База знаний 19 февраля’24

Эффективное хранение электронных документов для вашего бизнеса

Электронные документы для бизнеса важно так же бережно хранить, как и бумажные. Расскажем о современных способах, правилах и сроках хранения.

Коротко об электронных документах

Всё чаще предприниматели, организации и госорганы взаимодействуют через электронный документооборот — это удобнее, быстрее и безопаснее с точки зрения конфиденциальности.

Электронные документы имеют одинаковую функцию с бумажными. Их главное отличие только в форме: один можно потрогать руками, другой — курсором в компьютере.

Если электронный документ подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП), то он будет юридически равен такому же подписанному документу в бумажной форме.

Но также нужно понимать, что электронный документ, подписанный КЭП, не будет юридически равен подписанному рукой и далее отсканированному бумажному документу.

Поэтому если планируется хранить отсканированный документ в цифровой форме, то обязательно нужно хранить бумажный оригинал.

Правила хранения

При хранении электронных документов нужно соблюдать:

Главное правило — хранить электронные документы на разных носителях и в разных местах. Периодически (не реже, чем раз в 5 лет) проверяйте целостность носителей и сохранность электронной документации.

Как хранить электронные документы

Хранить электронные документы можно несколькими способами, используя:

Локальный архив Облачный архив Система ЭДО
Подразумевает хранение электронных документов на ПК или внешнем жёстком диске.

Способ хранения хоть и простой, но неудобный и небезопасный — ПК может сломаться, заразиться вирусами, внешний жёсткий диск потеряться и так далее.

В 2024 году способ устаревает и всё менее популярен
Хранение документов на специальном сервере с закрытым доступом.

Удобен и безопасен, особенно если у предпринимателя или организации есть сотрудники, работающие с документацией.

Им можно предоставить доступ и ограничить его возможности — например, позволять редактировать документы, удалять или скачивать.

Для такого способа хранения нужен интернет, но нет зависимости от отдельных внешних устройств и их рабочего состояния
Хранение документов на защищённом сервере оператора ЭДО.

Способ наиболее популярен, так как электронные документы находятся не только в высокой безопасности, но и их можно, например, легко отправить контрагенту, налоговой либо просто скачать, распечатать и так далее.

При этом также можно выставлять и регулировать доступ работникам.

Такой способ дороже, но самый популярный, удобный и безопасный при хранении и работе с электронными документами

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»
И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.
Получить доступ
Интернет-бухгалтерия

Срок хранения документов

У электронных документов сроки хранения такие же, как и у бумажных — подробнее об этом в статье «Сколько времени хранить документы организациям и ИП».

Если коротко — приведём сроки хранения для некоторой документации:

  • Первичная документация — пять лет.
  • Счета-фактуры — пять лет.
  • Налоговые декларации и расчёты — пять лет.
  • Акты приёма-сдачи и накладные — пять лет.
  • КУДиР — пять лет.
  • Банковские документы — пять лет.
  • Регистры бухучёта — пять лет.
  • Расчёты по страховым взносам — 50 лет.
  • Договоры ГПХ и акты приёма-сдачи к ним — 50 лет.
  • Расчётно-платёжные ведомости — шесть лет (если есть лицевые счета, если нет — 50 лет).
  • Согласие на обработку персональных данных — три года после истечения срока согласия.

Сроки хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, в котором по документам закончили делопроизводство. По реестрам, журналам, книгам учёта — с 1 января года, следующего за годом, в котором закончили их вести.

Утилизация документов

По истечении срока хранения документы необходимо утилизировать.

Если бумажные документы измельчаются в шредере, то электронные удаляются из облачного, локального архива или с серверов оператора ЭДО.

Когда документы будут утилизировать, составьте и подтвердите это актом, в котором укажите, какие документы удаляли, сколько их было и кто из работников наблюдал за этим процессом.

Подпишитесь на новостную рассылку

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Спасибо! Подтвердите подписку на почте.