Не все предприятия уделяют достаточно внимания управленческому учету. Это большая ошибка — качественный управленческий учет помогает бизнесу экономить на расходах, эффективнее расходовать ресурсы и держать рабочие процессы под контролем.
Расскажем о рабочих приемах для ведения управленческого учета, его методах и задачах.
Для чего нужен управленческий учёт
Ключевое назначение учета заложено в его названии — он нужен, чтобы эффективно управлять бизнесом. В свою очередь, эффективные управленческие решения основаны на знаниях обо всех ключевых процессах на предприятии.
Каждый, кто эти решения принимает — директор, руководитель отдела, старший сотрудник — должен опираться на реальное положение дел на предприятии, имеющиеся ресурсы, задачи бизнеса. При этом нужно представлять, как решение отразится на деле — а для этого нужен анализ текущих дел, прогнозы на ближайшее будущее, структуризация информации.
Методы, используемые в управленческом учете, направлены на эти задачи. Технически, учет — это сбор и систематизация всех рабочих процессов и сведений о них, отталкиваясь от которых руководящие сотрудники получают исчерпывающие данные о бизнесе, в том числе:
- его реальном финансовом положении;
- «слабых местах» и финансовых рисках;
- источниках прибыли;
- актуальных расходах и методах их оптимизации;
- наличии ресурсов и способах распоряжения ими.
Управленческий учет имеет прямое отношение к распоряжению бюджетом и ценообразованию. Он позволяет работать с капиталом так, как требуется конкретному бизнесу — с учетом его специфики и нынешних потребностей.
Задачи управленческого учета зависят от конкретного предприятия. В большинстве случаев бизнес ведет его для таких целей:
- представить точную структуру компании и наглядно разобраться во взаимосвязях между всеми отдельными элементами;
- проанализировать состояние капитала бизнеса и его отдельных форм (денежной, материальной, трудовой) в динамике;
- нормирование затрат и доходов бизнеса;
- определение маржинальной прибыли и разных видов стоимости товаров и услуг;
- построение стратегий (финансовых, маркетинговых и других) и контроль каждого этапа в достижении целей;
- грамотное распределение центров ответственности.
Принципы и методы управленческого учета
Результативность управленческого учета зависит от соблюдения ключевых требований:
- Полнота информации. Чтобы составить объективную картину о положении дел в бизнесе, нужны исчерпывающие данные о том или ином объекте предприятия. Если бухгалтерской отчетности недостаточно, нужно дополнительно задействовать другие документы: акты, договоры, сведения кадрового учета и т.д.
- Лаконичность. Предыдущий пункт не означает, что информации должно быть слишком много. Ее переизбыток усложнит анализ. Нужно отделять необходимые данные от лишних подробностей и акцентировать внимание на полезных данных.
- Актуальность. Обстановка на рынке нестабильна. Обстоятельства внутри фирмы также могут меняться. В решениях нужно отталкиваться от нынешней ситуации, регулярно обновлять сведения и вовремя получать информацию о ключевых операциях и событиях в бизнесе.
- Достоверность. Для результативного прогноза и реального анализа важны только фактические данные и точные цифры.
Если вести учет по этим нормам, получится соблюдать ключевые принципы управленческого учета:
- коммуникативность — общение и доступный обмен информацией между сотрудниками/отделами на всех уровнях структуры предприятия;
- релевантность — соответствие информации реальным потребностям бизнеса;
- анализ — грамотная интерпретация полученных сведений, построение достоверных прогнозов и возможность сопоставить их с конкретными управленческими решениями;
- конфиденциальность — доверие закрытых данных и надежная защита сведений, предназначенных для узкого круга сотрудников.
В законе нет строгих регламентов, которым обязательно нужно следовать при ведении управленческого учета. Его основные принципы и методы сформировались на практике. Можно определить ключевые методики, которые отдельный бизнес вправе адаптировать под свои нужды и обстоятельства. А организовать учет можно так, как удобно конкретному предприятию.
Все ключевые системы сводятся к распределению расходов. Для ведения управленческого учета используют следующие методы:
- Попроцессный. Анализ проводят по однородным процессам за определенный период. Метод чаще используют при создании однотипной продукции или непрерывном производстве. Расходы определяют по товарам, произведенным в учетном периоде.
- Попередельный. Этот метод управленческого учета представляет собой разделение и учет расходов сначала по переделам, а после — по отдельным единицам товаров. Расчеты проводят по себестоимости полуфабрикатов. Метод часто используют при химическом производстве.
- Позаказный. Особенностью этого метода управленческого учета является распределение издержек по конкретным заказам продукции. Анализ также проводят исходя из того, сколько ресурсов (сырье, материалы, рабочая сила, хозяйственные затраты и т.д.) приходится на отдельную серию продукции или один заказ.
- Нормативный. Для каждой единицы товара или услуги устанавливают нормы расходов. После фактические издержки сравнивают с нормативными и определяют перерасходы и экономию. По результатам анализируют факторы, которые привели к таким результатам, корректируют производство в рамках бюджета и нормативов.
- Инвентарно-индексный. При таком методе расходы анализируют по результатам инвентаризации и остаткам незавершенного производства за конкретный учетный период.
- Директ-костинг. Себестоимость товаров и услуг рассчитывают на базе переменных расходов, постоянные относят к общей сумме.
Это не окончательный список — разные экономисты приводят свой перечень систем и методик. Бизнес может взять за основу любой из них или разработать собственный метод, отталкиваясь от масштабов и структуры бизнеса, его задач, финансовых показателей и возможностей.
Как организовать ведение управленческого учёта
Внедрение учета на каждом отдельном предприятии будет выглядеть по-разному. Управленческий учет должен отвечать ключевым запросам бизнеса, и каждый руководитель поставит перед ним свои задачи. Главное при этом — действовать последовательно.
Есть несколько общих этапов организации управленческого учета:
1. Анализ нынешней системы учета и определение ключевых потребностей бизнеса.
Не все руководители хорошо понимают, зачем им нужен управленческий учет. На начальных этапах нужно определить, какие результаты приносит уже существующий учет и есть ли в нем слабые места. Отправной точкой для организации управленческого учета станут ответы на ключевые вопросы:
- каких данных не хватает для полного представления текущих дел на предприятии;
- достаточно ли у ответственных лиц знаний, с которыми они могли бы уверенно принимать управленческие решения;
- есть ли у бизнеса специфические особенности, требующие отдельного внимания (чаще всего касается отдельных отраслей с нетипичными для стандартного бизнеса документами и хозяйственными процессами).
Чтобы определить главные запросы для учета и найти ответы на вопросы, которые перед ним стоят, нужно провести подробный аудит существующей отчетности и опросить ключевых сотрудников. Затем проанализировать деятельность фирмы и описать:
- цепочку создания стоимости продукта или услуги;
- структуру предприятия: центры ответственности, взаимосвязи между отдельными элементами, функциональные единицы и т.д.;
- текущие бизнес-процессы и их составляющие;
- источники доходов и статьи расходов и остальные аспекты.
Это поможет сформировать главные задачи, которые должен решить будущий учет.
2. Постановка целей и задач учета.
Все запросы, озвученные сотрудниками и выявленные после аудита отчетности, нужно соотнести с потребностями бизнеса и собрать в единую систему. Определить цели учета на определенный период, описать их конкретными формулировками. Для каждой цели обозначить систему задач, которые помогут ее достичь. Указать, какие сведения нужно обновлять и анализировать для полноты данных.
3. Выбор методологии для управленческого учета.
Отталкиваясь от целей и задач, нужно выбрать методы, которые помогут реализовать эффективный учет. Соотнести инструменты методик с требованиями к учету и выбрать те, что полностью удовлетворяют запросам бизнеса.
4. Разработка учетного регламента.
Руководитель может использовать любые формы отчетов, схемы, регламенты для внутренней политики. Главное, чтобы она отражала ключевые этапы реализации учета:
- кто какие документы оформляет;
- кто их согласовывает;
- как ведется сбор и фиксирование информации;
- кто и что анализирует;
- с какой периодичностью вести отчетность и какие документы нужны и т.д.
Регламенты нужно составлять так, чтобы они дали исчерпывающее описание всех учетных процессов, а формы отчетности — в соответствии с методами и инструментами учета.
Для введения нового порядка нужно издать приказ, чтобы закрепить его юридически.
5. Внедрение нового порядка в рутину бизнеса.
Внедрение учета в повседневные циклы предприятия — самый долгий процесс. Случается, что новая политика противоречит нынешнему укладу, что вынуждает корректировать начальную стратегию и внедрять ее заново. К тому же, сотрудникам требуется время, чтобы привыкнуть к новому режиму. В отдельных случаях требуется обучение или повышение квалификации для отдельных работников, если им не хватает знаний и навыков для выполнения новых задач.
6. Автоматизация учетных процессов.
Без автоматизации ведение учета требует постоянного человеческого присутствия. В результате бизнес перерасходует ресурсы на выполнение учетных задач и несет риск ошибок. Особенно, при нескольких видах деятельности и широком производстве.
Об автоматизации полезно задуматься еще на этапе планирования учетной политики. Специализированное ПО подойдет любому бизнесу, а кроме того:
- позволит уменьшить расходы на работу с управленческой отчетностью;
- сэкономит рабочее время сотрудников и руководителя;
- исключит ошибки в данных и дублирование информации;
- обеспечит оперативное получение сведений и позволит быстрее принимать решения.
Чтобы выбрать подходящую учетную систему, нужно соотнести задачи бизнеса с функционалом и настройками конкретной программы. Большинство программ можно доработать с помощью разработчиков, чтобы подтянуть возможности ПО к специфическим запросам бизнеса. Чтобы облегчить автоматизацию и не тратить дополнительное время на адаптацию сотрудников, лучше начать ее параллельно внедрению учетной политики.
