В этом случае главбух иногда дополнительно выполняет задачи кадрового специалиста;
- в составе команды — при средней загрузке. Здесь главбух руководит небольшим отделом, снимает с себя часть нагрузки и делегирует ее младшим бухгалтерам;
- вместе с большой командой — если при широкой номенклатуре и высоком обороте небольшая бухгалтерия не справится с потоком задач. Здесь роль главного бухгалтера — грамотно организовать процесс работы, распределить задачи между сотрудниками и контролировать их исполнение, отвечать на запросы, следить за сроками подачи отчетности.
Если у фирмы есть несколько филиалов, бухгалтерия может быть разбросана по разным подразделениям. Цель главного бухгалтера в этом случае — обеспечить быстрый обмен информацией между сотрудниками разных филиалов и грамотно связывать сведения.
Вне зависимости от масштаба дела, работа главного бухгалтера должна определяться четким регламентом. В качестве такого стандарта разрабатывают должностную инструкцию.
Зачем нужна должностная инструкция главного бухгалтера
Главный бухгалтер — это руководящая позиция. Главбух несет ответственность за оформление ключевых финансовых операций, а поэтому должен обладать соответствующими навыками и отвечать законным стандартам, перечисленным:
- в Классификаторе должностей из постановления Минтруда №37;
- профессиональном стандарте из приказа Минтруда №103н.
Нужно учитывать, что любое предприятие построено на структуре. Чем крупнее бизнес, тем сложнее его модель — со своими ответвлениями в виде отделов и руководяще-подчиненными связями. Чтобы схема работала слаженно, необходимо:
- конкретно обозначить обязанности каждой ячейки (подразделения, отдела, сотрудника);
- исключить повторение одних и тех же функций для разных сотрудников;
- определить вопросы, за которые отвечает каждая единица;
- выстроить систему ответственности одних лиц перед другими;
- обеспечить взаимодействие разных единиц структуры между собой.
Все эти нюансы прописывают в корпоративных актах. Аналогично внутренней политике, должностная инструкция главного бухгалтера:
- определяет конкретные функции человека на этой должности;
- описывает структуру бухгалтерии;
- объясняет, какой сотрудник за что отвечает;
- устанавливает линии подчинения;
- уточняет стандарты, которым нужно отвечать при ведении учета;
- предусматривает ответственность за нарушение регламента, учетных стандартов и правил компании.
Четкая должностная инструкция учитывает цели бизнеса. Ее составляют, отталкиваясь от возможностей и структуры предприятия.
С точки зрения закона, должностная инструкция главного бухгалтера имеет юридическую силу. Она определяет взаимную ответственность между сотрудником и руководителем и регулирует их сотрудничество. Содержание инструкции может стать весомым доказательством в суде.
Как составить должностную инструкцию главного бухгалтера правильно
Узаконенной формы, по которой нужно составлять инструкцию, нет. Оформить документ можно на свое усмотрение. Главное, предусмотреть нормы ведения учета и требования к должности.
Так, в пункты должностной инструкции главного бухгалтера стандартно включают:
- основные положения;
- обязанности;
- права;
- ответственность.
Если структура бизнеса требует уточнений, к обязательным разделам можно добавить несколько дополнительных. Например, описать условия труда, обозначить линии подчинения, описать состав бухгалтерии и т.д.
Теперь разберем подробнее каждый раздел.
Основные положения
Это стандартный пункт для большинства корпоративных документов и деловых соглашений. Он разъясняет назначение документа и описывает базовые требования к должности.
Так, положения должны содержать нормы закона №402-ФЗ, если инструкцию разрабатывают АО, страховые компании, негосударственные пенсионные фонды и другие организации, где это обязательно.
В других случаях можно опираться на стандарты Минтруда или выработать собственные требования к навыкам, знаниям и образованию главного бухгалтера.
В этом разделе минимально обозначают:
- кто назначает человека на должность главбуха;
- кому конкретно он подчиняется;
- кто заменит его при отсутствии;
- требования к квалификации, которым он должен соответствовать;
- требования к знаниям главного бухгалтера: в области российского законодательства, финансового анализа, правил подготовки отчетности и т.д.
При разработке должностной инструкции важно опираться на структуру и правовую форму бизнеса, специфику деятельности и другие индивидуальные факторы предприятия.
Должностные обязанности главного бухгалтера
В этом разделе нужно по пунктам обозначить функции человека на должности главбуха. Обязанности главного бухгалтера определяются его ролью, которая зависит от масштабов предприятия. Например, в небольшой компании такие сотрудники:
- обеспечивают взаимозаменяемость работников;
- рассчитывают платежи и вовремя отчисляют их в налоговую и фонды;
- составляют отчетность и следят за сроками подачи документов в органы;
- применяют знания о спецрежимах и нюансах законодательства для оптимизации налогов;
- отвечают за достоверность сведений;
- собирают информацию для финансового анализа.
В малом бизнесе у главбуха сравнительно меньше задач. Контролирующие органы реже обращают внимание на небольшие фирмы, если они вовремя сдают отчетность и платят взносы и налоги. За счет небольшого штата таким компаниям не нужны массы дополнительных форм и бланков, и это облегчает ведение учета.
В крупном бизнесе ведение учета отходит на второй план. Здесь в приоритете главного бухгалтера другие задачи, например:
- организовать четкую схему бухгалтерского учета соответственно структуре предприятия;
- наладить сложный документооборот;
- разработать учетную политику;
- органично распределить ответственность между младшими сотрудниками из разных отделов;
- обеспечить своевременную передачу сведений, необходимых для отчетности и других обязательных документов;
- рассчитывать налоги;
- лично участвовать в финансовом анализе.
При описании функций можно опираться на базовые рекомендации, но любые стандарты важно адаптировать к условиям конкретного бизнеса.
Права
В этом блоке нужно подробно описать права бухгалтера в отношении ведения учета. Обозначить, какие вопросы он может решать сам, а какие должен согласовывать с руководством. Сюда стандартно включают право главного бухгалтера:
- подписывать отчетность и другие документы;
- управлять рабочими процессами внутри бухгалтерии;
- участвовать в подборе кандидатов в отдел;
- предлагать инициативы для оптимизации работы с финансовыми документами;
- участвовать в совещаниях, посвященных финансовым вопросам;
- представлять предприятие при проверках и встречах с партнерами;
- требовать от подчиненных и сотрудников других отделов исполнения норм учетной политики.
Ответственность
В этом разделе описывают последствия, которые ждут главного бухгалтера за нарушение правил внутренней политики, некачественную работу, ущерб, раскрытие конфиденциальных сведений и другие проступки. Используют общие формулировки. Указывают, что человек на этой должности несет административную, уголовную, гражданскую и дисциплинарную ответственность.
Конкретное наказание не прописывают — оно зависит от ситуации. Ответственность назначают уже по факту нарушений, после выяснения всех обстоятельств.
Дополнительные разделы
Остальные разделы добавляют по необходимости. Многие руководители предлагают главным бухгалтерам особые условия труда, например:
- рабочий транспорт;
- курсы повышения квалификации;
- доступ к правовым системам;
- подписка на профильные журналы.
Подобные условия нужно закрепить в корпоративной политике через должностную инструкцию. Там же нужно обозначить, в каких обстоятельствах бухгалтер может на них рассчитывать: сразу после трудоустройства или спустя некоторое время работы. Должностная инструкция главного бухгалтера: образец Документ можно оформить на свое усмотрение или воспользоваться стандартным образцом. Бланк можно корректировать, отталкиваясь от потребностей бизнеса: убрать неактуальные пункты или внести дополнительные разделы.
Инструкцию можно составить в таком формате:
Образец должностной инструкции (1)
Образец должностной инструкции (2)
Образец должностной инструкции (3)
