Кадровый учёт 25 июня’24

План адаптации нового сотрудника

План адаптации нового сотрудника

Согласно исследованиям, низкие зарплаты — ключевой фактор при увольнении сотрудников, но не единственный. Для половины опрошенных важна обстановка в коллективе, для 45% — возможность карьерного роста. Чтобы новый сотрудник благополучно влился в команду и здраво оценил перспективы, нужна грамотная адаптация.

От найма до увольнения
За 20 минут научим как формировать документы в 2 клика.
Попробовать бесплатно
Интернет-бухгалтерия

Критерии успешной адаптации персонала

Люди адаптируются к новым обстоятельствам по-разному. Кто-то приспосабливается за несколько недель, другим же может потребоваться полгода или год.

Говорить о показателях успешной адаптации, которые подошли бы всем сферам бизнеса, не совсем правильно — важно учитывать специфику и обстоятельства. Но есть общие критерии.

Что свидетельствует об успешной адаптации:

  • человек разобрался в рабочих задачах и хорошо понимает, каких результатов от него ждут;
  • сотрудник осознаёт собственную роль в компании и связывает личные достижения с общими целями бизнеса;
  • работник принимает активное участие в корпоративных мероприятиях, проявляет инициативу в общении с коллегами;
  • сотрудник не боится выражать мнение и отмечать зоны роста в работе, потому что уверен, что его услышат и поймут правильно.

В программе адаптации, которая приведёт к подобным результатам, важны несколько аспектов. Обсудим их подробнее.

Вовлечение новых сотрудников на этапе найма

Впечатление о новом работодателе начинает складываться с первого контакта. Влияет всё: способ проверки знаний и навыков, скорость обратной связи, манера ответа на отклик.

На наём и оформление нельзя отводить недели. Руководители или директора организаций — исключение. Проверка их репутации, опыта и навыков правда может занять длительное время. Но процесс найма линейных работников должен проходить быстрее. Особенно, если речь идёт о квалифицированных специалистах. С высокой вероятностью, они скорее примут предложение конкурентов, чем станут дожидаться решения о найме.

Средний период найма одного человека — от пяти до семи дней. В отдельных случаях можно продлить его максимум до 10-14 дней, но и затягивать не стоит, особенно в текущих условиях кадрового «голода» в России.

Сам процесс найма стандартно делят на два основных этапа:

  1. Тестовое задание. Помогает с самого начала понять, есть ли у сотрудника необходимые прикладные навыки. Соискателю предлагается выполнить задание по его профилю работы, которое займёт не более пары часов. При этом важно исчерпывающе описать, что именно требуется от сотрудника, какой результат от него ждут и по каким критериям его будут оценивать.
  2. Собеседование. На этапе личной или онлайн-встречи обычно оценивают коммуникативные навыки соискателя, его релевантный опыт и ожидания от будущей работы.

Отдельное внимание стоит уделить предложению о работе — офферу. Предложение стоит составить письменно. В документе необходимо указать существенные условия будущего трудового договора:

  • место, характер работы (дистанционный, разъездной и т.д.);
  • дата начала работы;
  • режим работы и отдыха, количество дней отпуска;
  • функционал работника;
  • условия оплаты труда, в том числе премиальная часть;
  • наличие соцпакета и льгот;
  • условие об испытательном сроке.

Также в оффер можно включить дополнительные условия, которые вы считаете важными для привлечения работника:

  • критерии, по которым работодатель оценивает результаты труда;
  • перспективы профессионального роста.

Оффер не должен быть слишком объёмным, но в нём стоит предусмотреть все значимые условия и возможную выгоду для сотрудника. Так он с самого начала будет понимать, что его ждёт, и насколько это соотносится с его ожиданиями.

Программа адаптации новых сотрудников

Непосредственное погружение сотрудников в новую работу складывается из нескольких основных этапов.

Знакомство с организацией труда

На этапе знакомства важно донести до работника ценности компании и общие принципы её работы, например, честность, ответственность, самостоятельность, взаимовыручка и т.д. Новичка нужно погрузить в ряд аспектов:

  1. Трудовой распорядок. График, порядок отпусков, вероятность сверхурочных важно оговаривать заранее, ещё на этапе собеседования. Это базовые критерии, по которым сотрудников нельзя вводить в заблуждение. А уже в первые дни сотрудника можно ввести в курс деталей и рассказать о дисциплине, подходящих местах для обеда, расположении отделов и т.д. Кроме того, ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка - требование Трудового кодекса.
  2. Организационные моменты. С первого дня новому работнику нужно выдать пропуск, рассказать о работе с корпоративной техникой, хранении личных вещей и других мелочах. Так человек с первых дней получит понимание о том, как строится деловая жизнь в компании.
  3. Порядок на рабочем месте. Если в компании есть особые требования к внешнему виду, обращению с рабочими материалами, уборке, взаимодействию с клиентами и коллегами — важно рассказать об этом.
  4. Коммуникация внутри коллектива. Необходимо подробно объяснить, как строится деловое общение внутри бизнеса: организационная структура, распределение ответственности, принципы постановки задач и оценки их выполнения, порядок разрешения сложных и спорных ситуаций и т.д.

В первый день стоит провести экскурсию по офису, показать, где находятся зоны отдыха, кулеры, запасные выходы, отделы. Параллельно можно познакомить новичка с другим персоналом.

Нежелательно оставлять нового работника один на один с коллективом. Процесс адаптации все проходят по-разному, и зачастую он приводит к стрессу. Если руководитель или наставник поможет наладить коммуникацию с людьми, человек почувствует, что о нем заботятся с самого начала.

Вовлечение в технические аспекты

Этот этап можно проходить параллельно с первым. Сотрудника нужно обучить пользованию рабочей техникой, а также выдать ему все необходимые для работы доступы, например:

  • к рабочему компьютеру и ПО;
  • корпоративным ресурсам, например, почте или учётной системе;
  • обучающим материалам;
  • контактам техподдержки и т.д.

Чтобы сотруднику было легче, можно подготовить для него специальные инструкции, памятки и другие подсказки, которые всегда будут у него под рукой.

Обратите внимание, что в соответствии с законодательством работодатель обязан ознакомить работника с техникой безопасности и охраной труда, правилами ГО и ЧС в первый рабочий день!

Погружение в социальную жизнь коллектива

Данный этап незаслуженно недооценен работодателями Практика подтверждает, что обстановка в коллективе — значимый удерживающий фактор. Например, так считает 36% респондентов из опроса 4Service Group.

Что важно объяснить сотруднику на этом этапе:

  • принципы корпоративного общения — какого стиля нужно придерживаться, допустимы ли неформальные обращения и т.д.;
  • как взаимодействуют руководители и подчинённые;
  • запретные темы, которые нельзя поднимать в коллективе — как пример, во многих компаниях просят обходить стороной острые политические или религиозные темы, расспросы о здоровье и личной жизни коллег и т.д.;
  • порядок проведения различных торжеств — например, как коллеги празднуют дни рождения, как проходят корпоративы и т.д.

Одновременно с этим сотрудников погружают в корпоративную культуру.

Погружение в корпоративную культуру компании

Развитая корпоративная культура прямо влияет на вовлечённость персонала. Хорошо, когда сотрудников объединяет что-то кроме рабочих задач.

На этапе знакомства с корпоративной культурой новичок может оценить, совпадают ли его ценности с ценностями коллектива и руководства, подходят ли ему цели и ориентиры бизнеса в целом.

Для начала, стоит представить сотруднику основную информацию:

  • о позиции компании на рынке;
  • главных конкурентах и аналогах продуктов или услуг;
  • основных направлениях деятельности;
  • достижениях бизнеса и отдельных сотрудников;
  • миссии и ценностях компании;
  • организационной структуре предприятия;
  • карьерном росте коллег, чтобы новичок мог оценить и собственные перспективы.

На практике хорошо работают приветственные тренинги, на которых новичков погружают в корпоративную жизнь бизнеса. Если нет возможности устроить встречу сотрудника с коллективом лично, можно записать видео или организовать онлайн-созвон.

Когда работник ознакомится с основной информацией, можно привлекать его к корпоративным мероприятиям, принятым в коллективе. Сотрудники многих компаний играют в мафию, выбираются на совместные занятия спортом, организуют книжные клубы или просмотры кино. Выбирайте формат, который подходит коллективу по интересам и специфике работы.

Профессиональная адаптация

Это этап, на котором сотрудник непосредственно приступает к выполнению своих обязанностей. Ознакомившись с инструкциями и регламентами его непосредственной работы, он переходит к практике. Начиная работу, он оттачивает необходимые деловые навыки, например:

  • стандарты общения с клиентами;
  • порядок предоставления услуг или выполнения рабочих задач;
  • обращение с кассой и другой рабочей техникой;
  • знание информации о продуктах или услугах компании и т.д.

Здесь важно понимать, что даже опытный специалист может теряться и путаться на новом месте. Сотрудник только начинает осваивать правила, по которым живёт коллектив. Поэтому к ошибкам на первых порах стоит проявить снисхождение.

Не оставляйте новых сотрудников разбираться с обязанностями в одиночку. Получайте обратную связь, ненавязчиво интересуйтесь, как идут дела, с чем возникают проблемы и не нужна ли помощь. Даже если сотрудник постесняется сразу говорить о проблемах открыто, он почувствует, что руководство о нём заботится. Это удерживает в коллективе и помогает быстрее открыться новому работодателю.

Наставник для новых сотрудников

Ещё один инструмент, которым часто пренебрегают на этапах адаптации — наставничество. И снова зря. Если рядом с новичком будет опытный человек, который поможет разобраться в деталях и наладить коммуникацию с коллективом — процесс пойдёт быстрее.

В качестве ментора может выступать старший сотрудник или сам руководитель, если у него есть время. Главное, чтобы наставник был открыт к вопросам и обладал достаточным терпением. Помощь старшего поможет новому сотруднику быстрее влиться в процессы.

Вы можете утвердить внутренний регламент по наставничеству, установив программу мотивации, чтобы опытные сотрудники не только были заинтересованы в помощи новичкам, но и несли часть ответственности за его адаптацию и развитие.

Обратная связь в период адаптации

Запрашивая обратную связь от новых сотрудников, руководитель одновременно проявляет о них заботу и получает возможность вместе разобраться с ошибками. Сотрудник почувствует, что его не бросают разбираться с трудностями в одиночку. Плюс, его свежий взгляд на отдельные процессы в компании помогут «подсветить» возможные недоработки, к которым коллектив давно привык и поэтому не обращает внимания.

В просьбах об обратной связи не стоит быть навязчивыми. Запросить фидбек в первый раз можно спустя неделю или 10 дней, потом — спустя месяц, ещё раз — через два.

Обычно новички боятся открыто признаться, что у них что-то не получается. Им кажется, что наличие проблем подтверждает их некомпетентность. Поэтому многие замалчивают проблемы или сообщают о них сильно позже, когда исправить ошибки сложнее.

Поэтому запрашивать обратную связь лучше открытыми вопросами. Например:

  • Какие задачи вызвали больше всего вопросов?
  • Что получается выполнять лучше всего?
  • От чего сотрудник устаёт быстрее?
  • Что может сделать руководитель или коллеги, чтобы новичку было легче справляться?

Оставляйте обратную связь сами, чтобы показать пример. Отмечайте успехи нового сотрудника, даже незначительные. Рассказывайте, как его появление в коллективе отразилось на работе. Покажите, что обмен мнениями в компании — это взаимный процесс, который поощряют.

План адаптации сотрудника

К адаптации новичков стоит подходить организованно. Помогает подготовленный заранее план действий. Универсальных программ нет — всё зависит от модели бизнеса и специфики рабочих задач.

Но в целом, план может выглядеть так:

Период работы нового

План действий
1 день Знакомство с коллективом

Экскурсия по офису

Доступ к рабочей информации, компьютеру, технике

Выдача пропусков и ключей

Предоставление корпоративных материалов

Оформление всех необходимых документов

Ознакомление с трудовой дисциплиной, распорядком, графиком, порядком вознаграждения

Знакомство с рабочим местом

Проведение необходимых инструктажей

Презентация миссии, целей и задач бизнеса
1 неделя Представление новичку наставника

Более глубокое знакомство с корпоративной этикой коллектива, особенностями коммуникации

Изучение функций отдела, главных задач, порядка коммуникации с другими структурными подразделениями

Изучение корпоративных материалов и порядка документооборота внутри бизнеса

Изучение корпоративных материалов и порядка документооборота внутри бизнеса

Запрос первой обратной связи
1 месяц работы Обучение и промежуточная проверка знаний

Обратная связь по результатам месяца

Оценка результатов
2 месяц работы Оценка результатов

Запрос обратной связи
Окончание адаптации Оформление плана работ на месяц

Корректировки распорядка и программы обучения при необходимости

Несколько советов об адаптации новичков от команды «Моё дело»

  1. Заранее сообщите коллективу о приходе нового сотрудника. Появление другого человека в компании — определённый стресс и для команды. Стоит предварительно подготовить людей, рассказать о предстоящих изменениях в рабочем распорядке, попросить коллектив оказать новичку необходимую помощь.
  2. Подготовьте рабочее место для нового работника. Все обучающие материалы, инструкции, доступы, технику, списки корпоративных контактов стоит также подготовить заранее, чтобы не отвлекаться на это при адаптации.
  3. Помните о терпении. Новым людям в коллективе в любом случае труднее. В ошибках и недочётах нет ничего сверхъестественного. Не осуждайте сотрудника, тем более, воздержитесь от прилюдной острой критики. Вместо этого стоит подставить новичку плечо и научить, как делать правильно.
  4. Будьте предельно честны. Не стоит давать сотруднику обещаний, которые вы не сможете выполнить. Вовремя отмечайте ошибки, делайте замечания, если сотрудник серьёзно нарушает дисциплину или недостаточно старается. В противном случае человек привыкнет пренебрегать регламентом, и «переучить» его впоследствии будет сложно.
  5. На момент адаптации можно установить испытательный срок. Период испытания даётся, чтобы обе стороны могли понять, насколько они друг другу подходят. Если вы чувствуете, что новый сотрудник не справляется с задачами, допускает ошибки, конфликтует с коллективом и не разделяет ценностей компании, стоит предложить сотруднику продолжить карьеру в другой компании. Человека можно уволить, как не прошедшего испытание. Но в таком случае потребуется правильно оформить процесс документально.

Об увольнении на испытательном сроке мы рассказывали в отдельном материале.

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»
И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.
Попробовать бесплатно
Интернет-бухгалтерия

Подпишитесь на новостную рассылку

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Нажимая на кнопку, я соглашаюсь с политикой обработки персональных данных.

Спасибо! Подтвердите подписку на почте.