Электронные документы для бизнеса важно так же бережно хранить, как и бумажные. Расскажем о современных способах, правилах и сроках хранения.
Коротко об электронных документах
Всё чаще предприниматели, организации и госорганы взаимодействуют через электронный документооборот — это удобнее, быстрее и безопаснее с точки зрения конфиденциальности.
Электронные документы имеют одинаковую функцию с бумажными. Их главное отличие только в форме: один можно потрогать руками, другой — курсором в компьютере.
Если электронный документ подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП), то он будет юридически равен такому же подписанному документу в бумажной форме.
Но также нужно понимать, что электронный документ, подписанный КЭП, не будет юридически равен подписанному рукой и далее отсканированному бумажному документу.
Поэтому если планируется хранить отсканированный документ в цифровой форме, то обязательно нужно хранить бумажный оригинал.
Правила хранения
При хранении электронных документов нужно соблюдать:
- Требования ФСБУ 27/2021 — четвёртый раздел «Хранение документов бухгалтерского учёта».
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
Главное правило — хранить электронные документы на разных носителях и в разных местах. Периодически (не реже, чем раз в 5 лет) проверяйте целостность носителей и сохранность электронной документации.
Как хранить электронные документы
Хранить электронные документы можно несколькими способами, используя:
| Локальный архив | Облачный архив | Система ЭДО |
|---|---|---|
| Подразумевает хранение электронных документов на ПК или внешнем жёстком диске. Способ хранения хоть и простой, но неудобный и небезопасный — ПК может сломаться, заразиться вирусами, внешний жёсткий диск потеряться и так далее. В 2024 году способ устаревает и всё менее популярен |
Хранение документов на специальном сервере с закрытым доступом. Удобен и безопасен, особенно если у предпринимателя или организации есть сотрудники, работающие с документацией. Им можно предоставить доступ и ограничить его возможности — например, позволять редактировать документы, удалять или скачивать. Для такого способа хранения нужен интернет, но нет зависимости от отдельных внешних устройств и их рабочего состояния |
Хранение документов на защищённом сервере оператора ЭДО. Способ наиболее популярен, так как электронные документы находятся не только в высокой безопасности, но и их можно, например, легко отправить контрагенту, налоговой либо просто скачать, распечатать и так далее. При этом также можно выставлять и регулировать доступ работникам. Такой способ дороже, но самый популярный, удобный и безопасный при хранении и работе с электронными документами |
Срок хранения документов
У электронных документов сроки хранения такие же, как и у бумажных — подробнее об этом в статье «Сколько времени хранить документы организациям и ИП».
Если коротко — приведём сроки хранения для некоторой документации:
- Первичная документация — пять лет.
- Счета-фактуры — пять лет.
- Налоговые декларации и расчёты — пять лет.
- Акты приёма-сдачи и накладные — пять лет.
- КУДиР — пять лет.
- Банковские документы — пять лет.
- Регистры бухучёта — пять лет.
- Расчёты по страховым взносам — 50 лет.
- Договоры ГПХ и акты приёма-сдачи к ним — 50 лет.
- Расчётно-платёжные ведомости — шесть лет (если есть лицевые счета, если нет — 50 лет).
- Согласие на обработку персональных данных — три года после истечения срока согласия.
Сроки хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, в котором по документам закончили делопроизводство. По реестрам, журналам, книгам учёта — с 1 января года, следующего за годом, в котором закончили их вести.
Утилизация документов
По истечении срока хранения документы необходимо утилизировать.
Если бумажные документы измельчаются в шредере, то электронные удаляются из облачного, локального архива или с серверов оператора ЭДО.
Когда документы будут утилизировать, составьте и подтвердите это актом, в котором укажите, какие документы удаляли, сколько их было и кто из работников наблюдал за этим процессом.
