Управленческая отчётность позволяет проанализировать бизнес со всех сторон, оптимально оценить текущее положение дел и принять правильные стратегические решения для роста. Расскажем про основные отчёты управленческого учёта и покажем, с помощью какого сервиса их можно правильно формировать.
Что такое управленческая отчётность
Управленческая отчётность — это набор отчётов с данными о том, что было, есть и будет по ходу деятельности организации. Не регламентируется законом, поэтому может составляться в свободном виде, по своим правилам и методам.
Поделить управленческую отчётность можно на два вида:
- Внутреннюю. Составляется для индивидуальных целей компании: анализа деятельности, поиска способов повышения прибыли и оптимизации расходов, формирования и выбора приоритетных целей.
- Внешнюю. Составляется для инвесторов, кредиторов и страховщиков, чтобы они оценили риски сотрудничества.
Популярные вопросы, на которые ответ можно найти в управленческой отчётности:
| Сколько можно взять денег из бизнеса | Куда лучше вкладываться, чтобы заработать больше |
| Какие продажные цены устанавливать | Какую максимальную скидку можно сделать |
| Есть ли риск кассовых разрывов | Много ли клиентов потеряно |
| Выполняется ли план по доходам и расходам | Как изменение цены и количества продаж влияет на прибыль |
| Почему не растёт доход | Есть ли просрочки по обязательствам |
| Хватит ли ресурсов для расширения | Сколько товаров и материалов на складе |
| Давать ли отсрочку по платежам | Брать ли кредит |
| Просить ли отсрочку по платежам | От какого товара (услуг) отказаться, а на чём сделать упор |
Главное, чтобы управленческая отчётность была полной и точной. Это фундаментальное требование, нарушение которого может привести к неправильным стратегическим решениям и убыткам.
Также важно, чтобы отчётность удовлетворяла и перечисленным требованиям:
- Адекватность. Нужно понимать, зачем собирается информация и какие решения на её основе будут приниматься.
- Системность. Составлять отчётность нужно по единым требованиям, чтобы, к примеру, одинаковые доходы или расходы не отражались в разных статьях.
- Периодичность. Процесс составления отчётов проходит постоянно и без остановок.
- Детализированность. Отчётные данные важно раскрывать в понятной, информативной и лаконичной аналитике.
Управленческий учёт должен быть уместен в работе компании — не мешать ей и приносить результаты.
Благодаря его внедрению впоследствии можно посмотреть на бизнес со всех сторон и не пропустить важные сведения, которые помогут увеличить показатели выручки и прибыли.
Различия между управленческой и бухгалтерской отчётностью
Управленческая и бухгалтерская отчётность отличается друг от друга. Как минимум, у них разный порядок формирования и цели. Первая составляется по своим правилам в интересах организации, вторая готовится по строгим правилам для контролирующих органов.
Подробнее о том, в чём их различия:
| Характеристика | Бухгалтерская отчётность | Управленческая отчётность |
|---|---|---|
| Для кого | Для налоговой, банков и других контролирующих органов | Для руководителей разного уровня внутри компании, а также инвесторов, кредиторов и страховщиков |
| Как составляется | В строгом формате. Нужно соблюдать инструкции и правила, установленные законами РФ | В своём формате. Руководством составляет регламент с учётом задач и целей бизнеса |
| Что даёт понять | Как прошла деятельность компании | Как прошла, проходит и будет проходить в ближайшем будущем деятельность компании |
| Когда предоставляется | В сроки, установленные законами РФ | В сроки, которые организация установила в правилах ведения управленческого учёта |
| Детализированность | По организации в целом | По организации в целом, по её отдельным направлениям, отделам и проектам |
Виды управленческой отчётности
Главными формами управленческой отчетности являются:
- Отчёт о движении денежных средств (ДДС).
- Отчёт о финансовых результатах (прибыль и убытки).
- Управленческий баланс.
Для более детального анализа в управленческом учёте могут составляться и другие отчёты. Например, отчёт по продажам, аналитический отчёт, платёжный календарь, отчёт о запасах, отчёт о маркетинге, отчёт о займах и кредитах, зарплатная ведомость, отчёт о налогах и так далее.
Каждый составляется исходя из целей и задач, которые бизнес ставит управленческому учёту в зависимости от особенностей деятельности и своих потребностей.
Отчёт по движению денежных средств
Cash flow (CF) или другими словами — отчёт о движении денежных средств (ДДС).
Самый популярный, полезный и одновременно простой отчёт, который позволяет контролировать поступления, выплаты и остатки денежных средств, а также оценивать, насколько качественно управляются денежные потоки.
В отчёте отражаются все операции, которые проходят через кассу или расчётный счёт. Составляют его по кассовому методу, учитывая также центры финансовой ответственности и статьи прихода-расхода денег.
Все поступления и выбытия указываются с НДС, если компания работает на ОСНО.
Из ДДС можно понять, сможет ли организация генерировать денежные потоки в текущий момент и в будущем.
Отчёт разделён на три раздела:
- Текущая деятельность. Фиксируются поступления и выбытия по основному виду деятельности. Показатель определяет, насколько компания может генерировать денежный поток, чтобы одновременно развиваться и покрывать свои обязательства.
- Финансовая деятельность. Указываются потоки финансов, связанных с деятельностью. По этому показателю рассчитываются возможные будущие требования кредиторов.
- Инвестиционная деятельность. Указываются поступления и выбытия, связанные с операциями по основным средствам, недвижимым объектам, лицензиям, транспорту, оборудованию и другим.
Разделение позволяет проанализировать, когда, сколько и по каким категориям в организацию поступают и уходят деньги в течение дня, недели, месяца, квартала и года.
Пример управленческой отчётности из онлайн-сервиса «Моё дело Финансы»:
Пример отчёта ДДС из «Моё дело Финансы»Также вместе с отчётом составляется платёжный календарь, который нужен для прогнозирования движения денежных средств.
Отчёт о финансовом результате
P&L или другими словами – отчёт о прибыли и убытках (ПиУ).
Благодаря ему можно понять, как распределены доходы и расходы, определить рентабельность бизнес-модели и прибыльность деятельности организации по одному или нескольким направлениям.
Для заполнения отчёта используют метод начисления — указывают также обязательства, по которым не получена оплата. Прибыль и убытки вносятся в отчёт без НДС.
Как правило, в отчёте ПиУ есть сведения по следующим показателям:
| Выручка | Маржинальная прибыль |
| Операционная прибыль | Валовая прибыль |
| Чистая прибыль | Себестоимость |
| Постоянные расходы | Переменные расходы |
После анализа управленческого отчёта о прибылях и убытках можно понять, в правильном ли направлении работает компания, на чём нужно заострить внимание и стоит ли вообще продолжать деятельность.
Отметим, что отчёт ПиУ лучше анализировать с отчётом ДДС.
Пример отчёта о прибыли и убытках в онлайн-сервисе «Моё дело Финансы».
Отчёт ПиУ в «Моё дело Финансы»Управленческий баланс
На основании отчётов ДДС и ПиУ составляют управленческий баланс. После объединения данных можно контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность, что даёт понимание финансового результата организации в настоящее время.
Делят управленческий баланс на две категории:
- Активы. Всё, чем владеет компания и что использует в ходе деятельности. Например, основные средства, складские резервы, дебиторская задолженность, незавершённое производство и другое.
- Пассивы. Все источники формирования активов. Например, кредиторская задолженность, уставный капитал, нераспределённая прибыль, ФОТ и другое.
Главное, чтобы общий итог активов или пассивов был равен друг другу. Если равенства нет, то необходимо искать и исправлять ошибку в отчётах ПиУ или ДДС. Иначе использовать отчётность нельзя.
После составления управленческого баланса рассчитывают следующие показатели деятельности организации:
| Коэффициент текущей ликвидности | Показывает, может ли организация в кратчайшие сроки покрыть свои обязательства. (Формула: Оборотные средства / Краткосрочные обязательства) |
| Коэффициент рентабельности активов | Показывает, сколько прибыли приносят инвестиции, вложенные в активы. (Формула: Прибыль / Стоимость активов компании) |
| Коэффициент финансовой независимости | Показывает, в какой степени компания может погасить обязательства из собственных средств. (Формула: Собственный капитал / Стоимость активов компании) |
| Ресурсоотдача | Показывает в динамике, насколько эффективны оказались инвестиции в активы компании. (Формула: Выручка / Стоимость активов компании) |
Порядок внедрения управленческой отчётности
Процесс внедрения управленческого учёта в любом бизнесе.
Первый этап. Сначала нужно проанализировать текущий управленческий учёт в компании. Выявить в нём слабые места, а также при необходимости восстановить данные прошлых периодов.
Отправной точкой станут ответы на ключевые вопросы:
- каких сведений нет, чтобы точно понять, как идут дела у предприятия в текущий момент;
- есть ли у бизнеса специфические особенности и как с ними работать;
- достаточно ли компетенции у ответственных лиц, чтобы составлять и использовать управленческие отчёты.
Затем проанализировать деятельность фирмы и описать:
- Структуру предприятия и взаимодействие всех элементов.
- Цепочку создания стоимости продукта.
- Источники доходов и расходов.
Всё это поможет сформировать главные задачи управленческого учёта в организации.
Второй этап. Все запросы в ходе аудита и потребности бизнеса нужно воедино собрать. Определить цели учёта и обозначить задачи, которые помогут её достичь. Выявить, какие данные нужно обновлять, откуда их брать и что по итогу анализировать.
Третий этап. После формирования целей и задач нужно выбрать наиболее уместную и эффективную методологию ведения управленческого учёта.
Все статьи, правила и формы отчётности нужно утвердить с теми, кто ими будет пользоваться. Каждый отчёт должен быть удобным и понятным как в составлении, так и при анализе итогов.
Методологию важно согласовывать сразу же в самом начале, а также регулярно и постепенно её улучшать. Все должны понимать:
- Кто и какие отчёты составляет.
- Периодичность составления отчётности.
- Как собирается информация.
- С кем нужно согласовывать отчёты.
- Кто и как проводит анализ отчётов.
Если малый бизнес внедряет управленческую отчётность, то утверждает ключевые показатели. Например, как и где считать прибыль, задолженности, обязательства, откуда брать сведения, куда их вносить и кто за всё отвечает.
Четвёртый этап. Самый долгий и тяжёлый. После определения методологии необходимо запустить все процессы составления управленческой отчётности. Постепенно отрабатывать её подготовку, выявить популярные ошибки, оптимизировать сложные места и собрать обратную связь с работников, кто участвует в её составлении и последующем анализе.
Когда все процессы будут отработаны и по возможности оптимизированы, то закрепить всё регламентом.
Составить регламент нужно так, чтобы в будущем новый сотрудник быстро смог вникнуть в процессы, разобраться с инструментами и начать участвовать в подготовке управленческой отчётности.
Для введения порядка составления управленческой отчётности нужно издать приказ, чтобы закрепить его юридически.
Пятый этап. Постепенно нужно автоматизировать процессы для уменьшения человеческого фактора и повышения эффективности составления отчётности. По возможности это необходимо сделать ещё на этапе планирования.
Например, помочь с этим может сервис «Моё дело Финансы». Он автоматизирует сбор денежных операций и настроит прозрачную аналитику по финансам. Также найдёт способы повышения прибыли, оптимизирует расходы и предложит точки роста. Попробуйте бесплатно сервис в деле и определите, подходит ли он вашему бизнесу.
Ошибки и трудности при ведении учёта
Даже если регламент составления управленческой отчётности тщательно проработан и оптимизирован, могут периодически возникать ошибки и сложности, особенно на этапе внедрения или впоследствии у новых работников.
- Введение не всех форм отчётности.
Для каждого бизнеса всё может быть индивидуально. Но часто внедрять нужно как минимум отчёты ПиУ и ДДС, чтобы анализ получался полным и без искажений. - Неправильное отражение НДС.
Нужно понимать, что если компания работает с НДС, то отчёт ДДС заполняется с его учётом. В отчёт ПиУ вносятся данные без учёта НДС. Часто специалисты это забывают, поэтому отчётность по итогу получается некорректной. - Низкая компетентность.
Часто сотрудники не имеют опыта и не понимают, как выполнять свои задачи в общем процессе составления отчётности. Поэтому нужно объяснять и быть готовым к ошибкам. Со временем проблем будет меньше, если у компании низкий уровень текучки кадров. - Неправильное распределение обязанностей.
Часто организации не хотят дополнительно нанимать специалистов для внедрения управленческого учёта. Поэтому руководители загружают себя или других подчинённых очередными обязанностями. Всё это мало эффективно, так как повышается риск ошибок и разрывов ведения учёта из-за отпусков или болезней. Оптимальный выход из ситуации — доверить учёт сервису «Моё дело Финансы». - Ожидание быстрых результатов.
Из-за неудобства и отсутствия эффекта организации иногда бросают управленческий учёт, так его до конца и не внедрив в деятельность. Обычно только процесс внедрения может занимать до трёх месяцев. Ощутимые результаты могут быть видны только через пару лет, когда у бизнеса увеличится оборот и начнётся рост. - Неправильная постановка целей и задач.
Важно сразу же постараться определить главные цели внедрения управленческого учёта и донести их до работников. Когда цели и задачи изменяются, нужно сразу это обговаривать и постепенно улучшать процессы составления отчётности. - Учёт без регламента.
Важно чётко прописывать регламент, даже если бизнес маленький. Как минимум, это удобно при текучке кадров, а также поможет избежать споров и снизит количество ошибок. - Много рутинной работы.
Сегодня почти всю рутинную работу можно автоматизировать. Это повысит эффективность и качество управленческой отчётности.
Внедрение управленческого учёта — это всегда сложный, долгий и неприятный процесс. Можно надолго увязнуть в этом, если не иметь конкретного плана и не знать нюансов. Выгоднее довериться специалистам, которые уже несколько десятков раз внедряли и налаживали учёт.
Анализ управленческих отчётов
Управленческая отчётность не имеет ценности, если после её составления нельзя провести анализ и чётко понять, как дальше развивать бизнес.
Часто после анализа управленческой отчётности у бизнеса выявляются проблемные места, которые сначала могут показаться неприметными. Это может быть низкая выручка от продажи конкретной продукции, снижение рентабельности одного из выбранных направлений, большие затраты на производство, содержание техники или отдельных проектов. Всё индивидуально для каждой организации.
К анализу управленческих отчётов каждый руководитель или ответственный специалист подходит индивидуально. У всех свои мысли и методы решения текущих и будущих проблем, а также идеи по развитию бизнеса дальше.
Если нужна помощь профессионалов — финансовый консалтинг с выделенным аналитиком, то можно обратиться в «Моё дело Финансы». Услуга подходит собственнику бизнеса, генеральному и финансовому директору, а также начинающему предпринимателю.
Личный финансовый консультант поможет составить и внедрить регламент учёта. По максимуму автоматизирует все процессы и научит правильно составлять отчётность. Спустя время он сделает выводы о финансовой ситуации вашего бизнеса и предложит эффективные варианты дальнейшего развития. Попробуйте бесплатно.
Образец управленческой отчётности — анализ показателя выручки в «Моё дело Финансы».
Аналитика в «Моё дело Финансы»Подобным образом можно также проанализировать себестоимость, постоянные расходы, темп роста выручки, точку безубыточности, воронки продаж, доли рекламы от выручки и другие важные показатели бизнеса.
