Отдел кадров: главное об особенностях работы и структуре
- Отдел кадров — это подразделение, которое занимается кадровым делопроизводством и формированием штата.
- Конечный список подразделений отдела и обязанностей HR-специалистов всегда зависит от особенностей компании: численности штата, количества и масштаба направлений. Но ведение кадрового учёта, соблюдение трудового законодательства и охрана труда — наиболее важные задачи, потому что тщательно регулируются контролирующими органами.
- Само по себе наличие отдела персонала не обязательно. В небольшом бизнесе этим может заниматься один человек или сам руководитель.
Зачем бизнесу отдел кадров
Отдел кадров — это подразделение компании, занятое всей основной работой с персоналом, от найма и оформления до обучения и мотивации. В некоторых компаниях такой отдел называют службой управления персоналом, в других — просто отделом персонала. Другое распространенное название — HR-отдел, сокращение от «human resources» (человеческие ресурсы).
Чем полезен отдел персонала:
- Экономия времени руководителя. Один только поиск специалистов с подходящей квалификацией и опытом может занимать много времени, не говоря об оформлении, погружении в процессы, адаптации. У руководителя предприятия достаточно других управленческих и коммерческих задач.
- Снижение текучки кадров. Грамотно организованная работа HR-отдела повысит удержание сотрудников и сэкономит предприятию деньги на размещение вакансий и зарплаты сотрудникам, которые не прошли испытательный срок или ушли в первые месяцы работы по другим причинам.
- Рост продуктивности команды. Специалисты отдела персонала ищут людей с определенными навыками и личностными качествами. Также в их ответственности зачастую оценивать эффективность команды, разрабатывать оптимальную систему мотивации, контролировать микроклимат внутри предприятия — всё, что прямо или косвенно сказывается на вовлечённости и отдаче сотрудников и помогает им развиваться.
В небольшом бизнесе работать с кадрами может отдельный сотрудник или сам руководитель. В средних и крупных компаниях без отдела персонала чаще всего не обойтись.
Функции и задачи отдела кадров
Конкретного перечня направлений, которыми должен заниматься HR-отдел, нет. Всё зависит от отрасли и обстоятельств конкретного бизнеса. Но можно выделить ключевые функции:
- формирование штата компании;
- организация труда персонала;
- поддержание корпоративной культуры;
- регулирование трудовых взаимоотношений между сотрудниками и руководством;
- обеспечение кадровой документацией;
- удержание сотрудников;
- обучение, оценка и развитие персонала.
Минтруд разработал профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» (Приказ Минтруда России от 09.03.2022 № 109н). Этот стандарт не является обязательным к применению, но его можно брать за основу при формировании должностных инструкций и в целом для понимания функционала кадрового работника.
Чтобы эффективно справляться с основными функциями, отдел кадров выполняет ряд задач:
- Подбор кадров. Специалисты отдела персонала составляют и размещают вакансии, анализируют резюме кандидатов, проводят собеседования.
- Ведение кадрового документооборота. HR отдел ведёт весь кадровый документооборот. Готовит и хранит все документы, так или иначе связанные со штатом: приказы об увольнении найме и прочих кадровых событиях, трудовые договоры, штатное расписание, заявления на отпуска и т.д.
- Организация обучения. Часто кадровики принимают решение о курсах повышения квалификации, тренингах и прочих мероприятиях для сотрудников, которые помогут им прокачать личные и профессиональные навыки и работать эффективнее.
- Планирование численности штата. Специалисты отдела кадров не только закрывают текущие потребности в сотрудниках, но также анализируют будущие изменения в бизнесе, формируют кадровый резерв.
- Участие в управлении мотивацией. HR-специалисты разрабатывают систему премирования и прочих поощрений для конкретных отделов и сотрудников, отталкиваясь от их результатов и квалификации.
- Регулирование рабочей атмосферы. Кадровый отдел часто отвечает за создание корпоративной культуры. Это важный элемент удержания штата, который напрямую влияет на обстановку в коллективе, сплочение команды, её вовлечение, командный дух. Или вовлекается в конфликты сотрудников, помогает найти компромисс и решение, которое учитывало бы интересы всех сторон.
HR-специалист в большинстве случаев становится «мостом» между сотрудниками и руководством. При этом ему необходимо тесно сотрудничать с отдельными подразделениями предприятия. Например, взаимодействовать с финансовым отделом, чтобы сформировать резерв для обучения сотрудников. Или разбираться в работе отделов и учитывать требования линейных руководителей, чтобы выбирать наиболее эффективные инструменты для подбора персонала и оценки квалификации.
Отдел кадров — это связующее звено между отдельными структурными элементами компании. Он помогает отделам взаимодействовать между собой и с руководством, участвует в создании оптимальной системы подбора персонала и мотивации сотрудников, определяет потребность в обучении и развитии штата.
Структура кадрового отдела
Структура отдела кадров может быть любой. Главное, чтобы она отвечала потребностям бизнеса, учитывала объём штата и требования всех подразделений. Многое зависит от размера компании. Чем больше бизнес, тем больше отдельных специалистов потребуется для эффективной работы.
Общеприняты три структуры.
Централизованная
Для такой модели характерна чёткая стандартная иерархия. Основные задачи распределены между отдельными сотрудниками. Например, менеджером по персоналу, который отвечает за поиск и оформление штата, и специалистом по развитию, ответственным за развитие и обучение. Руководитель HR-отдела ставит кадровые задачи перед линейными управленцами, а те передают их своим командам.
Все решения принимаются от имени компании. Это довольно популярная модель, особенно для крупного бизнеса, в котором важны понятная система подчинения, отчётность по результатам и скорость выполнения кадровых задач. Её главные плюсы — чёткое соблюдение общих внутренних стандартов и возможность сэкономить на дублировании функций разных подразделений.
Недостатки у системы тоже есть. Например, решения по кадрам могут затягиваться из-за многоуровневых согласований между линейными специалистами, руководителем отдела и вышестоящим руководством. Также эта структура отличается бюрократией, которая также замедляет процессы.
Децентрализованная
В такой структуре основные задачи отдела персонала не вверяют в ответственность HR-отдела, а делегируют между подразделениями или локациями. Например, в крупной компании есть несколько филиалов и отдельных офисов, и каждый из них самостоятельно занимается работой с кадрами.
Без централизации отделы принимают решения быстрее, потому что им не нужно проходить процедуру согласований с вышестоящими руководителями. Кадровые процессы и штатную политику можно адаптировать к собственным потребностям.
Хотя есть и минусы. При таком формате выше риск разногласий и споров между разными подразделениями. И с финансовой точки зрения эта модель иногда обходится дороже централизованной.
Матричная
Это что-то среднее между централизованной и децентрализованной системами. В такой системе есть центральный департамент, который контролирует ключевые процессы и делегирует их независимым подразделениям.
Система отличается гибкостью кадровой политики и высокой коммуникацией — сотрудникам из разных отделов необходимо взаимодействовать и с вышестоящим руководством, и между собой. Это упрощает процесс обмена информацией, сокращает время согласований, работает на сплочённость. Сотрудники вовлекаются в работу других отделов, обретают разносторонние навыки.
С другой стороны, в таких условиях по-прежнему высок риск конфликтов и разногласий между подразделениями. Плюс в том, что ответственность за поиск компромисса можно переложить на головной департамент. Минус — эффективность процессов в условиях разногласий требует высоких коммуникативных навыков. Чтобы модель работала эффективно, отделам требуется грамотная координация.
Аутсорсинговая
Это формат, при котором компания нанимает внешнюю команду кадровых специалистов (или одного кадровика, если бизнес небольшой) и делегирует им все кадровые задачи или их часть. Особенно подходит малому и среднему бизнесу, который хочет сэкономить на отдельном подразделении и человеческих ресурсах, а процессы внутри компании не требуют постоянного присутствия специалиста.
Из плюсов — экономия времени и денег. Услуги аутсорсинговых компаний обычно дешевле, чем расходы на штатных сотрудников: зарплаты, компенсации, премии и надбавки. Руководство может сосредоточиться на стратегических задачах и не беспокоиться о кадровых вопросах. Из минусов — аутсорсинговые специалисты не несут полную ответственность за работу со штатом. Последствия их ошибок станут головной болью для руководителя, которому придется разбираться с самого начала.
Риски зависят от добросовестности компании и договора. Работа с ответственными аутсорсерами, как правило, их минимизирует. Они прописывают в договоре полную ответственность за результат и предусматривают финансовую компенсацию за возможные ошибки команды. Также с самого начала стоит определить степень контроля руководителя — он вправе видеть результаты, иметь доступ к необходимым данным и документации.
Удобство аутсорсинговой структуры в том, что вы сами решаете, какие задачи делегировать внешним специалистам. Например, можно самостоятельно заниматься подбором персонала, потому что вы лучше знаете собственный бизнес и понимаете, какие сотрудники вам нужны. А работу с документами передать на аутсорс и забыть о налаживании документооборота.
Попробуйте аутсорсинговую HR-модель с «Моё дело». Мы займёмся кадровым документооборотом: оформим работников, разработаем оптимальную кадровую политику, подадим отчётность. Доверьте нам кадровый учёт и освободите время для более интересных задач.
Кто работает в отделе кадров
Какого-то обязательного перечня позиций в кадровом отделе нет. Современные компании могут ориентироваться на общепринятые профстандарты и классификации или даже разработать собственные должности. Главное, указать их в штатном расписании.
В большинстве компаний распространены следующие позиции
| Должность отдела персонала | Обязанности |
|---|---|
| Руководитель HR-отдела | Регулирует работу остальных сотрудников отдела, разрабатывает кадровую политику, управляет развитием персонала, отвечает за подбор и найм штата. Делегирует задачи линейным сотрудникам |
| Специалист кадрового делопроизводства | Отвечает за кадровый учёт и документальное сопровождение всех кадровых событий в соответствии с нормами действующего законодательства |
| Специалист по подбору персонала (рекрутер) | Занимается размещением вакансий, поиском сотрудников, оценкой их навыков и опыта, адаптацией. Он проводит собеседования, принимает решения о найме, предлагает эффективные инструменты для привлечения кандидатов |
| Специалист по обучению и развитию штата | Анализирует текущий уровень знаний и навыков персонала, определяет потребность в обучении, составляет программы обучения и развития |
| Специалист по охране труда | Разрабатывает систему управления охраной труда, организует инструктаж и обучение, проводит аттестацию и оценку рабочих мест, участвует в мероприятиях по предупреждению чрезвычайных ситуаций, предлагает меры для снижения рисков |
| Кадровый юрист | Помогает в решении трудовых споров, представляет интересы компании, проводит кадровый аудит на соответствие требованиям трудового законодательства |
Среди множества функций есть те, что попадают под пристальное внимание контролирующих органов, так как напрямую связаны с требованиями закона. Всё, что связано с соблюдением трудового законодательства, учётом, отчётностью, выплатой дохода и охраной труда — обязательно должно быть делегировано кому-то из отдела персонала, хотя их должности могут называться по-разному.
Несколько советов по организации эффективной работы отдела кадров от команды «Моё дело»
- Организуйте грамотный кадровый учёт. Разработайте чёткие и исчерпывающие регламенты и стандарты. Упорядочьте внутреннюю политику. Продумайте движение кадрового документооборота. Порядок в кадровом учёте поможет наладить процессы и покажет, что можно оптимизировать.
- Создайте алгоритм найма персонала. Составьте список требований к сотрудникам низ каждого подразделения. Определитесь, сколько этапов должно быть у собеседований, по каким критериям HR должен оценивать кандидата. Подумайте, каких сотрудников и руководителей отделов стоит привлечь к оценке соискателей.
- Позаботьтесь о полноценном онбординге. Чтобы сотрудник остался на должности и не ушёл в первые несколько месяцев, важно помочь ему полноценно погрузиться в процессы. Адаптация и новая должность — всегда стресс. Закрепите за новичком ментора, к которому тот сможет обращаться за помощью. Подготовьте подробные инструкции и рекомендации.
- Разработайте план обучения и развития персонала. Это необходимо, если бизнес планирует развиваться, осваивать новые направления или расширять текущие. Дешевле финансировать обучение сотрудников, чтобы делегировать им более сложные задачи, чем в будущем искать специалистов с подходящей квалификацией.
- Не забывайте, что человеческие ресурсы — это, прежде всего, люди. Бизнесу трудно добиться вовлечения и удержания сотрудников, к которым относятся только как к рабочему ресурсу. Озаботьтесь развитием корпоративной культуры, налаживайте коммуникацию с коллективом и регулярно запрашивайте обратную связь.
