Клиенты пришли в кофейню и заказали несколько блюд из меню, но на кухне выяснилось, что запас необходимых ингредиентов закончился. Клиенты уйдут или закажут что-то другое, но вряд ли вернутся из-за обманутых ожиданий. Подобное случается в кофейнях без грамотно организованного учёта.
Специфика учёта в кофейне
Работа с учётом в кофейне, в целом, стандартная. Но есть специфические отличия от других сфер, например, розничной торговли. К примеру:
- Учёт товарно-материальных ценностей ведётся по-разному для отдельных продуктов. Например, некоторые используются в чистом виде, а другие включаются в блюда частично или после переработки.
- В работе кофейни есть конкретные этапы, на которые делится весь производственный процесс. Ингредиенты и другое сырьё для блюд проходит несколько стадий обработки, прежде чем стать готовым блюдом — конечным продуктом, который оплачивают гости.
- Управленцам и руководству необходимо регулярно отслеживать изменения закупочной стоимости — это будет влиять на цену конечного продукта.
- В кофейне бывают специфические издержки, присущие сфере, например, порча посуды или декор для зала.
Бухгалтерский учёт ведётся по стандартным нормам, которые можно подстраивать под работу конкретного кафе с учётом его специфики. Рассмотрим основные процессы подробнее.
Учёт товарно-материальных ценностей в кафе
Все ТМЦ в кафе учитывают по нормам, прописанным в ФСБУ 5/2019 «Запасы». Отдельные операции можно адаптировать к конкретному заведению и специфике использования материалов.
Например, ту же воду можно подавать в готовом виде или использовать для готовки. Это необходимо отразить и в учёте:
- бутылки воды проводят по счёту 41 поштучно;
- ту воду, что используют для приготовления блюд, учитывают на счету 10 в литрах.
Для стандартных операций применяются базовые проводки:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 41, 10 | 60 | Получили продукты от поставщика |
| 41, 10 | 71 | Подотчётное лицо произвело закупку товаров |
| 19 | 60, 71 | Выделили НДС (если владельцы кафе выбрали общий налоговый режим) |
Случается, что часть ингредиентов, предназначенных для готовки, заканчивается. Недостаток компенсируют продуктами для готовой продажи. Тогда при инвентаризации выявится пересортица на счетах 10 и 41. В данном случае это нормально.
Продукцию учитывают по фактической себестоимости, в которую могут входить накладные расходы — на доставку, упаковку и т.д.
Перемещение товаров внутри разных структурных подразделений, например, со склада на кухню, обязательно документируется. Это поможет исключить воровство и утерю. Можно делать это вручную, используя стандартные лимитно-заборные карты или требования-накладные. Но при широкой номенклатуре удобнее автоматизировать процессы с помощью специализированной товарно-учётной системы. Тогда движение товаров будет проводиться в учёте и распределяться по нужным счетам по умолчанию.
Учёт производственных процессов в кофейне
Товары не всегда учитывают по закупочной стоимости. Отдельные продукты подвергаются предварительной обработке для создания полуфабрикатов, и только потом отправляются на кухню для готовки.
Например, для приготовления котлет закупают куриное мясо. Допустим, закупили 2 кг мяса. Сначала нужно сделать из мяса фарш — из этого сырья будут делать котлеты. Из этих же показателей считают себестоимость.
Каждый из этапов необходимо провести в учёте: сначала отразить исходные 2 кг мяса, потом поставить на учёт фарш, затем — котлеты.
Для учёта исходных продуктов используют записи:
- Д/т 20, К/т 10 — отправили продукты на первичную переработку;
- Д/т 21, К/т 20 — отразили полученный из мяса фарш;
- Д/т 20, К/т 21 — отправили фарш на кухню для производства котлет;
- Д/т 43, К/т 20 — получили котлеты;
- Д/т 90, К/т 43 — списали себестоимость товаров.
Для учёта полуфабрикатов применяют корреспонденции:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 10 | 60 | Закупили ингредиенты |
| 20 | 10 | Передали часть продуктов в производство |
| 20 | 21 | Передали часть переработанных продуктов (например, полученного из мяса фарша) в производство |
| 43 | 20 | Отразили выпуск готовой продукции |
| 90 | 43 | Списали себестоимость проданной готовой продукции |
Можно пропустить полуфабрикатный этап — не учитывать отдельно создание фарша, а сразу отправить мясо в производство, получить котлеты и продать их.
Тогда нужно использовать корреспонденции:
- Д/т 20, К/т 10 — отправили мясо на переработку;
- Д/т 43, К/т 20 — создали котлеты;
- Д/т 90, К/т 43 — списали себестоимость готовой продукции
Учёт выручки в кафе
Заработанные средства в кафе учитывают по стандартным правилам. Большинство кафе принимают от клиентов оплату по карте — для этого устанавливаются кассы и терминалы. Принимать средства можно и на расчётный счёт, например, при проведении банкетов, праздников и прочих мероприятий.
Стандартные проводки здесь такие:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 50 | 90.01 | Учли оплату наличными |
| 57 | 90.01 | Учли оплату картой |
| 51 | 57 | Оплата поступила на расчётный счёт кафе по эквайрингу |
| 91 | 57 | Учли комиссию за эквайринг |
| 51 | 62 | Провели оплату за мероприятие на расчётный счёт |
| 90 | 41, 43 | Списали себестоимость оплаченных блюд |
Учёт издержек заведения
Затраты в кафе учитываются по стандартам, прописанным в ПБУ 10/99 «Расходы организации». Как и в любом бизнесе, есть две основные категории издержек:
- Прямые затраты. Это все расходы, которые заведение несёт непосредственно на приготовление блюд и напитков. Сюда входит зарплата персонала, оплата ингредиентов, полуфабрикатов, амортизация оборудования и т.д. Прямые издержки проводятся по бухсчёту 20. В отдельных заведениях на этом счету учитывают только те расходы, которые идут на продукты и материалы для приготовления блюд. Так легче вести учёт.
- Косвенные издержки. Это расходы, которые не касаются конкретно приготовления блюд, но без которых кофейня также не может работать. Например, зарплата административного персонала, аренда помещения и т.д.
Прочие издержки проводят по бухсчёту 44. Там отражают, например:
- расходы на декор зала для мероприятия;
- оплату услуг ведущего и приглашённых на мероприятие сотрудников;
- амортизация зала;
- акции и прочие маркетинговые мероприятия и т.д.
Кафе вправе вводить собственный порядок, если он не противоречит законодательству. Специфика сферы общественного питания часто требует адаптации стандартных норм под конкретное заведение.
Списание товаров в кафе
Даже при должном учёте в кофейнях могут портиться продукты и другие ТМЦ — истекает срок годности ингредиентов из-за сниженного спроса на блюда, разбилась посуда и т.д.
В таких случаях ТМЦ необходимо списать. Проводки используются следующие:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 94 | 10, 41, 43 | Отразили недостачу по итогам по итогам инвентаризации |
| 73 | 94 | Отнесли ответственность за испорченные товары на виновника |
| 91 | 94 | Провели списание в рамках норм естественной убыли, уменьшив базу по налогу |
| 91 | 94 | Провели списание издержек сверх нормы в условиях, когда они не вписываются в нормы естественной убыли или невозможно установить виновное лицо |
Инвентаризация в кофейне
В процессе инвентаризации сотрудники подсчитывают остатки и сверяют их с данными в учёте. При этом оценивается срок годности и качество этих остатков. Это помогает контролировать обращение запасов и вовремя корректировать учёт.
Стандартный срок для проведения инвентаризации — минимум раз в год. В отдельных случаях её нужно провести раньше, например, при смене руководителя или сокращении штата более чем на 50%. Но многие заведения проводят её ежемесячно или даже раз в несколько недель, если хранят скоропортящиеся товары.
Обычно процесс инвентаризации состоит из таких этапов:
- Подготовка к процедуре. Ответственным за проведение инвентаризации нужно заранее подготовить документы и инструменты, необходимые для замеров и исчисления ТМЦ. Например, весы, рулетки, мерные ёмкости, устройства для считывания бланков и т.д.
- Собрание комиссии. Комиссия — это группа сотрудников, которые будут проводить инвентаризацию. В неё могут входить менеджер, бухгалтер, руководитель и другой персонал. Материально-ответственных сотрудников к участию в процедуре не допускают, но их привлекают для наблюдения и помощи. Например, чтобы подсказать, где находятся отдельные товары.
- Проверка остатков. Комиссия проводит подсчёт остатков, проверяет сроки годности, осматривает ТМЦ на предмет порчи и брака.
- Фиксация результатов. Итоги инвентаризации фиксируются в соответствующем акте.
По результатам процедуры комиссия может выявить:
- излишки — когда запасов ТМЦ оказалось фактически больше, чем указано в учётной системе;
- недостачу — когда части запасов не хватает, судя по данным учёта;
- пересортица — если в некоторых позициях обнаруживается излишек, а в других недостача, и они перекрывают друг друга;
- порядок — фактические запасы ТМЦ соответствуют сведениям в учёте.
Управленческий учёт в кофейне
Управленческий учёт (УУ) иногда путают с бухгалтерским. На то есть свои причины — управленцы могут использовать в анализе данные из бухотчётности. Но это другая форма учёта.
Бизнес ведёт управленческий учёт не для надзорных органов и отчётности. УУ помогает увидеть реальную финансовую картину в заведении, чтобы управлять им более эффективно.
В управленческом учёте может быть больше или меньше источников сведений, чем в бухучёте. Так как этот порядок не регламентируется законом, бизнес вправе выработать собственную систему.
Управленческий учёт помогает:
- сформулировать цели и задачи заведения;
- определить грамотную стратегию для достижения задач;
- эффективно руководить процессами и работой персонала;
- составлять оптимальную маркетинговую стратегию для продвижения бизнеса.
Управленческий учёт необходим для грамотного финансового планирования и эффективного управления заведением. В нём может быть много разных метрик.
Например, при анализе продаж управленцы могут понять, как увеличить выручку и уменьшить расходы, отталкиваясь от показателей:
- выручки в разрезе конкретных блюд в меню — какие из них пользуются спросом среди гостей, а какие заказывают редко, какова маржинальность позиций и т.д.;
- общей динамики продаж за конкретный период;
- показателей среднего чека;
- выручки на одно посадочное место в час.
Это поможет скорректировать бизнес-план, составить меню в соответствии со спросом гостей, оптимизировать рассадку клиентов в зале.
Управленческий учёт помогает регулировать работу персонала и соответствующие издержки. Для этого анализируют:
- производительность труда сотрудников на час работы в соответствии с загрузкой зала в это время;
- издержки, приходящиеся на персонал;
- средний объём выручки, который приходится на одного официанта и т.д.
Благодаря управленческому учёту руководство видит реальную ситуацию в заведении, может делать объективные выводы о производительности кофейни, оценивать целесообразность отдельных расходов.
Вести учёт — бухгалтерский и управленческий — можно вручную. Но автоматизация процессов позволит снизить нагрузку на сотрудников и уменьшить вероятность ошибок. Это ускорит работу персонала, упростит работу с заказами и контролем запасов, позволит сосредоточиться на составлении маркетинговой стратегии и развитии сервиса.
Если не хотите самостоятельно вникать в тонкости учёта, закажите бухгалтерское обслуживание «Моё дело». Команда удалённых специалистов займётся работой с документами и отчётностью, проведением контрольных закупок, проверкой поставщиков, расчётом налогов и других платежей. А вы сможете сосредоточиться на более важных бизнес-задачах, не беспокоясь об учёте.
