Как оформить материальную помощь сотруднику

Как оформить материальную помощь сотруднику

Денежная или имущественная поддержка работников при наступлении определённых обстоятельств — это содействие работодателя, которое носит добровольный характер. Некоторые организации или ИП прописывают условия её предоставления в коллективном договоре — тогда они превращаются в социальные гарантии. Есть некоторые особенности оформления, учёта и налогообложения мат помощи, которые мы разберём в этой статье.

Что такое материальная помощь сотруднику на работе. Обязанность и основания

В отличие от оплаты труда, мат помощь не относится к обязательным платежам, и её предоставление зависит от желания работодателя. Но это актуально, если нет утверждённых нормативных актов предприятия, которые регулируют такие выплаты. Это может быть приказ, положение или раздел коллективного договора. В этом случае оказывать поддержку работникам нужно — при наступлении основания.

В приказе (положении) прописывают причины для выплат, их суммы и сроки. Таким образом работодатель проявляет заботу о своих сотрудниках, повышает их заинтересованность и лояльность к работе.

Основания и условия выплаты мат помощи можно вписывать в трудовой договор.

Перечень оснований (причин) для выплаты материальной помощи сотрудникам определяется работодателем самостоятельно, либо совместно с представителями профсоюза работников. Как правило, основными причинами для получения мат помощи выступают:

  • смерть близкого родственника или самого сотрудника (денежная помощь для погребения);
  • свадьба;
  • рождение детей;
  • поступление ребёнка в 1 класс;
  • болезнь родственника или самого сотрудника;
  • потеря имущества из-за стихийного бедствия;
  • выход на пенсию, и т.д.

На каждое основание устанавливается конкретная сумма мат помощи, либо диапазон (например, от 10 до 30 тысяч рублей при болезни, в зависимости от её тяжести).

Допускается выдавать материальную помощь в неденежной форме — продуктами, одеждой, медикаментами, собственной продукцией. Это особенно актуально при оказании помощи в результате стихийных бедствий.

Документальное оформление материальной помощи работнику

Чтобы выплатить мат помощь, нужно выполнение двух условий:

  1. наступление основания;
  2. наличие письменного заявления от работника.

Сотрудник, в жизни которого произошли определённые события, требующие материальной поддержки, пишет заявление на имя руководителя организации или ИП-работодателя. Законодательно утверждённой формы заявления нет, каждое предприятие само разрабатывает примерный бланк.

К заявлению прикладываются копии документов подтверждения прошедшего события (например, свидетельство о браке, о смерти, справка из больницы, и т.д).

Издаётся приказ о выплате материальной помощи сотруднику с указанием причины, суммы и срока перечисления. На основании приказа бухгалтер производит положенную выплату работнику.

Если выплата материальной помощи от работодателя производится в соответствии с утверждённым положением или коллективным договором, то за каждый день просрочки перечисления будут начисляться пени в размере 1/150 ставки рефинансирования ЦБ РФ (статья 236 ТК РФ).

Кто кроме сотрудника может обратиться за получением мат помощи

Это может быть его непосредственный руководитель — бригадир, начальник отдела, заместитель директора. В этом случае пишется служебная записка на имя директора с обоснованием выплаты и с приложением необходимых документов.

Ближайшие родственники обращаются с заявлением на выплату денежной помощи для погребения при смерти самого сотрудника.

Подтверждение основания для получения мат помощи от работодателя

Копии документов, чтобы доказать необходимость выделения денежных средств, могут и не понадобиться. Например, если руководитель решил предоставить помощь без обращения работника. Тогда можно обойтись без подтверждающих бумаг.

А вот если сотрудник сам написал заявление, копии обоснований нужно приложить, иначе руководство может отказать в оказании материальной помощи работнику из-за отсутствия доказательств.

Налогообложение материальной помощи

Как и любой доход, материальная помощь должна облагаться НДФЛ, и с неё должны уплачиваться страховые взносы. Но это касается не всех выплат, есть исключения:

  1. любая материальная помощь работнику в сумме 4000 рублей не облагается налогами и обязательными отчислениями. Сумма считается накопительно, с 1 января по каждому сотруднику. Как только сумма подарков, мат помощи превысит 4000 рублей, сумма превышения начнёт облагаться НДФЛ и страховыми взносами;
  2. мат помощь при смерти близкого родственника;
  3. мат помощь при потере имущества из-за стихийного бедствия;
  4. мат помощь при рождении ребёнка, если она не превышает 50000 рублей в сумме на обоих родителей.

Все остальная материальная помощь на работе облагается НДФЛ и социальными отчислениями.

Пример: в июле 2022 года инженер по охране труда Петрова П.П. женился. Он написал заявление о предоставлении материальной помощи согласно Коллективному договору — 10000 рублей. До этого (в апреле 2022 года) он получил подарок в связи с юбилеем на сумму 12000 рублей. Рассчитаем сумму НДФЛ и страховых взносов с суммы мат помощи.

В расчёт берётся полная сумма, т.к. он уже превысил лимит в 4000 рублей в апреле 2022 года:

  • НДФЛ к удержанию и дальнейшему перечислению в бюджет — 1300 рублей (10000 х 13%);
  • социальные взносы:
    • 2200 рублей — по обязательному пенсионному страхованию (10000 х 22%);
    • 510 рублей — по обязательному медицинскому страхованию (10000 х 5,1%);
    • 290 рублей — по временной нетрудоспособности и материнству (10000 х 2,9%);
    • 20 рублей — по травматизму (10000 х 0,2%).

Итого 3020 рублей соц.взносов. Сумма мат помощи на руки: 8700 рублей (10000 - 1300).

НДФЛ нужно отправить в бюджет не позднее следующего рабочего дня после перечисления мат помощи работнику. Страховые взносы — до 15 числа следующего месяца.

Как правильно оформить платёжное поручение по перечислению материальной помощи

Банковские реквизиты используются те же самые, что и при перечислении заработной платы тому же лицу. Очерёдность платежа — 5. Необходимо правильно написать назначение платежа в поле 24. Указать ФИО работника, сделать ссылку на приказ. Например, “материальная помощь Петрову П.П. в связи с бракосочетанием, выплачена на основании Приказа директора ООО “Кристалл” №127 от 25.07.2022”.

Это нужно, чтобы у ИФНС не возникли вопросы по налогообложению доходов при камеральной проверке.

В поле 20 платёжного поручения ставится код вида дохода 1.

Заключение

  • Мы выяснили, как получить материальную помощь на работе. Для этого потребуется:
  • желание работодателя;
  • утверждённый нормативный акт предприятия.

Основание для выплаты — заявление работника с приложенными копиями документов подтверждения. Издаётся приказ с указанием суммы и срока выплаты, после которого бухгалтерия перечисляет деньги.

Если сумма мат помощи превышает 4000 рублей, она облагается НДФЛ и соц. взносами. Это правило не распространяется на денежные выплаты для погребения, для восстановления имущества при стихийных бедствиях и при рождении ребёнка.

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!