Управленческий учёт является одним из основных факторов, который помогает бизнесу «вырасти», наладить внутренние процессы, снизить финансовые риски и увеличить прибыль. В статье расскажем, для чего нужен учёт управленческой деятельности, из чего он состоит и как его организовать.
Управленческий учёт
Управленческий учёт — это подсистема, которая помогает бизнесу в принятии ключевых и стратегических решений, имеющих твёрдое обоснование.
Главная цель управленческого учёта — создание реальной картины положения дел бизнеса. На основании полученных данных руководитель может принимать эффективные решения и определять их своевременность.
Задачи управленческого учёта:
| Отражение реальных финансовых показателей | Систематизация сведений |
| Планирование доходов и расходов | Составление специальной отчётности |
| Анализ финансовых показателей | Оптимизация финансовых показателей |
Вопросы, на которые может ответить правильно организованный управленческий учёт:
- Какие показатели бизнеса являются ключевыми.
- Как бизнесу больше зарабатывать.
- Сколько есть «свободных» средств.
- Реализовывать ли новое направление.
- Одобрять заём партнерам или сохранить средства на балансе.
- Какую цену можно установить на товар или услугу.
- Есть ли возможность предоставить скидку.
- Нужно ли привлекать внешнее финансирование.
- Когда увеличивать и уменьшать производственный объём.
В зависимости от специфики деятельности вопросы могут меняться, но суть одна — управленческий учёт является основой системы управления предприятием. Часто именно он поможет правильно и быстро принимать важные решения.
Отличия управленческого учёта от бухгалтерского
Не нужно путать бухгалтерский и управленческий учёт. В таблице рассмотрим их основные различия:
Приведём пример: Организация «Наш и ваш учёт» решила приобрести транспортное средство для собственного использования.
Для включения в бухотчётность потребуется проверка документов, соответствуют ли они всем правилам и стандартам. Если всё хорошо, то бухгалтер оформит транспорт как имущество организации — включит в состав основных средств.
В управленческий учёт покупка транспортного средства будет внесена по собственным правилам. Обычно этот процесс легче: главное — учесть факт ухода денежных средств и получения взамен транспорта.
Устали от бесконечных отчётов и путаницы в цифрах? Передайте управление финансами профессионалам. Наши аналитики во главе с финансовым директором внедрят систему отчётов, проанализируют работу компании и покажут точки роста. Узнать больше
Принципы организации управленческого учёта
Эффективная система управленческого учёта строится на нескольких ключевых принципах:
- Целесообразность: собирайте только те данные, которые нужны для конкретных управленческих решений. Избыток информации снижает скорость анализа.
- Достоверность: данные должны точно отражать реальное положение дел. Искажения приводят к неверным решениям.
- Своевременность: информация должна поступать тогда, когда она нужна для принятия решений, а не после.
- Системность: одни и те же показатели должны измеряться и отражаться единообразно во всех периодах и подразделениях.
- Конфиденциальность: данные управленческого учёта — коммерческая тайна. Доступ к ним должен быть строго регламентирован.
- Экономичность: затраты на ведение учёта должны быть оправданы пользой от получаемой информации.
Методы управленческого учёта
Выбор метода зависит от отрасли, структуры затрат и целей учёта:
- Позаказный метод — каждый заказ или проект учитывается отдельно. Что даёт собственнику: видно, какие заказы прибыльны, а какие убыточны — можно отказываться от невыгодных контрактов. Подходит для строительства, ИТ, полиграфии, ремонтных работ.
- Попроцессный метод — затраты распределяются по однородным производственным процессам. Что даёт собственнику: чёткое понимание себестоимости на каждом этапе производства и возможность оптимизировать узкие места. Подходит для непрерывного производства (химия, металлургия, энергетика).
- Попередельный метод — затраты учитываются по переделам (этапам переработки сырья). Что даёт собственнику: точный расчёт себестоимости полуфабрикатов. Подходит для пищевой промышленности, текстиля, нефтепереработки.
- Нормативный метод (Стандарт-кост) — сравниваются плановые (нормативные) затраты с фактическими. Что даёт собственнику: автоматическое выявление отклонений и перерасходов. Подходит для серийного и массового производства.
- Директ-костинг — в себестоимость включаются только переменные затраты, постоянные относятся на период. Что даёт собственнику: наглядный расчёт маржинальной прибыли по каждому продукту, удобен для принятия ценовых решений.
- ABC-метод (Activity Based Costing) — затраты распределяются по видам деятельности (действиям), а затем по продуктам. Что даёт собственнику: точное понимание истинной себестоимости каждого продукта или услуги, включая скрытые косвенные затраты.
Типичные ошибки при организации управленческого учёта
- Начинать с инструментов, а не с целей. «Купим систему — разберёмся» не работает. Сначала определите, какие решения должен поддерживать учёт, потом выбирайте инструменты.
- Копировать структуру бухгалтерского учёта. УУ и БУ имеют разные цели. Структура статей, ЦФО и аналитических разрезов должна отражать логику управления бизнесом, а не требования НК РФ.
- Не фиксировать регламент. Если нет задокументированных правил, при смене сотрудника учёт рассыпается. Регламент — обязателен даже для малого бизнеса.
- Игнорировать сотрудников. УУ требует данных от всех подразделений. Без обучения и мотивации сотрудников данные будут поступать с опозданием и ошибками.
- Вести УУ изолированно от бухгалтерского. Двойной ввод данных — источник ошибок и лишних затрат. Лучше строить управленческий учёт на базе бухгалтерских данных, добавляя управленческую аналитику.
- Ждать быстрых результатов. Первые 2–3 месяца — период накопления данных. Анализировать тренды и принимать взвешенные решения можно только после формирования базы.
Что учитывают в управленческом учёте
Бизнес составляет учётную политику, согласно которой определяет, что будет учитываться в управленческом учёте. Наиболее популярные сведения:
- Доходы и расходы.
- Активы (вложения, дебиторская задолженность, имущество и другое).
- Долговые обязательства.
- Источники финансирования.
- Финансовые результаты и ответственность.
Сведения могут быть разбиты на категории, учитываться по результатам каждой сделки или по конкретным направлениям. Всё зависит от масштабов деятельности, вида и направления бизнеса.
Также управленческий учёт часто условно делят на несколько видов:
| Бюджетный | Маржинальный | Производственный | Стратегический |
|---|---|---|---|
| Про управляемость, результаты, эффективность и мотивацию |
Про оптимизацию расходов, соотношение стоимости и объёмов | Про себестоимость продукции, товаров, работ, услуг | Про развитие бизнеса и достижения целей |
Популярные отчёты в управленческом учёте
В управленческом учёте используется своя отчётность. Вести можно в любой удобной форме, подготавливать в нужные сроки — за день, неделю, квартал или год.
Рассмотрим базовые формы, которые часто есть в управленческом учёте:
- Отчёт о движении денег (ДД). Помогает понять, сколько есть денежных средств, когда одна часть поступит, а другая уйдёт, какую нужно сохранить, а какую можно реализовать. При грамотном составлении ДДС можно заранее предвидеть кассовые разрывы и не допускать критических ситуаций.
- Отчёт о прибылях и убытках (ПиУ). Показывает маржинальную, валовую, операционную и чистую прибыль. Помогает подвести итоги работы, проверить соответствие активов и обязательств.
- Финансовая модель. Позволяет отслеживать выполнение плановых показателей и прогнозирует влияние каждого фактора (цены, себестоимости, количества или конверсии) на прибыль и на объём денежных средств на счетах.
Есть множество других видов управленческой отчётности. Необходимость их ведения и особенности зависят от целей и деятельности компании.
Кто ведёт управленческий учёт
Вести управленческий учёт могут владельцы бизнеса, финансист или бухгалтер.
| Владелец бизнеса | Малому бизнесу невыгодно нанимать специалиста, который будет следить только за финансами. Затраты и результаты могут не оправдать себя, часто для ведения учёта достаточно тратить по 10-20 минут в день. Варианты следующие: заниматься этим владельцу, доверить очередную обязанность действующему сотруднику или использовать для помощи онлайн-сервисы. Например, тысячам предпринимателей подходит сервис «Моё дело». В нём всё автоматизировано и примитивно понятно, поэтому он имеет спрос на рынке. В онлайн-сервисе можно контролировать доходы и расходы, правильно считать прибыль, избегать кассовых разрывов и дополнительно получать консультации от финансовых специалистов |
| Бухгалтер | Бухгалтеру можно доверить управленческий учёт. Такой вариант может не оправдать себя и принести вред бизнесу. Во-первых, у бухгалтера есть свои обязанности, которые нужно качественно и ответственно выполнять — они всегда будут в приоритете. Если бухгалтер начнёт ошибаться или что-то забывать, то организацию, например, могут ждать штрафы. Во-вторых, в 2023 году бухгалтеры часто работают на аутсорсинге и ведут несколько проектов. В таком режиме для одного конкретного бизнеса тяжело качественно вести управленческую отчётность и впоследствии её обрабатывать. Доверять или не доверять бухгалтеру ведение управленческого учёта — нужно решать индивидуально для каждой ситуации, но лучше не загружать специалиста дополнительной работой |
| Финансист | Отдельный специалист по финансам собирает нужные данные в отчёты, анализирует их и делает выводы. На основании выводов предлагает владельцу рекомендации и указывает на ключевые моменты, на которых стоит заострить внимание, чтобы у бизнеса не возникло финансовых проблем. Отлично, когда в компании одновременно работает бухгалтер и финансист. Такой тандем как минимум увеличит безопасность бизнеса, а руководителю будет проще принимать стратегические решения |
Финансовый директор с опытом работы в вашей сфере внедрит систему отчётов, проанализирует деятельность компании и покажет, как можно увеличить прибыль и снизить расходы. Узнать больше
Требования к информации в управленческом учёте
Нет строгого регламента к первичной документации, которая необходима для ведения управленческого учёта. Её можно собирать, обрабатывать и хранить в любом виде — главное, чтобы компании это было удобно.
К информации в управленческой отчётности требования есть. Рассмотрим самые основные:
- Полнота и точность. Без этого не составить объективную картину о положении дел бизнеса. Пренебрегая точностью и полнотой, управленческие решения будут неэффективны, а иногда и негативны для бизнеса. Погрешность в пределах 5-10% допустима в зависимости от вида деятельности, но лучше, когда её нет.
- Лаконичность. Важно понимать, для чего компания собирает информацию и какие решения на её основе может принимать. Нет смысла собирать большое количество сведений — это усложнит учёт и его анализ. Нужно акцентировать внимание на основных данных и отделять их от лишних подробностей.
- Периодичность. Информацию для составления управленческой отчётности важно регулярно собирать. Нельзя сначала это регулярно делать на протяжении полугода, затем на месяц забыть, а потом снова продолжить. Учёт вестись-то будет, но его результаты будут некорректными.
- Системность. Правила ведения учёта должны быть едиными. Если его ведут два и более сотрудника, то всем необходимо придерживаться учётной политики.
- Достоверность. Важно учитывать события, которые уже произошли, и составлять прогнозы на будущее. Затем сравнивать полученные результаты по факту их достижения.
Только соблюдая как минимум перечисленные нормы, собственникам и руководителям можно опираться на управленческий учёт при принятии важных решений.
Как организовать управленческий учёт
Процесс постановки учёта для каждого бизнеса может проходить по-разному. Главное — действовать последовательно и понимать его основные задачи.
Рассмотрим несколько общих этапов внедрения:
1. Определить цели управленческого учёта.
Для этого необходимо опросить ключевых работников, проанализировать деятельность организации и описать:
- Структуру предприятия и взаимодействие всех элементов
- Бизнес-процессы и из чего они состоят
- Цепочку создания стоимости продукта или услуги
- Источники доходов и расходов
2. Постановка целей и задач учёта.
Все запросы ключевых работников необходимо соотнести с потребностями бизнеса. На основе этого можно выявить главные задачи, цели и планирование в системе управленческого учёта. Сразу удастся понять, какие данные необходимо периодически обновлять, откуда их брать и что по итогу анализировать.
3. Определить процессы ведения учёта.
В зависимости от вида деятельности и целей необходимо утвердить все статьи и формы отчётов, кто ими будет пользоваться. Для лиц, принимающих стратегические решения в бизнесе, отчёт должен стать инструментом, а не таблицей с ненужной и непонятной информацией.
Важно составить регламент ведения учёта, где подробно прописаны все этапы и требования. Например, как и где считаем прибыль, долги, где учитываем имущество, откуда берётся информация, куда вносится и какие лица за это всё отвечают.
4. Внедрение.
Процесс внедрения учёта можно назвать самым тяжёлым, ответственным и долгим. Тяжело сразу привыкнуть к новой учётной политике, понимать и учитывать нюансы, соблюдать периодичность и избегать ошибок.
Спустя время учёт можно и нужно оптимизировать — могут появиться какие-то новые процессы, какие-то упразднятся, что-то станет легче делать, а чему-то потребуется больше уделять времени. Регламент по итогу должен получится такой, чтобы он полностью удовлетворял как руководителя, так и работников компании.
5. Автоматизация.
В 2023 году для ведения управленческого учёта используют методы, которые помогут автоматизировать учёт. Это снижает расход ресурсов и риски ошибок, особенно если у бизнеса несколько направлений и объёмная деятельность.
Идеально, если об автоматизации речь идёт сразу же на этапе утверждения учётной политики и внедрения учёта.
Помочь с автоматизацией управленческого учёта может сервис «Моё дело». Он подходит:
- Начинающему предпринимателю.
- Бухгалтеру, оказывающему услуги управленческого учёта.
- Собственникам малого и среднего бизнеса.
- Генеральному и финансовому директору.
- Руководителю отдела, управляющему бюджетом.
Сервис «Моё дело» не будет делать всю работу, но уберёт рутинные процессы, упростит учёт, научит правильно анализировать данные и принимать эффективные решения. Получите бесплатный доступ к сервису на 14 дней и опробуйте его в деле.
