В 2020 году у работодателей появилась новая обязанность — сдавать в ПФР сведения о трудовой деятельности. Это отчетность СЗВ-ТД. Форму утвердили только в начале февраля, и при ее заполнении у работодателей возникло много вопросов. В статье разберем, из чего состоит форма СЗВ-ТД , как ее заполнить в первый раз и приведем примеры.
Бланк и образец СЗВ-ТД
Новый отчет СЗВ-ТД появился в связи с переводом бумажных трудовых книжек на электронные (ЭТК). Теперь за ведение ЭТК будет отвечать Пенсионный фонд, а не работодатель. Работодатель лишь передает сведения о сотруднике, которого он принял на работу, уволил, перевел на другую должность или от которого получил заявление о выборе способа ведения трудовой. Для этого Минтруд вместе с ПФР разработали и ввели новый бланк — СЗВ-ТД. Его утвердили постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, а действовать начал с 04 февраля 2020 года.
Рассмотрим подробнее, когда нужно сдавать отчет, а когда — нет:
| Когда заполняется СЗВ-ТД | Когда не нужно сдавать СЗВ-ТД |
|---|---|
| • Взяли на работу нового сотрудника, совместителя или надомника. • Основной работник, надомник или совместитель уволился. • Перевели сотрудника. • Перевели совместителя на основную работу. • Приняли, уволили или перевели единственного сотрудника — директора, который работал без трудового договора. • Сотрудник подал заявление о том, как вести трудовую книжку. • Организацию переименовали. |
• Оформили договор подряда или оказания услуг с предпринимателем, самозанятым или физлицом. • Аннулировали гражданско-правовой договор с ИП, самозанятым или гражданином. • Временно перевели сотрудника на другую работу. • Поменяли график работы у сотрудников — например, вместо пятидневки ввели график “ Два через два”. |
Сдача отчета СЗВ-ТД
Например, если из компании в марте 2021 года уволился сотрудник, она обязана подать на него сведения по форме СЗВ-ТД до 15 апреля включительно. Если в апреле и мае не произошло кадровых событий и никто из сотрудников не сдал заявление о выборе способа ведения трудовой, отчёт компания сдавать не должна. Такие же условия распространяются на все последующие месяцы.
Если в компании совсем не было кадровых изменений за год, тогда первый отчёт нужно подать на всех сотрудников в 2021 году — не позднее 15 февраля. В первый СЗВ-ТД обязательно вносятся данные из трудовой книжки сотрудника по состоянию на 01 января 2020 года.
Порядок заполнения и сдачи
Если организация сдает отчет СЗВ-ТД на бумажном носителе, то его можно заполнить двумя способами:
- от руки чернилами или шариковой ручкой печатными буквами. Цвет может быть любой, кроме красного и зеленого;
- внести сведения на компьютере и распечатать.
Кадровые события, на основании которых заполняется СЗВ-ТД, должны быть документально подтверждены приказами, распоряжениями, дополнительными соглашениями и другими кадровыми документами. Отчет СЗВ-ТД заверяется подписью директора компании или работодателя-предпринимателя и печатью (при ее наличии).
Отчет СЗВ-ТД можно сдать на бумаге, если численность сотрудников 24 и менее человек. Отправить бумажный вариант можно почтой России, заказным письмом с уведомлением или отнести лично в Пенсионный фонд.
При численности зарегистрированных сотрудников 25 и более человек отчет можно сдать только через оператора электронного документооборота, даже если отчеты предоставляются не на всех. При отправке по ТКС форму подписывают усиленной квалификационной электронной подписью.
Как заполнить отчет СЗВ-ТД
Бланк состоит из шести разделов:
1) Сведения о работодателе-страхователе — регистрационные данные: название, номер в ПФР, ИНН и КПП.
2) Сведения о застрахованном лице. Заполняются данные на сотрудника — ФИО, когда родился и цифры СНИЛС.
3) Информация о том, что работник подал заявление:
- о продолжении ведения трудовой книжки;
- о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
4) Данные об отчетном периоде. Вписывается номер месяца, в котором произошло кадровое событие. Например, если сотрудник уволился в марте 2020 года, то до 15 апреля следует сдать СЗВ-ТД с указанием месяца – поставить код 03.
5) Информация о трудовой деятельности застрахованного лица;
6) Дата, подпись и печать работодателя.
Раздел 1, 2, 4 и 6 просты и интуитивно понятны в заполнении. Обычно вопросы возникают, когда вносят данные в 3 и 5 разделы. Остановимся на порядке их заполнения подробнее.
Раздел 3 — сведения о выборе способа ведения трудовой книжки. До конца 2020 года сотрудник вправе выбрать, как работодатель будет вести его трудовую книжку — в бумажном или электронном формате.
Если сотрудник выбрал бумажный вариант, то напротив строки «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» укажите дату подачи заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ.
При выборе сотрудником электронного формата, дату заявления внесите в строке ниже — «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Это поле заполняет работодатель, который получил заявление от сотрудника. Если заявления еще не было, эту часть заполнять не нужно.
Если нужно отменить ранее поданные сведения, работодатель сдает новую форму СЗВ-ТД. В поле «Дата подачи» вносит дату из первоначального отчета, а в поле «Признак отмены» проставляет знак «X».
Пример: Бухгалтер отправила отчет с информацией, что сотрудник сдал заявление о выборе электронной трудовой. На самом деле этот сотрудник заявление еще не сдавал. Нужно отправить новый отчет с признаком отмены.
Раздел 5 — таблица о кадровых событиях. Она состоит из десяти столбцов. В столбцы 1 и 2 впишите номер по порядку и дату события. В столбец 3 — «Сведения о приеме, переводе, увольнении» — укажите произошедшее событие, используя специальные обозначения. Все буквы должны быть заглавными.
Наименования кадровых событийВ столбце 4 укажите должность сотрудника согласно трудовому договору. Однако некоторые должности в соответствии с законом предполагают получение льгот или ограничения. Тогда их нужно вписать как они значатся в квалификационном справочнике или профессиональном стандарте.
Столбец 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» Требование о заполнении начинает действовать с 1 января 2021 года.
В столбце 6 укажите причину увольнения так, как если бы заполняли бумажную трудовую книжку с обязательной ссылкой на статью ТК РФ. Важно! Информация в этой графе вносится без сокращений: пишем пункт, статья, Трудовой кодекс Российской Федерации, а не «п.» , «ст.» , «ТК РФ».
В столбцах 7, 8, 9 приведите название, дату и номер приказа или другого документа, подтверждающего событие.
Столбец 10 предназначен для корректировки записей. Если нужно внести изменения в ранее поданный СВЗ-ТД, в текущем отчёте повторите ошибочную запись, поставьте знак «Х» напротив нее в графе 10. В строке ниже напишите правильный вариант.
Как заполнить отчет СЗВ-ТД в первый раз
Отчёт составляется персонально на каждого сотрудника на основании кадрового документа. Рассмотрим на примере порядок действий при заполнении СЗВ-ТД.
Предположим, в организацию N в январе 2020 года приняли помощника бухгалтера и она сразу написала заявление на ведение бумажной трудовой книжки. В феврале 2020 года уволился водитель, а другого водителя перевели на должность начальника отдела грузоперевозок. Рассмотрим, как в этих случаях нужно заполнить отчет СЗВ-ТД.
Приняли нового сотрудника.
В табличной части СЗВ-ТД вносим информацию о приеме на работу. Согласно законодательству, при первой подаче сведений нужно указать данные из трудовой книжки на 1 января 2021 года у данного страхователя. Обычно, последние данные у нового сотрудника — запись об увольнении с другого места работы. Поскольку работодатель может вносить только свои данные, значит в первом отчете о приеме помощника бухгалтера не вносятся сведения о трудовой деятельности на 1 января 2021 года.
Если новый сотрудник сразу подал заявление о том, как вести его трудовую книжку, ставим дату в нужном поле. Если заявления не было — поле с датой останется пустым.
Заполнение СЗВ-ТД при приеме сотрудникаУволили работника.
Сотрудник был принят на работу в 2019 году и работодатель впервые подает на него форму СЗВ-ТД. Поэтому, заполняются две строки — о приеме и об увольнении. При увольнении в строке 6 обязательно впишите причину. В ПФР считают, что трудовую функцию при увольнении можно не ставить.
Заполнение СЗВ-ТД при увольнении сотрудникаПеревели сотрудника.
В табличной части СЗВ-ТД будет две записи. В первой укажите должность, на которую принимали сотрудника, во второй — новую должность в связи с переводом.
Заполнение СЗВ-ТД при переводе сотрудникаСанкции и ответственность
Если работодатель предоставит неверные сведения или нарушит сроки сдачи СЗВ-ТД, его ждут штрафные санкции согласно 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц и предпринимателей составит от 1 тысячи до 5 тысяч рублей. Вместо штрафа возможно предупреждение. Для юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей. Повторное нарушение грозит увеличением штрафов.
Если организация сдала бумажный вариант, хотя по закону ей нужно было прислать электронный отчет, ее оштрафуют на 1 000 рублей.
