Управление бизнесом — это сложная многоступенчатая система. Компаниям нужно не только вести бухгалтерию, но и анализировать результаты, организовывать работу сотрудников, формировать стратегии развития и решать массу других управленческих задач. В последнем помогает управленческий учёт (УУ), который долгое время практиковался преимущественно крупными холдингами. Популярным среди малого бизнеса он стал несколько позже.
Хотя в управленческом учёте работают с теми же показателями, что в бухгалтерском (БУ), это не одно и то же. Поговорим о том, как вести бухгалтерский и управленческий учёт, какие цели стоят перед каждым из них и чем они отличаются.
Что такое управленческий учёт
Это методика сбора сведений, которые дают полное и объективное представление о состоянии и возможностях бизнеса. Данные УУ нужны руководству и другим сотрудникам для принятия эффективных и обоснованных управленческих решений.
В управленческом учёте применяются методы детального анализа фактов хозяйственной деятельности предприятия. Благодаря учёту управленцы могут ответить на ключевые вопросы:
- что приносит компании деньги;
- куда уходят ресурсы бизнеса;
- насколько эффективно проведённое изменение;
- какой продукт приносит компании наибольшую рентабельность.
Может случиться, что какой-то товар или услуга, которые раньше принимались за прибыльные, оказываются убыточными. Понять это по общим данным невозможно — нужно разбираться с каждым показателем отдельно, отслеживать динамику продаж, делать выводе о спросе, полагаясь на детальную информацию.
Благодаря грамотному управленческому учёту бизнес может проанализировать работу сотрудников, оценить эффективность мотивации, сделать выводы о текущей стратегии и выработать новую. Управленческий учёт — это удобный и важный инструмент бизнес-планирования.
В учёте применяются разные подходы к расчётам и анализу. Можно использовать любые единицы измерения доходов, затрат, материалов, товаров, временных периодов.
Например, продукцию в управленческом учёте можно считать партиями или штуками. Расходы можно группировать по категориям, периодам, отделам. Главное, чтобы было удобно анализировать как по отдельным направлениям бизнеса, так и по результатам работы компании в целом.
Никаких установленных форм и правил в управленческом учёте нет. Компания адаптирует его под собственные нужды и возможности и выстраивает управленческую политику так, как ей удобно.
Отличия бухгалтерского учёта от управленческого
Если управленческий учёт компания организует так, как ей удобно, то в бухгалтерском нужно руководствоваться действующим законодательством. В этом главное отличие учётов друг от друга. Формы и правила заполнения бухгалтерской отчётности регламентируются стандартами и правилами ведения бухгалтерии.
Бухучёт — это организованная система фиксации фактов хозяйственной деятельности компании, основанная на первичной документации. В учёте отражают:
- наличие задолженностей;
- движение финансовых потоков и структуру капитала;
- обязательства бизнеса и т.д.
Поговорим о различиях между УУ и БУ детальнее.
Ключевые различия в бухгалтерском и управленческом учётах
Ключевое различие в учётах — в цели каждого из них. УУ решает именно управленческие задачи. Его цель — предоставить руководству объективные данные о финансовом состоянии, возможностях, перспективах компании, чтобы на основе этих сведений можно было принять правильное решение, выстроить стратегию развития, выработать эффективную систему мотивации сотрудников и т.д.
Бухгалтерскую отчётность направляют на проверку органам. Цель бухучёта — достоверно отчитаться о проделанной работе, доходах, финансовых результатах. Это важно для внешнего контроля работы организации и расчёта налогов и взносов.
Из этого вытекают другие различия в учётах. Их можно увидеть:
- в разных методиках ведения учётов;
- в применяемых учётных инструментах.
Изобразим объекты различий в учётах в таблице — так их будет проще запомнить:
| Показатель | Управленческий учёт | Бухгалтерский учёт |
|---|---|---|
| Ключевая цель | Оперативно предоставить объективные сведения о работе компании для принятия эффективных управленческих решений, планирования, корректировки текущей стратегии | Достоверно отразить факты хозяйственной деятельности |
| Причины ведения учётов | Индивидуальны для каждой компании, целиком зависят от потребностей конкретного бизнеса | Регламентированы законом, требуются для контроля работы компании органами, расчёта обязательных платежей и прочих целей |
| Точность информации | Зависит от методики ведения учёта и потребностей компании. В управленческом учёте сведения могут быть как точными, так и приблизительными | Требуется абсолютная точность, данные предоставляются по факту свершившихся событий |
| Пользователи информации | Внутренние, непосредственно управленцы — руководство и сотрудники, принимающие соответствующие решения | Внешние: налоговая, банки, инвесторы, Росстат, аудиторы и т.д. |
| Объекты учёта | В управленческом учёте фиксируются детальные сведения, разделённые по отделам | В бухгалтерии отражают общую информацию о работе предприятия, доходы и расходы фиксируют по подразделениям |
| Сроки предоставления | Определяются управленцами, зависят от их нужд. Сведения в управленческом учёте можно доставлять по мере готовности или в соответствии с установленным внутренним регламентом | Сроки подготовки и предоставления бухгалтерской отчётности установлены законодательством |
| Периоды в учёте | Сведения в управленческом учёте нацелены преимущественно на прогнозирование работы компании в будущих периодах | В учёте отражаются совершенные в текущей деятельности операции |
| Правила и нормы в учёте | Диктуются целями и потребностями бизнеса, устанавливаются руководством | Определяются законами и стандартами ведения БУ |
| Источники сведений | В управленческом учёте сведения берутся из данных бухучёта и других источников | Сведения поступают из обязательных финансовых документов и прочих установленных форм |
| Ключевой аспект | В управленческом учёте действует принцип «Как есть, было и будет» с ориентацией на реальность бизнес-процессов | Сведения в учёте отражаются по принципу «Как было на самом деле» |
| Полезна ли информация в учёте управленцам | Управленческий учёт существует для того, чтобы помогать руководству в принятии решений | Не особо полезна, данные относятся преимущественно к прошедшим периодам |
| Кто проверяет сведения в учёте | Сам руководитель и прочие управленцы, собственник бизнеса. В крупных компаниях ответственность за корректность учёта часто ложится на плечи финансового директора — именно он занимается сбором и обработкой данных | Сотрудники госорганов, аудиторы, собственники бизнеса |
| Ответственность за недостоверные сведения в учёте | Определяется внутренней политикой и регламентом компании | Регламентируется действующим законодательством. За нарушения ведения БУ предусмотрена уголовная, административная, финансовая ответственность |
Хотя некоторые методики ведения УУ уже оформились и реализуются на практике, универсального регламента нет. Каждая компания должна адаптировать систему под собственные нужды. Она ведёт учёт так, как ей проще и удобнее, вырабатывает свои инструменты и выбирает необходимый уровень детализации данных.
Особенности учётов
В процессе ведения учётов формируются различные документы: баланс, бюджет, отчёты.
Методика ведения УУ и БУ и анализ данных
Оформляя проводки, бухгалтер опирается на нормы ПБУ и ФСБУ, правила двойной записи, прочие нормативные акты.
В управленческом учёте нужно опираться на правила, установленные регламентом. Порядок целиком определяется внутренними правилами. В том числе, управленцы сами могут решить, к каким статьям расходов будут относить те или иные операции.
К примеру, компания относит затраты по фонду оплаты труда сотрудников из отдела IT в бухгалтерии на счёт 26 по регистру «Заработная плата». В управленческом учёте эти сведения нужно детализировать для более подробной аналитики. Для этого в БУ просто заведут субсчёт «IT-отдел».
Оперативность сведений
Повторимся: закон никак не регулирует ведение УУ и не обязывает руководителей придерживаться конкретных правил. Формы, принципы учёта, последовательность, показатели и их детализация — все нюансы устанавливают управленцы. Они также имеют право самостоятельно определить, в какие сроки финансовый директор или другой уполномоченный сотрудник должен предоставить им информацию.
Конечно, в принятии решений нужно опираться на актуальные знания о положении бизнеса. Какие-то сведения необходимо мониторить постоянно, например:
- ежедневные выплаты и поступления средств;
- незапланированные изменения в работе компании;
- последствия чрезвычайных ситуаций.
Отслеживать движение ресурсов бизнеса в режиме онлайн полезно. Так, детальный анализ дебиторской задолженности по сведениям из БУ покажет, сколько компании должны постоянные и случайные клиенты. Это поможет спрогнозировать поступления в кассу или на расчётный счёт. Управленцы увидят, в каком состоянии будет компания в ближайшем будущем, и будут учитывать это в своей стратегии.
Отчётность в разных учётах
В соответствии с законом о бухучёте №402-ФЗ, в обязательную бухгалтерскую отчётность включают:
- бухгалтерский баланс;
- отчёт о финансовых результатах;
- приложения к ним (отчёты о движении денежных средств и капитала, использовании целевых средств и т.д.).
Бухотчётность подают на проверку до конца марта года, следующего за отчётным.
Компаниям-субъектам МСП, НКО и резидентам проекта «Сколково» в этом плане немного проще — у них есть право отчитываться в упрощённом порядке.
В УУ может быть много разных форм и отчётов, но основными и самыми распространёнными формами выступают:
- бюджет доходов и затрат;
- бюджет движения денежных средств (а также платёжный календарь);
- управленческий баланс.
Управленческим учётом может заниматься сам руководитель, бухгалтер или финансовый директор, в зависимости от масштаба и условий бизнеса. Метод ведения УУ также зависит от этих факторов. С небольшим объёмом данных можно управиться и вручную, но при росте оборотов стоит задуматься об автоматизации этого процесса. Например, с помощью сервиса Моё дело: Финансы.
То же самое касается бухгалтерии — если работы много, проще её автоматизировать. Автоматизация исключает риск ошибок и опечаток, возникающих в учёте при монотонной ручной работе. Убедитесь в этом вместе с сервисом Моё дело: Онлайн-бухгалтерия.
Облачные сервисы — это выгодно: не нужно выделять и обслуживать рабочее место для сотрудника, тратить деньги и время на покупку техники и обучение работника. Вместе с тем, вести учёт с сервисом просто: он поможет правильно заполнить формы, рассчитать показатели, напомнит о сроках подачи отчётов.
