Кадровый учёт 09 января’24

Воинский учёт сотрудников на удалёнке: правила и нормы

Работодателям необходимо вести воинский учёт своих работников. Расскажем, кто именно обязан это делать, какие есть правила и что делать, если сотрудник трудится удалённо.

Кто обязан вести воинский учёт

Сведения о военнообязанных гражданах РФ собирают военкоматы. Помогают им в этом работодатели, которые ведут воинский учёт, регулярно отчитываются, взаимодействуют и сверяют данные.

Воинский учёт касается:

  • Призывников — это мужчины в возрасте от 18 до 30 лет, состоящие на воинском учёте и не пребывающие в запасе.
  • Военнообязанных — все, кто пребывает в запасе ВС РФ. Это касается не только бывших военнослужащих, прошедших срочную или контрактную службу, но и женщин с присвоенными ВУС, а также не служивших в армии мужчин из-за отсрочки, состояния здоровья или иных причин.

Следовательно, если у работодателя есть сотрудник, являющийся призывником или военнообязанным, то для него необходимо вести воинский учёт.

Когда у работодателя такого сотрудника нет, то ему всё равно нужно встать на учёт в военкомат. Из-за этого в будущем не придётся оперативно решать вопрос с постановкой на учёт, когда на работу внезапно решит устроиться призывник или военнообязанный гражданин.

Воинский учёт сотрудников — кратко

Если сотрудника касается воинский учёт, то его нужно регулярно вести независимо от того, как проходит работа — полный или неполный рабочий день, по совместительству или на удалёнке.

Для всех работников воинский учёт ведётся одинаково. Ранее мы уже рассказывали, как вести воинский учёт с 1 октября 2023 года с учётом последних изменений. Здесь коротко повторим основные правила:

  • При трудоустройстве запрашивать у работников документы воинского учёта — приписное свидетельство, военный билет или справку вместо него. Касается не только мужчин, но и женщин, имеющих военно-учётную специальность (ВУС).

  • Для сотрудников, подлежащих воинскому учёту, нужно вести индивидуальные карточки по форме №10. Если сотрудник снимается с воинского учёта по каким-либо причинам, то его карточку нужно хранить отдельно. Остальные хранятся в картотеке — в общем или специальном воинском учёте.

  • Регулярно передавайте в военкомат новые сведения о работниках — если сотрудник трудоустроился или уволился, то сообщить об этом событии нужно в военкомат в течение пяти рабочих дней.

    Тоже самое касается и личных сведений сотрудников. Если поменялась прописка, фактическое место жительство, семейное положение, образование, состояние здоровья или должность, то следует уведомить об этом военкомат в течение пяти рабочих дней.

    О призывниках и военнообязанных, не состоящих на воинском учёте, но обязанных это сделать, сообщайте в военкомат в течение трёх рабочих дней.

  • Ежегодно отчитывайтесь перед военкоматом — раз в год организациям нужно сдавать форму № 18 и план работ по воинскому учёту и бронированию. Сроки подачи отчётности необходимо уточнять в военкомате. Как правило, это последние календарные месяцы в отчётном году.

    Также может понадобиться и другая отчётность, например, по форме № 6 или № 19. Об этом нужно уточнять в военкомате, согласовывать дату сдачи, форму сдачи и другое.

  • Ежегодно проводите сверки с военкоматом и работниками — в разделе V инструкции № 700 приведён порядок сверки с военкоматом. С работниками нужно сверять их сведения как минимум один раз в год.

  • Работодатель должен вручать своим сотрудникам повестки из военкомата — ответственный за воинский учёт вручает работнику повестку и просит расписаться в её получении. Если сотрудник отказывается ставить подпись, то необходимо составить акт.

Если не соблюдать правила ведения воинского учёта, то организация может получить штраф в размере до 500 000 ₽.

Сотрудник работает удалённо

Когда работник трудится удалённо, то взаимодействовать с его военкоматом придётся по месту жительства и нельзя требовать от него, чтобы он встал на учёт в военкомат по месту пребывания организации.

Когда работник удалённо трудоустраивается, то предоставляют все документы в электронной форме. Также работодатель может потребовать выслать нотариально заверенные копии документов (в том числе документов воинского учёта) по почте заказным письмом с уведомлением.

О трудоустройстве нужно уведомить военкомат по месту прописки работника. Проводить сверку нужно с ним же, отправляя по почте списки.

Подобный порядок взаимодействия действует и с внешними совместителями. Отчитываться по ним нужно в местный военкомат.

Подпишитесь на новостную рассылку

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Спасибо! Подтвердите подписку на почте.