Кадровый учёт 19 февраля’24

Отчётность по мобилизованным сотрудникам: основные аспекты и процедуры

После проведения частичной мобилизации внесли корректировки в трудовое законодательство, которые в некоторой степени вводятся и сейчас. Когда сотрудника мобилизуют, работодатель должен совершать определённые действия, в том числе и сдавать отчётность по мобилизованным работникам. Расскажем подробнее об основных аспектах и процедурах этого процесса, а также об отчётности по мобилизованным сотрудникам.

Воинский учёт в компании

Каждый работодатель обязан вести воинский учёт, если у него имеется хотя бы один военнообязанный сотрудник. Данный момент не касается индивидуальных предпринимателей, поскольку они освобождены от такой обязанности.

С 02.01.2022 г. воинский учёт ведётся по новым правилам — на основании Инструкции, регламентированной Приказом МО РФ от 22.11.2021 г. № 700. В ней содержатся формы документов, по которым ведётся воинский учёт, а также указывается порядок заполнения и хранения документов, правила сверки информации с военкоматами.

На каждого военнообязанного сотрудника работодатель заводит карточку № 10 (прил. № 22 к Инструкции). Она ведётся как в бумажном, так и в электронном формате. Кроме того, работодатель обязан подавать регулярную отчётность по военнообязанным работникам:

  • План работы по воинскому учёту — оформляется по форме из прил. № 17 к Рекомендациям, регламентированным Генштабом ВС РФ от 11.07.2017 г.;
  • Сведения о количестве работающих и забронированных граждан в запасе — оформляется по форме из прил. № 6 к Положению, регламентированному Постановлением Правительства от 27.11.2006 г. № 719;
  • Карточка учёта организации — заполняется по форме № 18.

Указанная отчётность представляется ежегодно. Кроме этих отчётов имеются бланки и для других ситуаций, например, по уклонистам или обучающимся на военной кафедре. Такая отчётность передаётся в военкоматы по их запросу или при выявлении данного случая. Кроме того, после оформления или расторжения трудового договора с военнообязанным сотрудником работодатель обязан в течение двух недель предоставить уведомление по форме из прил. № 2 Положения, регламентированного Постановлением Правительства № 719.

Сдача указанных отчётов — основные обязанности работодателя, которые он выполняет в обычное время. Однако после того, как объявили частичную мобилизацию, к ним добавились и некоторые другие задачи.

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»
И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.
Получить доступ
Интернет-бухгалтерия

Повестка из военкомата

В период мобилизации применяются общие правила по работе с повестками. Они направляются военкоматами не только месту проживания гражданина, но также по адресу его работы (п. 1 ст. 9 Закона от 26.02.1997 г. № 31-ФЗ). В этой же статье закона о мобилизации указаны и иные обязанности работодателей, к примеру, они должны осуществлять мероприятия по подготовке своего производства для исполнения мобилизационных заказов в период мобилизации, мероприятия по обеспечению своей мобилизационной готовности, а также оказывать содействие военкоматам и др.

Когда работодатель получает повестку на работника, он производит такие действия:

  1. уведомляет работника о поступлении этого документа или оповещает военкомат, что не может вручить повестку (к примеру, если сотрудник работает дистанционно);
  2. содействует явке сотрудника в военкомат — даёт отгул в нужное время, указанное в повестке.

В обязанности работодателя не входит контроль фактической явки работника в военкомат. Также он не имеет права принуждать работника к явке в военкомат посредством задержки в выплате зарплаты, через недопуск к работе или иными способами.

Уведомление сотрудника о поступлении повестки из военкомата осуществляется не позже 3-х календарных дней до указанной в ней даты явки в военкомат. Если до явки осталось меньше дней, работодатель всё равно должен оповестить сотрудника.

Считается, что повестка вручена, когда работник принял документ и расписался в нём, а в отрезной части поставил ФИО, дату и подпись. Сотрудник работодателя, ответственный за осуществление воинского учёта, в отрезной части записывает свою должность, ФИО, дату и расписывается, подтверждая оповещение сотрудника о его вызове в военкомат. Затем отрезную часть повестки передают в военкомат через заказное письмо с уведомлением. Отправка документа подобным образом будет служить доказательством, что работодатель исполнил обязанность об оповещении сотрудника.

Если работник отказался принимать и подписывать повестку, работодателю требуется составить акт об отказе за подписью не менее двух свидетелей. В этом случае всё равно считается, что повестка вручена, а в военкомат передают акт об отказе.

Если работодатель не может вручить повестку сотруднику по каким-либо объективным причинам, например, когда тот работает дистанционно, находится в командировке, отпуске, на больничном и др., тогда он должен оповестить военкомат о невозможности вручения. Дело в том, что нельзя просто, например, сфотографировать или отсканировать документ и отправить сотруднику на телефон или по электронной почте — это нарушение, поскольку на повестке должна стоять собственноручная подпись работника.

При этом нужно учесть такие моменты:

  • работодатель не может отозвать работника из отпуска по причине поступления повестки (ст. 125 ТК);
  • работодателю лучше не отправлять в командировку военнообязанного работника, поскольку после объявления мобилизации физлица, которые состоят на воинском учёте, не должны покидать своё место жительства (ст. 21 Закона от 26.02.1997 г. № 31-ФЗ).

Ответственность за невручение повестки

Когда работодатель своевременно не вручает повестку работнику или же мешает ему явиться в военкомат в требуемый день, его могут оштрафовать по ст. 21.2 КоАП на сумму 1-3 тыс. руб. Сроки давности по данному нарушению — 3 года. Когда работодатель не передаёт сведения о работниках, которые состоят на воинском учёте, его штрафуют по ч. 3 ст. 21.4 КоАП на сумму 1-5 тыс. руб.

Иные виды административной ответственности для работодателя отсутствуют в период мобилизации.

Действия сотрудника после вручения повестки

Когда сотрудник получил повестку, работодатель предоставляет ему отгул для явки в военкомат в назначенное время. Можно не явиться в военкомат, только если имеются уважительные причины:

  • болезнь, которая подтверждается медицинскими документами;
  • тяжёлое состояние близкого родственники;
  • похороны близкого родственника;
  • ситуация, которая не зависит от воли человека;
  • форс-мажор.

Могут быть и иные причины, которые признаются уважительными призывной комиссией. Но если таковых причин нет и при этом гражданин получил повестку и расписался в ней (либо был составлен акт об отказе), а затем не явился в военкомат, его считают уклонистом.

Наказание за уклонение — штраф по ст. 21.5 КоАП на сумму 500-3000 руб. При неоднократных неявках по повесткам или самовольном уходе со сборного пункта предусмотрена уголовная ответственность — штрафные санкции до 200 тыс. руб., принудительные работы до 2-х лет, арест до 6 мес. или лишение свободы до 2-х лет.

Действия работодателя после вручения повестки

Когда сотруднику предоставлен отгул для явки в военкомат, работодатель должен документами оформить его отсутствие на работе. Какими именно — зависит от причины, по которой сотрудника вызвали на явку в военкомат (она указывается в повестке). Например, причинами могут быть уточнение информации, медосмотр, военные сборы, отправка на службу.

Действия работодателя в разных ситуациях:

  1. Если вызвали на медкомиссию или для уточнения информации, работодатель освобождает его от трудовой деятельности на нужный период. При этом издаётся приказ на основании повестки — поступившей на адрес как работодателя (после её вручения сотруднику), так и сотрудника (после её предъявления сотрудником).
    Пока сотрудник проходит медкомиссию, работодатель сохраняет за ним место работы и средний заработок (ст. 170 ТК, ст. 6 Закона от 26.02.1997 г. № 31-ФЗ). Когда военкомат, в который должен прибыть сотрудник, находится в другом городе, работодатель возмещает ему затраты на билеты и аренду жилья, выплачивает ему суточные. Далее военкомат возместит указанные затраты из своего бюджета.
    В табеле учёта рабочего времени работодатель обозначает эти дни кодировкой, которая утверждена в его внутренней документации, или базовой кодировкой — «Г» или «23».
  2. Если вызвали на сборы, то повестка вручается за 10 дней до них (п. 3 ст. 54 Закона от 26.02.1997 г. № 31-ФЗ), и при этом они длятся не больше 2-х мес. В этом случае издаётся приказ об освобождении работника от трудовых обязанностей на этот период с сохранением за ним места работы и среднего заработка.
    Когда военные сборы проводятся в другом городе, работодатель возмещает ему затраты на билеты и аренду жилья, выплачивает ему суточные. Далее военкомат возместит указанные затраты из своего бюджета.
    В табеле учёта рабочего времени работодатель обозначает эти дни кодировкой, которая утверждена в его внутренней документации, или базовой кодировкой — «Г» или «23».
  3. Если вызвали на мобилизацию, то сотрудника не увольняют (эта норма была раньше). Теперь за ним должны сохранить рабочее место, но при этом приостановить трудовой договор (Закон от 07.10.2022 г. № 376-ФЗ).

Приостановка трудового договора при мобилизации

Мобилизация сотрудника — особый момент в трудовых отношениях, когда с таким работником приостанавливают действие трудового договора.

При мобилизации гражданину выдают повестку, в которой указывается срок призыва на военную службу. Он подаёт заявление работодателю, в котором просит приостановить действие трудового договора на время мобилизации, и к заявлению прикладывают копию повестки. В такой ситуации приостанавливают любой трудовой договор — бессрочный, срочный, на испытательном сроке, в процессе увольнения.

Получив такое заявление, работодатель оформляет приказ о приостановке трудового договора, с которым под подпись знакомит мобилизованного сотрудника. В данном случае не нужно оформлять допсоглашение в договору.

Затем работодатель должен сообщить в СФР о приостановке трудового договора с мобилизованным сотрудником, для чего подаётся отчёт по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1). Отчёт подаётся не позже следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. В отчёте в графе 3 нужно указать кадровое событие «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», остальные графы заполняются в обычном порядке.

Если трудовая книжка ведётся в бумажном виде, то она хранится у работодателя. При этом он должен, как и раньше, указывать сотрудника в отчётности — персонифицированные сведения о физлицах и РСВ. Период службы включается в трудовой и пенсионный стаж.

В табеле учёта рабочего времени нельзя указывать кодировку, как для медкомиссии или военных сборов, поэтому «Г» или «23» в данном случае не подходят. Дело в том, что такая кодировка используется для указания периодов с сохранением среднего заработка, однако при мобилизации он сотруднику не выплачивается, т.к. человек получает зарплату в армии. Именно по этой причине работодателю во внутренних документах нужно ввести специальные коды для приостановки договора во время мобилизации. Зарплату работодатель заплатит сотруднику за дни работы до даты приостановки договора и выдаст её в день приостановки.

Повестку на мобилизацию могут прислать человеку по месту жительства, и тогда он должен сообщить об этом работодателю. Если этого не было сделано и работодатель не получил заявление от сотрудника приостановку трудового договора, у него отсутствуют какие-либо документальные основания этого сделать. Поэтому в табеле учета рабочего времени проставляется код «НН» (неявка по невыясненной причине). И одновременно он пытается получить информацию о работнике, к примеру, через отправку запроса в военкомат.

Мобилизованного сотрудника можно уволить во время приостановки трудового договора, но только в исключительных ситуациях — при ликвидации юрлица или закрытии ИП. Если же работник перед мобилизацией сам изъявил желание уволиться, работодатель не имеет права ему препятствовать.

Если работодатель уволил сотрудника перед мобилизацией, но тот не подавал соответствующее заявление, тогда он должен отменить увольнение. Требуется издать приказ в отмену приказа об увольнении, подать отменяющий отчёт ЕФС-1, указать недействительность в трудовой книжке запись об увольнении.

Далее нужно издать приказ о приостановлении трудового договора и подать отчёт ЕФС-1 с информацией о приостановке с кодом «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ».

Аутсорсинг «Моё дело — Бухобслуживание»
Команда из бухгалтера, юриста, кадровика и бизнес-ассистента возьмёт на себя всю рутину и общение с госорганами
Узнать подробнее
Аутсорсинг

Отчётность по мобилизованным сотрудникам

Как было сказано выше, когда трудовой договор с мобилизованным работником приостановили, по этому кадровому событию нужно подать отчёт по форме ЕФС-1, заполнив при этом подраздел 1.1 со сведениями в графе 3 — «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ».

Ежемесячно такого работника нужно указывать в персонифицированных сведениях о физлицах, которые сдаются в ИФНС. Начисленной зарплаты у этого сотрудника нет, однако трудовой договор с ним не расторгнут, а только приостановлен. Именно поэтому по нему также нужно отчитываться через этот документ.

Кроме того, работодатель должен сдавать и другую отчётность по мобилизованным работникам, даже несмотря на то, что трудовой договор с ними приостановлен:

  • подраздел 1.2 подразела 1 раздела 1 отчёта ЕФС-1 — он подаётся один раз в год в Социальный фонд до 25 января и содержит информацию о стаже сотрудников, но только тех, по которым есть какие-либо особенности по трудовым отношениям. В отношении мобилизованных в графе «Дополнительные сведения» нужно указывать кодировку «ВОЕНСЛ»;
  • РСВ — на мобилизованных заполняется в прежнем порядке, поскольку сотрудник не уволен, а только временно отсутствует. Начисления и страховые взносы по ним отсутствуют, но сам человек трудоустроен в компании, просто договор с ним приостановлен. Расчёт подаётся в ИФНС ежеквартально в срок до 25 числа месяца после отчётного квартала;
  • раздел 2 формы ЕФС-1 — в отчёт по страховым взносам «на травматизм» также нужно включать мобилизованных, хотя им не начисляется зарплата и с неё не рассчитываются взносы. Договор только приостановлен, а не расторгнут, поэтому трудовые отношения действуют, хотя и в особой форме. Отчёт подаётся в Социальный фонд ежеквартально в срок до 25 числа месяца после отчётного квартала.

Что касается отчета 6-НДФЛ, то мобилизованные в него не включаются. Дело в том, что в этом расчёте указываются суммы доходов, которые фактически выплачены работникам, и суммы НДФЛ, которые по факту удержаны с этих доходов. Поскольку с мобилизованными сотрудниками трудовые договоры приостанавливаются, им не выплачивают зарплату, а потому нет выплаченных доходов и удержанного с них НДФЛ. Нет информации, которую нужно было бы указывать в 6-НДФЛ.

Когда в последующем сотрудник будет демобилизован, нужно произвести восстановление ранее приостановленного трудового договора. В такой ситуации нужно издать приказ о возобновлении трудового договора и подать в СФР подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 отчёта ЕФС-1. Форму нужно сдать не позже следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. В отчёте в графе 3 нужно указать кадровое событие «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», остальные графы заполняются в обычном порядке.

Подпишитесь на новостную рассылку

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Спасибо! Подтвердите подписку на почте.